Hệ thống chỉ tiêu BSC-KPI – hay “Hệ thống chỉ số kết quả trọng yếu của doanh nghiệp”, thường được biết đến với tên gọi ngắn gọn là KPI – đang dần trở thành một công cụ thiết yếu trong điều hành doanh nghiệp và quản lý kết quả công việc của nhân viên. Có nhiều yếu tố đảm bảo sự thành công của triển khai BSC-KPI tại doanh nghiệp, trong sốđó, việc lựa chọn hay sử dụng một phần mềm KPI phù hợp là hướng đi tất yếu.
Phần mềm KPI – Hướng đi tất yếu để triển khai thành công hệ thống chỉ tiêu KPI trong doanh nghiệp
Để triển khai thành công, hệ thống chỉ tiêu KPI phải được thiết kế bám sát chiến lược và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, đảm bảo tính tập trung nhờ quản lý số lượng chỉ tiêu và phân bổ trọng số hợp lý, chỉ tiêu KPI cấp bộ phận và chỉ tiêu KPI cá nhân phải đảm bảo phù hợp với chức năng của của bộ phận và cá nhân đó.
Tuy nhiên, để đảm bảo triển khai thành công hệ thống chỉ tiêu KPI dài hạn và thực sự trở thành một công cụ quản lý hiệu quả của doanh nghiệp, một phần mềm KPI phù hợp, được tích hợp tốt với các phần mềm quản lý khác của doanh nghiệp như CRM, DMS, phần mềm quản lý dự án, phần mềm quản lý sản xuất, phần mềm kế toán hay chính phần mềm nhân sự là không thể thiếu.
Vậy phần mềm KPI có những đặc điểm gì và tại sao nó lại có vai trò quan trọng trong việc triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI.
Phần mềm KPI không nên bị coi là một Module của phần mềm nhân sự:
Thực tế là Phòng Nhân sự không thể quản lý được KPI của công ty cũng như các bộ phận khác do không phải là bộ phận chủ trì các hoạt động lõi như kinh doanh hay sản xuất. Phần mềm KPI hay bị hiểu nhầm là một module của phần mềm nhân sự. Thực tế, hệ thống chỉ tiêu KPI trước hết là một hệ thống quản lý phục vụ công tác kế hoạch và điều hành doanh nghiệp, mà trọng tâm của nó là các hoạt động lõi của doanh nghiệp như kinh doanh, sản xuất…, bên cạnh một phần các chỉ tiêu hướng vào công tác cải tiến quy trình và nâng cao năng lực.
Do đó, phần mềm KPI trước tiên phục vụ việc thiết kế các chỉ tiêu – hay nói cách khác là lập kế hoạch của doanh nghiệp, hỗ trợ giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu đó và cung cấp các báo cáo quản trị ở dạng dashboard – báo cáo tổng hợp hoặc báo cáo theo từng chỉ tiêu, đồng thời cho phép so sánh giữa các kỳ báo cáo của cùng một chỉ tiêu.
Ngoài việc hỗ trợ theo dõi, giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu KPI cấp công ty, phần mềm KPI cũng hỗ trợ việc theo dõi, giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu KPI cấp bộ phận và cá nhân. Những thông tin này sẽ được cung cấp cho bộ phận quản lý nhân sự (có thể có hoặc không thông qua phần mềm nhân sự) để phục vụ công tác đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
Phần mềm KPI không phải là “phần mềm quản lý sản xuất kinh doanh trực tiếp”:
Phần mềm KPI, như đã nói ở trên, là một phần mềm hỗ trợ công tác lập kế hoạch và điều hành thực hiện kế hoạch theo chiến lược. Phần mềm KPI không làm thay chức năng của các phần mềm quản lý sản xuất kinh doanh hoặc các chức năng khác của doanh nghiệp như nhân sự, quản lý dự án, kế toán. Chính vì thế, việc sử dụng phần mềm KPI để nhập trực tiếp các dữ liệu về sản xuất, kinh doanh là không hợp lý, trừ một số chỉ tiêu đặc biệt mà dữ liệu không thể thu thập được thường xuyên từ các phần mềm hoặc hệ thống quản lý khác.
