Hiện nay, trên thế giới có tới 74% các doanh nghiệp sử dụng phần mềm trong việc kinh doanh và trong số đó thì có khoảng 80% công ty, tập đoàn triển khai phần mềm quản lý bán hàng. Con số ấn tượng này đã thể hiện sự phổ biến của phần mềm quản lý bán hàng hiện nay. Nếu bạn đang phân vân có nên triển khai cho doanh nghiệp mình hay không thì bài viết này sẽ phân tích những yếu tố then chốt giúp bạn ra quyết định dễ dàng.
5 lý do xứng đáng triển khai phần mềm quản lý bán hàng
Trước đây, vì người bán hàng hoàn toàn phải quản lý hàng hóa và thực hiện thủ công nên việc kinh doanh khá là nhỏ lẻ. Tuy nhiên trong thời đại ngày nay, cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ 4.0 thì việc kinh doanh đã được cải thiện và mở rộng rất nhiều. Có được những thay đổi này trong đó không thể không kể đến vai trò vô cùng quan trọng của các phần mềm quản lý bán hàng. Từ kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp lớn, chúng tôi đưa ra 5 lý do xứng đáng để triển khai phần mềm quản lý bán hàng:
Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp:
Đối với việc bán hàng thì mỗi ngày đều có rất nhiều công việc cũng như thông tin, con số cần xử lý và theo dõi như số lượng nhập hàng, bán hàng, hàng tồn của mỗi ngày, doanh thu lợi nhuận của mỗi ngày, việc thay đổi giá cả, việc quản lý các mã sản phẩm khác nhau,…cần phải giải quyết. Chính vì thế, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp giảm chi phí và thời gian cho một giải pháp kinh doanh nhất định. Phần mềm này giúp các nhân viên loại bỏ các thông tin không cần thiết và cho phép đạt được mục tiêu về thời gian một cách hiệu quả.
Trong một bài phỏng vấn với anh Tăng Văn Khánh – Tổng Giám đốc Công ty Tư vấn Quản lý OCD, anh chỉ ra rằng hiện nay tại các doanh nghiệp B2C lớn, họ làm về chuỗi thực phẩm hay viễn thông, thì việc họ sử dụng phần mềm CRM là yếu tố vô cùng cần thiết. Một đặc điểm của phần mềm là dựa vào lượng dữ liệu khách hàng rất lớn để các nhà lãnh đạo, quản lý đề xuất về các chương trình Marketing, tập trung hướng vào một nhóm nào đó, sinh viên hay những người làm văn phòng dựa trên cơ sở thông tin mà họ đã nắm được.
Đó chính là lợi thế rất mạnh của các chương trình CRM được các doanh nghiệp sử dụng và họ đã sở hữu cho mình một số lượng khách hàng khổng lồ. Bên cạnh đó, việc sử dụng tối đa chức năng của phần mềm vừa giúp cho khách hàng giảm thiểu được thời gian công sức mua hàng, vừa giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
Quản lý hiệu quả các nguồn lực:
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp lưu giữ được các giao dịch và cách thức mà các nguồn lực kinh doanh đang được sử dụng. Nếu phát hiện thấy dấu hiệu bất thường nào trong các giao dịch kinh doanh, sau đó phần mềm sẽ ngay lập tức hiển thị nó và từ đó các bộ phận có liên quan sẽ phải chịu trách nhiệm khắc phục.
Phần mềm quản lý bán hàng có thể lưu trữ được một lượng dữ liệu khổng lồ mà không cần lo lắng về việc chúng bị mất. Người dùng sẽ dễ dàng tìm kiếm bằng các công cụ tìm kiếm dữ liệu có sẵn. Trong phần mềm này cũng sẽ giúp người dùng tự động tính toán hàng tồn kho, hàng nhập, hàng xuất mỗi ngày cũng như doanh thu hay lợi nhuận. Người dùng chỉ cần thực hiện thao tác vô cùng đơn giản đó là nhập số liệu vào còn việc tính toán thì phần mềm quản lý bán hàng đã giải quyết và chúng giúp bảo đảm chính xác tuyệt đối.
