Quy trình quản lý thời gian dự án hiệu quả

Last updated on 16/01/2024

Quản lý thời gian dự án là một nhiệm vụ quan trọng mà mọi nhà quản lý dự án đều phải đối mặt. Thông qua việc xác định và ước tính thời gian, lập lịch trình, phân bổ nguồn lực và kiểm soát tiến độ, chúng ta có thể đảm bảo rằng dự án được triển khai một cách suôn sẻ và đạt được kết quả tốt nhất. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng dễ dàng để quản lý thời gian dự án hiệu quả.

Thực tế và thách thức là chúng ta phải đối mặt với nhiều yếu tố như sự phụ thuộc giữa các công việc, sự thiếu hụt nguồn lực, và sự thay đổi không ngừng của môi trường dự án. Điều này đòi hỏi chúng ta phải áp dụng các phương pháp và quy trình quản lý thời gian dự án hiệu quả. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về quy trình này trong phần sau của bài viết.

Quản lý thời gian dự án là gì?

Quản lý thời gian dự án là quá trình lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát các hoạt động và sự tiến triển của dự án theo thời gian. Mục tiêu của quản lý thời gian dự án là đảm bảo rằng các công việc và nhiệm vụ được thực hiện đúng lịch trình, đáp ứng các mục tiêu và yêu cầu của dự án.

Các hoạt động chính trong quản lý thời gian dự án bao gồm:

• Xác định công việc: Phân tích và liệt kê tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án. Đây được gọi là Work Breakdown Structure (WBS).
• Xác định thời gian: Đánh giá thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi công việc. Các tham số cần xem xét bao gồm tài nguyên có sẵn, sự phụ thuộc giữa các công việc, và các ràng buộc khác.
• Lập lịch dự án: Sắp xếp các công việc vào một lịch trình cụ thể, thông thường sử dụng biểu đồ Gantt hoặc các phần mềm lập lịch dự án.
• Theo dõi tiến độ: Theo dõi tiến trình thực tế so với lịch trình dự định ban đầu. Điều này bao gồm ghi lại các công việc đã hoàn thành, xác định các công việc đang triển khai và những vấn đề có thể phát sinh.
• Kiểm soát thời gian dự án: Quản lý và điều chỉnh lịch trình dự án khi có sự thay đổi trong yêu cầu, nguồn lực hoặc rủi ro.

Quản lý thời gian dự án là một phần quan trọng của quản lý dự án tổng thể, giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng thời hạn và đáp ứng các mục tiêu đã đề ra.

 

=>Tham khảo: Tổng quan về quản lý dự án

Vai trò của quản lý thời gian dự án

Vai trò của quản lý thời gian dự án rất quan trọng để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời hạn và đáp ứng các yêu cầu đã đề ra. Dưới đây là một số vai trò quan trọng của quản lý thời gian dự án:

• Xác định và xây dựng lịch trình: Quản lý thời gian phải tạo ra một lịch trình dự án chi tiết, xác định rõ thời gian cần thiết cho mỗi công việc và xác định các sự phụ thuộc giữa các tác vụ.
• Phân tích rủi ro thời gian: Phải nhận diện và đánh giá các rủi ro có thể ảnh hưởng đến tiến trình dự án. 
• Theo dõi tiến độ thực tế: Quản lý thời gian phải theo dõi tiến trình thực tế của dự án so với lịch trình dự kiến. Điều này đòi hỏi theo dõi việc hoàn thành các công việc, xác định bất kỳ trễ chậm nào và ghi lại tiến trình.
• Đề xuất biện pháp điều chỉnh: Khi có thay đổi hoặc trễ chậm xảy ra, quản lý thời gian cần đề xuất các biện pháp điều chỉnh để đảm bảo rằng dự án vẫn duy trì theo lịch trình.
• Báo cáo thời gian: Phải cung cấp các báo cáo thường xuyên về tiến trình dự án và sự thay đổi thời gian cho các bên liên quan.
• Quản lý tài nguyên thời gian: Đảm bảo rằng tài nguyên được sử dụng hiệu quả và phân bổ đúng mức độ cho các nhiệm vụ cụ thể.
• Định hình kế hoạch chỉnh sửa: Nếu có sự thay đổi trong dự án, quản lý thời gian phải điều chỉnh lịch trình và xác định lại các mục tiêu thời gian.

Thách thức trong quản lý thời gian dự án

Ôi, QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN! Cuộc chiến không bao giờ kết thúc của các nhà quản lý dự án. Nếu họ không thể quản lý thời gian hợp lý, dự án sẽ trở thành một cơn ác mộng. Không chỉ có người quản lý dự án mà cả nhóm dự án cần phải hiểu rõ tầm quan trọng của việc quản lý thời gian.

