Trong cuộc cách mạng 4.0, dữ liệu là nguồn tài nguyên quý của doanh nghiệp. Dữ liệu là nguồn thông tin đầu vào của tất cả hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, hiện nay việc quản trị thông tin lại có rất nhiều thách thức. Để tận dụng tối đa các giá trị từ nguồn thông tin đã xử lý, công ty cần có kế hoạch quản trị tài nguyên hiệu quả. Vì vậy, quản trị dữ liệu hiệu quả là chủ đề luôn thu hút được sự quan tâm lớn.
Dữ liệu là gì?
Dữ liệu là tập hợp các thông tin, số liệu hoặc biểu diễn thực tế được thu thập, lưu trữ và xử lý. Mục đích để phục vụ một yêu cầu nhất định. Dữ liệu có thể được sử dụng để phân tích, dự báo, ra quyết định và tạo ra thông tin có giá trị. Nó có thể sử dụng trong nhiều lĩnh vực như kinh doanh, khoa học, công nghệ, y tế… Dữ liệu tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau:
- Dữ liệu số (Numerical Data): Số liệu thống kê, doanh số, thời gian, giá cả…
- Dữ liệu văn bản (Text Data): Tài liệu, email, bài viết…
- Dữ liệu hình ảnh (Image Data): Ảnh chụp, biểu đồ…
- Dữ liệu âm thanh, video: Ghi âm, phim ảnh…
- Dữ liệu có cấu trúc: Được tổ chức theo định dạng cố định như bảng tính, cơ sở dữ liệu.
- Dữ liệu phi cấu trúc: Không theo định dạng cố định, như bài viết, video, hình ảnh…
Quản trị dữ liệu là gì?
Quản trị dữ liệu (Data Governance) là tập hợp các chính sách, quy trình, tiêu chuẩn và thực tiễn để quản lý thông tin. Mục đích nhằm đảm bảo dữ liệu được quản lý một cách hiệu quả, chính xác, an toàn. Bên cạnh đó, nó còn bao gồm việc tổ chức, kiểm soát và tối ưu hóa dữ liệu. Nó hướng đến mục tiêu cuối cùng là để tạo ra giá trị cho tổ chức.
Các thành phần chính của quản trị dữ liệu
Quản trị dữ liệu bao gồm nhiều khía cạnh quan trọng, có thể chia thành các phần sau:
Chính sách & Quy trình
- Xác định quy tắc về cách thu thập, lưu trữ, sử dụng và bảo vệ dữ liệu.
- Định nghĩa trách nhiệm và quyền hạn của các bên liên quan.
- Tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như GDPR, ISO 27001, HIPAA.
Quản lý chất lượng dữ liệu
- Đảm bảo dữ liệu chính xác, đầy đủ, nhất quán và đáng tin cậy.
- Xác định các tiêu chí đánh giá chất lượng dữ liệu.
- Sử dụng các công cụ để phát hiện và sửa lỗi dữ liệu (Data Cleaning).
Bảo mật dữ liệu & Quyền riêng tư
- Bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập trái phép, mất mát hoặc rò rỉ.
- Mã hóa dữ liệu quan trọng, thiết lập hệ thống xác thực người dùng.
- Kiểm soát truy cập dữ liệu theo vai trò và trách nhiệm (Role-Based Access Control – RBAC).
Quyền sở hữu & Trách nhiệm dữ liệu
- Xác định ai là người chịu trách nhiệm về từng loại dữ liệu.
- Phân công vai trò như Data Owner, Data Steward, Data Consumer.
- Đảm bảo người dùng hiểu cách sử dụng dữ liệu đúng đắn.
Quản lý vòng đời dữ liệu (Data Lifecycle Management – DLM)
- Quản lý dữ liệu từ khi được tạo ra đến khi bị loại bỏ.
- Định nghĩa các giai đoạn: tạo dữ liệu, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ, sao lưu và xóa bỏ.
- Giảm dữ liệu dư thừa để tối ưu dung lượng lưu trữ.
Tại sao quản trị dữ liệu lại trở nên quan trọng?
Quản trị dữ liệu trở nên quan trọng vì nó giúp doanh nghiệp và tổ chức khai thác tối đa giá trị của dữ liệu. Đồng thời đảm bảo tính chính xác, bảo mật và tuân thủ các quy định pháp lý.
