Work Breakdown Structure, hay WBS là một bước không thể thiếu trong Quản lý dự án. WBS tạo nền tảng cho dự án, giúp quản lý dễ dàng và gắn kết công việc của các bộ phận trong suốt vòng đời dự án.
WBS là bước thứ tư trong phát triển kế hoạch, dự án lớn sẽ được chia nhỏ thành các mục để quản lý, hợp tác và giám sát tốt hơn. Trong một dự án, WBS đóng các vai trò sau:
Tầm nhìn cho dự án: WBS như một nền tảng để giám sát và thực hiện dự án. Quản lý sử dụng WBS như công cụ để kiểm tra và điều phối nhân viên. Đối với nhân viên, WBS có tác dụng định hướng công việc trong mọi giai đoạn của một dự án.
Cung cấp hiểu biết về dự án: Về bản chất, WBS chính là hệ thống cấp bậc của các đầu việc trong dự án. Một bản WBS cho biết thứ tự từng nhiệm vụ cần hoàn thành. Nhìn vào WBS, nhân viên sẽ biết cần ưu tiên xử lý phần việc nào đầu tiên, và làm thế nào để đáp ứng yêu cầu dự án.
Tổ chức dự án: Chia dự án thành các phần tử việc đủ nhỏ sẽ thuận tiện giám sát, quản lý, chỉ định nguồn lực. Sau khi hoàn thành, nhà quản trị có thể coi đó là bản tham chiếu cho các thành phần kế hoạch dự án khác.
Nguyên tắc xây dựng WBS
Tất nhiên, có quy tắc để tối ưu công dụng của bản WBS. Các nguyên tắc này như “kim chỉ nam” giúp nhà quản trị dự án xây dựng WBS hiệu quả. Việc hiểu được các tiêu chuẩn này sẽ là chìa khóa để đưa ra work breakdown structure thành công. Dưới đây là 10 định hướng hữu ích cho quản trị dự án:
#1 Cả nhóm cùng tham gia xây dựng WBS
Bởi các thành viên sẽ là người chịu trách nhiệm thực hiện các đầu việc, họ nên được đưa ra các ý kiến chuyên môn cũng như mong muốn cá nhân. Việc rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp thấu hiểu nhau, giảm thiểu các xích mích không đáng có khi thực hiện công việc.
#2 Đầu việc ở bậc dưới phải là một phần của đầu việc bậc trên nó
Ví dụ, cấp 1 là sản phẩm cuối cùng, cấp 2 bắt buộc là thành phần trực tiếp tạo nên sản phẩm đó. Tại cấp 3, là các nguyên liệu sẽ tạo ra thành phần ở cấp 2. WBS logic phải được xây dựng được một quy trình thông suốt, để bất cứ ai cũng có thể hiểu.
#3 Có một số đầu mục sẽ được chia nhỏ nhiều cấp bậc hơn những cái khác
Đây là một điều hoàn toàn có thể xảy ra do tính chất công việc khác nhau. Và nó thực sự không ảnh hưởng gì đến chu trình hay đầu ra của dự án. Ngoài ra, nó còn giúp quản lý biết nên bắt đầu hay đẩy mạnh tiến độ đầu việc nào.
#4 Work Breakdown Structure chỉ nên bao gồm những đầu việc thực sự cần thiết
Những công việc không liên quan hay không quan trọng không nên đưa vào để “đầy đủ”. Đầu việc rườm rà sẽ làm giảm hiệu suất công việc và phân tán sự tập trung của nhân viên. Hãy suy nghĩ thật kỹ trước khi đưa thêm một đầu việc vào WBS.
#5 Những phần tử việc đáp ứng tiêu chuẩn
Các đầu việc phải thực tế và có thể đo lường. Một lợi ích quan trọng của WBS là có thể quản lý, hợp tác và giám sát. Vì vậy, các phần tử việc phải đủ nhỏ để có thể theo dõi và so sánh với mục tiêu.
Các đầu việc phải được hoàn thành trong thời gian ngắn. Nếu nó tốn quá nhiều thời gian và công sức, có lẽ sẽ tốt hơn nếu nó được chia thành cấp bậc nhỏ hơn. Hoặc không nó sẽ vi phạm yếu tố bên trên.
Các đầu việc không bị gián đoạn khi thực hiện. Điều này có nghĩa là phần tử việc đủ nhỏ để không bị ảnh hưởng bởi quá nhiều yếu tố.
Một vài đầu việc có thể thuê bên ngoài. Không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng chuyên môn ở mọi lĩnh vực. Vậy nên không có gì lạ nếu phải ký hợp đồng với một bên thứ ba.
#6 Tham khảo từ điển Work Breakdown Structure
Bởi WBS đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng thành viên, vậy nên càng chi tiết càng tốt. Từ điển WBS sẽ gợi ý các công việc cần thiết đảm bảo tư duy chặt chẽ và logic hơn.
#7 Đánh số theo cấp bậc cho các công việc
Ví dụ, các việc ở cấp đầu tiên sẽ được đánh 1; 2; 3 theo thứ tự. Ví dụ, cấp bậc thấp hơn sẽ là 1.1; 1.2 cho đầu việc 1 và 2.1; 2.2 cho đầu việc 2. Nó sẽ giúp thống nhất giữa các thành viên với quản lý, tránh hiểu nhầm giữa các bộ phận.
#8 Có thể tái sử dụng WBS
Trong trường hợp có nhiều dự án tương tự được thực hiện, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng cùng một WBS. Ví dụ, Apple cho ra mắt sản phẩm mới mỗi năm, về căn bản, các đầu việc và yêu cầu không thay đổi. Vậy nên có thể sử dụng lại bản WBS cũ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thêm một bước đánh giá và rút kinh nghiệm từ Work Breakdown Structure cũ.
#9 Lưu trữ Work Breakdown Structure
Các bản WBS hoàn thiện nên được thu thập và lưu trữ tại thư viện công ty. Điều này sẽ thực sự có ích trong tương lai xa, trong trường hợp doanh nghiệp muốn tham khảo lại các bản kế hoạch mẫu cho dự án mới.
#10 Phần mềm quản lý dự án
Trong quá trình thực hiện và triển khai dự án, doanh nghiệp có thể nhờ sự trợ giúp của các công cụ thông minh. Phần mềm sẽ giúp quản lý các đầu việc dựa trên WBS hiệu quả hơn bằng cách đính kèm các thông tin liên quan như thời gian, mục tiêu, yêu cầu. Đồng thời nó cũng có thể là nền tảng giao tiếp giữa các bộ phận, tăng sự liên kết giữa các cá nhân.
Phần mềm quản lý công việc theo mô hình WBS
Phần mềm digiiTeamW Quản lý Cộng tác là công cụ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho công việc. digiiTeamW cho phép người dùng lập kế hoạch theo mô hình WBS và giao việc cho nhân viên. Tất cả các đầu việc đều được tập hợp trên phần mềm, dễ dàng quản lý và theo dõi. Đặc biệt trong các doanh nghiệp lớn, phần mềm sẽ hỗ trợ việc giao tiếp giữa các bộ phận, tăng tính đồng nhất của thông tin,…
Thao khảo thêm: https://ooc.vn/digiiteamw-phan-mem-quan-ly-cong-viec-all-in-one/
Nguồn: https://blog.masterofproject.com/work-breakdown-structure-rules/
Liên hệ
Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
_______________________________
Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS
digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR) | digiiPM
Hotline/Zalo: 0886595688
Email: [email protected]
Website: https://ooc.vn
