12 lợi ích của phần mềm nhân sự – Tận dụng để quản lý hiệu quả

Last updated on 20/11/2023

Trong thời đại công nghệ ngày nay, việc sử dụng phần mềm nhân sự không chỉ là một lựa chọn mà đã trở thành một yếu tố quyết định quan trọng đối với sự phát triển và thành công của một doanh nghiệp. Việc tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự thông qua công nghệ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức mà còn mang nhiều lợi ích khác. Qua bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sâu hơn về các lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm nhân sự.

Phần mềm nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự là một giải pháp kỹ thuật số được thiết kế để hỗ trợ các nhà quản lý nhân sự trong việc quản lý nhân viên trong suốt quãng thời gian họ làm việc. Những phần mềm này kết hợp tuyển dụng, trả lương, quản trị, thông tin quản lý và quản lý hiệu suất. Các hệ thống thông tin nhân sự như vậy là tiêu chuẩn cho các doanh nghiệp đang phát triển nhanh, cần lưu trữ dữ liệu bí mật của nhân viên một cách an toàn, tuân thủ các quy định và tăng năng suất hàng ngày của các chuyên gia nhân sự.

Trước đây, các tổ chức đã thử nhiều công cụ để xử lý các hoạt động nhân sự của họ, như sử dụng bảng tính để tính lương và các công cụ khác để phân bổ kỳ nghỉ. Tuy nhiên, với sự công nhận thực tế rằng con người là tài sản quan trọng nhất, sự phát triển của phần mềm nhân sự đã mang lại khả năng quản lý liền mạch trong khi vẫn tập trung vào phát triển tài năng. Những loại hoạt động này rất cần thiết cho sự thành công của các tổ chức trong bất kỳ ngành nghề nào.

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm nhân sự

Khái niệm về phần mềm nhân sự chưa bao giờ quá xa lạ với doanh nghiệp hiện đại. Nhưng một ngày đẹp trời, người ta nhận ra rằng đến một mức nào đó, nhà quản lý không thể nắm bắt và điều hành tất cả công việc nhân sự một cách hiệu quả. Kế hoạch, phân công, tiền lương, chính sách đãi ngộ, thưởng phạt và những điều này không thể thực hiện một cách thủ công nữa.

Nhưng đừng lo, đây chính là lúc phần mềm quản lý nhân sự (phần mềm nhân sự) xuất hiện để cứu nguy và giúp nhà quản lý rời bỏ những công việc vô vị này. Với phần mềm HRM, nhà quản lý có thể nhìn đại cảnh về tình hình nhân sự và điều chỉnh mọi thứ một cách hợp lý để phát triển lực lượng lao động.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý nhân sự chuyên sâu

Đừng nghĩ rằng phần mềm nhân sự đơn thuần là để nhìn số liệu và tính toán lương. Không! Phần mềm nhân sự còn có khả năng tích hợp với các thiết bị chấm công đảm bảo việc ghi nhận thông tin diễn ra một các tự động, nhanh chóng và chính xác. Bên cạnh đó còn đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm nhân sự:

Tự động chấm công và quản lý thời gian, sự tham dự, nghỉ phép của nhân viên

Quản lý thời gian, sự tham dự và nghỉ phép của lực lượng lao động thường có thể là một nhiệm vụ khó khăn đối với các công ty, đặc biệt là những công ty có số lượng nhân viên lớn. Một trong các lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự là có thể cung cấp một giải pháp hiệu quả để hỗ trợ những lĩnh vực quan trọng này của quản lý nhân sự.

Với tính năng theo dõi chấm công và chấm công tự động, các công ty có thể dễ dàng theo dõi giờ làm việc, làm thêm giờ và thời gian nghỉ phép của nhân viên. Giờ đây, chỉ với vài cú nhấp chuột, người quản lý có thể xác định chính xác số giờ mỗi nhân viên đã làm việc, loại bỏ mọi khả năng tính toán sai hoặc sai lệch. Họ cũng có thể theo dõi các yêu cầu nghỉ phép, ngày ốm và thay đổi lịch trình, đảm bảo rằng tất cả nhân viên luôn đi đúng hướng và chịu trách nhiệm về thời gian của mình.

