Giao việc không đơn thuần chỉ là công việc hằng ngày hàng tuần của nhà quản lý. Nó còn được xem là một nghệ thuật trong bộ môn quản lý, được áp dụng dựa trên các nguyên tắc giao việc để đạt hiệu quả cao nhất. Các nguyên tắc giao việc không chỉ đơn giản hiểu người hiểu việc và nó còn dựa trên 3 trụ cột chính về sự rõ ràng, lòng tin và thái độ cộng tác cần có. Ba nguyên tắc này, giúp cho nhà quản lý có một tác phong giao việc nhanh chóng, gãy gọn đồng thời đảm bảo tinh thần cộng tác, nâng cao chất lượng công việc.
Nguyên tắc giao việc: HÃY RÕ RÀNG
1. RÕ RÀNG trong yêu cầu công việc
Đây là một trong những nguyên tắc cơ bản và quan trọng nhất khi bắt tay giao việc. Bởi lẽ, một bản mô tả rõ ràng sẽ giúp nhà quản lý xác định những yêu cầu công việc cần thiết để hoàn thành công việc. Từ đó, trên vài trò nhà quản lý, họ có thể giao việc đúng với khả năng của từng nhân sự. Nếu xem nhẹ nguyên tắc giao việc này, nhà quản lý dễ làm lãng phí nguồn lực, chưa phát huy hết khả năng của nhân sự đó. Hoặc cản trở nhịp công việc nếu việc này quá sức với nhân sự đó. Một bản mô tả được đề cập đầy đủ về yêu cầu, tính chất, kỹ năng cần thiết và trách nhiệm giúp nhân sự thực hiện mường tượng rõ hơn về quy trình và cách tiếp cận công việc.
2. RÕ RÀNG thời gian giao việc
Khi giao công việc xuống, nhà quản lý nên đề cập rõ ràng đến thời hạn bàn giao kết quả hay mốc thời gian báo cáo hoạt động. Điều này là cần thiết để nhân sự có thể phân bổ thời gian hợp lý. Bởi lẽ, thông thường, họ có xu hướng hoàn thành nốt công việc dang dở trước khi bắt tay làm việc mới. Nếu công nhận thấy có sự gấp rút về mặt thời gian họ có xu hướng trì hoãn. Việc không tường minh trong giờ giấc trả kết quả dẫn đến khái niệm về deadline của hai bên không thống nhất, tạo ra sự ngập ngừng trong workflow.
Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý công việc đa nhiệm – digiiTeamW
Thay vì một deadline mập mờ “làm sớm nhất cho anh”, “mai gửi lại cho chị”, “đầu tuần tới báo cáo” thì nhà quản lý hãy đưa ra những con số cụ thể. Ví dụ như “3 giờ chiều mai nhất định xong để trình giám đốc”, “làm gấp nhé, trước 5 giờ chiều phải xong để mai đến chị phê duyệt”. Với thời gian cụ thể và mức độ cấp thiết được đề cập, nhân sự nhân việc có thể sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và hoàn thành đúng hạn.
3. RÕ RÀNG trong trách nhiệm của người phụ trách
Một tâm lý chung, đặc biệt với những nhân sự với vào nghệ, mới đảm đi làm, họ sợ làm phật ý sếp, nên luôn hỏi ý kiến sếp dù là những việc nhỏ nhất. Vô hình, họ không có quyền tự quyết, loại bỏ yếu tố sáng tạo đổi mới mà như một cái máy hoàn thành lời chỉ dẫn của cấp trên. Vậy nên, khi giao việc, nhà quản lý cũng cần giao tiếp một cách thẳng thắn về vai trò, nhiệm vụ, chức năng và quyền hạn của người đảm nhận. Việc này rất cần thiết giúp nhân sự nắm bắt tốt hơn phạm vi, mức độ tham gia của cá nhân và mức độ phân quyền trong công việc.
Tìm hiểu thêm: Điều gì làm nên một phần mềm Giao Việc (Task Management) tốt nhất cho doanh nghiệp?
Một mặt, việc này tạo cảm giác tự tin, độc lập ra quyết định để đẩy nhanh luồng công việc. Mặt khác, tránh tình trạng vượt quyền, tự ý quyết định những việc quá phạm vi quyền hạn hay trách nhiệm được giao. Sau cùng, nhịp độ thực hiện công việc được đẩy nhanh, người nhân sự cũng được sáng tạo trong cách thức hoàn thành nhiệm vụ.
