Top 5 phần mềm CRM – Tại sao nên sử dụng digiiCRM?

Phần mềm CRM (CRM Software) là một hệ thống quản lý quan trọng trong doanh nghiệp. Phần mềm CRM giúp DN quản lý thông tin, giao dịch bán hàng và phát triển quan hệ lâu dài với khách hàng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp tới bạn những thông tin hữu ích về phần mềm CRM. Từ đó, bạn có thể  lựa chọn cho doanh nghiệp mình một phần mềm CRM phù hợp nhất. 

Phần mềm CRM là gì?

CRM (Customer Relationship Management) là cụm từ được viết tắt của Quản lý Quan hệ Khách hàng. Do đó, phần mềm CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng. CRM giúp DN giảm chi phí và tăng lợi nhuận bằng cách củng cố sự hài lòng của khách hàng.

Phần mềm CRM tích hợp đầy đủ các chức năng giúp doanh nghiệp quản lý và nâng cao mối quan hệ với khách hàng. Phần mềm giúp ghi nhận các giao dịch bán hàng, tổ chức, quản lý và cung cấp truy cập vào dữ liệu khách hàng. CRM giúp doanh nghiệp xây dựng, thực thi các chính sách bán hàng và chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Phần mềm CRM cho phép doanh nghiệp thiết lập mọi hoạt động như ghi chép yếu tố quan trọng hay đo lường các dữ liệu. DN có thể đảm bảo các đối tác của mình dễ dàng kết nối với nhiều bộ phận khác nhau. Đó là từ truyền thông đến dịch vụ khách hàng thông qua một hệ thống gắn kết với nhau. Nhân viên có thể truy cập dễ dàng vào mạng lưới chung để lấy thông tin khách hàng mọi lúc mọi nơi. Vì vậy, phần mềm CRM là một chiếc cầu nối lý tưởng giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Lý do doanh nghiệp nên dùng phần mềm CRM?

Có nhiều lý do dẫn đến quyết định sử dụng phần mềm CRM của doanh nghiệp. Có thể là một phần mềm đủ tốt, phần mềm có chi phí hợp lý. Tuy nhiên lý do không thể thiếu là nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên, khi đi sâu hơn vào tính năng, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm dựa vào 4 lý do cơ bản nhất dưới đây:

• Cải thiện lợi nhuận cho doanh nghiệp:
  
• Phân loại khách hàng dễ dàng và khoa học:
• Dễ dàng upsales
• Thấu hiểu khách hàng hơn để cải thiện dịch vụ khách hàng tốt

Những lợi ích của CRM với doanh nghiệp?

Phần mềm CRM cho phép doanh nghiệp tăng cường mối quan hệ khách hàng thông qua kênh truyền thông và bán hàng hiệu quả. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể  đáp ứng nhu cầu khách hàng tiềm năng trong một thời gian ngắn.

CRM có tính năng tùy biến để đáp ứng các yêu cầu khác nhau, tùy theo từng doanh nghiệp. Qua đó, CRM cho phép doanh nghiệp quản lý đồng thời nhiều quy trình với các mô-đun. Hơn nữa, phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi các cơ hội truyền thông và các tiềm năng để có thể giúp doanh nghiệp vươn xa hơn.

• Nâng cấp xử lý thông tin: Phần mềm CRM sẽ xác định và ghi lại tất cả các tương tác của khách hàng với doanh nghiệp. Qua đó, doanh nghiệp sẽ hiểu khách hàng hơn và có thể cung cấp giải pháp tức thì. 
• Kênh truyền thông được nâng cao: Nếu phần mềm CRM được thiết lập dựa trên nền tảng Cloud, người dùng có thể truy cập thông tin từ mọi thiết bị.
• Nâng cao dịch vụ khách hàng: Người quản lý có thể tập hợp mọi thông tin về hoạt động của khách hàng như các giao dịch gần nhất để hỗ trợ khách hàng khi cần. 
• Tự động hoá các nhiệm vụ hàng ngày của doanh nghiệp: CRM được thiết lập để giúp doanh nghiệp tự động hoá các nhiệm vụ của nhân viên. Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung vào việc giải quyết các vấn đề của khách hàng
• Hỗ trợ làm việc hiệu quả giữa nhiều nhóm: Người dùng ở các nhóm khác nhau có thể truy cập email, nhật ký cuộc gọi và lịch làm việc chi tiết từ hệ thống điều khiển. CRM cho phép người dùng sử dụng dữ liệu trong nhiều nhóm cùng một lúc bằng cách gắn thẻ cho nhóm yêu cầu truy cập thông tin. Qua đó, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa công việc cho các nhóm, tạo ra khả năng làm việc liền mạch với nhau để tăng thêm lợi nhuận.
• Cung cấp dữ liệu và báo cáo một cách chính xác: Hệ thống CRM lưu trữ dữ liệu trong hệ thống mà có khả năng phân tích dữ liệu tốt. Với tính năng trên, phần mềm có thể dễ dàng tích hợp với các plugin và tạo khả năng báo cáo tự động để tối đa hóa thời gian của doanh nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tạo được mối quan hệ bên lâu dài với khách hàng  trong thời gian dài.