Những phần mềm như vậy cũng có thể cung cấp cho người quản lý các cảnh báo theo thời gian thực liên quan đến những thay đổi trong lịch trình của nhân viên. Nhìn chung, việc triển khai một hệ thống quản lý thời gian mạnh mẽ có thể giúp các tổ chức hợp lý hóa quy trình quản lý nhân sự của họ đồng thời đảm bảo rằng nhân viên làm việc hiệu quả hơn và có trách nhiệm hơn. Phần mềm nhân sự nâng cao hiệu suất của HR

Theo dõi và báo cáo về việc đến, về sớm hay muộn của nhân viên

Theo dõi và đưa ra báo cáo về việc đến và về sớm hay muộn của nhân viên công ty là một hoạt động quan trọng và hữu ích trong việc quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên. Bằng cách theo dõi chính xác thời gian mà nhân viên đến và về khỏi công ty, công ty có thể đánh giá xem nhân viên đáp ứng các tiêu chí về thời gian làm việc hay không.

Nếu có sự sai lệch giữa thời gian trực tuyến và thực tế, báo cáo sẽ cung cấp thông tin về việc nhân viên đến trễ hoặc về sớm so với giờ làm việc chính thức. Nhờ vào việc theo dõi này, doanh nghiệp có thể thấy được xu hướng và nhận biết được những nhân viên có thói quen giữ tiến độ làm việc và những nhân viên cần cải thiện thói quen của mình. Việc đưa ra báo cáo sẽ cung cấp cho công ty cái nhìn rõ ràng về hiệu suất làm việc trong cả cá nhân và tổ chức, từ đó có thể xác định được cách để tăng cường năng suất và hiệu quả làm việc.

Lập báo cáo về thời gian làm việc thực tế và kế hoạch

Một khía cạnh quan trọng của việc quản lý hiệu quả một nhóm hoặc dự án là báo cáo chính xác về thời gian thực tế sử dụng so với lịch trình dự kiến. Thông qua quá trình tạo báo cáo về giờ làm việc, chúng tôi có được những hiểu biết có giá trị về hiệu quả và năng suất của lực lượng lao động của mình. Các báo cáo này đóng vai trò là phương tiện để xác định mọi khác biệt hoặc sai lệch so với kế hoạch ban đầu, cho phép chúng tôi thực hiện các điều chỉnh kịp thời và tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực.

Bằng cách siêng năng theo dõi và phân tích thời gian thực tế dành cho nhiệm vụ, chúng ta có thể xác định các lĩnh vực có thể có những điểm nghẽn, sự kém hiệu quả hoặc cơ hội cải tiến. Hơn nữa, việc báo cáo về cả thời gian thực tế và thời gian dự kiến sẽ giúp thúc đẩy văn hóa trách nhiệm giải trình và tính minh bạch trong nhóm, vì nó cho phép các bên liên quan thấy được sự liên kết hoặc sai lệch giữa kỳ vọng và kết quả. Cuối cùng, khả năng tạo báo cáo toàn diện về giờ làm việc giúp thúc đẩy việc ra quyết định sáng suốt và thúc đẩy quy trình làm việc hợp lý và hiệu quả hơn.

​Lập báo cáo về quản lý theo ngày, tháng, năm

Khi nói đến việc quản lý một doanh nghiệp, việc cập nhật các hoạt động hàng ngày là rất quan trọng để thành công. Đây là lý do tại sao việc tạo báo cáo quản lý hàng ngày, hàng tháng và hàng năm là rất quan trọng. Báo cáo hàng ngày có thể giúp bạn theo dõi các mục tiêu ngắn hạn trong khi báo cáo hàng tháng cung cấp cái nhìn sâu sắc về xu hướng dài hạn có thể giúp định hình các quyết định trong tương lai.

Trong khi đó, các báo cáo hàng năm cung cấp dữ liệu toàn diện có thể giúp đánh giá tình hình hoạt động và tăng trưởng của một doanh nghiệp. Tài liệu nhất quán với các báo cáo này đảm bảo rằng các nhà lãnh đạo có thể đưa ra quyết định sáng suốt thay vì dựa vào phỏng đoán. Bằng cách tận dụng dữ liệu từ các báo cáo hàng ngày, hàng tháng và hàng năm, doanh nghiệp có thể xác định xu hướng, phát triển các chiến lược hiệu quả và đưa ra quyết định thúc đẩy tăng trưởng và thành công.

