Lập kế hoạch dự án là gì? Tại sao lại quan trọng?

Last updated on 19/08/2023

Khi bắt đầu một dự án mới, lập kế hoạch là một bước quan trọng để đảm bảo dự án diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Việc lập kế hoạch dự án đòi hỏi sự tập trung, kiến thức và kỹ năng quản lý dự án. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách lập kế hoạch dự án hiệu quả và các bước cần thực hiện để đạt được mục tiêu dự án.

Lập kế hoạch dự án là gì?

Kế hoạch dự án là một tài liệu chi tiết và tổ chức, chứa các thông tin cụ thể về cách thực hiện dự án, từng bước tiến hành, phân công công việc, nguồn lực, lịch trình, và các biện pháp kiểm soát và quản lý dự án. Kế hoạch dự án là cơ sở để điều hành, kiểm soát và đánh giá dự án. Nó giúp bạn có cái nhìn tổng quan về dự án, từ đó đưa ra các quyết định và biện pháp hợp lý để đạt được mục tiêu dự án.

Lập kế hoạch dự án là quá trình xác định và sắp xếp các hoạt động, tài nguyên và thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu của dự án. Kế hoạch dự án giúp định hình và tổ chức các hoạt động cụ thể trong dự án, đồng thời đảm bảo rằng các tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả để hoàn thành dự án thành công.

Lập kế hoạch dự án không chỉ là công việc một lần mà nó cần được cập nhật và điều chỉnh theo tiến độ và thay đổi trong quá trình thực hiện dự án. Quan trọng nhất, lập kế hoạch dự án giúp tạo ra sự minh bạch, tăng khả năng dự báo và giảm rủi ro trong quản lý dự án.

Tại sao lập kế hoạch dự án lại quan trọng?

Lập kế hoạch dự án có vai trò quyết định đến sự thành công của dự án. Dưới đây là những lý do chính vì sao việc lập kế hoạch dự án có tầm quan trọng đối với một doanh nghiệp hoặc tổ chức:

1. Xác định hướng đi cho dự án: Khi có kế hoạch dự án chặt chẽ, các thành viên trong nhóm dự án sẽ biết rõ nhiệm vụ của họ và các bước cần thực hiện.
2. Ước lượng và phân bổ tài nguyên một cách hợp lý, kế hoạch dự án đảm bảo sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả, tránh lãng phí và tiết kiệm chi phí.
3. Xác định thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc và xây dựng lịch trình dự án đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn, tránh trễ hạn và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
4. Xác định rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và đề xuất các biện pháp giảm thiểu hoặc giải quyết rủi ro này
5. Tăng cường sự phối hợp và giao tiếp trong dự án, giảm thiểu rủi ro xung đột và sự không rõ ràng trong nhiệm vụ.
6. Đánh giá tiến độ và hiệu suất từ kết quả thực tế với mục tiêu đã đề ra và thúc đẩy sự cải tiến liên tục trong quá trình thực hiện dự án.

Lập kế hoạch dự án giúp định hình chi tiết và đồng thuận về phạm vi, mục tiêu, kế hoạch thực hiện và các yếu tố khác, tạo ra một kế hoạch tổng thể để đảm bảo thành công của dự án.

Các bước để lập kế hoạch chi tiết là gì

Xây dựng mục tiêu của dự án

Xác định các yêu cầu và đối tượng dự án: Tìm hiểu và hiểu rõ về nhu cầu và mong muốn của khách hàng, người sử dụng hoặc các bên liên quan khác liên quan đến dự án.

Đặt mục tiêu SMART: Mục tiêu cần phải cụ thể, đo lường được, khả thi, có ý nghĩa và thời hạn cụ thể

Đưa ra kết quả cuối cùng của dự án: Tập trung vào kết quả cuối cùng đảm bảo rằng dự án được hướng đến mục tiêu chính và không lạc vào các hoạt động không quan trọng.