Vì vậy, việc tích hợp với các phần mềm quản lý khác của doanh nghiệp gần như là một yêu cầu bắt buộc của bất kỳ phần mềm KPI nào. Nếu không thực hiện được việc tích hợp, việc triển khai phần mềm KPI thường yêu cầu các bộ phận phải nhập liệu trực tiếp hoặc import dữ liệu. Điều này làm mất thời gian và nỗ lực của nhân sự, dẫn đến khả năng phản đối và chối bỏ phần mềm tăng dần theo thời gian.
Phần mềm KPI cần được thiết kế trên nền tảng BI:
Như đã nói trên, phần mềm KPI cần được tích hợp với các phần mềm quản lý khác của doanh nghiệp. Tuy nhiên, do nguyên tắc thiết kế, các chỉ tiêu KPI lại không cố định theo thời gian do trọng tâm hoạt động của doanh nghiệp có thể thay đổi. Điều này khiến cho việc theo dõi, cập nhật số liệu của phần mềm KPI gặp khó khăn.
Do đó, việc xây dựng một nền tảng BI để thu thập thông tin về tất cả các chỉ tiêu vận hành phổ biến của doanh nghiệp cũng như các các mảng chức năng khác nhau là cần thiết để luôn sẵn sàng nguồn thông tin cho KPI.
Vậy BI là gì?
Thuật ngữ “Business Intelligence” bắt đầu được hãng tư vấn Gartner sử dụng từ năm 1989 và đã trở nên rất thông dụng kể từ đó. Business Intelligence (BI) chỉ những công nghệ, quy trình, và kỹ năng cần thiết để thu thập, phân tích, và biến dữ liệu thô thành những thông tin hữu ích.
Các chức năng của phần mềm BI
Phần mềm BI gồm 3 chức năng chính: Kho dữ liệu (data warehouse), Bảng thông tin tổng hợp (dashboard) và Phân tích (analyst). Phần mềm BI có nhiệm vụ thu thập và phân tích dữ liệu từ các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác như ERP, CRM, hay phần mềm kế toán. Quá trình đưa dữ liệu từ hệ thống nguồn vào trong kho dữ liệu của hệ thống BI được gọi là ETL (Extract – Transform – Load).
- Bước Extract (trích xuất) sao chép dữ liệu từ các hệ thống nguồn. Nhờ đó mà hiệu năng của các hệ thống nguồn sẽ không bị ảnh hưởng bởi các hoạt động phân tích sau này. Mỗi hệ thống có thể được cấu trúc và định dạng dữ liệu rất khác nhau. Bước này cũng đảm bảo rằng chỉ những dữ liệu cần thiết được trích xuất.
- Trong bước Transform (biến đổi), những dữ liệu đã được trích xuất sẽ được “làm sạch”, ví dụ như chuyển N/A thành 0, “N” thành “Nam”. Quá trình biến đổi cũng có thể bao gồm việc áp dụng các công thức hay quy tắc khác như chọn/bỏ chọn một số cột, chia/ gộp các cột, chuyển cộng thành dòng v.v…
- Bước Load (nhập) sẽ đưa những dữ liệu đã được biến đổi vào kho dữ liệu (data warehouse) của giải pháp BI và chờ các bước phân tích tiếp theo.
Tại sao đã có KPI lại vẫn cần BI?
Có một thực tế là trong khi rất nhiều doanh nghiệp triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI, rất ít doanh nghiệp có thể triển khai KPI thành công ngay trong năm đầu tiên. Có nhiều lý do cho việc này, nhưng về mặt hệ thống, chúng tôi cho rằng thách thức lớn nhất chính là việc không có phần mềm KPI hoặc phần mềm KPI không có cơ chế thu thập dữ liệu tốt, vì các lý do:
- Phần mềm KPI, phần này giống như Tableau (công cụ thực hiện các nghiệp vụ phân tích dữ liệu) của ô tô, không phải là phần mềm ghi nhận kết quả trực tiếp từ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, mà cần thông tin từ các hệ thống/phần mềm khác. Vì vậy, phần mềm KPI cần được kết nối/tích hợp với các phần mềm khác để có thể mang lại cho nhà điều hành báo cáo/dashboard cập nhật.
- Các chỉ tiêu KPI có thể không ổn định theo thời gian, khi mà trọng tâm chiến lược của doanh nghiệp thay đổi, hoặc đơn giản là họ phải khắc phục những điểm yếu quan trọng mới phát sinh. Điều này có nghĩa là một chỉ tiêu KPI có thể xuất hiện ở năm thứ nhất, biến mất ở năm thứ 2, rồi lại xuất hiện ở năm thứ 3. Điều này gây khó khăn cho việc theo dõi, cập nhật và đảm bảo tính liên tục của dữ liệu.