Những đối tượng sử dụng phần mềm CRM

Những đối tượng sử dụng phần mềm CRM chắc chắn phải là những cá nhân có liên quan tới hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Trong số đó, vị trí chức năng cụ thể cho từng đối tượng là: 

Người quản trị hệ thống

• Tạo cơ sở dữ liệu, cài đặt hệ thống CRM (CRM system).
• Thiết lập cấu hình, cài đặt tham số hệ thống.
• Thiết lập phân nhóm và người sử dụng.

Nhà quản lý

• Thống kê, theo dõi tình hình kinh doanh.
• Thiết lập các chiến dịch truyền thông, quảng cáo.
• Xem báo cáo công việc, theo dõi quá trình tác nghiệp của từng nhân viên.

Nhân viên

• Nhập chính xác, đầy đủ thông tin khách hàng
• Tạo và theo dõi các cơ hội bán hàng
• Lập kế hoạch công việc hàng ngày
• Tạo báo giá khách hàng
• Quản lý email
• Đơn đặt hàng
• Hợp đồng….

Các dạng của hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM

📌CRM tại chỗ (On Premise)

Ở dạng này, phần mềm CRM sẽ ở tại máy chủ của công ty. 

🔰Ưu điểm:

• Khi sử dụng phần mềm CRM on Premise, doanh nghiệp được phép toàn quyền và chủ động xử lý dữ liệu của mình 
• Mặc dù chi phí đầu tư bỏ ra ban đầu thường cao hơn so với CRM Cloud, nhưng phí bảo trì hàng năm sẽ rẻ dần theo thời gian. (Trung bình phí duy trì là 15% / Tổng giá trị hợp đồng năm đầu).

🔰Nhược điểm:

• Khi quản trị máy chủ (server), doanh nghiệp sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian.
• Người dùng sẽ chịu chi phí cho mọi nâng cấp phần mềm. Nó thường kéo dài quá trình lắp đặt để hoàn toàn có được dữ liệu của công ty. 
• Nếu nhân viên vận hành thiếu kinh nghiệm, thì  phần mềm sẽ gặp nhiều rủi ro liên quan tới virus

📌Cloud-based CRM

Đây là dạng CRM dựa trên nền tảng cloud, hay còn gọi là SaaS (phần mềm như một dịch vụ) hoặc CRM trực truyến. Tại đây, dữ liệu được dự trữ ở mạng lưới bên ngoài để có thể truy cập mọi lúc mọi nơi có internet.

🔰Ưu điểm: 

• Không tốn nhiều thời gian triển khai
• Chi phí ban đầu tương đối hợp lý
•  Doanh nghiệp không cần quan tâm đến máy chủ.
• Nhà cung cấp dịch vụ phần mềm có thể thường xuyên giám sát và duy trì, kiểm tra và sữa lỗi các vấn đề phát sinh. Khả năng triển khai của dạng CRM này khá nhanh và tương đối dễ dàng hơn. 

🔰Nhược điểm: 

Phần mềm CRM trên nền tảng này là một sự lựa chọn hợp lý về giá cả. Tuy nhiên, bảo mật dữ liệu cũng là một trong những sự quan tâm chính các công ty sử dụng hệ thống dựa trên cloud. Vì họ không kiểm soát thực tế việc lưu trữ và bảo trì dữ liệu của mình.

Làm thế nào để lựa chọn phần mềm CRM phù hợp với doanh nghiệp?

Doanh nghiệp nên tập trung vào các câu hỏi dưới đây khi cân nhắc lựa chọn phần mềm CRM phù hợp: 

• Liệu phần mềm CRM có phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ?
• Hệ thống có những hạn chế nào đối với số lượng người dùng?
• Phần mềm có dễ sử dụng hay không?
• Hệ thống API có truy cập vào được không?
• Có những tính năng bảo mật mặc định có sẵn nào?
• CRM có dễ dàng tích hợp với các giải pháp khác mà doanh nghiệp đã sử dụng không?
• Liệu CRM có phù hợp với ngân sách của bạn?

Mỗi doanh nghiệp khác nhau với tệp khách hàng, mục đích kinh doanh, số lượng nhân sự hay ngân sách khác nhau. Do đó, điều cốt lõi là không nên nhìn vào hình ảnh doanh nghiệp khác để áp dụng thành của mình. Bên cạnh đó, hãy cân nhắc giữa nhiều sản phẩm để đưa ra lựa chọn hợp lý nhất. Không phải cứ nhà cung cấp lâu đời là phù hợp với bạn. Và cũng không phải nhà cung cấp mới thì không thể ứng dụng thành công. 