Linh hoạt trong việc áp dụng cho mọi doanh nghiệp:
Một ưu điểm lớn nữa của phần mềm quản lý bán hàng là chúng có khả năng linh hoạt trong việc áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Như chúng ta đã biết, chức năng bán hàng khá là tương đồng giữa các bên kinh doanh lớn hoặc doanh nghiệp nhỏ nên việc triển khai phần mềm trở nên dễ dàng hơn.
Mỗi doanh nghiệp đều có những nhu cầu và mục tiêu cho các chương trình khác nhau. Tuy nhiên, khi đưa ra quyết định triển khai phần mềm quản lý bán hàng thì các nhà lãnh đạo của một doanh nghiệp hoặc những người kinh doanh riêng lẻ không phải quá lo lắng hay quan ngại về việc phần mềm có phù hợp với tính chất và đặc trưng với loại hình kinh doanh của mình hay không.
Bởi có một vài phần mềm quản lý tiên tiến hiện nay có một ưu việt là có thể sử dụng trên nền tảng các thiết bị cầm tay như iPhone hay iPad. Với những chuyến công tác xa, hoặc quản lý các chuỗi công ty, tập đoàn sẽ dễ dàng hơn với việc đăng nhập và kiểm tra số lượng hàng hóa nhập, xuất , các đơn hàng hằng ngày. Đây là một lý do xứng đáng để những ai làm kinh doanh cân nhắc về áp dụng phần mềm quản lý bán hàng.
Phối hợp các phòng ban khác với nhau:
Phần mềm quản lý bán hàng được coi là một công cụ vô cùng quan trọng và tiện ích, nó có lợi ích trong việc điều phối và hỗ trợ các hoạt động của các bộ phận khác của một công ty, tập đoàn hay những nơi kinh doanh riêng lẻ nhằm tăng được tính hiệu quả của hoạt động, hiệu suất làm việc.
Phần mềm quản lý bán hàng được coi như một phần mềm vệ tinh và cơ bản giúp lưu trữ dữ liệu bán hàng và thông tin khách hàng, sau đó cung cấp cho các phần mềm khác trong một tổ chức. Cụ thể, số liệu về doanh thu sẽ được tổng hợp về phần mềm kế toán, các số liệu về ca/giờ làm việc của nhân viên tổng hợp về phần mềm lương,…
Nếu phần mềm quản lý bán hàng không trực tiếp tham gia giải quyết những công việc đó thì mỗi phòng ban sẽ tự tập hợp số liệu riêng biệt bằng phương pháp thủ công. Điều này sẽ gây ra những sai số đáng tiếc và thậm chí sẽ gây nên hậu quả cho việc kinh doanh của doanh nghiệp. Khi đó việc kiểm tra, truy soát lại toàn bộ số liệu cũ để tìm ra nguyên nhân sẽ gây tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp.
Cải thiện khả năng quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh:
Việc triển khai sử dụng phần mềm quản lý bán hàng còn là một công cụ hỗ trợ vô cùng tối ưu, nó giúp cải thiện được khả năng quản lý của những người tham gia kinh doanh. Những người đứng đầu, chịu trách nhiệm quản lý việc bán hàng sẽ ngay lập tức có thể truy cập được dữ liệu từ hệ thống. Điều này sẽ lần lượt giúp họ đưa ra được những quyết định kinh doanh sáng suốt, đúng đắn và dễ dàng.
Ví dụ, nguyên vật liệu trong ngành xây dựng thường xuất thẳng đến công trình không qua kho và tính vào chi phí nhưng vẫn phải theo dõi tồn kho tại từng công trình, theo dõi điều chuyển vật liệu giữa công trình này với công trình khác hoặc vật liệu thừa thiếu giữa các công trình cần kiểm soát. Ngoài quản lý nguyên vật liệu xuất qua kho, phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng còn cho phép quản lý nguyên vật liệu xuất thẳng đến công trình. Hơn nữa, phần mềm có thể quản lý các chứng từ nhập kho/xuất kho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, thành phẩm và tính giá xuất kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm theo nhiều phương pháp khau nhau một cách chính xác và nhanh chóng.
