6 Phần mềm Quản lý KPI miễn phí, hiệu quả cho doanh nghiệp 2023

Phần mềm quản lý KPI là giải pháp giúp doanh nghiệp tạo bộ chỉ tiêu KPI ở các cấp công ty, bộ phận hay cá nhân; giao cho các cá nhân phụ trách và quản lý quá trình nhập liệu, duyệt số liệu, đánh giá và tổng hợp kết quả đánh giá KPI để phục vụ các mục tiêu như điều hành chiến lược hay đánh giá kết quả công việc của bộ phận và cá nhân.

 KPI là gì?

Chỉ số Kết quả Trọng yếu (Key Performance Indicator), viết tắt là KPI, là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một bộ phận trong một công ty hoặc sự vận hành của cả công ty. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có những chỉ số KPI khác nhau (Nguồn: Wikipedia). KPI thường được thiết kế dựa vào chiến lược phát triển doanh nghiệp và chức năng của các bộ phận. 

Một bộ KPI tốt phải đáp ứng các tiêu chí:

• Thiết kế theo mô hình thác đổ, từ trên xuống
• Phù hợp với chiến lược phát triển doanh nghiệp
• Phù hợp với chức năng của các bộ phận và cá nhân

Chỉ tiêu KPI thường phải bao gồm các thành phần chính như tên chỉ tiêu, chủ thể chỉ tiêu, người phụ trách, kỳ đánh giá, số kế hoạch, đơn vị tính và công thức tính kết quả thực hiện.

Phần mềm quản lý KPI là gì?

“Phần mềm quản lý KPI là phần mềm giúp doanh nghiệp thiết kế hệ thống chỉ tiêu hiệu suất trọng yếu (KPI), cập nhật số liệu cho các chỉ tiêu KPI, đánh giá KPI cho các bộ phận và nhân viên và trình bày báo cáo thực hiện dưới dạng chỉ tiêu hoặc báo cáo tổng hợp (dashboard).”

Phần mềm đánh giá KPI thường cần kết nối với các hệ thống quản lý doanh nghiệp khác như DMS, CRM hay quản lý sản xuất (MES), nhân sự (HRM). Từ đó, phần mềm có thể cập nhật số liệu đầu vào cho các chỉ tiêu KPI, hoặc kết xuất đầu ra (kết quả đánh giá KPI) cho mục tiêu tính lương, thưởng trên hệ thống quản lý nhân sự. Trường hợp hoạt động động lập, phần mềm KPI sẽ cần nhập liệu trực tiếp hoặc import kết quả thực hiện từ Excel.

 Các tính năng cần thiết của một phần mềm quản lý KPI

Thiết kế chỉ tiêu KPI theo từng cấp: Công ty/Tập đoàn, Bộ phận, Cá nhân

Phần mềm quản lý KPI cần cung cấp tính năng thiết kế chỉ tiêu KPI theo từng cấp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn thiết kế chỉ tiêu KPI theo mô hình thác đổ từ công ty xuống bộ phận, bộ phận xuống cá nhân hoặc bổ sung các chỉ tiêu KPI của riêng bộ phận hoặc cá nhân. Phần mềm đánh giá KPI cũng cần hỗ trợ người dùng import bộ chỉ tiêu đã thiết kế trên Excel, tất nhiên là theo form mẫu được quy định trên phần mềm. Cần có tính năng tạo chỉ tiêu hàng loạt để tiết kiệm thời gian cho người dùng.

Thiết kế chỉ tiêu cũng cần tạo được các thông số cụ thể như tên chỉ tiêu, chủ thể thực hiện (công ty, bộ phận hay cá nhân), người phụ trách, kỳ đánh giá, số kế hoạch, đơn vị tính, công thức tính kết quả…

Phân cấp duyệt chỉ tiêu KPI

Sau khi thiết kế bộ chỉ tiêu, doanh nghiệp cần có cơ chế duyệt ban hành bộ chỉ tiêu. Việc duyệt bộ chỉ tiêu có thể thực hiện theo một hoặc nhiều cấp tùy doanh nghiệp. Tuy nhiên, thông thường việc duyệt bộ chỉ tiêu được phân cấp ở những doanh nghiệp lớn để tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo cấp cao. Do đó phần mềm đánh giá KPI cần đáp ứng nhu cầu này.

