Quản lý tích hợp dự án (mô hình Hybrid) đã được định nghĩa trong tài liệu Hướng dẫn Quản lý dự án. Đây là một trong các phương pháp phổ biến và cũng được rất nhiều công ty đã áp dụng.
Mô hình Hybrid là gì?
Quản lý tích hợp dự án (Mô hình Hybrid) được sáng tạo bởi Michael R.Wood. Đây là một cách tiếp cận có hệ thống để đảm bảo các quy trình được thực hiện đồng bộ. Đồng thời, các nguồn lực đi đúng hướng để mục tiêu dự án được thực hiện hiệu quả.
Mô hình Hybrid giúp project manager cân bằng giữa kỳ vọng và nhu cầu khách hàng. Từ đó có thể tối ưu hóa mọi nguồn lực để đưa dự án tới thành công.
Thành phần quan trọng của mô hình Hybrid
Mô hình Hybrid gồm các yếu tố quan trọng, quyết định thành công của dự án
Điều lệ dự án
Đây là bước đi đầu tiên cơ bản vẽ ra được mục tiêu tổng quan, phạm vi của dự án. Thông qua điều lệ giúp các bên liên quan hình thành được tiến trình chung của dự án.
Điều lệ dự án tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau. Nhưng chủ yếu văn bản này tồn tại dưới hình thức hợp đồng. Hợp đồng là văn kiện xác nhận sự tồn tại của dự án. Nó sẽ giao quyền cho nhà quản lý được sử dụng tài nguyên để tiến hành dự án.
Thông tin đầu vào dự án (Input)
Danh sách công việc của dự án
- Đây là bản mô tả về mục tiêu kinh doanh, yêu cầu và đặc điểm sản phẩm…
- Các yếu tố này cần thể hiện sự thích hợp, tính khả thi trong việc thực hiện mục tiêu dự án.
Bảng mô tả tình huống hiện tại của doanh nghiệp
Đây là hồ sơ thể hiện được sự tìm hiểu, quan điểm của doanh nghiệp về khả năng đầu tư dự án. Bảng mô tả bao gồm các thông tin:
- Cung – cầu từ thị trường
- Điểm mạnh của doanh nghiệp
- Yêu cầu từ khách hàng…
Hợp đồng
Là văn bản để hợp pháp hóa dự án thành hiện thực. Đây là việc liên kết chính từ phía hai bên và cần được ký xác nhận.
Ảnh hưởng của môi trường đến dự án
Mọi dự án đều cần xác định các yếu tố ảnh hưởng tích cực, tiêu cực đến dự án. Các yếu tố ảnh hưởng bao gồm:
- Môi trường vi mô: khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhân viên, cổ đông, nhà cung cấp, người trung gian…
- Môi trường vĩ mô: văn hóa xã hội, kinh tế, nhân khẩu học, công nghệ, môi trường tự nhiên, lực lượng chính trị xã hội…
Tiến trình tổ chức vốn đầu tư
Đây là tài sản quy trình của tổ chức để giúp dự án có thể thành công.
Thông tin đầu ra của dự án (Output)
- Nhu cầu của doanh nghiệp, của khách hàng và của dự án mới.
- Mục tiêu, yêu cầu của dự án
- Bảng mô tả công việc của dự án
- Tóm tắt kế hoạch thực hiện
- Tóm tắt chi phí dự án
- Dự tính rủi ro và cách khắc phục
Kế hoạch quản lý dự án
Xây dựng kế hoạch quản lý giúp theo dõi, giám sát được từ đầu đến khi kết thúc dự án. Kế hoạch quản lý này bao gồm các kế hoạch phụ. Chẳng hạn như: quản lý rủi ro, quản lý tài chính, quản lý truyền thông…
Thông tin đầu vào (Input)
- Bản điều lệ dự án
- Các nhân tố về môi trường như tiêu chuẩn ngành, pháp luật…
- Tài sản quy trình tổ chức (OPAs)
Công cụ kỹ thuật
- Ý kiến thu nhận từ chuyên gia
- Hội nghị giữa các bên liên quan
Thông tin đầu ra (Output)
- Kế hoạch Quản lý công việc: chỉ ra các công việc phát triển, giám sát và đánh giá công việc…
- Kế hoạch Quản lý yêu cầu: chỉ ra cách phân tích, xử lý và điều phối yêu cầu…
- Văn bản Quản lý tiến độ: thiết lập các tiêu chí để đánh giá tiến độ dự án.
- Kế hoạch Quản lý chi phí: đưa ra được bản hạch toán tài chính cho dự án.
- Kế hoạch Quản lý chất lượng: đưa ra các tiêu chuẩn để đánh giá được chất lượng sản phẩm.
- Văn bản Quản lý nguồn lực: chỉ ra cách đào tạo, phân phối và phân công công việc cho nhân lực.
- Kế hoạch truyền thông: lên kế hoạch để quản lý thông tin truyền thông của dự án.
