Năm vừa qua là một năm khó khăn đối với toàn cầu, đặc biệt là đối với người lao động. Vì những rủi ro về sức khỏe và những thách thức COVID-19 mang lại, các doanh nghiệp đã buộc phải cải tiến cách sắp xếp công việc của họ, ví dụ như lên những lịch trình không ổn định hoặc áp dụng thiết lập công việc từ xa.
Nếu công ty của bạn đã chọn cách thứ hai, thì có thể bạn đã gặp khó khăn liên quan đến việc quản lý từ xa. Việc giám sát nhân viên của bạn trong thời gian này là vô cùng khó khăn do thiếu sự tiếp xúc trực tiếp.
Tuy nhiên, tin tưởng nhân viên không có nghĩa là bạn nên quá thoải mái với họ. Xét cho cùng, làm việc tại nhà không có nghĩa là ít trách nhiệm hơn làm việc tại văn phòng. Nếu bạn muốn nhân viên của mình luôn có động lực và làm việc hiệu quả, bạn cần đặt ra các tiêu chuẩn cần thiết và tiến hành đánh giá hiệu suất.
Làm việc tại nhà – trạng thái bình thường mới
Do những đổi mới trong công nghệ và sự phát triển của văn hóa văn phòng toàn cầu, làm việc tại nhà đã trở thành một chuẩn mực mới. Tính đến năm 2020, nghiên cứu ước tính rằng hơn 5 triệu nhân viên đang làm việc từ xa và xu hướng cho thấy con số này sẽ tiếp tục tăng trong những năm tới. Do vắc-xin vẫn đang được nghiên cứu và phát triển, sẽ mất một khoảng thời gian dài trước khi nhân viên có thể quay trở lại cuộc sống văn phòng bình thường.
Khi doanh nghiệp của bạn tiếp tục thay đổi để phù hợp với bối cảnh đại dịch, việc đối mặt với các thách thức là điều đương nhiên trong quá trình thực hiện. Trái ngược với những lợi ích nó đem lại như phát triển tài năng mới hoặc cải thiện sự hợp tác trong nhóm, thiết lập làm việc từ xa có thể mang lại cho bạn một số rắc rối khi đánh giá hiệu suất của nhân viên.
Vì các quy định của chính phủ và những lo ngại về an toàn khiến bạn không thể giám sát trực tiếp nhóm của mình, nên việc đánh giá nhân viên của bạn có thể trở nên rất khó khăn. May mắn thay, các công cụ giao tiếp hiện đại, kết hợp với các phương pháp trong quản lý từ xa, sẽ cho phép bạn đánh giá nhân viên của mình một cách hiệu quả.
Cách đánh giá nhân sự khi làm việc từ xa
Đặt mục tiêu rõ ràng
Bạn có thể bắt đầu đo lường hiệu suất của nhân viên bằng cách đặt ra các tiêu chuẩn phù hợp. Dựa trên năng lực hiện tại của nhân viên, bạn cần đặt ra các mục tiêu rõ ràng và thực tế để họ hiểu rõ hơn họ nên cải thiện những gì. Khi giai đoạn đánh giá đã bắt đầu, việc so sánh hiệu suất của họ với các chỉ số đã đặt ra sẽ cho phép bạn đánh giá hiệu suất nhân sự một cách khách quan.
Sử dụng công cụ theo dõi
Phần mềm quản lý công việc hoặc ứng dụng theo dõi thời gian là những khoản đầu tư có giá trị khi đề cập đến vấn đề quản lý công việc từ xa. Ở khía cạnh đánh giá hiệu suất, các công cụ này có thể cung cấp dữ liệu thống kê về hiệu quả của các thành viên trong nhóm của bạn. Về mặt năng suất, phần mềm có một số tính năng nhất định có thể cải thiện kết quả công việc của nhân viên.
Quan tâm đầu ra hơn đầu vào
Khi làm việc tại văn phòng, bạn có thể dễ dàng quan sát nhân viên của mình, nhưng khi làm việc từ xa bạn không thể giám sát được họ, một số nhân viên có thể đang làm những việc không liên quan đến công việc hoặc rơi vào các trạng thái sao nhãng khác nhau. Vì vậy, điều này không trong tầm kiểm soát của bạn, bạn nên tập trung chú trọng nhiều hơn vào đầu ra (kết quả) của họ thay vì phải đau đầu quản lý cách làm việc của họ.
Nhân viên của bạn có thể đang giải quyết những việc khác trong gia đình của họ, nhưng miễn là sản phẩm cuối cùng mà họ gửi đáp ứng các tiêu chuẩn cần thiết thì sẽ chẳng có vấn đề gì cả.
Thu thập phản hồi từ đồng nghiệp của nhân viên
Nếu bạn muốn hình dung tốt hơn về mức độ hiệu quả của một nhân viên cụ thể, bạn nên thu thập phản hồi từ những người mà nhân viên đó đã hoặc đang làm việc cùng. Những người mà nhân viên ấy cộng tác nhiều nhất sẽ có khả năng nhận thức rõ hơn về điểm mạnh và xu hướng của nhân viên đó.