Quản trị dữ liệu giúp ra quyết định chính xác hơn
Dữ liệu được quản trị tốt giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn bằng cách cung cấp thông tin đáng tin cậy, giảm sai sót và rủi ro. Khi dữ liệu được tổ chức chặt chẽ, doanh nghiệp có thể phân tích xu hướng, tối ưu hóa quy trình và cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng hiệu quả hơn. Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất hoạt động mà còn giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với thay đổi và duy trì lợi thế cạnh tranh.
Tối ưu hóa quy trình giúp tăng hiệu quả bảo mật và tuân thủ pháp luật
Khi dữ liệu được tổ chức và quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc. Như vậy để giảm trùng lặp, sai sót và nâng cao hiệu suất hoạt động. Đồng thời, trong bối cảnh ngày càng nhiều quy định về bảo vệ dữ liệu như GDPR hay PDPA, quản trị dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ pháp luật, giúp doanh nghiệp tránh vi phạm và các rủi ro pháp lý, từ đó duy trì sự ổn định và phát triển bền vững.
Khai thác giá trị dữ liệu gia tăng lợi thế cạnh tranh
Dữ liệu là một tài sản quan trọng. Nó giúp doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh bằng cách cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng. Từ đây, dự báo xu hướng thị trường và phát triển sản phẩm/dịch vụ phù hợp hơn. Khi được khai thác hiệu quả, dữ liệu không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu khách hàng mà còn tối ưu hóa chiến lược kinh doanh, nâng cao khả năng thích ứng với thay đổi và duy trì vị thế dẫn đầu trong ngành.
Thách thức trong quá trình quản trị dữ liệu
“Nếu không quản trị dữ liệu hiệu quả, sẽ đến một thời điểm dữ liệu kiểm soát con người thay vì con người có thể kiểm soát dữ liệu”, ông Pierre Bonnet – nhà sáng lập Smart-up.org kiêm Giám đốc vận hành Orchestra Networks khẳng định.
Thời của dữ liệu
Từ khi mới ra đời, Facebook, Twitter hay các mạng xã hội khác đã phần nào định hình lại cách mà con người kết nối với nhau thông qua Internet. Theo thời gian, các kết nối này không còn dừng lại giữa người với người. Nó đã mở rộng với mọi thiết bị, nền tảng cũng như tất cả khía cạnh trong cuộc sống.
Hiện tại, những kết nối như vậy đã và đang tạo ra một lượng dữ liệu khổng lồ. Từ lĩnh vực giáo dục, thể thao, giải trí cho đến y tế, tài chính, tổ chức thành phố thông minh… Và điều này làm cho hệ sinh thái số xung quanh chúng ta thay đổi nhanh chóng.
Tham khảo: Top 10 phần mềm quản lý tài liệu 2024
Hàng loạt công nghệ tiên tiến xoay quanh nguồn dữ liệu ra đời
Từ đây, hàng loạt những công nghệ tiên tiến xoay quanh các nguồn dữ liệu đã được ra đời. Có thể kể đến như: Dữ liệu lớn (Big Data), Trí tuệ nhân tạo (AI), IoT (Internet Vạn vật)…
Tuy nhiên, theo giới chuyên gia, 90% các dữ liệu đang được sản sinh ra. Hiện nay chủ yếu là những dữ liệu không có cấu trúc, quy hoạch. Nhưng nguy hiểm hơn là một nửa trong số những dữ liệu không có cấu trúc đó lại không được bảo vệ một cách nghiêm túc.
Ông Pierre Bonnet, nhà sáng lập Smart-up.org kiêm Giám đốc vận hành Orchestra Networks, một trong những công ty uy tín về quản trị dữ liệu, cho biết: “Internet dữ liệu xuất hiện xung quanh con người và cho thấy rất nhiều điều về con người, trong khi bản thân con người lại không biết nhiều về dữ liệu”.
Cần có sự kiểm soát tốt về dữ liệu
Theo ông Pierre Bonnet, dữ liệu về con người và cuộc sống xung quanh một người, một nhóm người có thể được thu thập về lưu trữ ở bất cứ đâu trên thế giới, thông qua hệ thống internet, mạng xã hội, những tiện ích khác… mà họ chưa hiểu để kiểm soát được. Lượng dữ liệu thu thập đó đến một thời điểm nhất định sẽ có khả năng kiểm soát được cá nhân hay nhóm người liên quan đến dữ liệu.
Đồng thời, vị chuyên gia cũng cho rằng, dữ liệu đóng vai trò quyết định trong hầu hết kết quả kinh doanh, kế hoạch phát triển dài hạn của một doanh nghiệp, ngành nghề, lĩnh vực hay Chính phủ của một quốc gia.
