Khái niệm Khung năng lực
Năng lực là gì?
Năng lực (Competency) là sự tổng hòa của Kiến thức, kỹ năng và thái độ. Tuy nhiên yếu tố thái độ đôi khi rất khó để đánh giá. Vì nó có thể được nhìn nhận bởi ý chí chủ quan của người đánh giá. Mỗi người khác nhau sẽ có những quan điểm chấp nhận và đánh giá mức độ của thái độ khác nhau. Xây dựng khung năng lực đòi hỏi các chuyên môn sâu, kinh nghiệm và sự hiểu biết thông lệ tốt.
Năng lực được nghiên cứu và ứng dụng trong Quản trị Nguồn nhân lực tại các tổ chức thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau trên toàn thế giới. Theo Cục quản lý nhân sự (Office of Personnel Management) của Mỹ, Năng lực được hiểu là đặc tính có thể đo lường được của kiến thức, kỹ năng, thái độ, các phẩm chất cần thiết để hoàn thành được nhiệm vụ. Năng lực là yếu tố giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với những người khác.
Định nghĩa chi tiết của các cấu phần năng lực:
- Kiến thức (Knowledge): Mô tả những thông tin, dữ liệu, sự kiện, khái niệm… thuộc lĩnh vực có liên quan, được tích lũy từ trường lớp, thực tế hoặc từ nguồn chuyên gia giàu kinh nghiệm
- Kỹ năng (Skill): Mô tả những cách thức, hành động, khả năng chuyên biệt của một cá nhân về một hoặc nhiều khía cạnh nào đó. Nhằm giải quyết tình huống hay công việc phát sinh trong thực tế
- Thái độ (Attitude): Mô tả cách nhìn nhận và ứng xử về công việc, về nhiệm vụ, về đồng nghiệp và về cộng đồng. Thái độ chi phối cách ứng xử, hành vi và tinh thần trách nhiệm của cá nhân
Khái niệm Khung năng lực
Khung năng lực là tập hợp các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, thái độ cần có đối với từng vị trí để có thể hoàn thành tốt được công việc. Khung năng lực của vị trí bao gồm tên năng lực và các yêu cầu chuẩn năng lực tương ứng cho vị trí.
Tùy thuộc mỗi doanh nghiệp, với mục tiêu quản lý của mình, có thể thiết lập 01 chuẩn hoặc 02 chuẩn cho vị trí bao gồm:
- Chuẩn năng lực “tối thiểu”: là yêu cầu tiêu chuẩn thấp nhất cho vị trí để có thể làm được công việc tại vị trí đó. Chuẩn tối thiểu thường được sử dụng trong tuyển dụng, thuyên chuyển, bổ nhiệm
- Chuẩn năng lực “kỳ vọng”: là yêu cầu tiêu chuẩn cao nhất cho vị trí để làm được tốt nhất công việc tại vị trí đó. Chuẩn kỳ vọng thường được sử dụng trong đào tạo, xét bậc lương…
Cấu trúc của Khung năng lực
Khung năng lực thường gồm 04 nhóm năng lực chính như sau:
Nhóm năng lực chung / cốt lõi
Bao gồm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí. Các năng lực cốt lõi được xác định dựa trên chiến lược, giá trị cốt lõi của công ty
Nhóm năng lực chuyên môn
Bao gồm các kiến thức, kỹ năng cụ thể theo từng lĩnh vực, chuyên ngành khác nhau để hoàn thành các công việc nghiệp vụ, đặc thù theo yêu cầu của công việc đảm nhận.
Nhóm năng lực quản lý / lãnh đạo
Là các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng đối với các công việc có tính chất quản lý bao gồm hoạch địch, tổ chức, điều phối nguồn lực (ngân sách, con người…) và thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc. Tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý mà mỗi chức danh có những yêu cầu về tiêu chuẩn năng lực quản lý khác nhau.
Nhóm năng lực bổ trợ/ Kỹ năng mềm
Bao gồm các kiến thức, kỹ năng mang tính hỗ trợ, không phải bắt buộc cho các vị trí. Song có năng lực này sẽ hỗ trợ tốt hơn trong thực hiện công việc của các vị trí. Năng lực này tùy thuộc vào bối cảnh thực hiện nghiệm vụ và vai trò trong tổ chức để yêu cầu.
