Thị trường phần mềm ERP toàn cầu dự kiến sẽ đạt giá trị 41,69 tỷ USD vào năm 2020. Điều này chứng tỏ sức ảnh hưởng của hệ thống này là không thể chối cãi. Mặc dù con số trên rất ấn tượng, tuy nhiên với những người chưa từng trải nghiệm qua phần mềm này thì sẽ khó có thể hiểu vì sao hệ thống ERP ngày càng trở nên quan trọng như vậy đối với các doanh nghiệp.
Triển khai hệ thống ERP hiệu quả sẽ là chìa khóa giúp các doanh nghiệp vươn mình trên thị trường. Nhiều tổ chức có thể tìm ra công cụ tối ưu đó thông qua việc áp dụng phần mềm ERP. 
Công dụng của hệ thống ERP là gì?
Hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) được các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng để quản lý các chức năng kinh doanh của họ trong một hệ thống tập trung và tích hợp. ERP thường được sử dụng trong chuỗi cung ứng. Phần mềm giúp theo dõi tất cả hoạt động của các bộ phận sản xuất và phân phối. Không những thế, ERP còn có thể được tận dụng bởi nhiều ngành công nghiệp khác nhau. Có thể kể đến như trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, các nhóm phi lợi nhuận, xây dựng và khách sạn… Bất kỳ doanh nghiệp nào cần quản lý nhân viên, khách hàng và tình hình tồn kho đểu có thể ứng dụng phần mềm ERP trong quy trình vận hành.
ERP lưu trữ tất cả dữ liệu đầu vào trong cùng một cơ sở dữ liệu duy nhất và cho phép tất cả các bộ phận làm việc trên cùng một nguồn thông tin. Bên cạnh đó, tất cả dữ liệu này có thể được hệ thống, phân tích và đưa vào các báo báo. Hệ thống ERP tập hợp các chức năng quản lý khách hàng, nguồn nhân lực, kinh doanh thông mình, quản lý tài chính, hàng tồn kho, chuỗi cung ứng vào cùng một hệ thống thống nhất.
Tại sao nên sử dụng ERP?
Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được sử dụng để quản lý một số chức năng kinh doanh, nhưng ERP hữu ích hơn các giải pháp khác ở điểm nào? Mặc dù ERP và các giải pháp thay thế khác đều có chung một số mục tiêu nhất định nhưng dưới đây là 8 tính năng khiến hệ thống ERP vượt trội hơn cả.
1. Tiết kiệm chi phí
Hiện nay nhiều nhà cung cấp đã đưa ra các gói giá linh hoạt, tuy nhiên việc triển khai ERP vẫn đòi hỏi chi phí lớn. Với không ít doanh nghiệp, chi phí ban đầu lớn có thể khiến họ băn khoăn về tính hiệu quả và lợi ích thực sự mà ERP mang lại. Tuy nhiên, khi vượt qua rào cản tài chính ban đầu, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nhận thấy ERP mang lại lợi tức đầu tư (ROI) đáng kể.
Một lợi ích quan trọng của ERP là hợp nhất các quy trình đang rời rạc trong doanh nghiệp. Từ nghiên cứu, phát triển sản phẩm đến quản lý tài chính, nhân viên có thể truy cập tất cả công cụ cần thiết trong một nền tảng duy nhất. Việc này giúp công việc trở nên trôi chảy hơn. Đồng thời từ đó nâng cao hiệu suất làm việc, giảm thiểu thời gian lãng phí khi phải làm việc trên nhiều hệ thống riêng lẻ.
Bên cạnh đó, ERP giúp người dùng truy xuất thông tin một cách nhanh chóng. Nhờ vào cơ sở dữ liệu tập trung sẽ loại bỏ sự rườm rà khi phải tìm kiếm dữ liệu từ nhiều nền tảng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng tiết kiệm đáng kể chi phí đào tạo khi chỉ cần làm việc với một hệ thống duy nhất thay vì nhiều hệ thống riêng lẻ. Việc này không chỉ giảm thiểu các khoản chi cho đào tạo mà còn đơn giản hóa các công tác hậu cần liên quan, giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động.
2. Sự hợp tác mang tính cải tiến
Tùy thuộc vào phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng, các tính năng của ERP có thể thay đổi cho phù hợp. Nhìn chung, tất cả hệ thống sẽ giúp cải thiện việc hợp tác theo một cách nào đó. Như đã đề cập, CSDL tập trung là một phần không thể thiếu làm nên sự độc đáo của ERP. Với CSDL này, ERP sẽ cung cấp cho tổ chức một nguồn thông tin tin cậy để làm việc. Điều này làm giảm thiệt hại do làm việc với dữ liệu không chính xác, từ đó sẽ tối ưu được chi phí.