Dữ liệu là thành phần cực kỳ quan trọng. Với hơn 60% người dân sử dụng Internet, Việt Nam là quốc gia đứng thứ 16 trên thế giới về số lượng người sử dụng Internet cùng với đó là lượng dữ liệu cực lớn.
Doanh nghiệp Việt nam quản trị dữ liệu chưa tốt
Ông Pierre đánh giá, đa số doanh nghiệp tại Việt Nam chưa nắm được cách quản trị được dữ liệu đó. Chẳng hạn, như tại Việt Nam, nguồn dữ liệu về ngân hàng lại rất lớn. Tuy nhiên, nó lại chưa được kết nối để phân tích được hành vi tiêu dùng, trình độ học vấn… Thêm vào đó, ranh giới giữa việc khai thác dữ liệu và xâm phạm đời tư rất mờ nhạt. Một loạt các vụ việc rò rỉ thông tin khách hàng của các doanh nghiệp là minh chứng rõ rệt.
Chính vì vậy, Giám đốc vận hành Orchestra Networks tin rằng, thách thức lớn nhất của doanh nghiệp Việt Nam trong thời đại 4.0 là quản trị dữ liệu.
Quản trị dữ liệu là thách thức lớn nhất
Với gần 20 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp quản trị dữ liệu, ông Pierre Bonnet tin tưởng, hoàn toàn có thể giúp các doanh nghiệp Việt Nam vượt qua thách thức này với giải pháp Master Data Management.
Có thể hiểu Master Data Management (MDM) là một công cụ quản trị dữ liệu tất cả-trong-một. Nó cho phép tất cả dữ liệu được tập trung đến một điểm tham chiếu duy nhất. Với MDM, các doanh nghiệp sẽ có trong tay cả dữ liệu tham khảo và dữ liệu phân tích để hỗ trợ ra quyết định.
Tất nhiên, để quản trị dữ liệu hiệu quả, thì ngoài yếu tố công cụ, các nhân sự hoạt động trong lĩnh vực phân tích, cấu trúc dữ liệu cũng rất đáng được quan tâm.
Việt Nam đang đứng trước cơ hội lớn để vươn lên trong lĩnh vực quản trị dữ liệu
“Việt Nam đang đứng trước cơ hội rất lớn để vươn lên trong lĩnh vực quản trị dữ liệu. Bởi thực tế, trình độ kỹ sư công nghệ thông tin ở Việt Nam đứng hàng đầu châu Á, ngang với trình độ kỹ sư công nghệ thông tin tại Pháp”, ông Pierre Bonnet đánh giá.
Vị chuyên gia này cho biết, kể từ khi bắt đầu hoạt động tại Việt Nam vào năm 2017, Orchestra Networks đã có 45 kỹ sư chất lượng cao tập trung vào việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm. Mục tiêu của công ty là nâng tổng số kỹ sư làm việc tại Việt Nam lên 100 người. Orchestra Networks hiện là một trong 3 công ty hàng đầu về giải pháp MDM. Công ty này hiện có hơn 200 khách hàng lớn trên thế giới. Trong đó phải kể đến một số tên tuổi như Citibạnk, United Technology, Burger King…
4 bước cơ bản để quản trị dữ liệu hiệu quả
Hầu như mọi doanh nghiệp ngày nay đều đối mặt với thách thức trong quản trị dữ liệu. Vậy làm cách nào để tận dụng khối lượng dữ liệu lớn mà không phải tăng quy mô và chi phí cho phòng IT?
Tất nhiên là vẫn có những giải pháp phù hợp cho thách thức trên. Sau đây là 4 bước mà ITers có thể thực hiện để quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.
Có cái nhìn tổng thể
Điều kiện tiên quyết để giải quyết một vấn đề là bạn phải hiểu rõ vấn đề đó. Tương tự, bạn cần nhìn toàn diện và sâu sắc về lượng dữ liệu mà doanh nghiệp đang nắm giữ.
Nếu bạn không hiểu rõ dữ liệu nào là quan trọng, và do đó cần ưu tiên nguồn lực. Dữ liệu không quá quan trọng thì kinh phí cho hoạt động lưu trữ và phân tích sẽ bị phung phí.
