Phần mềm quản lý tài liệu có vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp, tổ chức quản lý tài liệu, văn bản số tập trung, phân quyền truy cập thuận tiện và dễ dàng qua mạng nội bộ hoặc cloud, thay thế hình thức quản lý tài liệu truyền thống bằng giấy tờ tốn kém không gian và khó tìm kiếm, sử dụng. Hãy cùng OOC tìm hiểu một số phần mềm quản lý tài liệu, văn bản tiêu biểu.
| Tên phần mềm | Hỗ trợ quản lý văn bản từ xa trên điện thoại | Hỗ trợ tích hợp phần mềm quản lý khác | Hỗ trợ quản lý tài liệu trên mạng nội bộ |
| OOC digiiDoc | √ | √ | √ |
| Viindoo Documents | √ | √ | |
| DocEye | √ | ||
| iOffice VNPT | √ | ||
| CloudOffice | √ | √ | |
| Codedao | √ | √ | |
| C-Office | √ | ||
| Faceworks | √ | ||
| DMS Lạc Việt | √ | ||
| EFY | √ | ||
| Google Drive | √ | ||
| NextCloud | √ | √ |
>>> Tham Khảo: 10 phần mềm KPI hàng đầu cho doanh nghiệp của bạn
Phần mềm quản lý tài liệu, văn bản digiiDOC
Phần mềm quản lý tài liệu digiiDOC của OOC là phần mềm đặc biệt xuất sắc trong việc tổ chức, lưu trữ, quản lý và cấp phát tài liệu được phân quyền chặt chẽ. Đặc biệt đây là phần mềm quản lý tài liệu duy nhất cho phép phân quyền theo vị trí công việc của nhân sự.
Dưới đây là một số tính năng nổi trội của phần mềm quản lý tài liệu này:
- Phân loại tài liệu đa dạng theo chủng loại file, tính chất tài liệu và các trường dữ liệu bổ sung khác
- Tìm kiếm tài liệu đơn giản và nhanh chóng
- Dễ dàng upload, download toàn bộ thư mục mà không ảnh hưởng đến cấu trúc thư mục
- Chia sẻ tài liệu không giới hạn, cả cho người dùng trong và ngoài hệ thống
- Bảo mật cao nhờ sử dụng cơ chế phân quyền đến từng cá nhân người dùng và áp dụng các biện pháp bảo mật tiêu chuẩn
- File tài liệu cá nhân được phép đồng bộ cùng thư mục và chia sẻ với kho tài liệu chung của công ty
- Đồng bộ với các phần mềm quản lý khác để quản lý tài liệu sử dụng trong các phần mềm nghiệp vụ khác như phần mềm quản lý dự án, CRM, HRM, KPI, MES, ERP…
- Cài đặt và sử dụng trên cloud hoặc private cloud, mạng nội bộ tùy nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp
- Sử dụng phiên bản web hoặc app một cách linh hoạt và tiện lợi
>>> Tham khảo ngay: 6 phần mềm quản lý sản xuất hiệu quả nhất hiện nay
Phần mềm 1C:Document Management
1C:Document Management là giải pháp tự động hóa trong công tác số hóa Văn bản điện tử và Điều hành công việc. 1C:Document Management cung cấp các tính năng vượt trội, hỗ trợ quản lý tài liệu trực quan, giúp tiếp cận văn bản, hồ sơ công việc dễ dàng, tiết kiệm thời gian cho quá trình tìm kiếm và khai thác giá trị sử dụng của văn bản.
- So với các phương pháp lưu trữ tài liệu truyền thống, việc sử dụng 1C:Document Management sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí vận hành, tiết kiệm nguồn lực quản lý, thời gian và các loại giấy tờ tài liệu, không gian lưu trữ.
- Giúp hệ thống hóa và quản lý khoa học các loại văn bản số.
- Quản lý toàn bộ tài liệu liên quan đến các quy trình, quy định một cách hợp lý, phân quyền theo chiều dọc và ngang.
- Quản lý tài liệu ISO.
- Theo dõi và quản lý các phiên bản (version) của từng loại tài liệu, cho phép người dùng cập nhật kịp thời và đối chiếu dễ dàng.
- Đưa ra danh sách thống kê các loại tài liệu theo nhu cầu tìm kiếm của người dùng, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
- Tính năng tìm kiếm toàn văn giúp việc truy xuất thông tin tài liệu nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Phần mềm DocEye
DocEye – Phần mềm quản lý văn bản cung cấp đầy đủ các tính năng hữu ích trong quản lý văn bản từ cơ bản đến nâng cao cho doanh nghiệp, tổ chức. DocEye giúp doanh nghiệp, tổ chức quản lý tài liệu, giấy tờ, công văn hiệu quả, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tăng hiệu suất công việc.
Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý tài liệu DocEye:
- Xác định và phân loại từng nguồn văn bản, tài liệu.
- Tìm kiếm và chia sẻ tài liệu không giới hạn, dễ dàng và và thuận tiện
- Văn bản, tài liệu được bảo mật tốt nhờ cơ chế phân quyền cho từng người dùng cá nhân
- Các file tài liệu cá nhân được đồng bộ và chia sẻ với kho tài liệu chung của doanh nghiệp, tổ chức
>>> Tham khảo: 5 phần mềm tính lương hàng đầu
Phần mềm quản lý văn bản iOffice VNPT
Phần mềm quản lý văn bản iOffice VNPT được cung cấp bởi Công ty Công nghệ VNPT với nhiều tính năng hữu ích và dễ dàng sử dụng. Đây chính là lý do hiện nay rất nhiều công ty lựa chọn trang bị phần mềm này trong văn phòng của mình.
Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý văn bản iOffice VNPT có thể kể đến như sau:
- Tổ chức công việc cá nhân và báo cáo công việc nhanh chóng, kịp thời.
- Tương tác đa chiều để mọi nhân viên trong tổ chức có thể dễ dàng chia sẻ, trao đổi và phản hồi thông tin xung quanh văn bản.
- Ban lãnh đạo dễ dàng quản lý, sắp xếp lịch họp và nhập thông tin toàn diện để đưa ra quyết định chính xác.
- Văn bản được lưu trữ trên một website duy nhất nên bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và quản lý tài liệu trực tiếp trên laptop, smart phone, tablet
Phần mềm quản lý văn bản online CloudOffice
CloudOffice là ứng dụng quản lý văn bản được thiết kế rất khoa học với các chức năng hữu ích hỗ trợ việc quản lý văn bản, trao đổi thông tin và điều hành tác vụ. Đặc biệt người dùng có thể theo dõi và điều hành công việc từ xa thông qua kết nối Internet.
Cùng tìm hiểu một vài tính năng nổi bật có ở phần mềm quản lý văn bản CloudOffice ngay dưới đây:
- Phân loại văn bản tùy theo chủ đề, thích hợp cho mọi phòng ban trong tổ chức, doanh nghiệp.
- Hỗ trợ tính năng bình luận dưới văn bản, tài liệu.
- Ban lãnh đạo được phép phê duyệt, xử lý văn bản đối với từng cá nhân, đơn vị cụ thể.
- Hỗ trợ phân hệ cá nhân giúp người dùng có thể tùy biến, tạo lập các tính năng riêng thích hợp cho mình nhất.
Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc Viindoo Documents
Viindoo Documents là phần mềm quản trị văn thư nằm trong chuỗi hệ thống phần mềm văn phòng điện tử hàng đầu Viindoo. Phần mềm giúp số hóa toàn bộ hoạt động quản lý văn thư, tinh gọn quy trình và tối ưu hiệu suất trong mọi khâu nghiệp vụ, kết nối giấy tờ của các bộ phận vào một hệ thống duy nhất.
Dưới đây là một số điểm mạnh không thể không nhắc đến của phần mềm quản lý văn bản Viindoo Documents:
- Hỗ trợ người dùng chia sẻ nhiều văn bản nội bộ tới các đối tác, khách hàng.
- Phần mềm có tính năng gắn sao cho văn bản và hỗ trợ lọc ra các văn bản đã gắn sao dễ dàng, nhanh chóng.
- Phần mềm hỗ trợ phân quyền cho thành viên về các đội/nhóm. Mỗi thành viên trong đội/ nhóm sẽ được quyền tải, chỉnh sửa văn bản của đội/ nhóm mình..
>>> Đừng bỏ qua: Top phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp
Phần mềm quản lý văn bản offline Codedao
Mặc dù có nhiều công nghệ ra đời nhưng hiện nay có khá nhiều các cơ quan tổ chức vẫn thực hiện lưu trữ giấy tờ, văn thư dưới hình thức văn bản giấy. Việc lưu trữ truyền thống thống này khiến việc tìm kiếm khó khăn, tốn rất nhiều thời gian và công sức. Do vậy, phần mềm quản lý văn bản offline Codedao ra đời giúp giải quyết vấn đề này với sự bảo mật và chính xác cao hơn hẳn.
Tính năng nổi bật nhất có ở phần mềm quản lý văn bản offline này gồm:
- Giao diện thân thiện, dễ hiểu và dễ sử dụng cho mọi người..