​Ghi lại lịch sử dữ liệu trên hệ thống và sao lưu định kỳ

Ghi lại lịch sử hệ thống là một quy trình thiết yếu mà mọi tổ chức phải thực hiện để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu. Bằng cách theo dõi các thay đổi của hệ thống, doanh nghiệp có thể phát hiện và phân tích mọi khác biệt hoặc hoạt động bất thường có thể xảy ra khi sử dụng cơ sở dữ liệu. Do đó, việc ghi nhật ký tất cả lịch sử hệ thống là bắt buộc, đặc biệt nếu bạn đang làm việc với cơ sở dữ liệu khổng lồ.

Hơn nữa, điều quan trọng không kém là phải thực hiện sao lưu thường xuyên các dữ liệu quan trọng để tránh nguy cơ mất dữ liệu quan trọng. Các tổ chức phải đảm bảo rằng việc sao lưu là chính xác để đảm bảo rằng tất cả dữ liệu cần thiết đều được ghi lại. Bằng cách đó, doanh nghiệp có thể duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu của mình và giảm thiểu rủi ro kinh doanh về bất kỳ sự mất mát dữ liệu không mong muốn nào.

Quản lý hồ sơ nhân sự

Nhu cầu quản lý hiệu quả và hiệu quả các thông tin và hồ sơ nhân sự quan trọng là rất quan trọng đối với các nhà lãnh đạo trong bất kỳ tổ chức nào. Với sự trợ giúp của công nghệ tiên tiến, giờ đây các nhà lãnh đạo có thể dễ dàng điều hướng qua lượng dữ liệu khổng lồ và duy trì cách tiếp cận mang tính chuyên nghiệp cao. Một phần mềm nhân sự tốt để quản lý hồ sơ nhân sự sẽ giúp cho việc tìm kiếm và truy xuất thông tin dễ dàng, nhanh chóng và chính xác, từ đó tăng cường hiệu suất của quá trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên.

Bằng cách sử dụng phần mềm và hệ thống thân thiện với người dùng được thiết kế đặc biệt để quản lý nguồn nhân lực, quản trị nhân sự, các nhà lãnh đạo có thể hợp lý hóa quy trình của họ và đảm bảo quyền truy cập chính xác và thuận tiện vào thông tin nhân viên. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao năng suất và hiệu quả tổng thể của lãnh đạo trong việc quản lý công việc nhân sự. Với khả năng quản lý dễ dàng những thông tin quan trọng và hồ sơ nhân viên, các nhà lãnh đạo có thể tập trung hơn vào việc ra quyết định chiến lược và thúc đẩy môi trường làm việc tích cực.

Tiết kiệm thời gian điều hành và đưa ra quyết định nhân sự

Việc triển khai hệ thống quản lý nguồn nhân lực hiệu quả có thể nâng cao khả năng quản lý thời gian và ra quyết định của doanh nghiệp đối với nhân viên. Hệ thống này hợp lý hóa các quy trình nhân sự, tự động hóa các nhiệm vụ như đào tạo nhân viên, đánh giá hiệu suất và chấm công.

Bằng cách sử dụng hệ thống quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập và phân tích dữ liệu nhân viên thích hợp, bao gồm các số liệu hiệu suất, kỹ năng và hồ sơ chấm công. Do đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sáng suốt về thăng tiến, cơ hội đào tạo và quy hoạch lực lượng lao động. Hơn nữa, hệ thống này loại bỏ sự cần thiết phải nhập dữ liệu và giấy tờ thủ công, giúp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả trong hoạt động nhân sự, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất.

Dễ dàng lập kế hoạch và thời gian biểu công việc phù hợp với nhân sự

Điều cần thiết là bất kỳ tổ chức nào cũng phải hiểu rõ ràng về mục tiêu và mục tiêu của mình. Lập kế hoạch và lên lịch các nhiệm vụ giúp đạt được định hướng rõ ràng này một cách hiệu quả. Do đó, một danh sách nhiệm vụ được lên lịch hợp lý có thể cho phép nhân viên sử dụng thời gian hiệu quả và đáp ứng đúng thời hạn mà không phải gấp rút. Điều này không chỉ đảm bảo chất lượng công việc mà còn giảm căng thẳng, áp lực cho nhân viên.

