Dù là nội dung nội bộ hay tài liệu nhận được từ khách hàng, đối tác và nhà cung cấp, các doanh nghiệp ngày nay đang chìm trong biển thông tin ngày càng lớn hơn mỗi ngày. Bởi vậy, việc quản lý hồ sơ nhân sự đã trở thành một gánh nặng lớn đối với các doanh nghiệp.
Đặc biệt, bộ phận nhân sự phải quản lý và kiểm soát một khối lượng lớn nhiều loại thông tin thường có tính bảo mật cao. Hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, thông tin về bảng lương và các yêu cầu học tập hầu như không có gì nổi bật khi có rất nhiều thông tin và các quy trình liên quan do bộ phận nhân sự quản lý. Tuy nhiên, các chuyên gia nhân sự đang dành bao nhiêu thời gian để tìm kiếm và quản lý hồ sơ nhân sự thay vì tập trung vào quản lý quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên?
Để hiểu rõ hơn về cách các bộ phận nhân sự đối phó với việc quản lý lượng thông tin khổng lồ như vậy, một tổ chức đã thực hiện cuộc khảo sát với 100 nhà ra quyết định, từ các công ty có hơn 50 nhân viên.
Các hồ sơ nhân sự vẫn được lưu trữ dạng giấy tờ
65% số người được khảo sát thừa nhận rằng hồ sơ nhân sự vẫn được quản lý bằng tài liệu giấy, quy trình trên giấy và được lưu trữ trong tủ hồ sơ. Trên thực tế, khi nói đến quản lý thông tin nhân sự, giấy tờ là phương pháp tối ưu, được sử dụng nhiều hơn bất kỳ phương pháp hay giải pháp nào khác! Vậy nên, không có gì ngạc nhiên khi các bộ phận nhân sự đang gặp vấn đề trong việc tìm kiếm, chia sẻ và cập nhật thông tin.
Ngoài ra, 47% sử dụng tệp và thư mục trên ổ đĩa mạng. Với 65% người quản lý hồ sơ nhân sự ở nhiều địa điểm khác nhau, không có gì ngạc nhiên khi việc tìm kiếm thông tin còn khó khăn hơn. Chưa kể đến nguy cơ trùng lặp thông tin được lưu trữ trên nhiều hệ thống hoặc địa điểm, điều này còn khiến việc đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất và cập nhật nhất trở nên khó khăn.
Hơn nữa, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự dưới dạng giấy tờ không thể là một giải pháp lưu giữ dài hạn. Bởi, nếu không được bảo quản kỹ lưỡng, chúng có thể bị mục nát và mất mát theo thời gian và điều kiện môi trường.
Nhân viên nhân sự không thể tìm thấy thông tin họ cần
Theo kết quả khảo sát, nhiều người gặp khó khăn và làm việc không hiệu quả trong quản lý hồ sơ nhân sự.
Trong số những người ra quyết định nhân sự được hỏi, 41% lãng phí hơn 10 phút mỗi ngày để tìm kiếm các tài liệu và thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình. Trong số những người đó, gần một nửa dành hơn 20 phút!
Rõ ràng đây là một cách sử dụng thời gian cực kỳ kém hiệu quả.
Các quy trình nhân sự đau khổ
Tổ chức này cũng hỏi những người được khảo sát về các quy trình nhân sự điển hình mà họ thấy là kém hiệu quả nhất. Ba quy trình kém hiệu quả nhất được xác định là:
- Đánh giá nhân viên, quản lý lương thưởng và phúc lợi
- Đăng tin tuyển dụng và quản lý đơn đăng ký
- Phỏng vấn và tiếp nhận hồ sơ nhân sự mới
Với việc sử dụng nhiều giấy tờ, không có gì ngạc nhiên khi các bộ phận nhân sự nhận thấy các quy trình thủ công của họ tốn thời gian và không hiệu quả. Bằng cách số hóa các quy trình này và tự động hóa các hoạt động thủ công càng nhiều càng tốt, bộ phận nhân sự có thể giải phóng một lượng lớn thời gian, cho phép họ làm việc hiệu quả hơn.