- Thực tế cho thấy, hầu hết bộ chỉ tiêu KPI lượng hóa vẫn bao gồm những chỉ tiêu phản ảnh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cùng với một số chỉ tiêu khác như “Chỉ số hài lòng khách hàng” có thể không có sẵn. Vì vậy, nhu cầu thu thập, lưu trữ, và kể cả phân tích một cách thường xuyên các chỉ tiêu kinh doanh thông dụng vẫn cần thiết, cho dù doanh nghiệp áp dụng KPI.
Đến đây, ta có thể thấy, để hệ thống KPI chạy tốt, doanh nghiệp vẫn cần có một công cụ giúp thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu đối với những chỉ tiêu sản xuất kinh doanh thông dụng. Công cụ đó thường được biết đến với cái tên “Giải pháp BI” hoặc “Phần mềm BI”.
Tại sao nói BI và KPI là hợp nhất điều hành và quản lý?
Có nhiều cách hiểu khác nhau về điều hành và quản lý. Trong bài viết này, chúng tôi đề cập đến điều hành và quản lý như 2 cấp độ trong quản trị doanh nghiệp.
Điều hành là chức năng của Ban Giám đốc, mà trực tiếp là Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc, bao gồm các chức năng lập kế hoạch kinh doanh và hệ thống mục tiêu hàng năm trên cơ sở chiến lược phát triển của doanh nghiệp, phân bổ nguồn lực con người, tài chính và các nguồn lực khác, điều hành quá trình triển khai kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, báo cáo kết quả thực thi kế hoạch kinh doanh.
Quản lý hay quản lý chức năng, là chức năng của các trưởng bộ phận thuộc doanh nghiệp, bao gồm việc lập kế hoạch bộ phận trên cơ sở kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty, phân bổ nguồn lực của bộ phận, quản lý quá trình triển khai kế hoạch bộ phận và báo cáo kết quả tực hiện của bộ phận.
Thông thường các phần mềm quản lý chức năng CRM, DMS, quản lý sản xuất… là các phần mềm phục vụ việc thực thi các quy trình chức năng như bán hàng, sản xuất, kế toán và cung cấp báo cáo cho nhà quản lý chức năng của các bộ phận này. Nhà điều hành doanh nghiệp cũng có thể được phân quyền để xem báo cáo tại các phần mềm này. Tuy nhiên, trong trường hợp đó, CEO phải truy cập vào nhiều phần mềm riêng lẻ để có thể có đầy đủ thông tin về các mảng chức năng của doanh nghiệp, trừ khi doanh nghiệp triển khai một hệ thống phần mềm quản lý hợp nhất, kiểu ERP.
Đối với các doanh nghiệp không có phần mềm quản lý hợp nhất hay ERP, phần mềm KPI và báo cáo BI là một lựa chọn thay thế hợp lý. Phần mềm KPI và báo cáo BI, thông qua việc tích hợp vào phần mềm quản lý chức năng của doanh nghiệp, có thể thu thập các thông tin cần thiết, tập trung lại một giao diện duy nhất dưới dạng các báo cáo BI và KPI, giúp CEO dễ dàng theo dõi được những thông tin chủ yếu hoạt động của doanh nghiệp ở các mảng chức năng cụ thể trên một giao diện duy nhất.
Ví dụ, thông qua phần mềm KPI và BI, CEO có thể nắm được kết quả thực hiện các chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp như doanh thu, số lượng khách hàng, cơ cấu doanh thu theo sản phẩm, cơ cấu doanh thu theo vùng, miền, số đại lý mới phát triển, hay sản lượng sản xuất, tỉ lệ phế phẩm, tỉ lệ chi phí quản lý/ doanh thu… Cán bộ quản lý chức năng cũng có thể theo dõi kết quả hoạt động chính yếu của bộ phận trên hệ thống báo cáo KPI và BI, qua đó có tiếng nói chung với nhà điều hành cấp trên của mình. Do đó ta nói, KPI và BI có vai trò hợp nhất “điều hành” và “quản lý” doanh nghiệp.
Đọc thêm: Lựa chọn và triển khai hệ thống CRM phù hợp với doanh nghiệp
