Offboarding là gì? Và Offboarding như thế nào cho hiệu quả?

Ở trong môi trường kinh doanh đang ngày càng phát triển và biến đổi, việc quản lý quá trình chấm dứt mối quan hệ làm việc với nhân viên càng trở nên quan trọng. Đây không chỉ là một cuộc chia tay thông thường, mà là một hành trình đồng hành chia tay, được biết đến với thuật ngữ “Offboarding”. Đối mặt với những thay đổi nhanh chóng và đa dạng, offboarding không chỉ là một phần quan trọng của quản lý nhân sự mà còn là bước quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực. Vậy Offboarding là gì? Và Offboarding như thế nào cho hiệu quả. Hãy cùng đón xem nhé.

Khái niệm về offboarding

Offboarding là gì?

Offboarding là quá trình quản lý và hỗ trợ nhân viên khi họ rời bỏ một tổ chức, công ty, hoặc dự án. Là quá trình quan trọng để đảm bảo rằng việc ra đi của nhân viên diễn ra một cách nhẹ nhàng, đồng thời giúp tổ chức duy trì mối quan hệ tích cực với nhân viên cũ, bảo vệ thông tin của công ty và chuẩn bị cho người thay thế. 

Quá trình này có thể bao gồm việc thu hồi tài sản của công ty, chấm dứt các quyền truy cập hệ thống, hoàn trả các tài liệu và thông tin cần thiết, cũng như thực hiện các thủ tục hành chính như thanh toán các khoản nợ hay bảo hiểm. Đôi khi, quá trình cũng bao gồm việc thu thập phản hồi từ nhân viên về kinh nghiệm làm việc của họ và lý do họ quyết định rời đi.

Tại sao Offboarding quan trọng?

Offboarding có thể được coi là một quá trình quan trọng và phức tạp trong quản lý nhân sự. Việc kết thúc một mối quan hệ lao động không chỉ đòi hỏi sự chuyên nghiệp mà còn cần được thực hiện một cách nhạy bén và tôn trọng. 

• Đối với nhà tuyển dụng, quá trình này đúng cách có thể giúp giảm thiểu những rủi ro pháp lý và tạo dựng một hình ảnh tích cực về thương hiệu. 
• Đối với nhân viên, một quá trình này tốt sẽ giúp họ cảm thấy được đánh giá và tôn trọng, từ đó tạo cơ hội cho mối quan hệ tương lai và tạo niềm tin vào sự chuyên nghiệp của công ty.

Một quy trình offboarding tốt giúp tăng cường lòng tin và tôn trọng giữa nhân viên và công ty, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên rời bỏ vị trí công việc một cách êm thấm và không gây ảnh hưởng đến sự ổn định của tổ chức. Ngoài ra, còn giúp công ty giải quyết các vấn đề liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng, như chuyển giao công việc, thu hồi tài sản công ty từ nhân viên, và đảm bảo tính bảo mật thông tin trong quá trình này.

Với quá trình offboarding được thực hiện đúng cách, công ty có thể xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên cũ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tái tuyển dụng trong tương lai và duy trì hình ảnh tích cực của công ty trên thị trường lao động.

Xây dựng quy trình Offboarding hiệu quả

Khi một nhân viên chuẩn bị rời bỏ tổ chức chúng ta, điều quan trọng nhất chính là quy trình offboarding – một giai đoạn không chỉ đơn giản là kết thúc một chặng đường, mà còn là cơ hội để thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với mỗi cá nhân. Chúng tôi không xem thường bất kỳ phần nào của quy trình này, mà luôn nỗ lực để đảm bảo rằng mỗi nhân viên rời bỏ tổ chức của chúng ta với sự hài lòng và ấn tượng tích cực.

Giai đoạn 1: Xử lý thông tin nghỉ việc của nhân viên

Đây là bước nhân viên sẽ nộp giấy xin nghỉ việc. Quản lý nhân sự sẽ tiếp thu đơn xin nghỉ việc của nhân viên và ngay lập tức soạn thảo hồ sơ chấm dứt hợp đồng để gửi cho nhân viên.

Thông báo quá trình Offboarding cho các nhân viên còn lại. Trong mỗi chặng đường của tổ chức, việc một thành viên rời bỏ luôn là một điều không thể tránh khỏi. Điều này có thể gây ra nhiều lời đồn đại và thậm chí làm mất đi sự tin tưởng giữa các thành viên. Đặc biệt, khi những người đó giữ vị trí quan trọng trong tổ chức, những biến động này có thể tạo ra sự hoang mang và lo lắng.

Sự ổn định và lòng tin là quan trọng đối với mỗi thành viên trong tổ chức. Chính vì vậy, hãy cam kết đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến việc ra đi của một nhân viên được thông báo một cách trung thực và đúng đắn. Điều này giúp tôn trọng sự hiểu biết và đồng cảm của mọi người, đồng thời giữ vững uy tín và lòng tin của tổ chức trong mắt tất cả các thành viên.