Các yếu tố cần cân nhắc để lựa chọn phần mềm CRM phù hợp với doanh nghiệp?

Sự thiết lập: Nếu doanh nghiệp đang có kế hoạch tích hợp phần mềm mới vào quy trình hiện tại của doanh nghiệp. Nhà quản lý nên cân nhắc chi phí của việc thiết lập như đào tạo sử dụng, dùng thử. Qua đó nhằm xem xét có phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp hay không. 

Sự tiếp nhận người dùng: Người dùng cần làm quen với việc thay đổi để có thể sử dụng phần mềm mới trong thời gian nhanh nhất. Nhân viên càng có nhiều cơ hội sử dụng những phần mềm mới thì họ càng dễ dàng thích nghi với những thay đổi trong hệ thống.  

Tính lưu động: Nhân viên sẽ được áp dụng những tính năng vào công nghệ mới nhất. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm CRM có khả năng cập nhật những thông tin và vận hành công nghệ mới nhất.

Khả năng tuỳ biến cao: Mỗi doanh nghiệp đều có sự khác biệt trong quy trình và các yêu cầu làm việc khác nhau. Phần mềm CRM có khả năng tùy biến cao để có thể phù hợp với các quy trình làm việc của doanh nghiệp. Hơn nữa, phần mềm có thể thích ứng nhanh với những thay đổi của doanh nghiệp.

Sự tương thích: Doanh nghiệp cần phải lựa chọn giải pháp CRM tương thích với các ứng dụng sẵn có trong hệ thống của doanh nghiệp.

Bản dùng thử sản phẩm: Đây là một trong những yếu tố quan trọng để giúp nhân viên làm quen với sản phẩm mới. Qua đó, người dùng có thể hiểu rõ những điểm mạnh và điểm yếu của sản phẩm. Từ đó, DN dễ dàng cân nhắc phần mềm có phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp hay không.

Hệ thống báo cáo: Ngoài quản lý mối quan hệ của khách hàng, phần mềm còn cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống các báo cáo. Từ đó, DN dễ dàng phân tích, tổng hợp dữ liệu và nâng cao tính cạnh tranh.

Một số thách thức khi triển khai phần mềm CRM

📌Không chọn đúng hệ thống CRM phù hợp

Đây là một trong những khó khăn lớn, đặc biệt tiêu tốn thời gian và tiền bạc. Có thể là do yếu tố khách quan hay chủ quan, cũng có thể là những vấn đề không thể lường trước khi tiến hàng sử dụng dụng phần mềm. Do đó, đừng vội vàng. Lựa chọn nhanh không bằng lựa chọn đúng

📌Thực hiện không đúng

Doanh nghiệp cần có một quy trình triển khai thử CRM trước khi nó đi vào hoạt động. Hãy để tất cả nhân viên có liên quan tham gia sử dụng phần mềm. Bằng cách này, khi gặp khó khăn, họ sẽ biết tìm câu trả lời ở đâu.

📌Thích ứng của người dùng kém

Một số doanh nghiệp mắc sai lầm khi không liên kết CRM với văn hóa công ty của họ. Trường hợp xấu nhất là CRM hoạt động tốt nhưng không ai muốn sử dụng nó.

📌Không thể tích hợp với phần mềm hiện có

Khả năng tích hợp với các phân hệ đã có rất quan trọng. Nếu một phần mềm CRM hoạt động tốt nhưng không thể liên kết với các phân hệ khác để lấy dữ liệu hay trích xuất thông tin thì hoàn toàn không có ý nghĩa. 

Nên hay không tự triển khai phần mềm CRM và 3 hình thức đầu tư khác

Không phải doanh nghiệp nào cũng có thể tự mình triển khai phần mềm CRM. Vì nó thuộc thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau: nguồn lực, tài chính, khả năng công nghệ,… Nếu có thể, doanh nghiệp sẽ biết mình cần gì, muốn gì. Nếu không, dưới đây là 3 hình thức đầu tư phần mềm phổ biến. 