Giao chỉ tiêu KPI cho người phụ trách (PIC)

Khi tạo chỉ tiêu, đồng thời người tạo cũng cung cấp thông tin về người phụ trách chỉ tiêu. Khi chỉ tiêu được duyệt cũng đồng nghĩa với việc chỉ tiêu KPI đó được giao về người phụ trách cụ thể. Tổng hợp các chỉ tiêu của người phụ trách sẽ là bộ chỉ tiêu cá nhân của người đó.

Nhập liệu hoặc đánh giá trực tiếp bởi trưởng bộ phận

Trong quá trình thục hiện, người phụ trách chỉ tiêu KPI hoặc người được phân quyền nhập liệu sẽ nhập dữ liệu kết quả của chỉ tiêu (nếu không tích hợp vào các hệ thống khác để lấy dữ liệu tự động. Trường hợp kết quả thực hiện là đánh giá trực tiếp của trưởng bộ phận, nhân sự này sẽ đánh giá trực tiếp vào biểu mẫu.

Duyệt kết quả KPI theo nhiều cấp

Dữ liệu về kết quả thực hiện các chỉ tiêu KPI sẽ được duyệt bởi các cấp có thẩm quyền theo phân quyền trên hệ thống. Ví dụ Trưởng bộ phận duyệt kết quả của nhân viên, Giám đốc duyệt kết quả của Trưởng phòng. Số liệu sau khi được duyệt sẽ cập nhật về báo cáo thực hiện KPI của chủ thể duyệt.

Cập nhật tình trạng thực hiện các chỉ tiêu KPI

Việc duyệt kết quả thực hiện KPI cũng đồng thời cập nhật tình trạng thực hiện các chỉ tiêu KPI thành Kết thúc (đã duyệt số liệu).

Đánh giá kết quả thực hiện KPI

Trên cơ sở kết quả được duyệt của từng chỉ tiêu trong bộ chỉ tiêu của mỗi cá nhân, trưởng bộ phận có thể bấm nút Đánh giá để hoàn tất quá trình đánh giá và tính điểm KPI tổng hợp cho cá nhân.

Tổng hợp kết quả đánh giá KPI và Xếp hạng thực hiện KPI trong công ty, bộ phận

Các bộ phận hoặc cá nhân đã được đánh giá KPI sẽ được tập hợp thông tin về giao diện Tổng hợp kết quả đánh giá, với mức độ hoàn thành (%), xếp loại theo quy chế đã quy định.

Báo cáo kết quả tổng quan thực hiện KPI theo từng cấp – dashboard

Các chỉ tiêu đã được đánh giá của từng chủ thể (công ty, bộ phận hay cá nhân) sẽ được cập nhật về giao diện Dashboard tương ứng. Nhà quản lý có thể xem được dashboard của các bộ phận hay cá nhân mình phụ trách để có thể ra quyết định quản lý phù hợp.

6 tiêu chí lựa chọn phần mềm KPI

• Có giao diện thân thiện để thiết kế chỉ tiêu KPI ở các cấp độ khác nhau
• Cho phép định nghĩa dữ liệu đầu vào cho các chỉ tiêu KPI
• Cho phép nhập liệu dưới các hình thức khác nhau. Phần mềm cho phép nhập tay, import hoặc lấy trực tiếp từ các phần mềm quản lý kinh doanh, vận hành thông qua tích hợp hệ thống;
• Phần mềm KPI cho phép phân quyền phân giao chỉ tiêu KPI, nhập liệu, theo dõi, duyệt số liệu của các chỉ tiêu theo một hoặc nhiều cấp
• Cung cấp Dashboard đẹp, logic, linh hoạt và cung cấp thông tin hữu ích, gọn gàng trong 1 – 2 trang màn hình
• Có khả năng tùy biến cao cho các mô hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau

6 phần mềm quản lý KPI hiệu quả nhất năm 2023

Phần mềm quản lý KPI digiiTeamW

digiiTeamW là phần mềm quản lý KPI chuyên nghiệp, đã triên khai thành công ở các doanh nghiệp lớn. Không chỉ KPI, digiiTeamW còn hỗ trợ quản lý OKR, KRI trên cùng một nền tảng mà vẫn đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ của bộ chỉ tiêu đánh giá kết quả.

Phần mềm KPI digiiTeamW – all-in-one

digiiTeamW – Phần mềm quản lý công việc all in one

Vì sao doanh nghiệp nên sử nên dụng phần mềm digiiTeamW?