Việc lập kế hoạch như vậy cũng tạo điều kiện cho các nhà quản lý xác định tiến độ của từng dự án và giúp họ hiểu được nhiệm vụ nào cần được chú ý nhiều hơn. Đặt trước những kỳ vọng, thời hạn rõ ràng và xác định trước các nguồn lực cần thiết cho từng dự án hoặc nhiệm vụ sẽ hỗ trợ lập kế hoạch chính xác và hoàn thành thành công nhiệm vụ một cách hiệu quả. Do đó, việc lập kế hoạch và lập kế hoạch không chỉ quan trọng đối với hiệu quả của nhân viên mà còn giúp các nhà quản lý theo dõi tiến độ của tổ chức.

Rút ngắn thời gian làm việc, thời gian vắng mặt hay tăng ca

Trong môi trường chuyên nghiệp có nhịp độ nhanh ngày nay, việc tìm cách hợp lý hóa quy trình làm việc và giảm lượng thời gian dành cho các nhiệm vụ công việc ngày càng trở nên quan trọng. Một cách tiếp cận hiệu quả là rút ngắn thời gian làm việc hoặc thực hiện các chiến lược nhằm giảm thiểu tình trạng vắng mặt và làm thêm giờ. Bằng cách đó, các công ty có thể đạt được sự cân bằng giữa việc duy trì sức khỏe của nhân viên và đảm bảo năng suất tối đa.

Giờ làm việc ngắn hơn có thể giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, dẫn đến tăng sự hài lòng trong công việc. Tương tự, bằng cách giải quyết các nguyên nhân gốc rễ dẫn đến sự vắng mặt của nhân viên và tìm cách giảm thiểu nhu cầu làm thêm giờ, các tổ chức có thể thúc đẩy một môi trường làm việc lành mạnh và hiệu quả hơn. Những biện pháp này không chỉ mang lại lợi ích cho cá nhân nhân viên mà còn góp phần vào sự thành công và năng suất chung của công ty.

Giám sát quản trình quản lý hiệu quả nhất

Quản lý hiệu quả đòi hỏi phải theo dõi và đánh giá liên tục hiệu suất công việc để đảm bảo đạt được các mục tiêu. Bằng cách triển khai hệ thống giám sát và đánh giá, người quản lý không chỉ có thể theo dõi tiến độ đạt được các mục tiêu của tổ chức mà còn có thể giám sát hiệu suất công việc hàng ngày của từng nhân viên. Điều này cho phép phản hồi ngay lập tức về các lĩnh vực cần cải tiến, dẫn đến tăng năng suất và hiệu quả.

Giám sát hiệu quả đảm bảo rằng nhân viên nhận thức được yêu cầu và trách nhiệm công việc của họ, dẫn đến sự hài lòng trong công việc và cảm giác hoàn thành. Giám sát và đánh giá thường xuyên cũng tạo cơ hội cho các nhà quản lý xác định và giải quyết các nguồn xung đột hoặc bất mãn tiềm ẩn tại nơi làm việc, thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ.

Dễ dàng tích hợp cùng các công cụ phần mềm khác

Việc tích hợp máy tính lương thực sự đã cách mạng hóa việc quản lý tiền lương và tiến độ công việc của nhân viên. Với khả năng đơn giản hóa quy trình tính toán và giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót, giờ đây doanh nghiệp có thể hoàn thành quy trình tính lương nhanh hơn và chính xác hơn. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian quý báu mà còn đảm bảo rằng nhân viên được trả lương chính xác và đúng hạn.

Hơn nữa, lợi ích của việc tích hợp phần mềm tính lương không chỉ dừng lại ở việc tính lương. Bằng cách tích hợp với các công cụ như phần mềm chấm công và lập lịch làm việc của nhân viên, các công việc nhân sự trở nên chính xác và hiệu quả hơn. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể hợp lý hóa các quy trình, giảm bớt gánh nặng hành chính và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn. Trong thời đại kỹ thuật số phát triển nhanh chóng này, việc tích hợp phần mềm tính lương với các hệ thống khác đã trở thành một khía cạnh quan trọng trong quản lý nhân sự, mang lại độ chính xác, hiệu quả và tiết kiệm cao hơn cho doanh nghiệp.