- Kế hoạch Quản lý rủi ro: dự tính trước rủi ro để tiến hành đưa ra hoạt động phòng ngừa.
- Vòng đời dự án: Vẽ sơ đồ công việc từ đầu đến cuối dự án.
Thực hiện dự án theo mô hình Hybrid
Việc thực hiện dự án bao gồm các công việc khác nhau. Chủ yếu là điều phối nhân lực và vật lực, điều phối cân bằng dự án. Vì vậy, có thể đảm bảo dự án được hoàn thiện kịp tiến độ được giao.
Công việc của thực hiện dự án theo mô hình Hybrid
- quá trình quản lý và tiến hành thực hiện các công việc theo như kế hoạch quản lý.
- quá trình quản lý các yêu cầu thay đổi
- thực hiện quá trình quản lý rủi ro của dự án
- quản trị nguồn nhân lực và quản trị kế hoạch truyền thông dự án
Phần lớn các chi phí cho dự án đều để tiến hành bước thực hiện dự án. Vì vậy, người quản lý cần linh hoạt, chủ động ứng đối với mọi tình huống để dự án tốt nhất.
Giám sát và kiểm soát toàn bộ dự án
Với các dự án có đầu từ lớn, người quản lý cần đặc biệt quan tâm công việc này. Việc quản lý kiểm soát những thay đổi chiếm 90% công sức của người quản lý.
Giám sát công việc dự án bao gồm:
- Thu thập, đo lường hiệu suất.
- Phổ biến thông tin hiệu suất.
- Đánh giá kết quả đo lường và phân tích xu hướng.
- Tìm ra các lĩnh vực cần phải được thay đổi.
Thực hiện kiểm soát tích hợp dự án
Đây là công việc xác định, đánh giá và quản lý những thay đổi trong suốt thời gian diễn ra dự án. Mục tiêu mà kiểm soát tích hợp dự án hướng đến là
- Đảm bảo sự thay đổi của dự án diễn ra có lợi
- Xác định được sự thay đổi
- Quản lý những sự thay đổi và những biến động do sự thay đổi gây ra
Yêu cầu phổ biến sự thay đổi trong dự án có thể truyền đạt dưới nhiều hình thức. Phổ biến bằng miệng, văn bản… Tuy nhiên, nhà quản lý dự án cần sớm ghi chú lại thay đổi để đảm bảo thực hiện đúng. Đồng thời, là bằng chứng pháp lý cho mọi hoạt động phía sau của dự án.
Kết thúc dự án theo mô hình Hybrid
Đây là quy trình cuối cùng trong quản lý tích hợp dự án. Để kết thúc một dự án hoàn hảo nhất, nhà quản lý cần hoàn tất và chuyển giao đầy đủ công việc. Kết quả đầu ra khi kết thúc dự án cần có:
- Chuyển giao sản phẩm, dịch vụ và kết quả hoàn thiện.
- Cập nhật tài sản quy trình của tổ chức sau dự án.
Các xu thế của mô hình Hybrid
Sử dụng các công cụ tự động
Với những số liệu và thông tin phức tạp, nhà quản lý cần sử dụng các công cụ tự động. Các công cụ giúp việc thu thập và xử lý số liệu được dễ dàng hơn.
Sử dụng công cụ quản lý từ xa
Các nhóm dự án thay vì viết tài liệu đã sử dụng các công cụ quản lý từ xa. Việc sử dụng các công cụ này sẽ giúp để thu thập và giám sát các yếu tố quan trọng của dự án. Từ đó, việc thu thập và sắp xếp dự án sẽ trở nên trực quan hơn. Từ sự trực quan này có thể thúc đẩy quá trình chuyển giao kết quả được nhanh gọn hơn.
Quản lý kiến thức của dự án theo mô hình Hybrid
Các thay đổi trong vòng đời dự án cần phải được diễn ra theo quy trình rõ ràng. Việc này giúp nhận ra được các kiến thức mới xuyên suốt dự án. Khi cần thiết, việc chuyển giao cho người kế nhiệm mà kiến thức mới không bị mất đi.
Mở rộng trách nhiệm của nhà Quản lý dự án
Project Management là người quản lý chính từ đầu đến cuối dự án. Vì vậy, họ cần được tham gia vào đầy đủ các hoạt động của dự án. Việc tham gia quản lý dự án như vậy sẽ giúp nhà quản lý đưa ra được phương án phù hợp.
Phương pháp Hybrid
Hybrid (phương pháp hỗn hợp) là phương pháp mới ra đời, tận dụng những yếu tố tốt nhất để góp phần triển khai dự án hiệu quả. Phương pháp này là sự tích hợp của phương pháp agile, iterative… và nhiều kỹ thuật khác.
Tựu chung lại, mô hình Hybrid ra đời với rất nhiều lợi ích khác nhau. Do vậy, việc sử dụng Hybrid cũng đòi hỏi nhà quản lý cần có các kỹ năng tích hợp để dự án được triển khai hiệu quả.