Xây dựng chiến lược quản lý rủi ro

Các rủi ro tiềm tàng luôn là yếu tố gây cản trở sự thành công của dự án bởi nó nằm ngoài sự kiểm soát của người quản lý dự án. Vì vậy việc xây dựng chiến lược quản lý rủi ro là một phần quan trọng trong các bước lập kế hoạch dự án. Chiến lược này giúp định rõ các biện pháp hạn chế, giảm thiểu và ứng phó với các rủi ro tiềm năng mà dự án có thể đối mặt. Các bước cơ bản để xây dựng chiến lược quản lý rủi ro:

• Xác định các rủi ro tiềm năng
• Ước lượng mức độ ảnh hưởng và xác suất xảy ra
• Phát triển biện pháp hạn chế và ứng phó
• Gắn với lịch trình dự án
• Phân bổ nguồn lực và giám sát rủi ro

Xác định các hoạt động của dự án

Xác định và đánh giá mức độ quan trọng các công việc, nhiệm vụ cần thực hiện để hoàn thành mục tiêu, sản phẩm của dự án

Lập lịch trình hoạt động dự án dựa trên các công việc, nhiệm vụ đã xác định và được đánh giá bằng cách xác định thời gian cần thiết cho mỗi công việc và xác định trình tự thực hiện nhiệm vụ. Nắm bắt thời gian bắt đầu và kết thúc dự kiến của mỗi công việc và liên kết chúng lại với nhau để tạo ra một lịch trình hoàn chỉnh cho dự án. Lịch trình dự án sẽ giúp bạn quản lý thời gian và theo dõi tiến độ dự án.

Ước lượng tài nguyên

Xác định tài nguyên cần thiết cho mỗi công việc trong dự án như số lượng, nhân lực, vật liệu, thiết bị và nguồn lực tài chính của dự án. Đảm bảo rằng có đủ tài nguyên để thực hiện các công việc và đạt được mục tiêu dự án.

Xác định, tuyển chọn và phân công nhân lực phù hợp với vai trò và nhiệm vụ của dự án. Gán công việc cho từng người và xây dựng kế hoạch quản lý nhân sự, bao gồm phần công công việc, giám sát tiến độ và đảm bảo sự hợp tác của nhóm. Điều này đảm bảo rằng dự án có đủ lực lượng và người có kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Thiết lập ngân sách thực hiện dự án

Xác định và lập ngân sách dự án bằng cách ước lượng các khoản chi phí dự án bao gồm chi phí nhân lực, chi phí vật liệu, chi phí thiết bị, chi phí vận hành và bảo trì, và các khoản chi phí khác liên quan. Xác định nguồn tài chính sẽ hỗ trợ thực hiện dự án từ đâu? Ngân sách của tổ chức, vốn đầu tư của các đối tác, khoản vay từ ngân hàng hoặc huy động tài trợ từ các nhà tài trợ.

Xem xét và điều chỉnh ngân sách để đảm bảo rằng nó phù hợp với yêu cầu và phạm vi của dự án. Kiểm tra lại các số liệu và thông tin đã ước tính, đồng thời đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của ngân sách.

Thiết lập ngân sách dự phòng của dự án để đối phó với các tình huống không mong muốn xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.

Theo dõi và đánh giá quá trình thực hiện dự án

• Theo dõi và đánh giá tiến độ và kết quả thực tế của dự án so với kế hoạch đề ra. Điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết để đảm bảo rằng dự án tiến hành theo kế hoạch và đạt được mục tiêu.
• Báo cáo tiến độ và kết quả cho các bên liên quan để đảm bảo rằng mọi người tham gia dự án đều được thông báo và hiểu rõ về tình hình dự án.
• Đánh giá định kỳ để giúp phát hiện sự sai lệch và áp dụng các biện pháp khắc phục kịp thời để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.

Lợi ích của việc lập kế hoạch dự án chi tiết.

