Phần mềm CRM là gì?
Phần mềm CRM (CRM Software) là một hệ thống quản lý quan trọng trong doanh nghiệp. Phần mềm CRM giúp DN quản lý thông tin, giao dịch bán hàng và phát triển quan hệ lâu dài với khách hàng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp tới bạn những thông tin hữu ích về phần mềm CRM. Từ đó, bạn có thể lựa chọn cho doanh nghiệp mình một phần mềm CRM phù hợp nhất.
CRM (Customer Relationship Management) là cụm từ được viết tắt của Quản lý Quan hệ Khách hàng. Do đó, phần mềm CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng. CRM giúp DN giảm chi phí và tăng lợi nhuận bằng cách củng cố sự hài lòng của khách hàng.
Phần mềm CRM tích hợp đầy đủ các chức năng giúp doanh nghiệp quản lý và nâng cao mối quan hệ với khách hàng. Phần mềm giúp ghi nhận các giao dịch bán hàng, tổ chức, quản lý và cung cấp truy cập vào dữ liệu khách hàng. CRM giúp doanh nghiệp xây dựng, thực thi các chính sách bán hàng và chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Phần mềm CRM cho phép doanh nghiệp thiết lập mọi hoạt động như ghi chép yếu tố quan trọng hay đo lường các dữ liệu. DN có thể đảm bảo các đối tác của mình dễ dàng kết nối với nhiều bộ phận khác nhau. Đó là từ truyền thông đến dịch vụ khách hàng thông qua một hệ thống gắn kết với nhau. Nhân viên có thể truy cập dễ dàng vào mạng lưới chung để lấy thông tin khách hàng mọi lúc mọi nơi. Vì vậy, phần mềm CRM là một chiếc cầu nối lý tưởng giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Phần mềm CRM là một chiếc cầu nối lý tưởng giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Có nhiều lý do dẫn đến quyết định sử dụng phần mềm CRM của doanh nghiệp. Có thể là một phần mềm đủ tốt, phần mềm có chi phí hợp lý. Tuy nhiên lý do không thể thiếu là nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên, khi đi sâu hơn vào tính năng, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm dựa vào 4 lý do cơ bản nhất dưới đây:
Tại sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm CRM?
Phần mềm CRM cho phép doanh nghiệp tăng cường mối quan hệ khách hàng thông qua kênh truyền thông và bán hàng hiệu quả. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu khách hàng tiềm năng trong một thời gian ngắn.
CRM có tính năng tùy biến để đáp ứng các yêu cầu khác nhau, tùy theo từng doanh nghiệp. Qua đó, CRM cho phép doanh nghiệp quản lý đồng thời nhiều quy trình với các mô-đun. Hơn nữa, phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi các cơ hội truyền thông và các tiềm năng để có thể giúp doanh nghiệp vươn xa hơn.
Phần mềm CRM có vai trò rất quan trọng
Những đối tượng sử dụng phần mềm CRM chắc chắn phải là những cá nhân có liên quan tới hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Trong số đó, vị trí chức năng cụ thể cho từng đối tượng là:
– Tạo cơ sở dữ liệu, cài đặt hệ thống CRM (CRM system).
– Thiết lập cấu hình, cài đặt tham số hệ thống.
– Thiết lập phân nhóm và người sử dụng.
– Thống kê, theo dõi tình hình kinh doanh.
– Thiết lập các chiến dịch truyền thông, quảng cáo.
– Xem báo cáo công việc, theo dõi quá trình tác nghiệp của từng nhân viên.
– Nhập chính xác, đầy đủ thông tin khách hàng
– Tạo và theo dõi các cơ hội bán hàng
– Lập kế hoạch công việc hàng ngày
– Tạo báo giá khách hàng
– Quản lý email
– Đơn đặt hàng
– Hợp đồng….
Những đối tượng sử dụng phần mềm CRM
Ở dạng này, phần mềm CRM sẽ ở tại máy chủ của công ty.
🔰Ưu điểm:
🔰Nhược điểm:
Đây là dạng CRM dựa trên nền tảng cloud, hay còn gọi là SaaS (phần mềm như một dịch vụ) hoặc CRM trực truyến. Tại đây, dữ liệu được dự trữ ở mạng lưới bên ngoài để có thể truy cập mọi lúc mọi nơi có internet.