• All-in-one. Đây chính là đặc điểm nổi bật của digiiTeamW. Không công cụ riêng biệt quản lý OKR, KPI nào khác cho bạn nhiều hơn một lựa chọn. Đặc biệt với tình hình dịch bệnh, cần có những kịch bản quản lý linh động. Vậy nên, digiiTeamW sẽ là lựa chọn phù hợp nhất cho quản lý KPI, OKR hay công việc.
• Đảm bảo một cho bạn một trải nghiệm thân thiện trong quản lý KPI, OKR, hay Dự án. Phần mềm digiiTeamW là một giải pháp tổng hợp của các cách thức quản lý hiệu suất, đa năng và linh hoạt. Thiết kế tối giản nhưng chặt chẽ, tối đa hóa trải nghiệm người dùng. 
• Hệ thống báo cáo, thanh trạng thái trực quan, real-time về kết quả và tiến độ hoàn thành. Báo cáo chuyên sâu phản ánh kết quả đánh giá, tiến độ chi tiết của bộ phận, cá nhân. 
• Hỗ trợ giao tiếp trong công việc tạo luồng công việc trơn tru, xuyên suốt. Dưới mỗi mục tiêu, các thành viên có thể trực tiếp thảo luận và cập nhật tiến độ công việc. Nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình công việc và mức độ đóng góp của cá nhân. 

Tính năng chính của Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW

• Tạo mục tiêu/chỉ tiêu KPI/đầu việc
• Thiết lập trọng số mục tiêu, chỉ tiêu KPI hay đầu việc
• Thiết lập công thức tính toán và quy đổi kết quả
• Phân công mục tiêu, chỉ tiêu KPI hay đầu việc cho bộ phận hay nhân sự tương ứng
• Cơ chế tạo chỉ tiêu/giao chỉ tiêu hàng loạt với những bộ phận nhiều nhân sự.
• Hỗ trợ phân bổ nhanh chỉ tiêu KPI theo khung thời gian (từ năm xuống tháng)
• Theo dõi quá trình thực hiện, cập nhật trạng thái thực hiện và cập nhật kết quả chỉ tiêu KPI hay công việc
• Đánh giá và duyệt kết quả đánh giá KPI
• Xếp hạng bộ phận/nhân sự theo kết quả thực hiện KPI
• Báo cáo kết quả/Dashboard
• Hỗ trợ tương tác trong bộ phận/team dự án cùng thực hiện một mục tiêu KPI
• Hỗ trợ cơ chế nhiều chức danh/nhân sự hoặc kiêm nhiệm
• Cơ chế nhập liệu linh hoạt – nhập tay, import Excel hoặc tích hợp
• Kết xuất dữ liệu và báo cáo đa định dạng

Ưu điểm của Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW

• Sử dụng 1 giao diện thống nhất cho các phương pháp: đơn giản, dễ học, dễ làm quen
• Công thức tính toán thiết lập tương tự Excel
• Cơ chế tạo chỉ tiêu/giao chỉ tiêu KPI hàng loạt với những bộ phận nhiều nhân sự.
• Phân bổ chỉ tiêu KPI theo khung thời gian (từ năm xuống tháng) giúp giảm đáng kể thời gian.
• Cơ chế thiết lập trọng số thông minh, đơn giản hóa khâu thiết lập trọng số phức tạp này
• Quy đồng cơ chế tính điểm của KPI và OKR, cho phép sử dụng chung một hệ đo lường cho kết quả cuối cùng
• Hỗ trợ nhiều định dạng dữ liệu và chỉ tiêu KPI: dạng số lượng, % hay tiến độ (ngày tháng)
• Hỗ trợ cơ chế nhiều chức danh/nhân sự hoặc kiêm nhiệm.
• Kết hợp giữa chart trạng thái chỉ tiêu KPI/hoạt động và kết quả cuối cùng. 
• Cho phép kết hợp giữa tính toán kết quả tự động và phê duyệt “bằng tay” của quản lý
• Công cụ tương tác theo ngữ cảnh, giúp trao đổi thông tin trật tự và chính xác
• Linh hoạt, cho phép bổ sung, thêm bớt các viễn cảnh hay nhóm chỉ tiêu KPI khác nhau
• Tốc độ tải và tính toán nhanh, cho phép tải hàng trăm ngàn chỉ tiêu KPI trong vài giây. 