Việc lập kế hoạch dự án chi tiết mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho quá trình thực hiện dự án và thành công của dự án. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc lập kế hoạch dự án chi tiết:

1. Xác địnnh rõ mục tiêu cụ thể mà dự án cần đạt được và phạm vi công việc cần thực hiện giúp nhóm dự án tập trung vào việc đạt được kết quả cuối cùng và tránh lạc đề trong quá trình thực hiện.
2. Ước lượng tài nguyên và ngân sách cần thiết cho dự án, bao gồm nhân lực, thiết bị, vật liệu và nguồn tài chính đảm bảo rằng dự án có đủ nguồn lực để thực hiện và tránh tình trạng thiếu hụt tài nguyên.
3. Xây dựng lịch trình cụ thể cho từng giai đoạn và công việc trong dự án cho nhóm dự án biết chính xác khi nào cần hoàn thành mỗi công việc và giúp đảm bảo tiến độ thực hiện dự án.
4. Giúp nhận diện các rủi ro tiềm năng và đánh giá tác động của chúng đến dự án để đưa ra các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu tác động của rủi ro.
5. Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm dự án đảm bảo mỗi người có rõ ràng nhiệm vụ và đóng góp vào thành công của dự án.
6. Theo dõi tiến độ thực hiện, hiệu suất và chất lượng của công việc giúp đưa ra các điều chỉnh và cải tiến cần thiết để đảm bảo dự án diễn ra một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.

Áp dụng phần mềm Quản lý dự án digiiPM để lập kế hoạch dự án chi tiết

digiiPM là phần mềm quản lý dự án chuyên sâu, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý liên dự án – cùng lúc vận hành nhiều dự án khác nhau và có thể sử dụng cùng 1 nhân sự ở cá dự án khác nhau. Phần mềm quản lý dự án phù hợp cho những doanh nghiệp hoạt động theo mô hình dự án như các lĩnh vực Xây dựng, Bất động sản, Tư vấn Quản lý…

Tính năng của Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM

• Lập kế hoạch dự án

Phần mềm quản lý dự án digiiPM được thiết kế dựa trên nền tảng WBS để giúp trưởng dự án quản lý dự án một các nhanh chóng. digiiPM hỗ trợ người dùng tạo dự án, thêm thành viên, tạo danh sách công việc, gán các tham số cho công việc như người phụ trách, thời hạn, cho phép quản lý đa dự án…Giao diện đơn giản giúp tối ưu hiển thị tới người dùng, cho trải nghiệm dễ dàng, thân thiện khi trưởng dự án cùng lúc phải quản lý nhiều dự án. Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM cũng cung cấp các giao diện khác như GANTT chart hoặc Kanban giúp người dùng có nhiều lựa chọn hiển thị kế hoạch dự án tùy theo mục tiêu quản lý.

• Quản lý tiến độ hoạt động dự án

Tình hình tiến độ dự án sẽ luôn được phần mềm digiiPM ghi nhận và báo cáo real-time theo lượt update. Dựa vào những lần cập nhật tiến độ cho từng đầu việc phần mềm có thể cập nhật phần trăm hoàn thành của công việc đó. Trưởng dự án có thể dựa vào các con số phần trăm để đánh giá mức độ đúng hẹn của dự án. Ngoài ra, dựa trên so sánh giữa ngày bắt đầu và deadline, phần mềm có thể đưa ra cảnh báo về tình trạng dự án: Chưa triển khai, đang thực hiện, hoàn thành/ trễ hạn. 

• Quản lý chất lượng và khối lượng của dự án

Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM cho phép nhập số kế hoạch và kết quả hoàn thành khối lượng công việc theo từng dự án. Trưởng dự án có thể điều chỉnh kế hoạch triển khai so với kế hoạch duyệt ban đầu, lưu kế hoạch điều chỉnh, tạo sự linh hoạt cho những thay đổi cần thiết. Phần mềm cũng tự tổng hợp và tính toán mức độ hoàn thành dự án theo kế hoạch được duyệt và đưa ra kết luận, cảnh báo. 