Tùy thuộc vào yêu cầu công việc của vị trí trong doanh nghiệp để thiết lập Khung năng lực của vị trí. Khung năng lực có thể có đủ cả 4 nhóm trên hoặc một số nhóm tùy thuộc vào mục tiêu, quan điểm và cách xây dựng, lựa chọn của doanh nghiệp.
Ứng dụng của khung năng lực
Khung năng lực là một phương pháp quản lý nhân sự hiện đại và được nhiều tổ chức, doanh nghiệp trên thế giới áp dụng. Phương pháp này được ứng dụng cho rất nhiều các hoạt động quản lý nguồn nhân lực.
Khung năng lực hỗ trợ công tác tuyển dụng
Ví dụ như hỗ trợ cho công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm… Khung năng lực có thể sử dụng làm cơ sở để tuyển dụng đội ngũ quản lý và cán bộ có năng lực. Mức độ đáp ứng chuẩn năng lực kết hợp với Kết quả thực hiện công việc là cơ sở quan trọng cho việc phân tích và xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực, quản trị nhân tài.
Các năng lực trong khung năng lực có thể được sử dụng làm tiêu chuẩn đánh giá ứng viên. Khác với bộ tiêu chuẩn tuyển dụng thông thường, doanh nghiệp có thể ấn định một những năng lực cần thiết phải đánh giá khi tuyển dụng và cấp độ tối thiểu mà một ứng viên khi được tuyển chọn. Theo đó, nhà tuyển dụng sẽ có một bức tranh toàn diện về các yêu cầu của công việc đối với các vị trí. Thay vì đưa ra các tiêu chí đánh giá chung chung, không trọng tâm, nhà tuyển dụng có thể đưa ra được các tiêu chí sát thực nhất với yêu cầu công việc hiện hành. Giúp nhà tuyển dụng lựa chọn năng lực quan trọng, năng lực có thể đào tạo và những năng lực khó phát triển ngay từ bước đầu tuyển dụng nhân sự.
Tiêu chí phù hợp, mục tiêu tuyển dụng rõ ràng cùng quá trình đánh giá kết hợp giữa phỏng vấn, thi tuyển dựa trên yêu cầu năng lực cụ thể, giúp sàng lọc ứng viên theo các cấp độ yêu cầu. Nhờ đó, hiệu quả tuyển dụng tốt hơn và quan trọng là chất lượng nguồn lực tuyển vào đáp ứng tốt hơn công việc trong hiện tại và tương lai.
Khung năng lực hỗ trợ công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Khung năng lực hỗ trợ tốt công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Dựa trên khung năng lực phù hợp, doanh nghiệp có thể xây dựng được kế hoạch và chiến lược đào tạo nguồn nhân lực tối ưu: xác định được nhu cầu đào tạo, nội dung chương trình đào tạo, đối tượng đào tạo và lộ trình đào tạo…
Xây dựng Khung năng lực bao gồm tên năng lực, các yêu cầu cụ thể của từng loại năng lực và các cấp độ năng lực của vị trí. Đánh giá năng lực được thực hiện dựa trên khung năng lực là hoạt động quan trọng để xác định mức độ phù hợp yêu cầu năng lực của vị trí. Do Khung năng lực của doanh nghiệp là tập hợp nhiều năng lực cho các vị trí từ cấp nhân viên đến quản lý. Vì vậy, doanh nghiệp có thể xem xét cá nhân ở cả vị trí hiện tại và tiềm năng phát triển theo lộ trình và khung ở vị trí cao hơn.
Mức độ đáp ứng chuẩn năng lực của cá nhân sau khi được đánh giá xong sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng hơn. Ví dụ ai cần đào tạo năng lực gì? Năng lực hoặc nhóm năng lực nào đang yếu, đáng thiếu cần được đào tạo, đào tạo ở mức độ nào? Năng lực nào cần được ưu tiên?… Với việc ứng dụng khung năng lực, doanh nghiệp có thể tập trung vào những kỹ năng, kiến thức và các đặc điểm có ảnh hưởng đến hiệu quả. Nhờ đó sẽ tối ưu thời gian và tiền bạc dành cho đào tạo và phát triển.
