Dự án là gì? Đặc trưng của một dự án là gì? Bài viết dưới đây dành cho các bạn muốn tìm hiểu về các khái niệm, kiến thức liên quan đến dự án cũng như cách thức xây dựng một dự án thành công.
Dự án là gì?
Vậy Dự án là gì? Dự án hay Project trong tiếng Anh có nhiều cách hiểu cũng như quan niệm khác nhau. Tùy theo góc độ và quan điểm bạn có thể có cách hiểu khác nhau về DA.
Tuy nhiên, theo cách hiểu đơn giản, DA là hoạt động nhằm đặt mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Tùy theo độ phức tạp, DA có thể được chia nhỏ thành nhiều hạng mục và hoạt đông khác nhau.
Để hoàn thành DA trong một khoảng thời gian định trước, bạn cần lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch DA đúng thời hạn và mang lại kết quả như đã xác định.
Thành phần của một dự án?
Như vậy, về cơ bản các DA đề bao gồm các thành phần cơ bản như sau:
Thời hạn
Đặc trưng điển hình của DA (khác với các công việc hàng ngày) là nó cần hoàn thành trong một giai đoạn cụ thể, quy định rõ ràng thời gian bắt đầu và kết thúc. Khi chia nhỏ DA thành các hoạt động, đồng thời ta cũng gán thời gian cho các hoạt động đó để đảm bảo hoàn thành tất cả các hoạt động trong thời hạn đã định. Ví dụ, một dự án xây dựng phần mềm KPI cần hoàn thành trong khoảng thời gian 6 tháng.
Ngân sách
Để thực hiện các hoạt động, thường cần đến ngân sách để trang trải các khoản chi phí cần thiết (thuê người, thuê dịch vụ, mua sắm vật liệu…). Đối với các DA lớn như xây dựng, việc quản lý chi phí có vai trò vô cùng quan trọng để đảm bảo hiệu quả. Doanh nghiệp có thể muốn thực hiện dự án tư vấn tư vấn chuyển đổi số với ngân sách DA 3 tỷ đồng.
Nguồn nhân lực
DA nào cũng cần đội ngũ nhân sự để thực hiện các công việc. Một dự án tư vấn có thể có trưởng DA, điều phối DA và các thành viên. Mỗi thành viên có vai trò khác nhau theo phân công. Một dự án phát triển phần mềm có thể có các thành viên chịu trách nhiệm về phân tích nghiệp vụ, thiết kế concept, thiết kế UI/UX, lập trình, QC và trưởng DA.
Ban điều hành
Mỗi DA thường có một người đứng đầu, là giám đốc hoặc trưởng DA. DA lớn có thể hình thành Ban điều hành để cùng quản lý. Họ có trách nhiệm phân bổ công việc, xác định các phương án tối ưu nhất giúp hoàn thành công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Mô tả kết quả
Là một bản mô tả về kết quả dự kiến sẽ đạt được. Điều này sẽ giúp các thành viên biết rõ mình cần đạt được điều gì khi kết thúc DA.
Bản chất dự án là gì?
Luôn có kết quả đầu ra
Kết quả đầu ra hay sản phẩm là kết quả mà DA cần đạt được khi kết thúc. Sản phầm đầu ra của DA có thể là một phần mềm đối với dự án phát triển phần mềm, một website chuẩn SEO đối với một DA xây dựng website, hay một hệ thống lương được xây dựng và ký quyết định ban hành.
DA thành công cần tạo ra kết quả cụ thể, đo lường được chứ không phải là kết quả mơ hồ, chung chung.
Dự án luôn có mục tiêu cụ thể
Ngoài kết quả đầu ra, DA cũng có mục tiêu cụ thể. Ví dụ, dự án xây dựng phần mềm quản lý sản xuất MES hướng tới mục tiêu tự động hóa sản xuất và nâng cao hiệu quả quản lý sản xuất đối với một nhà máy sản xuất linh kiện điện tử.