Nguyên tắc giao việc: HÃY TIN TƯỞNG
4.TIN TƯỞNG để không can dự quá sâu vào quy trình làm việc
Hãy tập trung quản lý hiệu suất. Việc cầm tay chỉ việc khi bắt đầu giao việc là điều cần thiết để nhân sự nhanh chóng nắm bắt và bắt nhịp công việc. Tuy nhiên việc liên tục giám sát quy trình làm việc, tham gia vào mỗi thao tác và quyết định thay luôn nhân sự lại đang đi ngược lại với lợi ích của giao việc. Điều ấy chứng tỏ nhà quản lý đang thiếu sự tin tưởng. Không những không nâng cao chất lượng công việc mà còn làm giảm workflow. Nhà quản lý dễ bị phân tâm vào những việc lặt vặt mà quên đi công việc chính là quản lý chiến lược.
Mặt khác, nó tạo ra một tâm lý e dè, khi nhân sự phải đưa ra quyết định. Tâm lý sợ sai, sợ không đúng ý sếp khiến nhân viên luôn rụt rè lưỡng lự, dần dà nó hình thành tâm lý phòng vệ, mất đi sự chủ động, độc lập. Ngoài ra nó cũng tạo ra một tấm kính cản trở sự sáng tạo, một tâm lý tiêu cực khi nhân viên không có quyền làm chủ. Họ có cảm giác như mình bị sai vặt, không có cảm hứng.
Tìm hiểu thêm:Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW – KPI, OKR
5. TIN TƯỞNG năng lực người được giao
Khi đã quyết định dùng người thì nhà quản lý phải tin và lựa chọn của mình và năng lực, phẩm chất của người được giao. Tuy nhiên sự tin tưởng không không phải tự nhiên mà có, nó dựa trên sự đánh giá, quan sát, kiểm chứng năng lực của nhân viên. Vậy nên để áp dụng nguyên tắc này, nhà quản lý cần hiểu rõ điểm mạnh điểm yếu của từng nhân sự cũng như nắm bắt mạch lạc tính chất và yêu cầu công việc để gắn đúng người vào đúng vị trí. Khi có sự an tâm ở nhân viên, trước tiên nhà quản lý có thể chuyên tâm giải quyết các việc mang tính chiến lược. Ngoài ra, trao nhau niềm tin nó là một người động lực vô hình nhưng rất to lớn cho nhân sự.
Nguyên tắc giao việc: HÃY CỘNG TÁC
6. CỘNG TÁC để cùng đạt hiệu quả tốt
Đúng, mục đích cuối cùng của giao việc là phân chia công việc hợp lý nhằm tạo ra kết quả tốt nhất. Như vậy hãy giao việc để có thể tận dụng tối đa khả năng của nhân viên, chứ không phải thực hiện những công việc giúp quản lý rảnh tay. Mối quan hệ giữa quản lý và team nhân viên nên dựa trên cơ sở cộng tác cũng hỗ trợ nhau hoàn thành. Trong môi trường cộng tác, nhà quản lý nên nhìn nhận nhân viên của mình là người “cộng sự”, cùng nhau tạo nên giá trị chung. Hãy bỏ qua những nguyên tắc cấp trên cấp dưới cứng nhắc để và giao việc, giao trách nhiệm, giao quyền hạn thỏa đáng.
Với tinh thần cộng tác cởi mở, nó tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, thúc đẩy trao đổi và giao tiếp. Khi giao việc có hệ thống, nó loại bỏ bớt rào cản để nhân viên dễ dàng bắt nhịp với công việc. Ngược lại, khi phải tiếp nhận các công việc “không đầu không đuôi”, nhân viên sẽ dễ mất đi động lực, cảm hứng làm việc.
Tìm hiểu thêm: Phần mềm KPI – Top những phần mềm tốt nhất hiện nay
7. CỘNG TÁC – Giao việc để nhân viên trưởng thành
Mục đích cao cả sau cùng là nâng cao năng lực kinh nghiệm, vốn xử lý tình huống của nhân viên. GIAO VIỆC chính là đang trao cho nhân viên cơ hội để trau dồi nâng cao năng lực bản thân. Không chỉ cùng nhau giải quyết công việc trong ngắn hạn mà chính là vì mục tiêu phát triển con người trong dài hạn. Đây không chỉ đơn thuần là giao việc mà còn là câu chuyện tạo nguồn nhân lực bền vững cho sự phát triển của công ty. Trao cơ hội và sự tin tưởng sẽ là vốn đầu tư vô cùng giá trị cho nhân sự và cho sự nghiệp công ty.