Một phần mềm quản lý bán hàng cũng cung cấp các giải pháp tiền tệ hiệu quả giúp các doanh nghiệp nhỏ từng bước tăng trưởng và các doanh nghiệp lớn có nhiều cơ hội hơn, tiếp xúc với yếu tố mới mẻ để chuyển biến, làm mới mình. Điều này sẽ làm tăng hiệu quả và thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Một vài lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
Khi quyết định mua phần mềm quản lý bán hàng, người quản lý luôn luôn xác định mong muốn của mình đối với phần mềm đó. Khi đã chọn mua phần mềm, việc sử dụng sao cho hiệu quả và tối ưu các tính năng mà ban đầu đã đề ra trong yêu cầu không phải là điều đơn giản.
Cần đặt ra những gì mà doanh nghiệp muốn và cần
Điều đầu tiên, trước khi đưa ra lựa chọn phần mềm, những nhà lãnh đạo của một doanh nghiệp hay những ai đang kinh doanh riêng lẻ cần đặt ra những gì mà doanh nghiệp muốn và cần. Cũng giống như khi tìm kiếm một đối tác, tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp trở nên dễ dàng hơn nhiều nếu những người kinh doanh biết những gì mình muốn. Đó là lý do tại sao những bước đầu tiên trong việc lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng là xác định tất cả các tính năng, chức năng, và dịch vụ mà được sử dụng trong kinh doanh, từ đó có thể tham khảo danh sách này khi so sánh các giải pháp khác nhau.
Tại cửa hàng CoCo Shop, anh Phạm Đạt chủ cửa hàng đã cho biết: “Chúng tôi liệt kê tất cả những điều chúng tôi cần trong một phần mềm quản lý bán hàng, chẳng hạn như tính năng hàng tồn kho, khả năng quản lý quan hệ khách hàng, tích hợp bán hàng online, khả năng quản lý nhiều cửa hàng, và nhiều hơn nữa”.
Mỗi phần mềm có ưu và nhược điểm riêng
Mặc dù là các phần mềm này có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp, nhưng bất kì phần mềm nào cũng có những ưu và nhược điểm riêng. Không những vậy, mỗi người bán hàng, mỗi doanh nghiệp đều chọn cho mình những phần mềm quản lý bán hàng để phục vụ các mục tiêu riêng. Hầu hết họ sẽ muốn lưu trữ thông tin khách hàng để làm Marketing hoặc triển khai CRM về sau. Chính vì thế, khi đưa ra quyết định triển khai, người dùng cần lưu ý về để tránh xảy ra sai sót không đáng tiếc. Bởi để một phần mềm quản lý bán hàng có thể thực hiện được và trợ giúp những lợi ích thì không thể do chính bản thân phần mềm có thể vận hành, nó còn phải có sự sử dụng, tác động của con người.
Phần chia công việc cụ thể
Tiếp theo là việc phân chia công việc cụ thể. Phần mềm quản lý bán hàng với nhiều tính năng, công cụ hỗ trợ nhiều nghiệp vụ của doanh nghiệp hay cửa hàng. Để sử dụng dễ dàng và tránh sự nhầm lẫn trong quá trình sử dụng của nhân viên, cần phân tách rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng nhân viên. Điều này giúp họ ý thức được nhiệm vụ của mình và có tương tác thích hợp lúc sử dụng phần mềm.