80% người được hỏi thừa nhận rằng họ sử dụng quy trình trên giấy cho các tài liệu yêu cầu phê duyệt thông qua chữ ký (Ví dụ: hợp đồng lao động và thư mời làm việc). Nhiều chuyên gia nhân sự nhận thấy việc tuyển dụng và tiếp nhận hồ sơ nhân sự mới là một quy trình kém hiệu quả, nhưng bằng cách triển khai chữ ký điện tử, các quy trình này có thể được cải thiện, sắp xếp hợp lý và tự động hóa rất nhiều. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện khả năng kiểm soát và tính tuân thủ trong quy trình.
Vấn đề quy trình nhân sự thủ công luôn được nhấn mạnh khi được hỏi: “Những thách thức lớn nhất trong vai trò của bạn là gì?”
44% những người ra quyết định nhân sự luôn cho rằng xử lý tài liệu thủ công như in, scan và ký văn bản hay gửi tài liệu qua thư điện tử hoặc chuyển tài liệu bản cứng gây nên những khó khăn lớn trong quá trình làm hồ sơ nhân sự. Ngoài ra, 41% những người được khảo sát gặp nhiều bất cập với việc quản lý giấy tờ và hồ sơ nhân sự.
Giải pháp
Vậy, câu hỏi đặt ra ở đây là, tại sao chúng ta lại phải tự làm khổ mình với những khâu làm việc thủ công tốn thời gian và không hiệu quả trong khi hoàn toàn có thể khắc phục được vấn đề đó bằng những công cụ quản lý hiện đại trong thời đại ngày nay?
Với mục đích giải phóng cho nhân viên nhân sự khỏi khối lượng làm việc quá lớn và tốn nhiều thời gian, OOC đã nghiên cứu và cho ra đời sản phẩm digiiHRcore – Phần mềm Quản lý Nhân sự nền tảng.
Nhìn chung, áp dụng phần mềm trong doanh nghiệp là một nhân tố quan trọng bởi nó đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm dữ liệu
- Đào tạo nhập môn cho nhân viên mới nhanh hơn
- Nâng cao năng suất làm việc
- Giảm thiểu tối đa sai sót trong quản lý hồ sơ nhân sự
- Tính bảo mật cao
Phần mềm Quản lý Nhân sự nền tảng digiiHRcore
digiiHRcore là giải pháp hỗ trợ DN quản lý hồ sơ nhân sự chi tiết, giúp công tác chấm công, đăng ký và quản lý ca một cách hiệu quả và thuận tiện. Phần mềm hỗ trợ thực hiện các thủ tục nhân sự (HĐLĐ, thanh lý hợp đồng, bổ nhiệm, thuyên chuyển…) một cách chặt chẽ và đồng nhất theo biểu mẫu chuẩn.
Số lượng nhân sự nhiều, dữ liệu đa dạng nên việc cảnh báo theo quy định pháp luật hay cảnh báo đến hạn hợp đồng, sinh nhật, trạng thái thủ tục… hỗ trợ tối đa cho nhà quản lý nhân sự làm hiệu quả nhất nhiệm vụ của mình.
Để đảm bảo nhanh chóng và thuận tiện trong nhập xuất dữ liệu, đặc biệt với lượng dữ liệu nhân sự lớn, người dùng có thể lựa chọn chuyển dữ liệu lên hệ thống bằng file excel thay vì nhập từng dữ liệu.
digiiHRcore là nền tảng dữ liệu cho các phân hệ khác để thực hiện các nghiệp vụ như đánh giá, tính lương… và là nơi tập hợp đầy đủ nhất toàn bộ dữ liệu của nhân sự để phân tích nhân sự hiệu quả, đa chiều.
