Giao việc cho nhân viên – một công việc chắc chắn quá quen thuộc bất kỳ nhà quản lý nào. Tuy nhiên, để giao việc đạt hiệu quả cao nhất nó không hề chỉ phụ thuộc vào năm kinh nghiệm hay kiến thức về con người và công việc của nhà quản lý. Mà nó là sự tổng hòa của những yếu tố kể trên kết hợp với một quy trình giao việc cặn kẽ. Vậy một quy trình giao việc cho nhân viên hiệu quả gồm những bước nào?
Quy trình giao việc cho nhân viên hiệu quả
Bước 1: Làm rõ các yếu tố đầu vào
Ở bước này, nhà quản lý hay trưởng nhóm cần cần xác định rõ những yếu tố có liên quan đến công việc: nguồn lực, nhân lực, yếu tố môi trường, công nghệ,… Chỉ ra những điều này nhà quản lý bước đầu đã hiểu người, hiểu việc và có sự sắp xếp hợp lý để đạt kết quả cao nhất.
1. Xác định công việc được giao xuống
Một bản mô tả công việc chi tiết cần được thiết lập tại bước này. Trong đó, nội dung bản mô tả cần bao gồm câu trả lời cho những câu hỏi sau:
- Tên công việc ấy là gì? – Xác định phòng ban, lĩnh vực nghiệm vụ có liên quan
- Công việc gồm những nội dung chi tiết nào? – Chỉ rõ mức độ các đầu việc, nhiệm vụ cần xử lý để đạt được đầu ra?
- Nhóm năng lực, kỹ năng cần thiết để xử lý? Xác định các năng lực chuyên môn, bổ trợ có cần thiết.
- Yêu cầu về chất lượng của kết quả như thế nào? Có tiêu chí đánh giá kết quả rõ ràng
- Trách nhiệm của người đảm nhiệm ở đâu? Nêu vai trò, nghĩa vụ và quyền hạn của nhân sự tham gia.
- Tầm quan trọng của việc được giao ở mức nào? Nắm bắt ý nghĩa, mức độ ưu tiên của nhiệm vụ.
- Thời gian bàn giao kết quả? Lập một deadline cụ thể để dựng quy trình làm việc cũng như theo dõi, giám sát.
2. Xác định nhân lực tham gia
Việc hiểu người cũng như hiểu việc. Cần lựa chọn nhân sự dựa trên nhiều yếu tố để phát huy tối đa khả năng của họ. Giao việc cho nhân viên sao cho đúng cần làm rõ các tiêu chí sau:
- Nhân sự có mức độ thành thạo năng lực chuyên môn như thế nào? Tùy vào tầm quan trọng của công việc đã xác định nhà nhận viên cần đạt được mức năng lực nhất định. Ví dụ năng lực cần đạt mức 3: hiểu biết sâu, thành thạo kỹ năng, làm việc độc lập hoặc Mức 4: Hiểu biết sâu, hoàn toàn độc lập, có thể xử lý được biệt lập.
- Nhân sự cần có bộ kỹ năng (skill set) nào? Người đảm nhiệm có khả năng vượt trội về kỹ năng mềm (lối ngoại giao tốt, với các kỹ năng xử lý tình huống, thuyết trình, đàm phán) hay có người mạnh về kỹ năng cứng (như chuyên môn, nghiệp vụ).
- Phong cách làm việc của cá nhân đó như thế nào? Nhân viên đó phù hợp với phong cách độc lập hay sẽ phối hợp tốt khi làm việc nhóm. Họ là người làm việc tỉ mẩn, chi tiết hay phù hợp với công việc lên kế hoạch. Đây là một người có quyết định dứt khoát hay là người cẩn trọng.
Để giao việc cho nhân viên phù hợp một cách nhanh chóng nó là cả một quá trình quan sát, theo dõi đánh giá dài hạn. Nhà quản lý cần có các công cụ hỗ trợ lưu trữ kết quả đánh giá qua các đợt các năm để chắc rằng nhân sự có đầy đủ phẩm sát với yêu cầu công việc.