Làm việc theo đội, nhóm (Project Team)
Thông thường đa số các DA đều đòi hỏi nhân sự DA có chuyên môn đa dạng (ví dụ thiết kế concept, BA, UI/UX, lập trình, CSDL… với một dự án phần mềm. Trong trường hợp đó, thường một cá nhân khó mà đảm bảo hết các loại công việc khác nhau trong DA.
Ngoài ra, nếu DA có quy mô lớn và cần hoàn thành trong một thời gian hữu hạn, việc có thêm các thành viên là cần thiết để đảm bảo có thể hoàn thành khối lượng công việc của DA trong thời hạn cho phép. Khi đi, việc các thành viên phối hợp chặt chẽ để cùng hoàn thành mục tiêu chung là quan trọng.
Được phân bổ tài nguyên riêng
Do DA có những ràng buộc về kết quả đầu ra và thời gian hoàn thành, nó thường cũng yêu cầu được phân bổ nhân lực và tài nguyên riêng. Nhân sự DA có thể được phân bổ toàn thời gian cho DA hoặc kiêm nhiệm tùy tính chất, nhưng phải đảm bảo đủ thời lượng cho công việc.
Các nguồn lực khác như ngân sách cũng cần được phân bổ riêng để đảm bảo đủ nguồn lực để hoàn thành DA đúng hạn.
Phải hoàn thành trong thời hạn cụ thể
DA cần phải có thời hạn cụ thể, ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Bởi đây được coi là một chuỗi các hoạt động nhằm tạo ra các sản phẩm và kết quả dựa trên các mục tiêu đã đặt ra.
Hầu hết các DA đều mang tính tạm thời, sau khi đạt được mục tiêu thì nhóm DA sẽ tự giải thể và có thể hình thành nhóm DA mới nếu có mục tiêu mới.
Xem thêm: Kanban là gì? Ứng dụng Kanban trong quản lý dự án
Một số loại dự án phổ biến nhất
Nếu theo nguồn vốn thực hiện đầu tư, có một số loại DA sau:
Dựa trên nguồn vốn đầu tư
Dựa theo nguồn vốn đầu tư DA, có thể chia như sau:
DA đầu tư công
DA đầu tư công là DA sử dụng toàn bộ hoặc một phần vốn đầu tư công. (Khoản 22 Điều 3 Luật Đầu tư công 2019).
Vốn đầu tư công bao gồm: vốn ngân sách nhà nước; vốn từ nguồn thu hợp pháp của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập dành để đầu tư theo quy định của pháp luật.
DA đầu tư khác
DA đầu tư khác: Là các DA có nguồn vốn toàn bộ là nguồn vốn ngoài nhà nước
Khoản 22 Điều 3 Luật Đầu tư cũng quy định:
Dựa trên nhà đầu tư
DA đầu tư của nhà đầu tư nước ngoài
Nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân có quốc tịch nước ngoài, tổ chức thành lập theo pháp luật nước ngoài thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh tại Việt Nam. (khoản 19 Điều 3 Luật Đầu tư 2020)
DA đầu tư của nhà đầu tư trong nước
Nhà đầu tư trong nước là cá nhân có quốc tịch Việt Nam, tổ chức kinh tế không có nhà đầu tư nước ngoài là thành viên hoặc cổ đông. (khoản 20 Điều 3 Luật Đầu tư 2020)
DA đầu tư của Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
Tổ chức kinh tế là tổ chức được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam, gồm doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và tổ chức khác thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh. Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài là tổ chức kinh tế có nhà đầu tư nước ngoài là thành viên hoặc cổ đông. (khoản 21, 22 Điều 3 Luật Đầu tư 2020)
Phân loại DA theo nội dung, tính chất
- Dự án xây dựng
- DA đào tạo/tư vấn
- Dự án phát triển phần mềm
- DA nghiên cứu và phát triển
- Dự án hạ tầng công nghệ thông tin
- Dự án chuyên đổi số
Hình thức trình bày DA cơ bản
Việc trình bày nội dung DA có thể linh hoạt tùy theo tính chất, quy mô, công cụ sử dụng. Tuy nhiên, về cơ bản DA có thể có các cách thức trình bày sau:
- Tài liệu giới thiệu tổng quan DA: Mục tiêu, kết quả đầu ra, phạm vi, ngân sách…
- Giới thiệu chung: diễn giải sơ bộ về các vấn đề cũng như nhu cầu của DA là gì.