Hơn nữa, một cơ sở dữ liệu trung tâm sẽ giúp giảm bớt sự do dự hoặc đình trệ trong quá trình thực hiện các dự án, vì các thành viên trong nhóm đều có quyền truy cập vào nguồn dữ liệu họ cần. Ngoài ra các tổ chức cũng không còn nhu cầu hợp nhất thông tin trên các hệ thống hoặc lấy từ các nguồn khác nhau. Bởi vì tất cả các dữ liệu được thu thập, lưu trữ, chia sẻ và truy cập thông qua một hệ thống duy nhất. Họ cũng phải lo lắng về mức độ chính xác, đầy đủ hoặc an toàn của các tệp dữ liệu.
Không quá khó để kiểm định khi mà các thành viên trong một nhóm đang tiếp tục nhập dữ liệu của cùng một khách hàng trên nhiều hệ thống khác nhau, khiến các lỗi sơ suất thông thường như nhầm thông tin, sai chính tả, sai số liệu có nhiều khả năng xảy ra. Phần mềm ERP hoàn toàn có thể giúp các tổ chức tránh được điều đó một cách dễ dàng.
3. Phân tích tốt hơn
Một cơ sở dữ liệu thông tin tập trung có thể giúp cải thiện việc phân tích và báo cáo của tổ chức. ERP là một công cụ trợ giúp kinh doanh thông mình vì phần mềm ghi nhận và lưu trữ tất cả dữ liệu người dùng nhập vào. Khi các nhà cung cấp ERP cung cấp cho các tổ chức phần mềm đủ chất lượng, ERP sẽ giúp tạo ra nhiều loại báo cáo dễ dàng hơn và nhanh hơn. Hệ thống ERP có thể chỉ mất vài phút để tạo ra một báo cáo, trong khi cách vận hành truyền thống phải mất nhiều ngày để phân tích và tổng hợp.
Hầu hết các hệ thống ERP cung cấp bảng điều khiển có thể tùy chỉnh để giám đốc điều hành có thể xem báo cáo khi lần đầu tiên đăng nhập vào hệ thống. Các báo cáo này có thể bao gồm mọi thứ từ chi phí cho đến KPI, được tùy chỉnh để cung cấp cái nhìn sâu sắc về các chức năng nhất định. Các báo cáo này cho phép lãnh đạo, phòng ban đưa ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn. Cuối cùng, các báo cáo thường đi kèm với quyền truy cập, đảm bảo chỉ nhân viên có liên quan mới thấy được nguồn dữ liệu giá trị của công ty.
4. Cải thiện năng suất hơn
Với các phương pháp truyền thống, các nhiệm vụ tẻ nhạt phát sinh là hoàn toàn không thể tránh khỏi. Các nhiệm vụ như tạo báo cáo, theo dõi mức tồn kho, theo dõi bảng thời gian và xử lý đơn đặt hàng đã khiến nhân viên mất hàng giờ để hoàn thành. Ngoài việc chiếm thời gian, các nhiệm vụ này làm giảm tinh thần của nhân viên và dễ dẫn đến các sơ suất thường gặp. Thậm chí những nhân viên cẩn thận nhất cũng rất dễ mắc lỗi nếu phải nhập cùng một dữ liệu vào các hệ thống khác nhau hàng chục lần.
Nếu các tổ chức chọn được giải pháp phù hợp, một hệ thống ERP có thể giúp tự động hóa các tác vụ tẻ nhạt nhất của nhân viên. Cơ sở dữ liệu trong phần mềm ERP giúp loại bỏ các tác vụ dư thừa như nhập dữ liệu và cho phép hệ thống thực hiện các tính toán nâng cao trong vòng vài phút. Bằng cách đó, ERP có thể giúp các nhân viên tận dụng thời gian, sử dụng cho những tác vụ phức tạp và đòi hỏi nhiều ký năng hơn, dẫn đến tăng chỉ số ROI của người lao động. Từ đó, hệ thống ERP tăng khả năng, hiệu quả và lợi nhuận của từng tổ chức, doanh nghiệp.
5. Khách hàng hài lòng hơn
Đối với các tổ chức, việc quản lý khách hàng luôn có vai trò rất quan trọng. Trong thời đại kỹ thuật số, càng ngày càng nhiều người muốn tìm hiểu thông tin và lời khuyên về phong cách ăn mặc, ẩm thực và phong cách sống thông qua mạng internet. Với 84% người tiêu dùng tin tưởng những đánh giá trên các mạng xã hội, ý kiến từ những người tiêu dùng đi trước có tác động mạnh mẽ hơn bao giờ hết.