Bạn có thể dùng những phần mềm chuyên dụng, dựa trên metadata. Mục đích để xác định các yếu tố như một file dữ liệu cụ thể được mở lần cuối khi nào, được thay đổi khi nào, bởi ai, bằng ứng dụng nào… Những dữ liệu không được truy cập, chỉnh sửa sau một thời gian nhất định (1 tháng, 1 năm…) nên được xác định là dữ liệu ưu tiên thấp. Thêm nữa có thể được chuyển sang các hệ thống lưu trữ có hiệu năng và chi phí thấp.
Trước khi bắt tay vào xử lý các vấn đề khác, bạn cần phải có được cái nhìn tổng thể trước. Bạn cần tìm về tình hình dữ liệu được xử lý như thế nào trên toàn doanh nghiệp. Từ cái chung lớn của doanh nghiệp đến từng bộ phận riêng lẻ.
Tích hợp các giải pháp lưu trữ
Theo một khảo sát được thực hiện vào 2016 thì đa số các tập đoàn lớn đang sử dụng hơn 20 giải pháp lưu trữ dữ liệu khác nhau. Ngay cả những doanh nghiệp quy mô nhỏ cũng đang vận hành cùng lúc nhiều hệ thống lưu trữ. Khi doanh nghiệp phát triển thì quy mô các hệ thống này cũng ngày càng mở rộng. Như vậy sẽ ngốn của doanh nghiệp một khoản chi phí không nhỏ về cả cơ sở hạ tầng và phần mềm.
Bên cạnh đó, dữ liệu cũng có thể được di chuyển nhanh chóng giữa các hệ thống lưu trữ. Việc di chuyển không ảnh hưởng đến hoạt động của các phần mềm đang sử dụng dữ liệu đó. Vì vậy, những dữ liệu quan trọng có thể được ưu tiên chuyển đến các server hoặc giải pháp lưu trữ có hiệu năng cao, trong khi dữ liệu có tầm ưu tiên thấp được đưa sang các server hay giải pháp lưu trữ có chi phí thấp và hiệu năng thấp hơn. Ngoài ra, bạn cũng sẽ tránh được quá trình di chuyển dữ liệu vốn tiêu tốn rất nhiều công sức.
Lưu trữ dữ liệu trên đám mây (cloud) hay hướng đối tượng (object storage)
Bổ sung thêm các giải pháp lưu trữ dữ liệu trên đám mây hay hướng đối tượng là một cách giúp doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí IT. Thách thức lớn nhất là việc tích hợp giải pháp lưu trữ trên mây với các giải pháp khác của doanh nghiệp.
Một điểm lưu ý khi dữ liệu được lưu trữ đám mây là việc di chuyển dữ liệu trở lại các hệ thống lưu trữ tại chỗ. Doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo việc di chuyển ở cấp độ file khi cần thiết.
Nhìn chung, đưa dữ liệu lên đám mây sẽ ít tốn kém hơn quá trình ngược lại. Dữ liệu khi được đưa lên đám mây thường được chống trùng lặp (deduplication). Nếu muốn đưa dữ liệu trở lại hệ thống lưu trữ, bạn cần đảo ngược quá trình và tái lập các data chunk. Nếu không cân nhắc thấu đáo, lợi thế về chi phí của công nghệ đám mây có thể biến mất.
Tự động hóa quản lý dữ liệu
Bước cuối cùng để hoàn thiện quy trình quản lý dữ liệu doanh nghiệp là tự động hóa. Một số nhà cung cấp giải pháp lưu trữ có thể cung cấp khả năng này cho riêng từng giải pháp hay cho toàn bộ hệ sinh thái các giải pháp của mình. Nếu muốn tự động hóa toàn bộ các hoạt động quản lý dữ liệu trên nhiều hệ thống lưu trữ thì bạn có thể tìm đến các phần mềm quản lý metadata (metadata engine). Trong tương lai gần, phần mềm có thể tự nhận biết những hình mẫu. Ví dụ như dữ liệu nào được sử dụng nhiều vào cuối mỗi tháng, mỗi quý. Thêm nữa có thể tự di chuyển vào những hệ thống lưu trữ hiệu suất cao nếu được đặt sẵn.
Netflix và bài học về tầm quan trọng của việc phân tích dữ liệu
Netflix không chỉ là nền tảng xem phim trực tuyến hàng đầu mà còn là bậc thầy trong việc khai thác dữ liệu. Mục đích để tối ưu hóa trải nghiệm và tạo ra những nội dung hấp dẫn. Nhờ sức mạnh dữ liệu, Netflix vừa đáp ứng nhu cầu giải trí, vừa định hình xu hướng toàn cầu.