3. Xác định các nguồn lực xung quanh
Để đảm bảo con người vận hành tốt công việc thì nhà quản lý còn cần cung cấp các yếu tố về nguồn lực. Các gạch đầu dòng về nguồn lực cần đặt ra bao gồm:
- Các công cụ cần thiết để hoàn thành công việc? Xác định các công cụ quản lý, công cụ hỗ trợ trong quá trình làm việc.
- Người hỗ trợ khi cần là ai? Có thể là quản lý cấp trên, hoặc một cá nhân dày dặn kinh nghiệm để đưa ra lời khuyên, chỉ dẫn cần thiết cho nhân sự đảm nhiệm.
- Ai có thể thay thế nếu vị trí đó có sự cố? Nên có nhân sự thay thế làm kế hoạch dự phòng trong trường hợp có rủi ro xảy đến.
4. Xác định phương pháp giao việc
Để quy trình giao việc và quản lý công việc thống nhất, nhà quản lý có thể cân nhắc giao việc trực tiếp hay qua phần mềm.
- Công việc này thể giao trực tiếp? Nếu đây là một công việc đơn giản, có thể bản giao kết quả trong thời gian ngắn, không bao gồm nhiều giai đoạn hay quản lý phức tạp
- Hay dùng phần mềm, công cụ giao việc? Cái này sẽ phù hợp khi giao việc cho nhân viên làm việc từ xa. Đặc biệt, công việc yêu cầu có quá trình kiểm tra giám sát dài hạn, theo dõi chi tiết tiến độ công việc, thì có phần mềm, công cụ hỗ trợ sẽ hiệu quả và thông minh hơn.
Áp dụng công thức 5W2H: What? Who? Why? Where? When? How? How much?
Trong đó:
- What? Công việc đó là gì?
- Who? Giao công việc này cho ai?
- Why? Công việc này có quan trọng không?
- Where? Công việc diễn ra ở đâu, có cần hỗ trợ phương tiện?
- When? Deadline cho công việc là gì?
- How? Giao việc như thế nào? Giao trực tiếp hay qua phần mềm?
- How much? Cần bao nhiêu nguồn lực để hoàn thành công việc?
Tìm hiểu thêm: Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW – KPI, OKR
Bước 2: Giao việc
Sau khi đã xác định các yếu tố đầu vào ở bước một, nhà quản lý bắt đầu giao tiếp với nhân sự và công sự họ sắp được giao. Hoạt động này có thể diễn ra dưới hình thức cuộc buổi họp giao ban đầu tuần của nhóm, cá nhân. Lúc này nhà quản lý cần truyền đạt rõ ràng ý tưởng, yêu cầu công việc để cả 2 bên cùng nắm bắt chung một mục tiêu và đầu ra.
Đặc biệt, phân quyền, ủy nhiệm là công tác cần được thực hiện chỉn chu trước toàn thể nhân sự. Bởi thứ nhất, nhân viên được trao quyền có thể tự tin ra quyết định, chủ động linh hoạt, sáng tạo, trong khi vẫn đảm bảo không vượt quyền cấp trên. Mặt khác, điều này cũng là cần thiết để các thành viên khác cùng nắm bắt.
Nếu sử dụng phần mềm vào giao việc và giám sát thì nhà quản lý cũng cần truyền thông tích cực đến nhân viên. Hãy phổ biến quy trình, cách thức quản lý và giám sát để nhân viên có thể theo dõi và cập nhật kết quả kịp thời.
Đừng hỏi nhân viên “đã hiểu chưa? Có ai còn ý kiến gì không?” Mã hãy yêu cầu họ nhắc lại nhiệm vụ được giao, hoặc đã có kế hoạch thực việc như thế nào. Do nhân viên có “xu hướng” gật đầu bất chấp dù chưa thực sự hiểu công việc do sợ mất mặt với sếp và đồng nghiệp. Những câu hỏi cặn kẽ như thế kia chắc chắn sẽ loại bỏ được tình trạng này.
