Con người là yếu tố cần thiết cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Quản lý nhân lực hiệu quả là điều cần thiết cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Bài viết này là những phân tích về các chức năng cơ bản của quản lý nhân sự trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
Quản lý nhân sự là gì?
Bắt đầu với một định nghĩa ngắn gọn, quản lý nhân sự hay quản lý nhân lực (thuật ngữ tiếng Anh: Human Resource Management), là hoạt động quản lý con người để đạt được hiệu suất tốt hơn.
Ví dụ như sự gắn kết giữa các nhân sự, các phòng ban với nhau sẽ giúp quá trình làm việc hiệu quả hơn, mang lại chất lượng công việc cao hơn. Điều này có nghĩa là nếu chúng ta có thể tìm cách tạo dựng sự gắn kết trong công ty để làm cho nhân viên gắn bó hơn thì sẽ góp lợi cho công ty về nhiều phương diện.
Nguồn nhân lực là những ai?
Nguồn nhân lực là tất cả những người ở khả năng này hay năng lực khác làm việc hoặc đóng góp cho một tổ chức. Và để hệ thống nhân sự đó hoạt động tốt thì mọi doanh nghiệp đều cần đến bộ phận quản lý nhân sự. Họ sẽ là những người cung cấp kiến thức, công cụ, đào tạo, tư vấn quản lý, quản trị, phân bổ công việc và nắm bắt năng lực của từng nhân sự. Đây đều là những yếu tố quan trọng để duy trì và phát triển một công ty.
Các kiến thức cơ bản về quản lý nhân sự
Khi nói tới quản lý nhân sự, hầu hết sẽ có 7 yếu tố cơ bản được cho là nền tảng của các chính sách quản lý nhân lực hiệu quả trong một doanh nghiệp.
Ảnh: AIHR
1. Tuyển dụng và chọn lựa
Tuyển dụng và lựa chọn được cho là những yếu tố dễ thấy nhất của nhân sự. Hầu hết trước khi được chính thức làm việc tại một doanh nghiệp, chúng ta đều sẽ trải qua quá trình tuyển dụng như xét lọc đơn xin việc, phỏng vấn, đánh giá năng lực.
Tuyển dụng ứng viên và lựa chọn những người tốt nhất đến và làm việc cho doanh nghiệp là trách nhiệm nhân sự quan trọng. Yếu tố con người luôn là “gốc rễ” của bất kì một doanh nghiệp, tổ chức nào và việc tìm kiếm những người phù hợp nhất là một giai đoạn quan trọng.
Yêu cầu tuyển dụng mới thường bắt đầu khi một công việc mới được tạo ra hoặc một công việc hiện có mở ra. Sau đó người quản lý trực tiếp sẽ gửi bản mô tả công việc cho bộ phận nhân sự và tiến hành tuyển dụng ứng viên. Trong quá trình này, bộ phận nhân sự có thể sử dụng các công cụ lựa chọn khác nhau để tìm ra người tốt nhất cho vị trí đang cần tuyển. Chúng bao gồm các cuộc phỏng vấn, đánh giá khác nhau và các phương pháp tuyển dụng chuyên biệt của doanh nghiệp đó. Các ứng viên thành công sau đó tiếp tục vào vòng tiếp theo, nơi họ được phỏng vấn và nhận được đánh giá chuyên sâu hơn.
2. Quản lý hiệu suất
Quản lý hiệu suất (KPI) là yếu tố cơ bản thứ hai nhằm quản lý nhân lực hiệu quả. Hiệu suất giúp doanh nghiệp nhìn nhận các cá thể trong một doanh nghiệp có thể phát huy tối đa được khả năng của mình hay không, và chính điều này cũng ảnh hưởng rất lớn tới lợi nhuận.
Thông thường, nhân viên có một nhóm trách nhiệm xác định mà họ cần phải đảm nhận. Quản lý hiệu suất là một cấu trúc cho phép nhân viên nhận được phản hồi về hiệu suất của họ và doanh nghiệp là người quản lý, đánh giá hiệu suất đó trong cả quá trình làm việc của nhân sự.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm vào quản lý hiệu suất (KPI). Phần mềm quản lý hiệu suất KPI sẽ thu thập, sắp xếp, tổ chức và trực quan hóa các số liệu quan trọng của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng sẽ có một cái nhìn tổng quan nhanh về hiệu suất, phúc lợi và độ tăng trưởng dự kiến của công ty.