Phần mềm quản lý KPI digiiTeamW phù hợp với doanh nghiệp nào?

Doanh nghiệp lớn

Ở những doanh nghiệp lớn, quy mô nhân sự có thể lên đến hàng ngàn người. Tại đây, triển khai giải pháp quản lý công việc hay hệ thống chỉ tiêu KPI luôn gặp vướng mắc do:

• Yêu cầu tính tùy biến cao do sự đa dạng về phương pháp quản lý và thói quen của nhà quản lý. Họ có thể vừa muốn sử dụng KPI, OKR trong khi ở nhiều phòng ban lại muốn dùng công cụ giao việc.
• Tốc độ tải và tính toán là yêu cầu hàng đầu do số lượng nhân sự lớn, số truy cập đồng thời cao
• Yêu cầu hệ thống cập nhật nhưng phải đáp ứng đủ nhiều yêu cầu quản lý khác nhau. Ví dụ các tập đoàn cần quản lý một số chỉ tiêu KPI chính của các công ty thành viên bên cạnh các báo cáo KPI thông thường.
• Cơ chế nhập liệu linh hoạt, hỗ trợ nhập liệu tự động – tích hợp hoặc số lớn – import file
• Kết nối với các hệ thống quản lý khác

Doanh nghiệp nhỏ

Các doanh nghiệp nhỏ lại thường có những vấn đề khác với doanh nghiệp lớn.

• Sử dụng công cụ quản lý đa năng: KPI, OKR, dự án hay giao việc trên 1 nền tảng. Họ không muốn đầu tư nhiều công cụ khác nhau – tốn kém và khó kết nối
• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
• Cách sử dụng có nhiều điểm tương đồng với 1 công cụ quen thuộc hàng mấy chục năm nay – Excel
• Nhân sự kiêm nhiệm nhiều do thiếu người – cần cơ chế giao chỉ tiêu KPI hoặc công việc linh hoạt
• Linh hoạt trong sử dụng phương pháp quản lý. Đôi khi tùy biến theo quan điểm và phong cách của người đứng đầu

Với những tính năng và ưu điểm nêu trên, Phần mềm KPI digiiTeamW phù hợp với cả 2 nhóm DN trên.

Phần mềm KPI digiiTeamW được nhiều doanh nghiệp sử dụng và đánh giá cao, tiêu biểu như: Công ty CP Thời trang Yody, Công ty Địa ốc Thành phố (CityLand), Tập đoàn Đất Xanh (DXG), Tập đoàn Vitto, PTSC Thanh Hóa…

Phần mềm Quản lý KPI digiiTeamW có thể đăng ký sử dụng ở quy mô nhân sự nhỏ với chi phí thuê bao không đáng kể. Tuy nhiên, các doanh nghiệp lớn nên liên hệ với OOC để có phương án triển khai phù hợp nhất.

Phần mềm quản lý KPI SCORO

Đặc tính nổi bật của phần mềm KPI Scoro:

• Tích hợp Scoro với phần mềm hiện đang sử dụng của doanh nghiệp để theo dõi và giám sát tất cả dữ liệu trong một hệ thống.
• Giám sát mọi khía cạnh của hiệu suất doanh nghiệp : dự án, ngân sách, bán hàng, dự báo, hiệu suất nhóm, v.v.
• Tùy chỉnh bảng điều khiển của bạn với các vật dụng, số liệu không giới hạn, v.v. để theo dõi mọi KPI.
• Đặt quyền cho mỗi người dùng để giới hạn quyền truy cập vào thông tin cụ thể.
• So sánh hai thời kỳ để xem xu hướng qua thời gian.

Phần mềm DOMO

Là một phần mềm của nước ngoài và được tin dùng bởi các tập đoàn lớn, phần mềm đánh giá KPI Domo có danh tiếng rất tốt và được xếp hạng Top 1 trong rating softwareadvice. Phần mềm đánh giá KPI Domo có thể tổng hợp và phân tích dữ liệu KPI dưới dạng biểu đồ hình ảnh (hệ thống BI) cực nhanh trong khoảng vài giây.