Giai đoạn 2: Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu và thủ tục liên quan

Việc chuẩn bị tài liệu và thông tin cần thiết là một phần quan trọng trong quá trình. Điều này bao gồm việc cung cấp thông tin cho nhân viên sắp ra đi, bao gồm các hướng dẫn về việc xử lý tài liệu và thông tin quan trọng. Đồng thời, cần lưu trữ các tài liệu và thông tin này một cách an toàn để đảm bảo tính bảo mật và sẵn sàng sử dụng khi cần thiết.

Đối với các vấn đề liên quan đến thanh toán lương, phụ cấp và các khoản nợ khác, Công ty đặt sự chính xác và tính kịp thời lên hàng đầu. Mọi yêu cầu về thanh toán đều được xử lý một cách nhanh chóng và công bằng, đảm bảo rằng nhân viên rời bỏ tổ chức với lòng tin và sự hài lòng cao nhất.

Giai đoạn 3: Lập kế hoạch cho việc bàn giao 

Hãy chú trọng vào việc xây dựng một quy trình chuyển giao có cơ sở hạ tầng vững chắc và kế hoạch chi tiết để đảm bảo rằng kiến thức, trách nhiệm và mối quan hệ chính của nhân viên ra đi được chuyển giao một cách suôn sẻ.

Đầu tiên, tiến hành đánh giá chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm mà nhân viên đang giữ. Dựa trên đánh giá này, chúng tôi xây dựng một kế hoạch chuyển giao chi tiết, bao gồm cả việc xác định người kế nhiệm, lịch trình chuyển giao, và các cuộc họp định kỳ để theo dõi tiến độ.

Ngoài ra, công ty không chỉ tập trung vào việc chuyển giao nhiệm vụ cụ thể mà còn  nên đảm bảo rằng nhân viên mới nhận được đầy đủ hỗ trợ và đào tạo. Do đó cần xác định các nguồn lực và thông tin cần thiết để giúp họ làm quen nhanh chóng và tích hợp vào môi trường làm việc mới.

Giai đoạn 4: Phỏng vấn thôi việc

Việc tiến hành phỏng vấn thôi việc và chuyển giao thiết bị công ty, cùng việc dọn dẹp tài sản cá nhân là những bước quan trọng đòi hỏi sự chuyên nghiệp và cẩn trọng. Các công ty hiện nay đều quan tâm và ủng hộ nhân viên trong việc sử dụng các thiết bị công nghệ và phụ kiện hỗ trợ cho công việc hàng ngày của họ. Nhưng sau khi kết thúc hợp đồng lao đồng cần đảm bảo rằng việc thu hồi đầy đủ các thiết bị mà công ty đã cung cấp cần được thực hiện một cách cẩn thận.

Nhân viên cần có một hệ thống sắp xếp và ghi nhãn rõ ràng cho các tài liệu liên quan đến công việc mà họ đã thực hiện. Điều này giúp cho nhân viên hoặc quản trị viên thay thế có thể dễ dàng truy cập và sử dụng các thông tin cần thiết một cách hiệu quả.

Việc thực hiện đúng và chuyên nghiệp các bước này không chỉ giúp đảm bảo tính toàn vẹn của tài sản công ty mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyển giao và làm việc tiếp theo. Đồng thời, nó cũng là bước quan trọng để duy trì uy tín và sự chuyên nghiệp của tổ chức trong mắt cả nhân viên ra đi và những người tiếp tục hoạt động trong công ty.

Giai đoạn 5: Thu hồi các tài khoản nội bộ, hủy bỏ quyền truy cập

Sau khi hoàn thành các bước quan trọng trong quá trình offboarding, doanh nghiệp thực hiện việc thu hồi và hủy bỏ quyền truy cập các tài khoản nội bộ của nhân viên nghỉ việc. Hoạt động này đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ thông tin và ngăn chặn việc lạm dụng thông tin sau khi nhân viên rời bỏ tổ chức.

Dưới đây là một số tài khoản nội bộ mà doanh nghiệp cần tiến hành thu hồi và hủy bỏ:

• Xóa quyền chấm công và truy cập vào hệ thống bảng công của doanh nghiệp.
• Xóa quyền truy cập vào hệ thống thông tin nội bộ, bao gồm cả mạng nội bộ và tài khoản chứa dữ liệu quan trọng.
• Xóa khỏi các nhóm chung trên các nền tảng mạng xã hội như Skype, Telegram, Zalo, nhóm kín trên Facebook, và các nền tảng tương tự.
• Hủy bỏ quyền quản trị tại các tài khoản hoặc kênh liên quan đến công việc của nhân viên, để đảm bảo tính toàn vẹn và an ninh thông tin của tổ chức.