📌Mua phần mềm quản trị khách hàng CRM

Top 10 phần mềm CRM tốt nhất hiện nay

📌Phần mềm CRM digiiCRM

🔰Một số ưu điểm nổi bật:

• Hệ thống báo cáo phân tích thời gian thực, trực quan, hấp dẫn, linh hoạt, dưới góc nhìn của nhà quản lý
• Tốc độ xử lý dữ liệu lớn và kết xuất báo cáo nhanh
• Cơ chế nhập liệu linh hoạt, đa dạng, thông minh
• Đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp theo mô hình B2B
• Hỗ trợ hiệu quả theo dõi chi phí, công nợ theo tiến trình và kế hoạch thực hiện của các dự án/hợp đồng
• Tự động tạo báo giá và hợp đồng theo quy chuẩn
• Dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác
• Được xây dựng trên kinh nghiệm, phân tích và ý tưởng của các nhà điều hành, quản lý kinh doanh và các chuyên gia tư vấn hệ thống quản lý doanh nghiệp

🔰Vai trò trên phần mềm của từng cá nhân là:

• Ban giám đốc

Xem báo cáo thời gian thực và tra cứu thông tin để ra quyết định nhanh

• Quản lý kinh doanh

Theo dõi deal, hợp đồng, công nợ, khách hàng; cập nhật, tra cứu, phân tích và báo cáo

• Quản trị hệ thống

Quản lý hệ thống phần cứng, phần mềm, quản lý truy cập

• Nhân viên

Sử dụng (điền dữ liệu, cập nhật, theo dõi, tra cứu…) theo phân quyền

📌Phần mềm iPOS CRM

Phần mềm iPOS CRM tập trung chủ yếu vào ngành F&B với những mô hình như nhà hàng, quán café, …Theo dạng On-Premises, phần mềm có độ ổn định cao, sử dụng được trên đa dạng thiết bị. iPOS CRM phù hợp cho nhiều phân khúc khác nhau, từ nhà hàng quy mô nhỏ đến quy mô lớn hơn. 

📌Phần mềm genCRM

GenCRM phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ với quy trình quản lý không quá phức tạp. Thời gian triển khai phần mềm khá nhanh chóng, chỉ từ khoảng 3 – 5 ngày (bao gồm cả cài đặt và hướng dẫn sử dụng).

Ưu điểm nổi bật của genCRM là số hóa dữ liệu và đo lường sự hài lòng của khách hàng. genCRM giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra chiến lược marketing tốt nhất, phân tích thị trường tốt giúp DN tăng doanh thu.

📌Phần mềm Salesforce

Khi nói đến việc triển khai phần mềm chăm sóc khách hàng CRM, không thể bỏ qua Salesforce. Salesforce có khả năng quản lý thông tin khách hàng dựa trên giao diện chuyên nghiệp và dễ sử dụng. Tuy nhiên đổi lại thì giá cả của Salesforce khá đắt đỏ.  

📌Phần mềm Insightly CRM

Phần mềm Insightly CRM hướng đến mục tiêu triển khai hệ thống CRM trên nền tảng web cho các doanh nghiệp nhỏ. Bên cạnh đó, sự tích hợp chặt chẽ của Insightly với các ứng dụng Google như Gmail, Drive đã giúp phần mềm này có tốc độ tăng trưởng vô cùng nhanh chóng. Hiện nay, Insightly cũng đã được tích hợp với Evernote, Office 365, MailChimp và Outlook. Phần mềm Insightly CRM rất dễ dàng trong việc thiết lập và điều hướng, từ đó có được thông tin một cách chóng. 

📌Phần mềm HubSpot CRM

HubSpot giúp DN theo dõi khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại một cách hiệu quả. Phần mềm được đánh giá là dễ sử dụng và còn cho phép người dùng dùng thử miễn phí. HubSpot CRM có mức giá hợp lý, tích hợp được với các phần mềm phổ biến. Bên cạnh đó là khả năng tự động hóa các công việc có tính chất lặp đi lặp lại.

📌Phần mềm Zoho CRM

Zoho CRM là phần mềm được phát triển tại Pleasanton, California, US 1996. Phần mềm Zoho CRM cung cấp phiên bản CRM miễn phí cho 3 người sử dụng trở xuống. Ngoài ra phần mềm có chi phí khoảng từ $12 đến $35 cho mỗi người sử dụng/tháng. Zoho CRM cũng tích hợp với các mạng xã hội phổ biến​​, Google Apps, Outlook, và QuickBooks. 

📌Phần mềm  SugarCRM

Phần mềm SugarCRM tương đối phù hợp các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm có phiên bản tải về và phiên bản lưu trữ đám mây. Người dùng có thể tùy ý lựa chọn tùy thuộc vào nhu cầu doanh nghiệp. SugarCRM có ứng dụng di động cho các hệ điều hành iOS, Android, và BlackBerry. Phiên bản máy tính để bàn tích hợp với một số email, lịch và các ứng dụng quản lý tập tin, bao gồm Outlook, Gmail,…

Trên đây là một số chia sẻ của OOC về phần mềm CRM. Hy vọng doanh nghiệp bạn sẽ lựa chọn được phần mềm CRM phù hợp nhất. 

Đọc thêm 6 yếu tố cần cân nhắc khi triển khai phần mềm CRM.

Lược dịch bởi: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC