Triển khai KPI – OKRI có thực sự khó? KPI có thực sự đã hết thời hay đó chỉ là lập luận của những nhà quản lý chưa thực sự hiểu và triển khai hệ thống KPIs đúng cách? Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã gặp phải những sai lầm, thách thức trong quá trình thiết kế và triển khai hệ thống KPI – OKR. Vậy giải pháp nào để có thể triển khai KPI tại doanh nghiệp một cách hiệu quả. Hãy cùng đón xem nhé!
5 giải pháp triển khai KPI tại doanh nghiệp
Không có một cách thức chuẩn duy nhất cho thiết kế và triển khai hệ thống BSC-KPI cho doanh nghiệp, do mỗi doanh nghiệp có mức độ trưởng thành khác nhau về quản lý, theo đó đặc điểm của hệ thống quản lý và năng lực cán bộ quản lý là hai yếu tố tạo nên sự đa dạng của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số nguyên tắc cơ bản mà doanh nghiệp và tổ chức nên áp dụng khi triển khai hệ thống.
Lựa chọn OKR hay BSC – KPI tùy giai đoạn phát triển của doanh nghiệp
Như đã trình bày ở mục 1, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng KPI, OKR hay kết hợp cả 2 phương pháp để đáp ứng nhu cầu quản trị của mình.
Nếu doanh nghiệp đang ở giai đoạn khởi nghiệp và có tốc độ tăng trưởng mạnh, OKR có thể là một lựa chọn tốt để quản lý hiệu quả. Các kết quả mà doanh nghiệp quan tâm có thể là những dự án xảy ra một lần, không có sự lặp lại và không bị bó cứng vào chuẩn nào đó.
Trong trường hợp doanh nghiệp đã có tính ổn định tương đối về sản phẩm dịch vụ và các kết quả có tính chu kỳ, thì KPI là 1 lựa chọn phù hợp.
Đảm bảo điều kiện triển khai chỉ số KPI
Với mỗi phương pháp được lựa chọn, cách thức tiến hành xây dựng và triển khai hệ thống luôn là một yếu tố quan trọng quyết định thành bại của hệ thống. Tuy nhiên, điều kiện để KPI hoạt động được vẫn là chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, mô hình quản trị và phân quyền, mô tả công việc nhằm làm rõ trách nhiệm của bộ phận hoặc những vị trí nhân sự chủ chốt trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
Điều kiện thứ hai để triển khai chỉ số KPI là sự rõ ràng của chiến lược. Trước khi xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc cần làm rõ các yếu tố chiến lược, ít nhất là tầm nhìn, sứ mệnh, phạm vi cạnh tranh, lợi thế cạnh tranh và năng lực cốt lõi của doanh nghiệp.
Điều kiện cuối cùng là có một hệ thống theo dõi bao gồm con người và công cụ tự động để ghi nhận dữ liệu, phân tích, báo cáo nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin thường xuyên, thời gian thực của các cấp quản lý và nhân viên.
Quản lý sự thay đổi là giải pháp quan trọng cho hệ thống KPI
Khi áp dụng hệ thống quản trị theo mục tiêu, sự thay đổi của các hệ thống quản trị chức năng và cách thức hành động của con người là một điều tất yếu. Do đó, kế hoạch triển khai hệ thống KPI tại mỗi doanh nghiệp cần bao gồm cả các hoạt động chuyên môn và hoạt động quản lý sự thay đổi. Cần phân tích các đối tượng của hệ thống để chọn thực hiện các hoạt động tạo sự thấy hiểu, ủng hộ và cuối cùng là cam kết của nhà quản trị cấp cao, cấp trung và nhân viên. Đào tạo cùng với truyền thông liên tục, có sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo cấp cao tại doanh nghiệp là yếu tố then chốt cho thành công trong triển khai hệ thống.