Lên lịch trình là phương pháp dễ nhất để quản lý thời gian dự án. Thông qua phương pháp này, ta có thể ước tính và xác định thời lượng cho từng hoạt động dự án, dựa trên việc sử dụng nguồn lực. Và đừng quên chi phí cũng quan trọng không kém khi quản lý thời gian dự án. Bởi vì khi kiểm soát được chi phí và nguồn lực cho công việc dự án, chất lượng dự án được đảm bảo và thời hạn cũng không bị lỡ.

Nếu công tác quản lý thời gian dự án được thực hiện tốt, nhà quản lý sẽ có khả năng dự đoán thời gian cần thiết để hoàn thành công việc trong từng giai đoạn của dự án và đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng hiệu quả. Không chỉ vậy, quản lý thời gian và tiến độ dự án hiệu quả còn giúp nhóm dự án tận dụng tối đa lợi ích từ các nguồn tài nguyên.

Tuy nhiên, không có dự án nào không thay đổi lịch trình ban đầu của nó. Vì vậy, việc cập nhật tiến độ dự án là rất quan trọng để điều chỉnh dự án một cách hợp lý. Điều này giúp tích hợp hoạt động trong dự án một cách phù hợp.

Quy trình quản lý thời gian dự án hiệu quả

Quản lý thời gian dự án là một quá trình quan trọng và phức tạp, và để đảm bảo hiệu quả, chúng ta cần tuân thủ một quy trình rõ ràng và kỹ lưỡng. Dưới đây là một số bước quan trọng trong quy trình quản lý thời gian dự án hiệu quả.

Xác định các công việc dự án 

Đầu tiên, chúng ta cần xác định các công việc cụ thể trong dự án. Điều này bao gồm việc liệt kê toàn bộ các nhiệm vụ và hoạt động cần thiết để hoàn thành dự án. Đặc biệt, cần chú trọng đến các công việc có tính liên kết và phụ thuộc nhau. Chúng ta cần xác định rõ công việc nào phải hoàn thành trước, công việc nào phải hoàn thành sau và công việc nào có thể được thực hiện song song.

Ước tính thời gian cần thiết cho mỗi công việc

Sau khi xác định các công việc, chúng ta cần ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi công việc. Bạn có thể sử dụng các phương pháp ước tính như Phương pháp Three-Point Estimation để đánh giá thời gian cần thiết dựa trên xác suất. Điều này giúp đảm bảo rằng chúng ta không chỉ dựa vào một con số cố định mà có thể tính đến mọi khả năng xảy ra.

Lập lịch trình dự án

Sau khi có thông tin về thời gian cần thiết cho mỗi công việc, chúng ta có thể lập lịch trình dự án. Lập lịch trình giúp chúng ta xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của từng công việc, cũng như các sự kiện quan trọng trong dự án. Điều này giúp chúng ta theo dõi tiến độ dự án và đảm bảo các công việc diễn ra theo đúng kế hoạch.

=>Tham khảo: Lập kế hoạch dự án

Phân bổ nguồn lực

Sau khi lập lịch trình dự án, chúng ta cần phân bổ nguồn lực cho từng công việc. Điều này bao gồm xác định và chia sẻ nguồn lực như nhân lực, vật liệu và công cụ cần thiết cho từng công việc. Phân bổ nguồn lực giúp đảm bảo rằng chúng ta sử dụng nguồn lực hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu của từng công việc.

Kiểm soát và điều chỉnh tiến độ dự án

Cuối cùng, chúng ta cần thực hiện kiểm soát và điều chỉnh tiến độ dự án. Điều này bao gồm theo dõi tiến độ dự án, so sánh với lịch trình đã được thiết lập và xác định bất kỳ sai lệch nào. Nếu có bất kỳ sai lệch nào xảy ra, chúng ta cần xác định nguyên nhân và điều chỉnh để đảm bảo đúng tiến độ.

-> Đọc thêm: Kỹ năng quản lý dự án hiệu quả

Các phương pháp quản lý thời gian dự án hiệu quả

Quản lý thời gian dự án là một nhiệm vụ quan trọng đối với người quản lý dự án. Mục tiêu của chúng ta là hoàn thành dự án đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng công việc. Nhưng quả thực, việc quản lý thời gian dự án lại là một thách thức to lớn đối với các nhà quản trị. Vì vậy, hãy để chúng tôi giúp bạn tìm hiểu về các phương pháp quản lý thời gian dự án hiệu quả một cách thú vị và dễ hiểu.