3. Học hỏi và phát triển
Trong lĩnh vực nhân sự, việc học hỏi và phát triển đảm bảo rằng nhân viên thích ứng với những thay đổi trong quy trình, công nghệ, sự thay đổi của xã hội và nhu cầu khách hàng. Học hỏi và phát triển giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và nâng cao trình độ. Học tập và phát triển (thuật ngữ tiếng Anh: Learning and Development – L&D) được dẫn dắt bởi bộ phận Nhân sự và các chính sách tốt có thể rất hữu ích trong việc thúc đẩy tổ chức hướng tới các mục tiêu dài hạn.
4. Lập kế hoạch kế nhiệm
Lập kế hoạch kế nhiệm là quá trình lập kế hoạch dự phòng trong trường hợp nhân viên chủ chốt rời công ty. Ví dụ, nếu một quản lý cấp cao quan trọng nghỉ việc, việc chuẩn bị sẵn sàng một người thay thế sẽ đảm bảo tính liên tục và có thể tối ưu năng suất làm việc cho công ty.
Lập kế hoạch kế nhiệm thường dựa trên xếp hạng hiệu suất và nỗ lực của quá trình học hỏi và phát triển. Điều này dẫn đến việc tạo ra một nguồn nhân tài. Đây là một nhóm các ứng viên đủ tiêu chuẩn và sẵn sàng để lấp đầy các vị trí chủ chốt trong trường hợp có nhân sự rời đi. Xây dựng và nuôi dưỡng hệ thống này là chìa khóa để quản lý nhân sự hiệu quả.
5. Lương thưởng và phúc lợi
Một trong những điều cơ bản khác của quản lý nhân sự là lương thưởng và phúc lợi. Chế độ đãi ngộ công bằng là chìa khóa trong việc tạo động lực và giữ được đội ngũ nhân viên dài lâu. Một trong những nguyên tắc cơ bản của quản lý nguồn nhân lực liên quan đến trả lương là đảm bảo công bằng và minh bạch.
Đưa ra đề nghị trả lương phù hợp cũng là một phần quan trọng trong việc thu hút nhân tài tốt nhất. Điều này phải được cân đối với ngân sách và tỷ suất lợi nhuận của công ty. Bộ phận quản lý nhân sự nên giám sát việc chi trả lương và đặt ra các tiêu chuẩn khen thưởng.
6. Hệ thống thông tin nhân sự
Thông tin nhân sự hay hồ sơ nhân sự là những dữ liệu vô cùng quan trọng trong công tác quản trị nguồn nhân lực, cao hơn nữa, phần mềm quản lý nhân sự là nhu cầu ngày càng cao để nâng cao hiệu quả nhân sự trong doanh nghiệp. Phần mềm lưu trữ thông tin nhân sự cho phép các tổ chức, doanh nghiệp xử lý nhiều chức năng nhân sự tự động và bảo mật. HRIS viết tắt của Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (Thuật ngữ tiếng Anh: Human Resources Information System), một nền tảng thu thập và lưu trữ thông tin liên quan đến tất cả các nhân sự trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Ngoài việc thu thập và lưu trữ thông tin một cách thụ động, Phần mềm Thông tin nhân sự đã phát triển để hỗ trợ nhiều hoạt động nhân sự như theo dõi thời gian và lịch làm việc, lập kế hoạch kế nhiệm và tuyển dụng. Dữ liệu được tổng hợp lại trên hệ thống thông tin nhân sự có thể cải thiện năng suất lao dộng và tiết kiệm thời gian đáng kể cho doanh nghiệp.
7. Dữ liệu nhân sự và phân tích
Nguyên tắc cơ bản cuối cùng của nhân sự xoay quanh dữ liệu và phân tích. Một cách dễ dàng để theo dõi các dữ liệu quan trọng là thông qua các chỉ số nhân sự hoặc KPI nhân sự . Đây là những phép đo cụ thể trả lời cách một công ty đang thực hiện trên một phép đo nhất định. Đây được gọi là báo cáo nhân sự .
Báo cáo này tập trung vào tình trạng hiện tại và trong quá khứ của tổ chức. Sử dụng phân tích nhân sự, nhân sự cũng có thể đưa ra dự đoán. Các ví dụ bao gồm nhu cầu lực lượng lao động, ý định thay đổi nhân viên, tác động của trải nghiệm ứng viên (tuyển dụng) đối với sự hài lòng của khách hàng và nhiều yếu tố khác.
Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS
digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR)