Tìm hiểu thêm: Triển khai KPI: Khó khăn và Giải pháp dưới góc nhìn chuyên gia
Step 3: Theo dõi quản lý giám sát kết quả
Sau khi bộ máy làm việc cho tuần mới, tháng mớiđã sẵn sàng, việc tiếp theo nhà quản lý là giám sát, theo dõi và kiểm tra. Sát sao với tiến độ và chất lượng là điều cần thiết để xác đi cả bộ máy đang đi đúng tốc độ và đúng hướng.
Ngoài ra giám sát cũng là cách kịp thời nhất để cấp trên có thể đồng hành và cùng giải quyết khi nhân sự gặp khó khăn. Trưởng nhóm có thể cung cấp các nguồn lực hỗ trợ như lời khuyên tư vấn, đào tạo hoặc bổ sung người hỗ trợ.
Tuy nhiên, nhà quản lý cũng cần lưu ý khi tránh can thiệp quá sâu vào công việc khi đã được giao xuống. Can thiệp quá sâu là biểu hiện của sự hoài nghi, thiếu niềm tin vào năng lực nhân viên. Những cũng cần phân bố sự quan tâm đúng mức, vì nhân viên dễ có cảm giác bị bỏ rơi, bơ vơ nếu trưởng nhóm không hỏi thăm.
Hãy áp dụng công nghệ vào quy trình giao việc cho nhân viên và quản lý công việc. Bởi phần mềm giúp quản lý khép kín từ giao việc, lưu trữ theo dõi tiến độ đến báo cáo. Hơn nữa, nó giúp giảm công theo dõi của nhà quản lý. Thông thường giao việc trên các nền tảng trực tuyến, trưởng nhóm cùng một lúc phải quản lý nhiều nhóm chat. Điều này dễ gây loãng và xao nhãng của người ở cấp độ quản lý. Tuy nhiên, tổng hợp trên một giao diện của phần mềm giúp nhà quản lý tập trung, không bị sót, đồng thời không tốn công tìm kiếm các câu hỏi của nhân viên.
Bước 4: Đánh giá kết quả công việc
Sau quá trình giao việc sẽ là lúc cả nhà quản lý và nhân viên cùng ngồi lại để đánh giá kết quả đưa ra nhận xét. Nhà quản lý nên đưa ra những chia sẻ về điểm mạnh và điểm yếu của các cá nhân. Lời khuyên có ý nghĩa đối với nhân viên khi họ cảm thấy thành tựu, được chân trọng và truyền cảm hứng bởi việc mình đã làm.
Đừng tìm kiếm sự hoàn, hãy tìm ra điểm để hoàn thiện. Áp dụng một chuẩn hoàn hảo là một cách quản lý mang nhiều tính tiêu cực, chứa nhiều tác dụng phụ. Thay vào đó hãy cùng lập lên một mục tiêu để cùng nhau hoàn thiện và tiếp tục chinh phục những chặng mới là giúp nhân viên được phát triển trong một môi trường lành mạnh.
Tìm hiểu thêm: Điều gì làm nên một phần mềm Giao Việc (Task Management) tốt nhất cho doanh nghiệp?
Sai lầm dẫn tới giao việc cho nhân viên không hiệu quả
1. Quản lý quá tham công tiếc việc
Do nhà quản lý luôn muốn kiểm soát công việc, tham gia vào các hoạt động để đảm bảo hiệu suất của công việc. Tâm lý kiểm soát này thường gặp một nhà quản lý khi họ cần nắm bắt mọi thứ trong tầm kiểm soát và để sai sót xảy ra ít nhất. Cũng chính tâm lý này khiến khối công việc của nhà quản lý vẫn không hề bớt đi mà ngược lại còn phát sinh nhiều công việc lặt vặt.
2. Chưa tin tưởng vào nhân viên
Nhà quản lý chưa thực sự có niềm tin vào năng lực của nhân viên nên luôn muốn kiểm soát, giám sát và can thiệp sâu vào công việc đã được giao. Điều này khiến nhân viên mất đi sự chủ động, sáng tạo. Lâu dần, họ có xu hướng làm việc như một cái máy và phụ thuộc vào lời chỉ dẫn của sếp.