Phương pháp AOA

Phương pháp AOA (Activity on Arrow) là một trong những phương pháp quản lý thời gian dự án phổ biến. Nó tập trung vào mối quan hệ giữa các hoạt động, được biểu diễn bằng các mũi tên. Đầu mũi tên biểu thị hoạt động bắt đầu, trong khi đuôi mũi tên biểu thị hoạt động kết thúc. Phương pháp AOA cho phép chúng ta xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi hoạt động, từ đó tính toán thời gian của cả dự án.

Phương pháp AON

Tiếp theo là phương pháp AON (Activity on Node), là một phương pháp quản lý thời gian dự án khác. Phương pháp này tập trung vào các hoạt động và các mối quan hệ giữa chúng. Trong AON, các hoạt động được biểu diễn bằng các nút (node), và các mũi tên biểu thị sự phụ thuộc giữa các hoạt động. Thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi hoạt động được xác định dựa trên thời gian bắt đầu và kết thúc của các hoạt động khác.

Phương pháp quản lý tiến độ dự án

Rồi đến phương pháp quản lý tiến độ dự án, nó giúp chúng ta kiểm soát và điều chỉnh tiến độ dự án một cách hiệu quả. Phương pháp này cho phép chúng ta theo dõi tiến độ, xác định các vấn đề và thay đổi kế hoạch nếu cần thiết. Bằng cách kiểm soát và điều chỉnh tiến độ dự án, chúng ta có thể đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời gian và đúng chất lượng.

Với AOA, AON và phương pháp quản lý tiến độ dự án, chúng ta có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả cho dự án của chúng ta. Nhưng hãy cẩn thận, đừng quá tin tưởng vào các phương pháp này. Nếu chúng ta không áp dụng chúng một cách cẩn thận và linh hoạt, dự án có thể trở nên hỗn độn và không hiệu quả như chúng ta mong muốn.

Quản lý thời gian dự án chuyên nghiệp với digiiPM

digiiPM là phần mềm hỗ trợ công tác quản lý dự án chuyên sâu, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý liên dự án – cùng lúc vận hành nhiều dự án khác nhau và có thể sử dụng cùng 1 nhân sự ở cá dự án khác nhau. Phần mềm quản lý dự án phù hợp cho những doanh nghiệp hoạt động theo mô hình dự án như các lĩnh vực Xây dựng, Bất động sản, Tư vấn Quản lý….

Tính năng của Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM

Lập kế hoạch dự án

Phần mềm digiiPM được thiết kế để hỗ trợ thiết kế và quản lý dự án theo cấu trúc WBS điển hình. Kế hoạch dự án gồm các hạng mục và được tách nhỏ hơn thành các hoạt động, giao cho các thành viên cụ thể của dự án phụ trách. Cấu trúc WBS mạch lạch giúp trưởng dự án quản lý các hạng mục và hoạt động của dự án một cách dễ dàng. Ngoài ra, digiiPM cũng cho phép trình bày giao diện hoạt động dự án dưới dạng Kanban để mỗi thành viên dự án dễ dàng theo dõi các hoạt động của dự án theo tiến trình Chưa thực hiện, Đang thực hiện và Đã hoàn thành.

Ngoài kế hoạch hoạt động, tiến độ và nhân sự, kế hoạch về ngân sách của dự án cũng có thể được dự trù để quản lý dự án có đủ thông tin và căn cứ để quản lý dự án.

Kế hoạch dự án sau khi lập, nếu có điều chỉnh sẽ được lưu thành các baseline để giúp đối chiếu các phiên bản khác nhau của kế hoạch dự án.

Quản lý tiến độ hoạt động dự án

Tình hình tiến độ dự án sẽ luôn được phần mềm digiiPM ghi nhận và báo cáo real-time theo lượt update. Dựa vào những lần cập nhật tiến độ cho từng đầu việc phần mềm có thể cập nhật phần trăm hoàn thành của công việc đó. Trưởng dự án có thể dựa vào các con số phần trăm để đánh giá mức độ đúng hẹn của dự án. Ngoài ra, dựa trên so sánh giữa ngày bắt đầu và deadline, phần mềm có thể đưa ra cảnh báo về tình trạng dự án: Chưa triển khai, đang thực hiện, hoàn thành/ trễ hạn. Kết hợp với trọng số của từng dự án, phần mềm kết luận về mức độ rủi ro mà cả team phải đối mặt khi không hoàn thành đúng deadline.

Quản lý chất lượng và khối lượng của dự án

Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM cho phép nhập số kế hoạch và kết quả hoàn thành khối lượng công việc theo từng dự án. Trưởng dự án có thể điều chỉnh kế hoạch triển khai so với kế hoạch duyệt ban đầu, lưu kế hoạch điều chỉnh, tạo sự linh hoạt cho những thay đổi cần thiết. Phần mềm cũng tự tổng hợp và tính toán mức độ hoàn thành dự án theo kế hoạch được duyệt và đưa ra kết luận, cảnh báo. 