Xây dựng năng lực cho nhân sự cho triển khai chỉ số KPI
Thách thức chung của các doanh nghiệp là có đủ nhân sự có năng lực triển khai hệ thống KPI. Họ nhất thiết phải hiểu rõ phương pháp thực hiện, đảm bảo được các điều kiện triển khai hệ thống và am hiểu về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Kiến thức của họ cần bao trùm các vấn đề quản trị doanh nghiệp, quản trị chiến lược và quản trị nhân sự. Kỹ năng của họ cần có là tư duy hệ thống, tư duy chién lược, kỹ năng tạo ảnh hưởng, thuyết phục và xử lý dữ liệu. Một đội bao gồm nhân sự tới từ các chức năng quản trị chiến lược và kế hoạch, quản trị nguồn nhân lực và quản trị hệ thống thông tin, có vai trò cả ở cấp thực thi (nhân viên chuyên môn nghiệp vụ) lẫn ra quyết định (cán bộ quản lý cấp trung và cấp cao) là một đội hình lý tưởng để triển khai hệ thống này.
Lựa chọn công nghệ phù hợp để theo dõi, thống kê, đánh giá kết quả
Khó khăn khi lựa chọn công nghệ phù hợp
Hệ thống quản trị hiệu suất tại doanh nghiệp luôn vấp phải khó khăn lựa chọn công nghệ thống kê, theo dõi và phân tích báo cáo. Tuy nhiên, triển khai OKR không đòi hỏi hệ thống theo dõi quá trình thực hiện ở mức độ như KPI do tính ít lặp lại của các mục tiêu và chương trình triển khai của OKR.
Mỗi doanh nghiệp thường đã có quy trình quản lý sản xuất kinh doanh được thực hiện và phần mềm quản lý tương ứng trước khi KPI triển khai. Về bản chất, hệ thống theo dõi KPI không phải là phần mềm quản lý chức năng, mà là một hệ thống thu nhận và kết nối toàn bộ các kết quả của hoạt động chức năng thành một kho dữ liệu lớn.
Từ đó, hệ thống thực hiện phân tích đa chiều các dữ liệu vận hành được gọi là BI (business intelligence) và hiển thị trên dashboard. BI sẽ là nền tảng dữ liệu theo dõi giúp nhà quản lý có thể thiết lập được các chỉ tiêu KPI nhằm đánh giá hiệu suất hoạt động theo từng khía cạnh chức năng của doanh nghiệp, từ đó có cái nhìn tổng thể về toàn bộ các khía cạnh chiến lược.
Hệ thống theo dõi cần được tích hợp với các phần mềm
Hệ thống theo dõi, đặc biệt là theo dõi KPI, cần tích hợp được tốt với các phần mềm có sẵn này và không đảo lộn quy trình sản xuất kinh doanh. Sự thay đổi về dòng chảy công việc (workflow) để bảo đảm tính hợp lý trong quản lý trước khi triển khai hệ thống KPIs là cần thiết, do vậy phần mềm KPI cần tận dụng các ứng dụng thành quả của CMCN4.0 để tích hợp dữ liệu và cung cấp các tiện ích báo cáo cho các bên liên quan.
Doanh nghiệp luôn có nhu cầu đa dạng về triển khai hệ thống đánh giá hiệu quả công việc (KPI), quản lý mục tiêu và kết quả trọng yếu (OKR) quản lý công việc hay quản lý dự án. Ở những doanh nghiệp theo mô hình quản trị chuyên biệt (quản lý dự án), việc triển khai một phần mềm quản lý chuyên biệt (MS Project) là phù hợp. Tuy nhiên, ở nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc trong một bối cảnh thay đổi liên tục như hiện nay, nhu cầu sử dụng các giải pháp quản trị khá đa dạng và đôi khi yêu cầu sự kết hợp giữa những hệ thống trên.
Thấu hiểu những nhu cầu đó, OOC đã phát triển Phần mềm quản lý KPI – digiiTeamW, giúp doanh nghiệp có thể sử dụng cho một hoặc nhiều hơn một mục tiêu nói trên, có thể đáp ứng các giải pháp triển khai KPI hiệu quả tại doanh nghiệp. Hoặc có thể tham khảo 10 phần mềm KPI tốt nhất cho doanh nghiệp phổ biến hiện nay.