🔰Ưu điểm:
🔰Nhược điểm:
Phần mềm CRM trên nền tảng này là một sự lựa chọn hợp lý về giá cả. Tuy nhiên, bảo mật dữ liệu cũng là một trong những sự quan tâm chính các công ty sử dụng hệ thống dựa trên cloud. Vì họ không kiểm soát thực tế việc lưu trữ và bảo trì dữ liệu của mình.
Doanh nghiệp nên tập trung vào các câu hỏi dưới đây khi cân nhắc lựa chọn phần mềm CRM phù hợp:
Mỗi doanh nghiệp khác nhau với tệp khách hàng, mục đích kinh doanh, số lượng nhân sự hay ngân sách khác nhau. Do đó, điều cốt lõi là không nên nhìn vào hình ảnh doanh nghiệp khác để áp dụng thành của mình. Bên cạnh đó, hãy cân nhắc giữa nhiều sản phẩm để đưa ra lựa chọn hợp lý nhất. Không phải cứ nhà cung cấp lâu đời là phù hợp với bạn. Và cũng không phải nhà cung cấp mới thì không thể ứng dụng thành công.
Làm thế nào để lựa chọn phần mềm CRM phù hợp?
Sự thiết lập: Nếu doanh nghiệp đang có kế hoạch tích hợp phần mềm mới vào quy trình hiện tại của doanh nghiệp. Nhà quản lý nên cân nhắc chi phí của việc thiết lập như đào tạo sử dụng, dùng thử. Qua đó nhằm xem xét có phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp hay không.
Sự tiếp nhận người dùng: Người dùng cần làm quen với việc thay đổi để có thể sử dụng phần mềm mới trong thời gian nhanh nhất. Nhân viên càng có nhiều cơ hội sử dụng những phần mềm mới thì họ càng dễ dàng thích nghi với những thay đổi trong hệ thống.
Tính lưu động: Nhân viên sẽ được áp dụng những tính năng vào công nghệ mới nhất. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm CRM có khả năng cập nhật những thông tin và vận hành công nghệ mới nhất.
Khả năng tuỳ biến cao: Mỗi doanh nghiệp đều có sự khác biệt trong quy trình và các yêu cầu làm việc khác nhau. Phần mềm CRM có khả năng tùy biến cao để có thể phù hợp với các quy trình làm việc của doanh nghiệp. Hơn nữa, phần mềm có thể thích ứng nhanh với những thay đổi của doanh nghiệp.
Sự tương thích: Doanh nghiệp cần phải lựa chọn giải pháp CRM tương thích với các ứng dụng sẵn có trong hệ thống của doanh nghiệp.
Bản dùng thử sản phẩm: Đây là một trong những yếu tố quan trọng để giúp nhân viên làm quen với sản phẩm mới. Qua đó, người dùng có thể hiểu rõ những điểm mạnh và điểm yếu của sản phẩm. Từ đó, DN dễ dàng cân nhắc phần mềm có phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp hay không.
Hệ thống báo cáo: Ngoài quản lý mối quan hệ của khách hàng, phần mềm còn cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống các báo cáo. Từ đó, DN dễ dàng phân tích, tổng hợp dữ liệu và nâng cao tính cạnh tranh.
Đây là một trong những khó khăn lớn, đặc biệt tiêu tốn thời gian và tiền bạc. Có thể là do yếu tố khách quan hay chủ quan, cũng có thể là những vấn đề không thể lường trước khi tiến hàng sử dụng dụng phần mềm. Do đó, đừng vội vàng. Lựa chọn nhanh không bằng lựa chọn đúng
Doanh nghiệp cần có một quy trình triển khai thử CRM trước khi nó đi vào hoạt động. Hãy để tất cả nhân viên có liên quan tham gia sử dụng phần mềm. Bằng cách này, khi gặp khó khăn, họ sẽ biết tìm câu trả lời ở đâu.
Một số doanh nghiệp mắc sai lầm khi không liên kết CRM với văn hóa công ty của họ. Trường hợp xấu nhất là CRM hoạt động tốt nhưng không ai muốn sử dụng nó.