Phần mềm giúp phân loại và lọc dự án theo các tiêu chí (tiến độ – nguyên nhân chậm, tình trạng, đơn vị/ người phụ trách, thời gian, loại dự án, vấn đề và phương án giải quyết – mức độ nghiêm trọng…). 

Quản lý nhân sự dự án

Theo nguyên tắc 5W2H, phần mềm cập nhật đơn vị đảm nhận dự án, cá nhân thực hiện công việc. Những đơn vị, cá nhân này cũng sẽ được phân quyền trên hệ thống để cập nhật kết quả công việc. Hơn thế nữa, nhà quản lý hoàn toàn có thể nắm bắt nhanh số lượng công việc mỗi nhân viên đang đảm nhận. Số lượng và chất lượng dự án/ công việc của mỗi thành viên trong team sẽ được thống kê và báo cáo trên phần mềm. Việc này là rất cần thiết để nhà quản lý xây dựng kế hoạch tối ưu nguồn nhân lực và hiệu suất công việc.

Quản lý ngày công của nhân sự trong dự án

Trên cơ sở hoạt động của dự án được phân rã thành các hoạt động nhỏ và phân công cho nhân sự phụ trách hoặc thực hiện cụ thể, có thể thực hiện chấm công cho nhân sự tham gia dự án. Các thành viên dự án sẽ được định nghĩa vai trò ứng với hệ số lương hoặc đơn giá lương theo ngày công (man-day). Từ đó, trên cơ sở ngày công thực tế hiệu quả của nhân sự được chấm trong dự án, có thể tính được tiền lương tham gia dự án của từng thành viên, từ trưởng dự án đến các thành viên chuyên môn. Lương hoặc ngày công dự án có thể so sánh với lương hoặc ngày công kế hoạch để phân tích hiệu quả.

Quản lý chi phí dự án

Ngoài chi phí nhân công thì các chi phí khác của dự án như vật tư, thuê nhân công bên ngoài cũng cần được quản lý. Với từng hạng mục dự án, phần mềm digiiPM cho phép nhập tay trực tiếp hoặc import từ file Excel từng đợt thanh toán và tổng chi phí. Qua những lần ghi nhận, trưởng dự án có thể cập nhật tiến độ giải ngân. Đây là tính năng thiết yếu dùng để so sánh tiến độ giải ngân theo kế hoạch và thực tế. Từ đó có kế hoạch điều chỉnh hợp lý, bảo đảm tiến độ dự án.

Hệ thống dashboard đa dạng, báo cáo nhanh

Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM có hệ thống dashboard đa dạng, báo cáo chi tiết các thông số liên quan đến sự án: từ tiến độ, chất lượng, chi phí, trạng thái. Các biểu đồ so sánh giữa kế hoạch và kết quả thực tế đều được hiển thị rõ ràng với hệ thống dashboard của digiiPM. Trưởng Dự án  hoàn toàn có thể nắm được bức tranh toàn cảnh cũng như từng khía cạnh của dự án. Ngoài ra, các báo có thể xuất file dưới dạng excel, pdf, phục vụ cho công tác tổng kết, đóng dự án.

Bảng tiến độ đa dự án trên màn hình điều khiển trung tâm

Phần mềm có chế độ hiển thị như một bảng tin có thể chọn hiển thị nhiều kiểu trên bảng tin theo các tiêu chí: tình trạng, kỳ hiển thị, dự án, đơn vị thực hiện… 

Người dùng có thể xem tổng thể các dự án hoặc chi tiết hạng mục dự án. Ngoài ra, các thao tác nhập liệu cũng được tối giản để nhập liệu trực hoặc import theo file mẫu. Tùy vào mức độ quan trọng, người thiết lập có thể chọn các nội dung được hiển thị trên bảng tin. Có thể thiết lập thời gian chạy tự động (bắt đầu, kết thúc), tốc độ chạy bảng tin.

Bảo mật thông tin với nhiều người dùng

Hệ thống được phân quyền chặt chẽ tối ưu đến từng cá nhân được quyền truy cập. Có nhiều chế độ phân quyền như: nhập dữ liệu, xem, sửa, xóa và duyệt dữ liệu cuối kỳ.

Kết luận

Quy trình quản lý thời gian dự án hiệu quả đã được liệt kê và mô tả chi tiết từng bước để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng. Đầu tiên, chúng ta cần xác định các công việc dự án một cách rõ ràng. Dựa trên đó, ước tính thời gian cần thiết cho mỗi công việc để có thể lập được lịch trình dự án chính xác. Sau đó, phân bổ nguồn lực một cách hợp lý và kiểm soát tiến độ dự án để có thể điều chỉnh và cập nhật theo thực tế.