Các tính năng nổi bật:

• Tổng hợp, kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn
• Có thể kết nối với GG sheet
• Cung cấp và phân tích dữ liệu đa dạng trên cơ sở các báo cáo

Phần mềm Simple KPI

Là phần mềm rất dễ sử dụng, Simple KPI sử dụng nền tảng Cloud, được thiết kế để cải thiện hiệu suất cho mọi quy mô doanh nghiệp và ngành. Phần mềm KPI này bao gồm tất cả các công cụ doanh cần để quản lý và trực quan hóa KPI của mình với hàng loạt công cụ: KPI dashboard, báo cáo chi tiết, phân tích dữ liệu, tích hợp dữ liệu,…

Tính năng nổi bật:

• Tạo công thức để thực hiện tính toán tự động từ KPI của doanh nghiệp
• Có sẵn bộ thư viện KPI để doanh nghiệp lựa chọn hoặc tạo mới
• Hệ thống báo cáo mạnh mẽ và đa chiều tới từng khía cạnh xoay quanh KPI trong doanh nghiệp
• Theo dõi KPI phòng ban

Phần mềm KPI Fastwork 

Được phát triển bởi công ty phần mềm của Việt Nam, phần mềm quản lý và đánh giá KPI của FastWork nằm trong phân hệ quản trị nhân sự FastWork HRM+.

Tính năng Phần mềm FastWork KPI: 

• Quản lý đo lường KPI theo tháng/quý/năm với đơn vị đo cụ thể
• Thiết lập, quản lý chỉ tiêu KPI
• Quản lý hoạt động tính toán KPI
• Quản lý từ đo lường đến tính toán và thực hiện KPI

Phần mềm KPI Tanca

Tanca.io là mô hình phần mềm KPI cho thuê (SAAS – Software as a service) thuộc Công ty Cổ phần Ứng Dụng Di Động Xanh. Tanca cung cấp giải pháp hữu hiệu trong quản lý nhân sự, quản lý KPI nhằm giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và cắt giảm 60% chi phí trong doanh nghiệp.

Đặc tính nổi bật của phần mềm KPI Tanca gồm:

• Định lượng, đo lường được chính xác bằng con số hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
• Triển khai dễ dàng (không cần máy chủ hay nhân viên IT), nhanh chóng (khoảng 15 ngày).
• Sử dụng phần mềm dễ dàng thông qua ứng dụng di động và web, truy cập bất cứ đâu và bất cứ khi nào.
• Phần mềm KPI được lập trình trên nền tảng đám mây (cloud) nên hỗ trợ cập nhật, nâng cấp rất nhanh chóng, mang đến cho khách hàng trải nghiệm tối ưu.
• Liên kết điểm số KPI với hệ thống tính lương, thưởng và các chế độ chính sách khác.
• Được hỗ trợ thường xuyên bởi đội ngũ kỹ thuật, tư vấn giàu kinh nghiệm

 Lưu ý khi áp dụng phần mềm quản lý KPI

• Phần mềm quản lý KPI không phải là công cụ vạn năng. Để áp dụng tốt phần mềm đánh giá KPI, doanh nghiệp cần thiết kế bộ chỉ tiêu KPI phù hợp. Tuy nhiên cũng không nên cầu toàn quá về bộ chỉ tiêu. Quá trình áp dụng KPI là quá trình thử, sai và điều chỉnh. Do đó doanh nghiệp có thể chấp nhận một bộ KPI có chất lượng tương đối tốt rồi điều chỉnh dần trong quá trình triển khai.
• Phần mềm KPI không phải là phần mềm quản lý chức năng, do đó không nên sử dụng như một phần mềm quản lý chức năng (bán hàng, sản xuất…). Phần mềm đánh giá KPI hoạt động tốt nhất khi được tích hợp với các phần mềm quản lý chức năng khác để cập nhật dữ liệu thực hiện tự động.
• Triển khai phần mềm KPI không thể thiếu vai trò của người quản lý. Thiết kế chỉ tiêu KPI, duyệt chỉ tiêu và duyệt kết quả, đánh giá.

 Các tiện ích tích hợp trong phần mềm quản lý KPI

• Phần mềm KPI có thể hỗ trợ import bộ chỉ tiêu KPI từ Excel. Đây là tiện ích giúp người dùng nhanh chóng tạo bộ chỉ tiêu khi đã thiết kế sẵn trên Excel.
• Xuất kết quả bộ chỉ tiêu KPI đã đánh giá ra Excel để thực hiện các nghiệp vụ khác
• Tích hợp với các phần mềm quản lý khác để tự động cập nhật dữ liệu
• Giao tiếp trong quá trình thực hiện việc giao, theo dõi, đánh giá KPI giữa cấp trên và cấp dưới