Mỗi nhóm đều trải qua những giai đoạn giống như chơi roller coaster, hiểu được tâm lý của các thành viên trong từng giai đoạn phát triển nhóm này giúp người quản lý gắn kết mọi người và tối đa hiệu suất nhóm.
5 giai đoạn phát triển của nhóm
- Hình thành (Forming): đây là giai đoạn mà các thành viên gặp nhau. Điều quan trọng là các trưởng nhóm tạo điều kiện cho các thành viên làm quen và hiểu nhau hơn. Đây là cơ hội để các thành viên biết về dự án và những công việc mình cần đảm nhiệm.
- Chia rẽ, đối nghịch (Storming): Ở giai đoạn này, các thành viên sẽ chia sẻ ý kiến và sử dụng cơ hội này để chứng tỏ bản thân và được đồng nghiệp chấp nhận. Trưởng nhóm cần sát sao để kiểm soát sự cạnh tranh giữa các thành viên trong nhóm, giúp giao tiếp dễ dàng hơn và đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng.
- Chia sẻ mục tiêu (Norming): Sau khi vượt qua thời gian sóng gió, các thành viên sẽ tìm ra cách để làm việc cùng nhau. Sẽ không còn nhiều bất đồng nội bộ, các nhiệm vụ cũng như mục tiêu chung đều được thống nhất. Cá nhân làm việc hiệu quả hơn vì đã biết cách chia sẻ và lắng nghe ý kiến người khác.
- Kết nối (Performing): Có một tinh thần đồng lòng rất cao giữa các thành viên vào lúc này. Đây là thời điểm làm việc hiệu quả nhất và cũng cần ít sự giám sát nhất từ lãnh đạo. Tất nhiên vẫn sẽ có những tranh luận nhưng việc giải quyết sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.
- Tan rã (Adjourning): Sau khi hoàn thành dự án và thực hiện công tác đánh giá sau dự án, các thành viên sẽ tham gia vào những dự án mới khác nhau.
Cách quản lý nhóm dựa trên mô hình thang Tuckman
Làm trưởng dự án chắc chắn ko hề dễ dàng. Bởi bạn là người có ảnh hưởng đến các thành viên và bạn cần dùng sức ảnh hưởng đó để dẫn dắt cả nhóm. Hiểu được mô hình này giúp các nhóm trưởng chuẩn bị tinh thần cũng như phương án để điều hành team trong từng giai đoạn. Từ đó, tăng cơ hội đạt được mục tiêu của dự án. Dưới đây là các tips để dẫn dắt nhóm qua từng giai đoạn:
Đưa ra một mục tiêu, tầm nhìn rõ ràng và thường xuyên xem lại nó
Tại sao lại có sự thành lập nhóm này? Những giá trị nào quan trọng với nhóm của bạn? Có vấn đề gì nhóm cần giải quyết và làm thế nào để giải quyết nó?
Trong giai đoạn đầu tiên, cả nhóm cần trả lời và thống nhất các mục tiêu và giá trị chung. Đây sẽ là bước để thiết lập các khuôn khổ, định hướng cho các hoạt động sau này. Trong tương lai, các thành viên cũng sẽ dựa vào đây để đưa ra các quyết định. Nếu không có bước thống nhất này, có thể dẫn đến sự thiếu liên kết giữa các thành viên và khiến cả nhóm đi chệch hướng.
Thiết lập các quy tắc và yêu cầu
Quy tắc nghe thường khô khan nhưng nó sẽ giúp nhóm rất nhiều trong quá trình làm việc. Nó giúp xóa bỏ những điều mơ hồ của cả nhóm về các hành vi hay thái độ. Ngoài ra, cá nhân sẽ biết phải thay đổi thế nào để hòa hợp với phong cách làm việc chung.
Một trong những đầu việc đầu tiên đó là đưa ra quy tắc làm việc nhóm. Nó có thể bao gồm cách ứng xử, cách giao tiếp, cách làm việc,… Ví dụ, không được ngắt lời người khác, tắt điện thoại khi họp hay phải tạo kế hoạch cụ thể cho mỗi tuần,… Tất nhiên tất cả những quy tắc này được xây dựng dựa trên điều quan trọng nhất: hiệu quả công việc.
