5 bước xây dựng quy trình quản lý kinh doanh - Hiệu Quả

Post Views: 1,720

Rate this post

Last updated on 12/07/2022

Nội dung

1. Quản lý quy trình kinh doanh là gì?

Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là một cách tiếp cận có cấu trúc để cải thiện các quy trình mà tổ chức sử dụng để hoàn thành công việc, phục vụ khách hàng và tạo ra giá trị kinh doanh. Quy trình kinh doanh là một hoạt động hoặc một tập hợp các hoạt động giúp hoàn thành các mục tiêu của tổ chức, chẳng hạn như tăng lợi nhuận hoặc thúc đẩy sự đa dạng của lực lượng lao động.

BPM sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để cải thiện quy trình kinh doanh bằng cách phân tích quy trình đó, mô hình hóa cách thức hoạt động của nó trong các tình huống khác nhau, thực hiện các thay đổi, giám sát quy trình mới và liên tục cải thiện khả năng thúc đẩy các kết quả và mục tiêu kinh doanh mong muốn.

BPM cần được xây dựng toàn diện để tạo giá trị chô khách hàng và doanh nghiệp

Quản lý quy trình kinh doanh được hiểu theo một nghĩa rộng là quy tắc, chiến thuật, mục tiêu kinh doanh và các yếu tố khác mà nó bao gồm liên tục thay đổi. Trong những năm qua, BPM đã áp dụng nhiều phương pháp tối ưu hóa khác nhau, từ Six Sigma và quản lý tinh gọn đến Agile.

2. Lợi ích của việc thực hiện quản lý quy trình kinh doanh là gì?

Quản lý Quy trình Kinh doanh giúp các tổ chức tiến tới chuyển đổi kỹ thuật số toàn diện và giúp họ thực hiện các mục tiêu lớn hơn của tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng BPM trong doanh nghiệp của bạn:

Cải thiện sự nhanh nhạy trong kinh doanh

Việc thay đổi và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh của tổ chức là cần thiết để theo kịp các điều kiện thị trường. BPM cho phép các tổ chức tạm dừng các quy trình kinh doanh, thực hiện các thay đổi và thực thi lại chúng. Thay đổi quy trình làm việc, cũng như sử dụng lại và tùy chỉnh chúng, cho phép các quy trình kinh doanh trở nên nhanh nhạy hơn và cung cấp cho tổ chức những hiểu biết sâu sắc hơn về tác động mà các sửa đổi quy trình có.

Giảm chi phí và tăng doanh thu

Một công cụ quản lý quy trình kinh doanh loại bỏ các nút thắt cổ chai, giúp giảm đáng kể chi phí theo thời gian. Tác dụng của việc này có thể là giảm thời gian bán sản phẩm, giúp khách hàng tiếp cận nhanh chóng với các dịch vụ và sản phẩm, dẫn đến doanh số bán hàng cao hơn và cải thiện doanh thu. Các giải pháp BPM cũng có thể phân bổ và theo dõi các nguồn lực để giảm lãng phí, điều này cũng có thể giảm chi phí và dẫn đến lợi nhuận cao hơn.

Hiệu quả cao hơn

Việc tích hợp các quy trình kinh doanh mang lại tiềm năng cải tiến từ đầu đến cuối về hiệu quả quy trình. Với thông tin phù hợp, chủ sở hữu quy trình có thể theo dõi chặt chẽ sự chậm trễ và phân bổ các nguồn lực bổ sung nếu cần. Tự động hóa và loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, tăng thêm hiệu quả trong quy trình kinh doanh.

Khả năng hiển thị tốt hơn

BPM cho phép đảm bảo giám sát thời gian thực các chỉ số hiệu suất chính. Tính minh bạch nâng cao này dẫn đến việc quản lý tốt hơn và khả năng sửa đổi cấu trúc và quy trình một cách hiệu quả trong khi theo dõi kết quả.

Tuân thủ, An toàn và Bảo mật

Một BPM toàn diện đảm bảo rằng các tổ chức tuân thủ các tiêu chuẩn và luôn cập nhật luật pháp. BPM cũng có thể thúc đẩy các biện pháp an toàn và bảo mật bằng cách ghi lại các thủ tục một cách hợp lý và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tuân thủ. Do đó, các tổ chức có thể khuyến khích nhân viên của họ bảo vệ tài sản của tổ chức, chẳng hạn như thông tin cá nhân và tài nguyên vật chất khỏi bị lạm dụng, mất mát hoặc trộm cắp.

5 bước xây dựng quy trình kinh doanh

Bước 1: Thiết kế

Các nhà phân tích kinh doanh xem xét các quy tắc kinh doanh hiện tại, phỏng vấn các bên liên quan khác nhau và thảo luận về các kết quả mong muốn với ban giám đốc. Mục tiêu của giai đoạn thiết kế quy trình là hiểu được các quy tắc kinh doanh và đảm bảo kết quả có phù hợp với các mục tiêu của tổ chức hay không.