Tích hợp cùng với các thiết bị khác

Tích hợp cùng với các thiết bị khác như thẻ nhân viên, công nghệ tạo ra khả năng tự động tạo nên thông tin quản lý vượt trội trong môi trường làm việc. Việc tích hợp này giúp tối ưu hóa quá trình quản lý, đồng thời đảm bảo tính chính xác và linh hoạt. Với sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng các thiết bị như thẻ nhân viên đã trở thành xu hướng không thể thiếu trong nhiều tổ chức và doanh nghiệp. Nhờ tích hợp này, thông tin quản lý được tạo ra một cách tự động và nhanh chóng, giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian cho nhân viên và người quản lý.

*Tham khảo: Triển khai phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp

Ứng dụng phần mềm nhân sự để giám sát quá trình và bảo mật thông tin

Giám sát quá trình

Điều gì sẽ xảy ra khi bạn để nhân viên trông coi chính mình? Đó là một tác phong phát triển quá cũ rồi đúng không? Cách làm đó chỉ tốn thời gian và công sức, làm cho công việc của bạn trở nên phức tạp hơn và mất nhiều thời gian hơn. May mắn thay, có một giải pháp cho vấn đề này! Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp bạn giám sát quá trình làm việc của nhân viên và bảo mật thông tin một cách an toàn.

Giám sát kết quả làm việc của từng nhân viên là một trong những lợi ích lớn nhất của phần mềm quản lý nhân sự. Bạn có thể theo dõi hiệu suất làm việc của từng nhân viên, đánh giá tiến độ công việc và nhận biết nhân viên nào đang làm việc tốt và nhân viên nào đang … “thả thính” trong giờ làm việc. Điều này giúp bạn xác định được những người có khả năng phát triển và những người có thể cần sự hỗ trợ để cải thiện. Giờ đây bạn sẽ không phải dựa vào cảm tính hoặc may mắn mà được trực quan hóa với những con số rõ ràng.

Bảo mật thông tin

Tránh sự truy cập trái phép của người ngoài tổ chức là một mối quan tâm lớn trong việc quản lý thông tin nhân viên. Bạn không muốn thông tin quan trọng về nhân viên của mình rơi vào tay những kẻ tinh quái, phải không? Với phần mềm quản lý nhân sự, bạn có thể lưu trữ thông tin nhân viên một cách an toàn và bảo mật. Thay vì lưu trữ trên các giấy tờ dễ dàng mất hoặc bị hư hỏng, bạn có thể tự tin rằng thông tin của mình được bảo vệ tốt nhất có thể. Tất cả thông tin quan trọng về nhân viên đều được lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất với mức độ bảo mật cao. Điều này sẽ đảm bảo rằng chỉ những người được phép mới có thể truy cập vào thông tin này.

Cải thiện độ an toàn và bảo mật thông tin của doanh nghiệp là một điều không thể thiếu. Với phần mềm quản lý nhân sự, bạn có thể tạo ra môi trường an toàn và bảo mật cho dữ liệu của doanh nghiệp. Được thiết kế với các công nghệ tiên tiến và chất lượng cao, phần mềm này giúp bạn tránh những nguy cơ xâm nhập và mất dữ liệu. Bạn có thể yên tâm rằng dữ liệu của mình sẽ không bị rò rỉ hay bị truy cập trái phép.

Vậy Ứng dụng phần mềm nhân sự có cần thiết hay không?

Kết luận

Việc tận dụng lợi ích của phần mềm nhân sự đóng vai trò không thể bỏ qua trong quá trình quản lý nhân sự hiện đại. Từ việc tự động hóa quy trình tuyển dụng đến việc quản lý thông tin nhân viên một cách dễ dàng, công nghệ này mang lại một loạt các lợi ích to lớn. Điều quan trọng là việc chọn lựa và triển khai phần mềm phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Bằng cách tối ưu hóa quy trình, tăng tính minh bạch và tạo điều kiện cho môi trường làm việc hiệu quả hơn, phần mềm nhân sự giúp doanh nghiệp tập trung vào việc phát triển tài nguyên con người và đồng thời mang lại lợi ích to lớn cho cả tổ chức và nhân viên. Trong thời đại công nghiệp 4.0, sự sử dụng thông minh và linh hoạt của công nghệ nhân sự sẽ đóng góp quan trọng vào sự thành công và phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp.

Đọc thêm:

Phần mềm quản lý nhân sự digiiHRcore

Phần mềm quản lý nhân sự digiiHR

15 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí, hiệu quả nhất

15 phần mềm quản lý nhân sự HRM hiệu quả nhất