Hiểu rõ hệ thống vận hành của doanh nghiệp
Việc hiểu rõ hệ thống vận hành của doanh nghiệp là lưu ý không thể bỏ qua. Những người lãnh đạo, nhà quản lý cần nắm bắt được hệ thống vận hành của công ty, tập đoàn mình và trực tiếp đưa ra đánh ra xem đối với phần mềm quản lý bán hàng thì có thể áp dụng được không và có cần chọn lọc, biến đổi những phần nào sao cho phù hợp. Trước đây, khi sử dụng giấy tờ và một vài công cụ thủ công thì các doanh nghiệp cũng đã có các quản lý riêng, những form mẫu báo cáo riêng.
Tuy nhiên, khi quyết định triển khai phần mềm quản lý thì các công ty, tập đoàn đã có được những chuyển biến tích cực. Ví dụ, ngành xây dựng có nhiều nhà cung cấp các loại vật liệu, nhiên liệu, dịch vụ phục vụ cho hoạt động xây lắp. Do vậy, phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng cho phép người sử dụng theo dõi công nợ của từng nhà cung cấp, theo dõi công nợ của một nhà cung cấp nhiều dịch vụ cùng lúc cho công trình, hợp đồng.
Tìm kiếm đơn vị cung cấp phần mềm có dịch vụ tốt
Ngoài những chức năng mà phần mềm quản lý bán hàng cung cấp thì dịch vụ của nhà cung cấp cũng sẽ tác động nhiều đến hoạt động vận hành phần mềm quản lý. Khi bắt đầu sử dụng một phần mềm, người dùng có thể sẽ bỡ ngỡ bởi vì chưa quen giao diện, cách sử dụng,…
Những đơn vị cung cấp phần mềm chuyên nghiệp, có dịch vụ tốt thì khi bắt đầu dùng sẽ có nhân viên tư vấn, trợ giúp người dùng làm quen với phần mềm, hướng dẫn về cách sử dụng, cách quản trị hệ thống, đào tạo nhân viên,… thêm vào đó còn giúp đỡ người dùng xuyên suốt trong quá trình sử dụng. Khi sử dụng phần mềm quản lý mà bên cạnh người dùng luôn có sự đồng hành từ nhà cung cấp, những người làm kinh doanh sẽ cảm thấy yên tâm tuyệt đối và tự tin để sử dụng.
Một vài phần mềm quản lý bán hàng đáng tin dùng nhất hiện nay
Sapo
Sapo là nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh đang được sử dụng nhiều nhất tại Việt Nam. Điểm mạnh của Sapo là người dùng dễ dàng quản lý và kết nối đa kênh trên nền tảng toàn diện từ online tới offline. Sapo có từng gói dịch vụ riêng biệt phù hợp với từng quy mô và nhu cầu quản lý bán hàng khác nhau. Nếu bạn đang cần một phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng thì nên chọn gói Sapo POS.
KiotViet.vn
Là phần mềm hoạt động trên nền website, có giao diện dễ sử dụng. KiotViet thích hợp cho tất cả các doanh nghiệp lớn hay vừa và nhỏ bởi sự thân thiện, nhanh chóng và tích hợp trên tất cả các thiết bị công nghệ.
Haravan
Haravan là công ty chuyên cung cấp các giải pháp kinh doanh hiệu quả. Phần mềm Haravan được biết đến là phần mềm đầu tiên tại Việt Nam hỗ trợ doanh nghiệp trực tuyến và offline tạo website quản lý bán hàng và thông tin về doanh nghiệp. Haravan có thể tích hợp với hơn 50 phần mềm hỗ trợ bán hàng khác nhau như facebook, giaohangnhanh và các phần mềm hỗ trợ thanh toán trực tuyến khác. Đây là đặc điểm giúp ích tối đa nhất cho công việc bán hàng của các doanh nghiệp. Vì vậy, Haravan được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng và lựa chọn sử dụng cũng như được đánh giá cao trong việc quản lý hiệu quả.
Đọc thêm: Phần mềm quản lý bán hàng – Tại sao doanh nghiệp cần triển khai
Tổng hợp phần mềm quản trị doanh nghiệp miễn phí
Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