Giờ đây, khi bạn đang áp dụng thiết lập quản lý từ xa, lắng nghe phản hồi của những đồng nghiệp cùng làm chung công việc có thể bù đắp cho việc thiếu liên hệ trực tiếp và đóng vai trò là “tai mắt” của bạn.
Yêu cầu họ tự đánh giá
Tự đánh giá có thể đem lại nhiều lợi ích. Nó cho bạn cơ hội để biết nhân viên của bạn nhìn nhận bản thân như thế nào và giúp bạn hiểu họ hơn để từ đó lập chiến lược tiếp cận với tư cách là người quản lý. Đồng thời, bạn có thể sử dụng đánh giá của họ và so sánh chúng với phản hồi của đồng nghiệp để bạn có ý tưởng rõ ràng hơn về hiệu suất của nhân viên ấy.
Mẹo để thực hiện đánh giá hiệu suất từ xa
Thực hiện phản hồi theo thời gian thực (nếu có thể)
Nếu bạn muốn cải tiến nhanh chóng, hãy cung cấp phản hồi theo thời gian thực. Đừng đợi các bài đánh giá mang tính xây dựng. Nhận xét được đưa ra thường xuyên và kịp thời sẽ hiệu quả hơn trong việc thúc đẩy cải thiện hành vi và áp dụng phương pháp này với nhân viên thậm chí có thể cải thiện giao tiếp hàng ngày của bạn.
Chú trọng hiệu suất hơn bất cứ điều gì
Tập trung vào hành động hơn là con người. Cho dù là đánh giá trực tiếp hay từ xa, hãy luôn khách quan khi đánh giá nhân viên của bạn. Bạn có thể thân thiện với một số đồng nghiệp nhất định, nhưng hãy nhớ tránh thiên vị. Một tư duy chuyên nghiệp sẽ đảm bảo rằng các đánh giá của bạn là chính xác và công bằng.
Thiết lập một đối một
Thảo luận trên mạng có thể không tốt bằng một buổi thảo luận tại quán cà phê, nhưng nó cực kỳ quan trọng trong giai đoạn này. Đánh giá hiệu suất không phải là một việc làm một lần, vì vậy thường xuyên thiết lập các buổi một đối một sẽ đảm bảo rằng nhân viên của bạn luôn ở trong đà phát triển.
Ngoài việc giúp bạn đo lường hiệu suất, việc kiểm tra nhân viên của bạn theo thói quen cũng có thể nuôi dưỡng mối quan hệ làm việc của bạn với họ.
Nhận ra những điểm mạnh/ năng lực khác nhau
Mặc dù giai đoạn đánh giá nhằm mục đích nhấn mạnh những điểm cần cải thiện, nhưng nhận ra những điểm mạnh cũng là một điều vô cùng cần thiết. Mỗi nhân viên đều có điều gì đó để thảo luận. Và với tư cách là người quản lý, bạn có trách nhiệm nuôi dưỡng sức mạnh đó.
Nếu bạn thích cách một nhân viên xử lý tình huống với khách hàng hoặc thích cách họ cộng tác với các bộ phận khác, bạn cần chia sẻ cho nhân viên ấy điều đó. Việc này giúp duy trì và củng cố năng lượng tích cực của nhân viên
Giao tiếp hai chiều
Giao tiếp chỉ hiệu quả khi là giao tiếp hai chiều, vì vậy đừng chi phối cuộc trò chuyện. Bạn có thể là người điều hành cuộc đánh giá, nhưng hãy để nhân viên của mình được lên tiếng. Biết và hiểu được cảm nhận của họ về công việc, dự án và công ty sẽ không chỉ giúp bạn thúc đẩy sự phát triển của nhân viên mà bạn còn có thể tìm giải pháp phù hơp để cải thiện hiệu quả công việc và hỗ trợ nhân viên tốt nhất.
Áp dụng các phương pháp quản lý từ xa tốt nhất
Thế giới sắp chuyển sang một trạng thái bình thường mới. Khi doanh nghiệp của bạn tiếp tục thích ứng với ảnh hưởng của đại dịch, việc biết các phương pháp hay nhất trong quản lý từ xa sẽ cho phép bạn khắc phục mọi vấn đề có thể phát sinh theo cách của bạn. Việc đo lường và cải thiện hiệu suất của nhân viên sẽ dễ dàng hơn gấp mười lần khi bạn đã ghi nhớ những mẹo này.
Bạn có khó khăn gì trong việc thích ứng trạng thái bình thường mới này không? Chúng tôi có thể hỗ trợ bạn – OOC digiiMS cung cấp các giải pháp Quản lý công việc hiệu quả để giúp bạn chuyển đổi hoàn toàn sang thiết lập làm việc từ xa.
Đọc thêm: Phần mềm quản lý công việc và cộng tác – digiiTeamW