Cá nhân hóa là chìa khóa giữ chân khách hàng
Khách hàng ngày càng mong đợi những trải nghiệm được thiết kế riêng cho họ. Netflix đã sử dụng dữ liệu để cá nhân hóa nội dung. Mục đích nhằm giúp người dùng cảm thấy nền tảng này “hiểu” sở thích của họ. Cá nhân hóa giúp tăng trải nghiệm người dùng. Đồng thời, giữ chân khách hàng và nâng cao giá trị vòng đời khách hàng (CLV).
👉 Ứng dụng thực tiễn:
- Thương mại điện tử có thể cá nhân hóa danh sách sản phẩm đề xuất.
- Ngành ngân hàng có thể đưa ra ưu đãi tài chính phù hợp với từng khách hàng.
- Các nền tảng giáo dục có thể cá nhân hóa lộ trình học tập.
Ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính
Netflix không đầu tư nội dung theo cảm giác mà dựa vào dữ liệu thực tế từ người dùng. Điều này giúp họ giảm rủi ro khi ra mắt phim mới và tối ưu hóa lợi nhuận. Dữ liệu giúp giảm thiểu rủi ro, tăng độ chính xác và tối ưu hiệu suất kinh doanh.
👉 Ứng dụng thực tiễn:
- Doanh nghiệp nên phân tích dữ liệu thị trường trước khi tung ra sản phẩm mới.
- Các công ty có thể sử dụng dữ liệu khách hàng để tối ưu chiến lược bán hàng.
- Doanh nghiệp startup có thể dựa vào dữ liệu người dùng để điều chỉnh mô hình kinh doanh.
Không ngừng thử nghiệm để tối ưu hiệu quả
Netflix liên tục thử nghiệm (A/B Testing) để tìm ra phiên bản giao diện, ảnh bìa, trailer hấp dẫn nhất với từng nhóm khách hàng. Không có gì hoàn hảo ngay từ đầu. Việc liên tục thử nghiệm và cải tiến sẽ giúp doanh nghiệp đạt kết quả tốt nhất.
👉 Ứng dụng thực tiễn:
- Website thương mại điện tử có thể thử nghiệm nhiều giao diện để tăng tỷ lệ chuyển đổi.
- Các doanh nghiệp SaaS có thể thử nghiệm nhiều gói giá khác nhau để tìm mô hình tối ưu.
- Marketers có thể chạy thử nhiều phiên bản quảng cáo để xác định mẫu nào hiệu quả nhất.
Dữ liệu giúp tối ưu hóa vận hành và tiết kiệm chi phí
Netflix sử dụng dữ liệu để dự đoán nhu cầu xem phim, giúp tối ưu băng thông và giảm chi phí vận hành. Dữ liệu không chỉ giúp nâng cao doanh thu mà còn giúp tiết kiệm chi phí vận hành đáng kể.
👉 Ứng dụng thực tiễn:
- Doanh nghiệp sản xuất có thể dự báo nhu cầu để tối ưu hóa kho hàng.
- Ngành logistics có thể phân tích dữ liệu để tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển.
- Các doanh nghiệp bán lẻ có thể sử dụng dữ liệu để tối ưu hóa số lượng nhân viên theo giờ cao điểm.
Hiểu khách hàng để tiếp thị hiệu quả hơn
Netflix không quảng cáo tràn lan mà sử dụng dữ liệu để tiếp cận đúng người, đúng nội dung, đúng thời điểm. Dữ liệu giúp tối ưu chi phí marketing, tăng hiệu quả tiếp thị và cải thiện tỷ lệ chuyển đổi.
👉 Ứng dụng thực tiễn:
- Doanh nghiệp có thể cá nhân hóa email marketing dựa trên sở thích khách hàng.
- Các thương hiệu thời trang có thể nhắm mục tiêu quảng cáo dựa trên lịch sử mua hàng.
- Ngành du lịch có thể gửi ưu đãi phù hợp với hành vi tìm kiếm của khách hàng.
Quản trị dữ liệu giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, bảo mật và tuân thủ pháp luật. Đồng thời khai thác tối đa giá trị dữ liệu để nâng cao hiệu suất và tạo lợi thế cạnh tranh. Bằng cách thực hiện 4 bước quan trọng, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chính xác hơn. Từ đây, tiếp tục tối ưu quy trình và thích ứng nhanh với thị trường. Trong thời đại số hóa, quản trị dữ liệu không còn là lựa chọn mà trở thành bắt buộc để doanh nghiệp phát triển bền vững.