- Cho phép việc tra cứu lịch sử thông tin nhanh chóng..
- Hỗ trợ theo dõi và xử lý kịp thời, chính xác các loại văn thư, giấy tờ.
- File đính kèm của mọi văn bản được mã hóa nên vô cùng bảo mật.
- Dữ liệu có thể được sao lưu và phục hồi dễ dàng.
- Cho phép các thao tác tìm kiếm tài liệu, văn bản dựa trên các dữ kiện như: Loại văn bản, Ngày ban hành, Nơi ban hành, Ký hiệu, Nội dung tóm tắt,…
- Không sử dụng được dưới hình thức cloud, qua Internet là một hạn chế của phần mềm này
Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc EFY
EFY là phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc cho phép hỗ trợ điều hành công việc tại văn phòng vô cùng hiệu quả. Phần mềm này cho phép xử lý các tác vụ điển hình như xử lý văn bản đến và đi, lưu trữ hồ sơ công việc. EFY được đánh giá là khá phù hợp với các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước.
Tính năng nổi bật của phần mềm EFY bao gồm:
- Giao diện đơn giản, chương trình thân thiện, dễ hiểu, dễ sử dụng.
- Người dùng được phân quyền gửi văn bản hay thông báo đến nhiều người khác.
- Dễ dàng thực hiện các thao tác như thu thập, tra cứu, khai thác, chỉnh lý, bảo quản, báo cáo thống kê dữ liệu.
- Văn bản, dữ liệu được lưu trữ với số lượng lớn những vẫn đảm bảo tính tập trung và bảo mật cao.
Phần mềm NextCloud
Phần mềm Next Cloud là 1 phần mềm quản lý tài liệu độc lập cho phép tổ chức, lưu trữ, quản lý tài liệu của doanh nghiệp, tổ chức trên cloud. Một số đặc điểm cơ bản của NextCloud như sau:
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
- Tích hợp với Windows Explorer cho phép quản lý file trên máy tính như các file tài liệu local
- Cho phép sử dụng offline trong trường hợp mất mạng và đồng bộ ngay khi có mạng
- Đi kèm agent để đồng bộ tài liệu
- Ứng dụng mobile sử dụng dễ dàng và thuận tiện
- Chia sẻ dung lượng lưu trữ giữa các tài khoản dùng nhiều và dùng ít trong cùng hệ thống
- Có thể sử dụng dưới dạng cloud hoặc mạng nội bộ
- Miễn phí sử dụng phần mềm
- Cho phép phân quyền sử dụng các tài liệu dùng chung. Tuy nhiên tài liệu được chia sẻ cũng sẽ chiếm dung lượng cloud của tài khoản được chia sẻ, khiến không gian cloud bị chiếm dụng
- Không đồng bộ được nhiều tài khoản đồng thời
- Không cho phép phân quyền theo cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Phần mềm Google Drive
Phần mềm Google Drive là 1 phần mềm trong bộ công cụ của Google mang đến khả năng quản lý, lưu trữ, đồng bộ tài liệu trên hệ thống Cloud của Google. Một số đặc điểm cơ bản của Google Drive như sau:
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
- Tích hợp với Windows Explorer cho phép quản lý file trên máy tính
- Tích hợp với các công cụ của Google như Docs, Sheet… cho phép đọc, sửa tài liệu online.
- Cho phép sử dụng offline trong trường hợp mất mạng và đồng bộ ngay khi có mạng
- Đi kèm agent để đồng bộ tài liệu
- Cho phép đồng bộ nhiều tài khoản Google một lúc
- Ứng dụng mobile sử dụng dễ dàng và thuận tiện
- Chia sẻ dung lượng lưu trữ giữa các tài khoản dùng nhiều và dùng ít trong cùng hệ thống
- Bảo mật theo chuẩn chung của Google
- Không cho phép phân quyền theo cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
- Các tài khoản tương đối độc lập và khả năng truy xuất tài liệu phụ thuộc vào phân quyền; không hỗ trợ chia sẻ tài liệu dùng chung
- Buộc phải sử dụng cloud của Google, không thể sử dụng ở mạng nội bộ
- Miễn phí đối với phần mềm và cloud cho cá nhân. Tuy nhiên chi phí sử dụng khá cao đối với doanh nghiệp.
Trên đây, OOC đã tổng hợp thông tin về 10 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất hiện nay. Chúc quý khách hàng sớm tìm được phần mềm quản lý văn bản, tài liệu phù hợp với nhu cầu. Nếu Quý khách hàng muốn biết thêm về phần mềm quản lý tài liệu, vui lòng liên hệ OOC tại số hotline 0886 595 688 để được tư vấn!