Khung năng lực hỗ trợ công tác quản lý thành tích và đãi ngộ nhân viên
Bên cạnh đó, Khung năng lực cũng thiết lập một nền tảng quan trọng cho việc xây dựng hệ thống quản lý thành tích và đãi ngộ đối với nhân tài trong tổ chức. Thông qua Khung năng lực, nhà quản lý có thể kiểm soát và đo lường những yếu tố cốt lõi và cần tập trung khi xem xét, đánh giá thành tích cá nhân. Căn cứ trên kết quả thực hiện công việc cũng như mức độ đáp ứng năng lực kỳ vọng của doanh nghiệp đối với cá nhân, nhà quản lý có cái nhìn toàn diện hơn đối với phong độ trong công việc của cá nhân cũng như sự đáp ứng của cá nhân đó trong tương lai.
Một cá nhân hoàn thành công việc tốt bên cạnh năng lực (tiềm năng tốt) luôn là kỳ vọng và mong muốn của nhà quản lý. Hai tiêu chí này kết hợp giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện hơn trong việc xác định thành tích và xem xét về chính sách lương thưởng tốt hơn trong tương lai. Đối với việc vận hành hệ thống lương, việc quyết định một người ở bậc lương nào trong một thang lương sẽ dễ dàng hơn và có cơ sở rõ ràng hơn vì doanh nghiệp chỉ cần so sánh mức độ đáp ứng và yêu cầu năng lực.
Các bước xây dựng khung năng lực và triển khai khung năng lực
1. Chuẩn hóa hệ thống chức năng nhiệm vụ và yêu cầu công việc cho các chức danh
Để xây dựng Khung năng lực phù hợp với mục tiêu và sát nhất theo yêu cầu, doanh nghiệp cần chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ của mỗi chức danh. Năng lực gắn liền với những yêu cầu thực hiện công việc và các nhiệm vụ. Nếu hệ thống chức năng, chức danh và yêu cầu công việc không rõ ràng, không thể xác định được đâu là năng lực cần thiết cho vị trí, không thể xác định được yêu cầu chuẩn năng lực, cũng như không rõ được đâu là năng lực cần để giúp người thực hiện công việc trở nên vượt trội.
2. Xác định năng lực cần thiết
Dựa theo chuỗi giá trị và chức năng nhiệm vụ , doanh nghiệp xác định những năng lực nào cần với tần suất sử dụng nhiều khi thực hiện công việc. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều cách thức để xây dựng khung năng lực.
- Thuê các chuyên gia để có thể hỗ trợ xây Khung năng lực một cách bài bản, chuyên nghiệp và phù hợp
- Tự xác định năng lực cần thiết cho các vị trí theo yêu cầu của mô tả công việc. Phân chia các nhóm năng lực để tránh bị sót các năng lực bao gồm: 1/ Năng lực cốt lõi; 2/ Năng lực quản lý; 3/ Năng lực Bổ trợ; 4/ Năng lực chuyên môn. Tập hợp các năng lực của tất cả các vị trí tạo thành một Từ điển năng lực và có thể dùng chung cho các vị trí. Lựa chọn những chuyên gia trong nội bộ là những người am hiểu, có kiến thức, kinh nghiệm sâu rộng trong từng nghiệp vụ để có thể xây dựng các thước đo và mô tả năng lực một cách phù hợp nhất. Việc xây dựng Khung năng lực không chỉ là trách nhiệm của mỗi Phòng nhân sự mà cần có sự tham gia của toàn thể các chuyên gia nội bộ trong doanh nghiệp.
- Tham khảo chọn các khung năng lực có sẵn được phổ biến rộng rãi như từ điển năng lực Đại học Harvard (Havard University Competency Dictionary), bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực (CIPD) của Vương quốc Anh phát triển… cũng có thể được doanh nghiệp, tổ chức sử dụng và điều chỉnh cho thích hợp với hoàn cảnh của mình.