Phần mềm giúp phân loại và lọc dự án theo các tiêu chí (tiến độ – nguyên nhân chậm, tình trạng, đơn vị/ người phụ trách, thời gian, loại dự án, vấn đề và phương án giải quyết – mức độ nghiêm trọng…). 

• Quản lý nhân sự dự án

Theo nguyên tắc 5W2H, phần mềm cập nhật đơn vị đảm nhận dự án, cá nhân thực hiện công việc. Những đơn vị, cá nhân này cũng sẽ được phân quyền trên hệ thống để cập nhật kết quả công việc.  Số lượng và chất lượng dự án/ công việc của mỗi thành viên trong team sẽ được thống kê và báo cáo trên phần mềm. Việc này là rất cần thiết để nhà quản lý xây dựng kế hoạch tối ưu nguồn nhân lực và hiệu suất công việc.

• Quản lý chi phí dự án

Với từng hạng mục dự án, phần mềm digiiPM cho phép nhập tay trực tiếp hoặc import từ file Excel từng đợt thanh toán và tổng chi phí. Qua những lần ghi nhận, trưởng dự án có thể cập nhật tiến độ giải ngân. Đây là tính năng thiết yếu dùng để so sánh tiến độ giải ngân theo kế hoạch và thực tế. Từ đó có kế hoạch điều chỉnh hợp lý, bảo đảm tiến độ dự án.

• Quản lý tài liệu dự án

Các thành viên trong dự án có thể upload tài liệu của dự án hoặc các hạng mục, hoạt động tương ứng. Điều này giúp quản lý đồng bộ tài liệu dự án.

• Hỗ trợ giao tiếp giữa các thành viên trong dự án

Phần mềm có hệ thống giao tiếp, hỗ trợ quá trình trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án một cách tập trung. Tính năng này giúp trưởng dự án và các thành viên có thể quản lý tập trung cả hoạt  động/tiến độ dự án, tài liệu dự án và giao tiếp trong dự án tại một nền tảng thống nhất thay vì quản lý phân tán như tại nhiều DN hiện nay.

• Hệ thống dashboard đa dạng, báo cáo nhanh

Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM có hệ thống dashboard đa dạng, báo cáo chi tiết các thông số liên quan đến sự án: từ tiến độ, chất lượng, chi phí, trạng thái. Các biểu đồ so sánh giữa kế hoạch và kết quả thực tế đều được hiển thị rõ ràng với hệ thống dashboard của digiiPM. 

• Bảng tiến độ đa dự án trên màn hình điều khiển trung tâm

Phần mềm có chế độ hiển thị như một bảng tin có thể chọn hiển thị nhiều kiểu trên bảng tin theo các tiêu chí: tình trạng, kỳ hiển thị, dự án, đơn vị thực hiện… Người dùng có thể xem tổng thể các dự án hoặc chi tiết hạng mục dự án. Ở các công ty lớn như bất động sản hay xây dựng, bảng tiến độ đáp ứng yêu cầu hiển thị nhiều dự án tại một thời điểm trên màn hình trung tâm.

Phần mềm digiiPM có phiên bản miễn phí giới hạn tính năng dành cho người dùng cá nhân và đội nhóm nhỏ, bản Pro cho người dùng trả phí và bản Doanh nghiệp dành cho các doanh nghiệp chuyên nghiệp.

Xem thêm: TOP các phần mềm Quản lý dự án tốt nhât 2023

Kết luận

Như vậy, việc lập kế hoạch dự án chi tiết là điều cần thiết khi bắt đầu thực hiện dự án. Qua bài viết trên, các bạn có lẽ phần nào hiểu được kế hoạch dự án là gì? Làm thế nào để lập kế hoạch dự án chi tiết, hiệu quả làm tăng sự thành công của dự án