Để các thành viên đóng vai trò “người lãnh đạo”
Tất cả các nhóm cần có người hướng dẫn – người sẽ điều khiển các cuộc họp và thảo luận. Người nãy cũng đóng vai trò dẫn dắt cả nhóm tới mục tiêu chung.
Tất nhiên mỗi nhóm đều đã định sẵn một trưởng nhóm, nhưng không có nghĩa người này có trách nhiệm điều phối tất cả các hoạt động. Điều này dẫn đến sự quá tải cho người dẫn đầu và sự thiếu chủ động cho các thành viên.
Không nên lảng tránh xung đột
Lợi ích của việc thành lập nhóm đó là bạn có thể tiếp cận nhiều năng lực, kinh nghiệm, tài năng cũng như ý kiến khác nhau. Do đó, bất đồng là điều không thể tránh được.
Khi xảy ra tranh luận, hãy lắng nghe ý kiến từ các phía và cố gắng tìm ra tiếng nói chung. Sau khi đã vượt qua được sự trái ngược về quan điểm, quy trình làm việc và sự gắn kết giữa nhân viên sẽ được cải thiện rất nhiều.
Lắng nghe ý kiến của các thành viên khác
Mỗi thành viên đều mang lại một giá trị nhất định cho tổ chức. Vì vậy, hãy lắng nghe ý kiến của mỗi cá nhân. Trước tiên, hãy xây dựng một môi trường cởi mở và không phán xét. Hãy khuyến khích mỗi thành viên viết ra những ý kiến của họ một cách thoải mái. Rất có khả năng sẽ có ý tưởng đột phá từ những ý kiến đó.
Đưa ra feedbacks tích cực giúp cải thiện kết quả
Khi bạn dẫn dắt một đội, một trong những trách nhiệm cần làm là quan sát cách vận hành và hoạt động của cả nhóm. Sau mỗi cuộc họp, hãy đưa ra các đánh giá cho cá nhân nhằm chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu, và họ cần cải thiện gì trong tương lai.
Khi các thành viên làm sai, đừng chỉ la mắng. Hãy chỉ cho họ lý do, và hướng dẫn họ khắc phục. Bên cạnh đó, cũng nên xin ý kiến từ các thành viên về cách quản lý, điều hành của mình.
Để tiến bộ, tất cả các thành viên đều cần đóng góp và tham gia
Mỗi cá nhân là một mắt xích quan trọng trong bộ máy vận hành. Khi một cá nhân không thể hoàn thành nhiệm vụ của họ, các thành viên khác cũng bị ảnh hưởng. Vì vậy, cần khơi dậy tinh thần tự giác trách nhiệm của mỗi thành viên. Bên cạnh đó, không quên nhắc nhở và động viên họ làm việc năng suất, tích cực.
Tất nhiên, không phải khi nào bạn cũng có thể theo dõi, giám sát từng đầu việc, từng cá nhân. Đặc biệt với các nhóm dự án với quy mô lớn, điều này là không thể. Khi đó, có thể bạn sẽ cần đến sự trợ giúp của công nghệ.
Phần mềm Quản lý Công việc và Cộng tác
Phần mềm digiiTeamW là một công cụ linh hoạt. Cấp trên giao việc và đánh giá kết quả, nhân viên quản lý công việc cá nhân trên phần mềm.
Công dụng của phần mềm:
- Phản ánh kết quả đánh giá theo phương pháp KPI và OKR
- Dễ dàng thể hiện các thành phần của OKR hay Mục tiêu – Chỉ tiêu các cấp, cũng như các hoạt động được phân cấp hay Work-breakdown Structure trong quản lý dự án.
- Phản ánh đầy đủ các thành phần để giúp doanh nghiệp lập và theo dõi mục tiêu – kế hoạch như Ai, Làm gì, Khi nào, Ở đâu, Với ai, Như thế nào, Hết bao nhiêu tiền (Who, do What, When, Where, With Whom, How và How much).
- Dễ dàng phân bổ mục tiêu, chỉ tiêu, hoạt động cho bộ phận, dự án hay cá nhân.
- Gán trọng số cho các thành phần, mức độ quan trọng cho các đầu việc.
- Thanh trạng thái thể hiện tiến độ thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu. Báo cáo và dashboard trực quan, sinh động.
- Cộng tác hiệu quả trong từng mục công việc khác nhau