3. Xác định năng lực và cấp độ năng lực cho từng vị trí
Tập hợp tất cả các năng lực cần có của doanh nghiệp thành từ điển. Mỗi năng lực cần có đủ tên năng lực, định nghĩa năng lực, mô tả các cấp độ của năng lực. Dựa trên yêu cầu hay mô tả công việc của từng vị trí, doanh nghiệp cần xác định năng lực và yêu cầu tiêu chuẩn năng lực đến cho riêng từng vị trí. Một tập hợp gồm tên năng lực và yêu cầu chuẩn năng lực của từng vị trí được gọi là Khung năng lực cho vị trí đó.
Để khung năng lực sát nhất với vị trí, cần căn cứ vào Mô tả công việc, các yêu cầu đối với công việc và tần suất sử dụng năng lực đó. Khung năng lực chỉ lựa chọn những năng lực cần thiết nhất cho vị trí. Vì doanh nghiệp chỉ cần tập trung đánh giá những năng lực cần thiết và quan trọng nhất của vị trí, chứ không đánh giá tràn lan và thiếu tính trọng yếu. . Quá trình xác định năng lực phải bám sát vào chức năng nhiệm vụ, kết quả đầu ra của mỗi chức danh đảm bảo những năng lực sau khi được chọn sẽ thực sự phù hợp và đóng góp vào nâng cao hiệu quả công việc.
4. Đánh giá năng lực cá nhân
Việc xây dựng Khung năng lực mới là bước xây dựng hệ thống đánh giá. Công việc quan trọng tiếp theo là cần thực hiện đánh giá năng lực một cách nhanh chóng và hiệu quả để xác định mức độ đáp ứng chuẩn năng lực của cá nhân với yêu cầu của tổ chức.
Việc đánh giá năng lực có thể sử dụng các hình thức sau:
Đánh giá bằng exel
- Đánh giá bằng excel là công cụ có sẵn và linh hoạt cao, không quá tốn chi phí công cụ đánh giá. Song doanh nghiệp lại tốn nhiều thời gian trong thiết lập các biểu mẫu đánh giá, theo dõi, đốc thúc, tổng hợp kết quả và lên báo cáo. Chi phí cơ hội về thời gian và chi phí nguồn lực nội bộ có thể tăng cao và khó kiểm soát
Đánh giá bằng phần mềm chuyên sâu
- Dễ dàng thiết lập toàn bộ đợt đánh giá và quy chế đánh giá một cách nhanh chóng. Dễ dàng kiểm soát toàn bộ hệ thống đánh giá trong thời gian nhanh chóng. Phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều khâu trong đánh giá. Nhờ đó, nhà quản lý có nhiều thông tin, dữ liệu, báo cáo thống kê, tổng hợp, phân tích để hỗ trợ nhanh chóng công tác ra quyết định nhân sự. Song, với những ưu thế này, doanh nghiệp có thể cần tốn chi phí hơn thay vì chỉ dùng nguồn lực nội bộ và công cụ đánh giá bằng office thông thường.
- Doanh nghiệp có thể lựa chọn công cụ tối ưu Phần mềm digiiCAT, là một công cụ hỗ trợ quản lý hệ thống đánh giá và đánh giá năng lực hiệu quả cho các doanh nghiệp hiện nay.
5. Phân tích kết quả đánh giá
Phân tích kết quả đánh giá cũng là một bước quan trọng đòi hỏi chuyên môn rất cao. Vì vậy nếu doanh nghiệp không có đủ người có năng lực chuyên môn thì có thể thuê các chuyên gia hoặc các công ty tư vấn chuyên nghiệp thực hiện thay vì tự phân tích nội bộ. Công việc này bao gồm đánh giá cá nhân, xác định khoảng cách năng lực (chênh lệch giữa cấp độ yêu cầu và cấp độ đạt được của mỗi cá nhân sau khi được đánh giá).
Dựa trên kết quả phân tích đa chiều về mức độ đáp ứng năng lực của từng cá nhân, doanh nghiệp có thể xây dựng các chương trình phát triển năng lực cụ thể, đặc thù theo mỗi nhân sự. Nhằm giúp mỗi nhân tài có thể đạt được những năng lực kỳ vọng và được xây dựng lộ trình phát triển tài năng phù hợp với doanh nghiệp.