=> Việc thực hiện các biện pháp này không chỉ giúp đảm bảo an toàn thông tin mà còn là bước quan trọng trong việc duy trì sự an toàn và bảo mật cho hệ thống thông tin nội bộ của doanh nghiệp.

Giai đoạn 6: Kết thúc quá trình offboarding

Bước cuối cùng trong quy trình Offboarding không thể thiếu chính là việc tổ chức một buổi tiệc nhỏ hoặc gửi tặng những món quà ý nghĩa đến nhân sự nghỉ việc.

Tổ chức tiệc chia tay là một cách tuyệt vời để tạo ra sự gắn kết giữa các thành viên trong công ty. Buổi tiệc nhỏ không chỉ là dịp để nhân viên nghỉ việc được gặp gỡ, trò chuyện và tạo ra những kỷ niệm cuối cùng, mà còn là cơ hội để các thành viên trong công ty hiểu nhau sâu hơn. Điều này giúp tạo ra một không khí thân mật và tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa công ty và nhân viên cũ.

Ngoài việc tổ chức buổi tiệc, việc tặng quà và gửi thư cảm ơn cũng là một cách thể hiện sự trân trọng đối với những đóng góp của nhân sự trong thời gian làm việc. Món quà có thể là những cuốn sách ý nghĩa, các món quà lưu niệm hoặc thậm chí là các thiệp cảm ơn chân thành. Điều này không chỉ là cách để gửi đi lời tri ân, mà còn là cách để nhắc nhở nhân viên rằng họ luôn là phần không thể thiếu trong hành trình của công ty.

Tổng thể, việc kết thúc quy trình Offboarding bằng cách tổ chức buổi tiệc nhỏ và tặng quà là một cách thể hiện lòng biết ơn và tôn trọng đối với những nhân viên đã từng gắn bó với tổ chức. Đồng thời, điều này cũng giúp tạo ra một bước chuyển giao mềm mại và duy trì mối quan hệ tích cực giữa công ty và nhân viên ra đi.

Phân biệt Offboarding và Onboarding

Offboarding và onboarding là hai quy trình quan trọng trong quản lý nhân sự, nhưng chúng đề cập đến hai giai đoạn khác nhau của quan hệ lao động:

Onboarding

• Onboarding là quy trình chào đón và hướng dẫn nhân viên mới vào tổ chức.
• Nó bao gồm việc cung cấp thông tin, đào tạo và hỗ trợ cho nhân viên mới để họ có thể hiểu rõ về văn hóa tổ chức, nhiệm vụ, vai trò của mình, cũng như làm quen với môi trường làm việc.
• Mục tiêu của onboarding là giúp nhân viên cảm thấy hoà nhập và tự tin trong vai trò mới của họ, từ đó tạo điều kiện cho họ để làm việc hiệu quả từ ngày đầu tiên.

Offboarding

• Offboarding là quy trình chấm dứt mối quan hệ lao động giữa nhân viên và tổ chức.
• Nó bao gồm các hoạt động như chuẩn bị cho việc ra đi của nhân viên, chuyển giao nhiệm vụ và trách nhiệm, thu hồi tài sản của tổ chức, hủy bỏ quyền truy cập vào hệ thống, và các hoạt động liên quan đến việc kết thúc mối quan hệ làm việc.
• Mục tiêu của offboarding là đảm bảo việc ra đi của nhân viên diễn ra một cách trơn tru và có ích cho cả hai bên, đồng thời giữ vững uy tín và tôn trọng của tổ chức.

Tóm lại, onboarding là quá trình chào đón nhân viên mới, trong khi offboarding là quy trình kết thúc mối quan hệ lao động với nhân viên rời bỏ tổ chức. Cả hai quy trình đều quan trọng để đảm bảo sự thành công và hiệu quả trong quản lý nhân sự.

Tổng kết 

Vậy là chúng ta đã tìm hiểu về khái niệm offboarding là gì và cách thực hiện offboarding hiệu quả cho nhân viên. Offboarding không chỉ là việc đơn thuần kết thúc một cuộc hợp đồng lao động mà còn là cơ hội để tạo dựng thương hiệu nhà tuyển dụng chuyên nghiệp.

Hãy nhớ lại những điểm cần lưu ý sau đây để thực hiện offboarding hiệu quả hơn:

• Chuẩn bị kế hoạch offboarding trước khi nhân viên rời đi.
• Tạo ra một môi trường thoải mái và an toàn để nhân viên có thể chia sẻ suy nghĩ và phản hồi của mình.
• Gửi lời chúc tốt đẹp và cảm ơn những đóng góp của nhân viên.

Với những nguyên tắc offboarding hiệu quả này, bạn có thể đảm bảo rằng việc chấm dứt hợp đồng với nhân viên diễn ra một cách suôn sẻ và tạo nên ấn tượng tốt với cả nhân viên và cộng đồng.