Cách tốt nhất để cải thiện sự hài lòng của khách hàng là cung cấp hàng hóa và dịch vụ tốt, lấy khách hàng làm trung tâm. Cùng với nguồn dữ liệu thông tin tập trung, hệ thống CRM tích hợp có thể hiển thị cho doanh nghiệp các thông tin như lịch sử đặt hàng và thông tin thanh toán. Điều này cho phép các tổ chức hiểu khách hàng một cách toàn diện từ đó đáp ứng mong muốn và nhu cầu của khách hàng tốt hơn. Việc hiểu rõ khách hàng giúp các tổ chức cải thiện chiến lược bán hàng để tiếp cận gần hơn các khách hàng tiềm năng.
6. Đơn giản hóa việc tuân thủ và quản lý rủi ro với hệ thống ERP
Khi các công ty phát triển kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, rất khó cập nhật và theo dõi các quy định khác nhau mà họ phải tuân thủ. Ngay cả các công ty bản địa cũng cần phải lo lắng về các quy định khác nhau về môi trường, an ninh thông tin và nguồn nhân lực.
May mắn thay, nhiều hệ thống ERP đã cập nhật sẵn những quy định này để giúp các công ty đa dễ dàng theo dõi và tuân thủ. Hơn nữa, phần mềm ERP cung cấp các công cụ kiểm toán tích hợp để hỗ trợ ghi lại những giấy từ liên quan đến việt sử dụng hóa chất và các quy định về thuế, v.v. Chức năng này giúp cho việc lập báo cáo và gửi đến cơ quan chức năng có liên quan đơn giản hơn rất nhiều.
Ngoài ra, hệ thống ERP thường cung cấp các công cụ để quản lý rủi ro. Giải pháp này cải thiện độ tin cậy và độ chính xác của hệ thống quản lý tài chính tổng thể. Bởi vì nó rất ít gây ra lỗi trong quá trình hạch toán. Các công cụ dự báo cũng cho phép tổ chức dự đoán các sự kiện có thể xảy ra trong tương lai về nhu cầu của thị trương, nguồn lao động và ngân sách. Với các nguồn dữ liệu này trong tay, các tổ chức có thể xây dựng ngân sách, lịch trình và kế hoạch phát triển sản phẩm an toàn và phù hợp hơn.
7. Cải thiện việc giám sát hàng tồn kho
Một thách thức lớn đối với các công ty đang phát triển là theo dõi và giám sát mức độ hàng tồn kho của họ. Hệ thống ERP sử dụng mã vạch, thẻ RFID và số sê-ri để theo dõi hàng tồn kho của bạn ở mọi giai đoạn trong chuỗi cung ứng. Những công cụ này giúp bạn theo dõi mức tồn kho tại các kho khác nhau, mặt hàng nào đang được vận chuyển và mặt hàng nào đã sẵn sàng cho người tiêu dùng. Khả năng theo dõi hàng tồn kho càng chi tiết và chính xác sẽ giúp tối ưu hóa quá trình chọn, đóng gói và vận chuyển, loại bỏ tất cả các phỏng đoán không chính xác.
Giám sát hàng tồn kho bẳng phần mềm ERP cũng giúp cải thiện các hình thức báo cáo, vì các công nghệ theo dõi cung cấp con số chính xác hơn. Các tổ chức có thể tùy chỉnh báo cáo KPI để xem sản phẩm nào đang được bán nhanh nhất – hiển thị nhu cầu lớn nhất của thị trường – và các nguyên nhân làm tăng chi phí vận chuyển. Khi hệ thống ERP cung cấp các số liệu chính xác hơn, các nhà quản lý kho có thể lấy dữ liệu thời gian thực trên kho của họ để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.
8. Cải thiện kế hoạch sản xuất và quản lý tài nguyên
Cùng với việc quản lý hàng tồn kho, hệ thống ERP cũng quản lý sản xuất cho các tổ chức. Hệ thống ERP cung cấp cái nhìn sâu sắc về tất cả các hoạt động sản xuất bao gồm cả cửa hàng. Điều này cho phép người dùng tối ưu hóa lịch trình sản xuất, thiết bị và lao động để tối đa hóa công suất.
Ngoài ra, ERP cũng hỗ trợ quản lý Hóa đơn vật liệu (BOM) và tài sản cố định của bạn. Với phần mềm này, người dùng sẽ dễ dàng tạo và chỉnh sửa BOM cùng với theo dõi các thay đổi trước đó. Quản lý tài sản cố định cho phép người dùng lên lịch bảo trì thiết bị để giảm thời gian ngừng hoạt động bất ngờ, cải thiện lợi nhuận và mối quan hệ chuỗi cung ứng của tổ chức.
Nguồn: selecthub.com
Lược dịch bởi Công ty Giải pháp Công nghệ OOC.
