Khung năng lực là một công cụ được sử dụng từ những năm 90 của thế kỷ 20 trên thế giới và đã được sử dụng rộng rãi ở Việt Nam trong khoảng 10 năm gần đây. Khung năng lực đã trở thành công cụ không thể thiếu trong doanh nghiệp. Ứng dụng của khung năng lực thể hiện trong rất nhiều vấn đề của quản lý nhân sự đào tạo nhân sự, tuyển dụng, bố trí nhân sự,…
Khái niệm về khung năng lực
Khung năng lực là phương pháp quản lý năng lực theo chức danh chia làm 2 khái niệm chính:
- Khung năng lực – bộ tiêu chuẩn năng lực cho một vị trí
- Từ điển năng lực – tập hợp các định nghĩa và thước đo năng lực thuộc các ngành nghề liên quan tới chức năng của tất cả các vị trí trong một doanh nghiệp
Khi thiết kế và mô tả một năng lực, thông thường có ba phần: định nghĩa năng lực, mục đích sử dụng năng lực và các cấp độ của năng lực. Phần định nghĩa về năng lực sẽ mô tả một cách khái quát nhất năng lực là gì. Phần mục đích sử dụng sẽ trả lời câu hỏi tại sao tổ chức hoặc công việc này cần năng lực này hoặc tại sao nó lại quan trọng.
Các cấp độ của mỗi năng lực
Mỗi năng lực cụ thể sẽ bao gồm một số cấp độ, mỗi cấp độ sẽ được mô tả cụ thể dưới dạng một tập hợp các hành vi, cấp độ sau bao gồm các năng lực của cấp độ trước đó. Tức là, các hành vi của cấp độ trước đó là tiền đề đối với các hành vi cao hơn. Số lượng các cấp độ của mỗi năng lực phụ thuộc vào mức độ phức tạp của các hành vi được mô tả. Thông thường mỗi năng lực có thể có từ 3 đến 7 cấp độ (xem ví dụ trong bảng 1).
Mỗi vị trí sẽ có các yêu cầu về cấp độ riêng nên mức độ đánh giá cũng sẽ khác nhau. Thấp nhất là cấp độ tối thiểu cần đạt được và được sử dụng trong tuyển dụng, đào tạo và trả lương. Cấp độ xuất sắc mô tả nội dung của các hành vi trong khung năng lực đã đạt được thành tích vượt trội. Cấp độ này được sử dụng cho phát triển nhân sự và quản trị thành tích để giúp nhân viên đạt được thành tích vượt trội hay xuất sắc. Bảng 1 là ví dụ về năng lực làm việc nhóm.
Đối với các vị trí là nhân viên trong một bộ phận, cấp độ yêu cầu thường là cấp độ và cấp độ xuất sắc là 2 hoặc 3 trong khi đối với một trưởng bộ phận có thể yêu cầu ở cấp độ 3 và cấp độ xuất sắc là ở mức 4.
Mỗi công việc sẽ yêu cầu một tập hợp năng lực
Mỗi công việc sẽ yêu cầu một tập hợp các năng lực – các kiến thức, kỹ năng và đặc điểm cá nhân cần để hoàn thành tốt một vai trò/công việc và tập hợp này gọi là khung năng lực hoặc hồ sơ năng lực. Khung năng lực là một phương pháp tổng hợp nhằm hỗ trợ cho việc tuyển dụng và xây dựng chương trình quy hoạch cán bộ lãnh đạo – quản lý, xây dựng các chương trình đào tạo, phát triển quản lý và lãnh đạo, xây dựng hệ thống quản lý thành tích và đãi ngộ dành cho đối tượng quản lý và lãnh đạo cũng như nhân viên trong tổ chức.
Ứng dụng của khung năng lực
Khung năng lực ứng dụng trong tuyển dụng
Tuyển dụng là một trong những ứng dụng phổ biến của khung năng lực. Các năng lực trong khung năng lực sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng chi tiết yêu cầu của các vị trí làm việc với các công việc đặc thù. Ngoài ra, khung năng lực giúp các nhà quản lý xác định năng lực có thể đào tạo, năng lực cần phải đáp ứng ngay khi tuyển dụng nhân sự và những năng lực khó phát triển.
Khi đánh giá ứng viên, kết hợp với công cụ phỏng vấn hoặc trung tâm đánh giá doanh nghiệp có thể xác định được năng lực của ứng viên ở cấp độ nào ở các yêu cầu khác nhau. Nhờ vậy, người tuyển dụng sẽ đảm bảo được một cuộc phỏng vấn có tính hệ thống và khả năng tuyển được người có khả năng thành công với công việc cao hơn.
Ứng dụng của khung năng lực trong đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo, xây dựng kết hoạch đào tạo cũng là những ứng dụng khác của khung năng lực. Khi xây dựng khung năng lực, doanh nghiệp cần xác định được yêu cầu về loại năng lực của vị trí hiện tại hoặc vị trí cần phát triển lên đồng thời thực hiện đánh giá năng lực cho cán bộ quản lý và nhân viên. Khi có hai dữ liệu này, việc xác định ai cần phải đào tạo năng lực gì, đào tạo ở cấp độ nào trở nên vô cùng đơn giản khi so sánh mức độ đáp ứng và yêu cầu năng lực.
Với việc ứng dụng khung năng lực, doanh nghiệp có thể tập trung vào những kỹ năng, kiến thức và các đặc điểm có ảnh hưởng đến hiệu quả và do đó khai thác hiệu quả thời gian và tiền bạc dành cho đào tạo và phát triển.
Đánh giá và xây dựng chế độ đãi ngộ
Khung năng lực giúp cho doanh nghiệp tạo ra nền tảng cho việc xây dựng hệ thống quản lý thành tích và đãi ngộ chính xác. Qua Khung năng lực, người quản lý sẽ có cách hiểu chung về những gì sẽ được kiểm soát, đo lường và xác định, những gì cần tập trung và thúc đẩy trong thảo luận đánh giá thành tích.Nó giúp người quản lý xác định những gì cần tập trung và thúc đẩy trong thảo luận đánh giá thành tích. Đối với việc vận hành hệ thống lương, việc quyết định một người ở bậc lương nào trong một thang lương sẽ dễ dàng hơn và có cơ sở rõ ràng hơn vì doanh nghiệp chỉ cần so sánh mức độ đáp ứng và yêu cầu năng lực.
Tham khảo thêm : Khung năng lực là gì?