- Mô tả: bao gồm tên DA, mục đích thực hiện và trình bày ngắn gọn các đề xuất
- Các hoạt động cần thực hiện trong DA là gì.
- Kế hoạch triển khai các hoạt động của DA dưới dạng timeline
- Kết hoạch chi tiết: các hạng mục, hoạt động, kết quả đầu ra cần đạt được, thời gian bắt đầu, kết thúc, người thực hiện và tài nguyên/chi phí phân bổ
- Mô tả kỹ thuật – chuyên môn: các nội dung, kỹ thuật và các tài liệu chuyên môn liên quan đến DA.
- Dự đoán hiệu quả của DA: tác động tích cực và tiêu cực (nếu có) của DA
- Các phụ lục: bao gồm bảng thống kê, các tài liệu đính kèm, số liệu nghiên cứu…..
Phương pháp xây dựng một dự án điển hình
Xác định kế hoạch cụ thể
Bất kỳ một dự án nào cũng cần có một kế hoạch cụ thể. Kế hoạch dự án cơ bản gồm danh mục hạng mục và hoạt động trình bày dưới dạng WBS, thời gian bắt đầu và kết thúc, kết quả đầu ra, nhân sự đảm nhiệm và chi phí.
Tất cả các phần mềm quản lý dự án đều hướng đến việc cung cấp cho nhà quản lý dự án công cụ để lập kế hoạch và giám sát thực hiện kế hoạch dự án.
Phân công vai trò rõ ràng
Do dự án thường bao gồm nhiều thành viên có vai trò và chuyên môn khác nhau, việc phân công rõ ràng vai trò của các thành viên có vai trò quan trọng đảm bảo thành công dự án.
Duy trì sự kết nối
Giao tiếp trong nội bộ DA luôn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công, tránh lãng phí thời gian và tài nguyên không cần thiết. Ngoài ra, duy trì sự kết nối với các đối tượng liên quan cũng đảm bảo DA đi đúng hướng và đạt mục tiêu.
Chuẩn bị phương án dự phòng
Theo một khảo sát, các DA có phương án dự phòng rủi ro chiếm tỷ lệ lên đến 83% trong tổng số các DA đạt hiệu quả cao.
Khi thực hiện bất kỳ DA nào, luôn tồn tại những rủi ro tiềm ẩn đối với sự thành công của DA do các yếu tố, nhân tố gây trở ngại, ảnh hưởng tiến độ, làm tăng chi phí… Do đó, luôn cần phương án dự phòng trong trường hợp xảy ra rủi ro.
Sử dụng công cụ quản lý dự án
Do tính chất DA bị ràng buộc về thời gian và nguồn lực, việc quản lý sát sao tiến độ, chi phí DA có ý nghĩa quan trọng trong việc đạt được kết quả đầu ra và mục tiêu. Do đó việc quản lý truyền thống bằng giấy tờ hay thậm chí sử dụng các file kế hoạch trên Excel sẽ rất khó khăn.
Hiểu được những khó khăn trong việc quản lý và giám sát dự án, OOC đã thiết kế phần mềm quản lý dự án và công việc digiiPM. Phần mềm quản lý dự án digiiPM là một công cụ tuyệt vời để quản lý hoạt động, tiến độ, chi phí, nhân sự của DA. Phần mềm digiiPM cũng cho phép các thành viên quản lý sử dụng các công cụ quen thuộc như cấu trúc hoạt động dự án WBS, Gantt Chart, giao diện Kanban… để quản lý DA thuận lợi. Hệ thống dashboard và báo cáo trực quan cũng giúp các nhà quản lý DA dễ dàng quản lý dự àn mình phụ trách. Đồng thời quản lý cấp cao dễ dàng quản lý tiến độ của nhiều DA đồng thời, dễ dàng phân bổ nguồn lực giữa các DA khác nhau.
Qua đây bạn đã hiểu bản chất của DA cũng như các thành phần cơ bản của DA. Hy vọng bài viết hữu ích cho công việc của bạn.