Đây được coi là bước vô cùng quan trọng khi nó là kim chỉ nam tạo ra một quy trình kinh doanh phù hợp với doanh nghiệp. Xác định đúng mục tiêu và đầu ra, xây dựng quy trình sẽ chuẩn xác và sát thực với đặc điểm kinh doanh của công ty mình. Sử dụng nguyên tắc 5W1H để xác định đầy đủ cả yếu tố của một kế hoạch hoặc dự án.

WHY? Mục tiêu của công việc

Trả lời câu hỏi Why chính là xác định mục đích của công việc.Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kinh doanh? Quy trình quản lý giúp giải được bài toán gì của phòng kinh doanh (chi phí, hiệu suất, nhân lực). Nếu không thì tương lai sẽ như thế nào?

WHAT? Xác định công việc cần làm

Những nhà xây dựng kế hoạch cần xác định nhiệm vụ chính xác cần thực hiện để đáp ứng mục tiêu công việc bằng cách liệt kê chi tiết những nội dung, yêu cầu, kết quả đầu ra, kỳ vọng sau khi xây dựng quy trình kinh doanh.

WHO? Ai là người tiến hành công việc

Trả lời câu hỏi Who, nghĩa là trả lời ai là người sẽ tham gia xây dựng quy trình. Để xây dựng quy trình cho một bộ phận, phòng ban cần có sự tham gia của các cán bộ quản lý, leader team. Và đôi khi là cả sự góp ý của nhân viên – người trực tiếp sẽ thực hiện quy trình.

WHEN? WHERE? Thời hạn và địa điểm diễn ra công việc?

Trả lời câu hỏi When cần cân nhắc mục tiêu công việc và nguồn lực. Thời gian quá xông xênh có thể khiến người tham gia xao nhãng. Ngược lại, deadlines quá gấp có thể ảnh hưởng chất lượng công việc. Trong khi đó, nơi diễn ra – nội dung cần lên quy trình đã được xác định từ ban đầu.

HOW? Công việc cần làm như thế nào?

How – Ở bước này, bản mô tả quy trình cần vạch rõ các thức thực hiện công việc, các loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn cho công việc, cách thức vận hành máy móc…

Bước 2: Mô hình hóa

Mô hình hóa đề cập đến việc xác định và trình bày các quy trình mới để hỗ trợ các quy tắc kinh doanh hiện tại cho các bên liên quan khác nhau.

Đã đến lúc doanh nghiệp cần cụ thể hóa quy trình của họ trên giấy hoặc máy tính. Sử dụng Flowchart (hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình), để minh họa trực quan hóa các bước trong quy trình thành những hình ảnh đơn giản, bao gồm các bước/ công việc, các điều kiện thay đổi kết quả,…

Bước 3: Thực hiện

Thực thi quy trình nghiệp vụ bằng cách thử nghiệm quy trình này trực tiếp với một nhóm nhỏ người dùng trước và sau đó mở quy trình đó cho tất cả người dùng. Trong trường hợp quy trình làm việc tự động, hãy điều chỉnh quy trình một cách giả lập để giảm thiểu lỗi.

Bước 4: Theo dõi

Thiết lập các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) và theo dõi các chỉ số dựa trên chúng bằng cách sử dụng các báo cáo hoặc trang tổng quan. Điều cần thiết là tập trung vào các chỉ số vĩ mô hoặc vi mô – toàn bộ quy trình so với các phân đoạn quy trình.

Bước 5: Tối ưu hóa

Với một hệ thống báo cáo hiệu quả, một tổ chức có thể hướng các hoạt động theo hướng tối ưu hóa hoặc cải tiến quy trình một cách hiệu quả. Tối ưu hóa Quy trình Kinh doanh (BPO) là việc thiết kế lại các quy trình kinh doanh để hợp lý hóa và nâng cao hiệu quả quy trình cũng như tăng cường sự liên kết của các quy trình kinh doanh riêng lẻ với một chiến lược toàn diện.

Các hạng mục quản lý quy trình kinh doanh

Bởi vì BPM rất rộng và thường bao gồm đến nhiều khía cạnh, tuy nhiên BPM thường tập trung ở 3 khía cạnh.

Tập trung vào hệ thống

Loại BPM này tập trung vào các quy trình liên quan đến quy trình công việc trong các hệ thống kinh doanh hoạt động mà không cần nhiều sự can thiệp của con người và được tích hợp vào các ứng dụng doanh nghiệp. Các quy trình tự động trong quản lý quan hệ khách hàng và hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là hai ví dụ.

Lấy con người làm trung tâm

BPM cũng có thể tập trung vào các quy trình mà mọi người xử lý. Các quy trình này bao gồm các quy trình trong các ứng dụng kinh doanh có các tính năng được thiết kế để tương tác với con người, chẳng hạn như giao diện người dùng được thiết kế tốt, cảnh báo và thông báo.

Tập trung vào tài liệu

Cách tiếp cận này tập trung vào các tài liệu, chẳng hạn như quá trình định dạng, ký kết và xác minh hợp đồng. Thông thường, các công cụ quản lý quy trình nghiệp vụ chuyên về một nhiệm vụ cụ thể tập trung vào tài liệu, chẳng hạn như ký tài liệu.