3. Chưa hiểu rõ năng lực của nhân sự
Lỗi sai này rất dễ xảy ra khi nhà qua r lý hoặc trưởng nhóm quan sát nhân sự chưa lâu hoặc thiếu công cụ lưu trữ đánh giá. Nếu giao việc quá khó cho một nhân sự chưa đủ năng lực thì sẽ cần nhiều thời gian đào tạo, chỉ việc và làm chậm tiến độ. Trong khi, giao một việc giấy tờ, máy móc cho một người có khả năng lập kế hoạch sẽ khiến họ mất động lực.
4. Giao việc không có hệ thống
Nhân viên được giao việc chưa thực sự tham gia vào một hệ thống. Đây chính là cách nhanh nhất để nhân viên mất niềm yêu thích, động lực. Do họ không được truyền cảm hứng từ giá trị họ tạo ra. Mặt khác làm những việc nhỏ nhặt không phải chuyên môn của mình còn mất nhiều thời gian hơn khi phải mất thời gian tìm kiếm tài liệu và thời gian để bắt nhịp ngay với công việc.
5. Chưa xác định đầy đủ các yếu tố đầu vào
Như đã xác định ở bên trên, chỉ cần thiếu bất kỳ yếu tố nào cũng sẽ dẫn đến những câu hỏi không cần thiết. Nó làm đứt gãy mạch công việc, trong khi nhà quản lý phải mất thời gian giải thích, giới thiệu lại. Tương tự với nhân viên, do thiếu thông tin nên ảnh hướng đến việc lập kế hoạch, cách tiếp cận công việc của nhân viên.
6. Thiếu nền tảng giao việc thống nhất
Nhờ có các nền tảng giao tiếp trực tuyến như zalo, viber, telegram, … mà mỗi phòng ban có nhiều nhóm chat thuộc về các đầu việc khác nhau. Nhà quản lý dễ bị ngợp khi phải theo dõi kết quả, chất lượng công việc ở nhiều group khác nhau. Điều ấy lại càng khó khăn khi nhà quản lý phải trả lời các câu hỏi, yêu cầu từ nhiều nhóm phản hồi về. Và như vậy, rất dễ bị lỡ các phản hồi do không có hệ thống ghi nhận và cảnh báo phản hồi.
7. Chỉ giao việc cho người thân cận
Để bảo đảm chất lượng công việc, nhà quản lý có xu hướng giao việc cho những người thân cận mà ngó lơ những những người mới vào quá trình công việc. Lỗi này đặc biệt nghiêm trong khi nó sẽ ảnh hướng đến nguồn nhân lực bền vững. Giao việc là cách để nhà quản lý trao cho nhân viên cơ hội trải nghiệm, nâng cao năng lực. Về lâu dài, nhà quản lý cần nỗ lực thu hẹp khoảng cách về năng lực giữa nhân viên lâu năm và nhân viên mới vào.
Hơn nữa,gắn nhân viên công việc còn giúp nhà quản lý tiết kiệm công sức đào tạo khi nhân viên được hướng dẫn bởi thành viên có nhiều kỹ năng hơn.
8. Không có phần mềm theo dõi công việc phù hợp
Do không có một phần mềm, nên công tác quản lý đều được làm thủ công, bằng sức người. Nhà quản lý sẽ phải mất công sức và thời gian khi “gõ bàn” từng người đòi báo cáo hoặc chờ thụ động nhân sự nộp kết quả. Ngoài ra, do thiếu nền tảng cập nhật realtime và ghi nhận kết quả, nhà quản lý khó có thể phát hiện các vấn đề bên trong công việc.
9. Phân quyền không rõ ràng
Phân quyền không rõ ràng khiến nhân viên hoặc không biết vai trò quyền hạn của mình trong công việc này đến đâu, mình có thể tự quyết loại công việc này không hay. Hoặc có quyết định vượt quyền, quyết định công việc mà không hỏi ý kiến của sếp. Dẫn đến sự không đồng giữa các trên và cấp giữa.
Liên hệ
Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
_______________________________
Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS
digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR)
Hotline/Zalo: 0886595688
Email: [email protected]
Website: https://ooc.vn