Khả năng tích hợp với các phân hệ đã có rất quan trọng. Nếu một phần mềm CRM hoạt động tốt nhưng không thể liên kết với các phân hệ khác để lấy dữ liệu hay trích xuất thông tin thì hoàn toàn không có ý nghĩa.
Không phải doanh nghiệp nào cũng có thể tự mình triển khai phần mềm CRM. Vì nó thuộc thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau: nguồn lực, tài chính, khả năng công nghệ,… Nếu có thể, doanh nghiệp sẽ biết mình cần gì, muốn gì. Nếu không, dưới đây là 3 hình thức đầu tư phần mềm phổ biến.
Với hình thức này, doanh nghiệp sẽ nhận được sự hỗ trợ tối đa nhất nhà cung cấp. Các bản nâng cấp luôn được cập nhật tính năng mới. Khi gặp vấn đề gì, doanh nghiệp sẽ nhận được lời giải đáp nhanh nhất có thể. Vấn đề đặt ra là giá cả mua phần mềm quản trị khách hàng thế nào?
Khi thuê phần mềm, bạn có thể giảm thiểu chi phí nhờ việc không phải đầu tư về cơ sở hạ tầng (server, phần mềm…).Tuy nhiên, điểm trừ của hình thức này là chi phí cho một người dùng (user) khá cao. Dù thế thì hình thức này vẫn được dự báo sẽ phát triển mạnh trong tương lai.
Hiện nay có nhiều phần mềm CRM mã nguồn mở khác nhau được công khai và chia sẻ cho người sử dụng. Sử dụng phần mềm miễn phí, bạn sẽ không phải tốn chi phí đầu tư. Tuy nhiên, những rủi ro khi sử dụng là tương đối lớn.
Thị trường hiện nay có khá nhiều phần mềm CRM miễn phí được công bố rộng rãi. Những phần mềm này dễ dàng được cho quyền thiết lập và sử dụng. Tuy nhiên, sử dụng dễ dàng hay không lại là một vấn đề khác. Một số lý do dưới đây sẽ khẳng định rằng phần mềm CRM miễn phí không phải sự lựa chọn tốt nhất.
Xem báo cáo thời gian thực và tra cứu thông tin để ra quyết định nhanh
Theo dõi deal, hợp đồng, công nợ, khách hàng; cập nhật, tra cứu, phân tích và báo cáo
Quản lý hệ thống phần cứng, phần mềm, quản lý truy cập
Sử dụng (điền dữ liệu, cập nhật, theo dõi, tra cứu…) theo phân quyền
Những tính năng của phần mềm digiiCRM – OOC
Phần mềm iPOS CRM tập trung chủ yếu vào ngành F&B với những mô hình như nhà hàng, quán café, …Theo dạng On-Premises, phần mềm có độ ổn định cao, sử dụng được trên đa dạng thiết bị. iPOS CRM phù hợp cho nhiều phân khúc khác nhau, từ nhà hàng quy mô nhỏ đến quy mô lớn hơn.
Phần mềm iPOS CRM
GenCRM phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ với quy trình quản lý không quá phức tạp. Thời gian triển khai phần mềm khá nhanh chóng, chỉ từ khoảng 3 – 5 ngày (bao gồm cả cài đặt và hướng dẫn sử dụng).
Ưu điểm nổi bật của genCRM là số hóa dữ liệu và đo lường sự hài lòng của khách hàng. genCRM giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra chiến lược marketing tốt nhất, phân tích thị trường tốt giúp DN tăng doanh thu.
Khi nói đến việc triển khai phần mềm chăm sóc khách hàng CRM, không thể bỏ qua Salesforce. Salesforce có khả năng quản lý thông tin khách hàng dựa trên giao diện chuyên nghiệp và dễ sử dụng. Tuy nhiên đổi lại thì giá cả của Salesforce khá đắt đỏ.
Phần mềm Salesforce
Phần mềm Insightly CRM hướng đến mục tiêu triển khai hệ thống CRM trên nền tảng web cho các doanh nghiệp nhỏ. Bên cạnh đó, sự tích hợp chặt chẽ của Insightly với các ứng dụng Google như Gmail, Drive đã giúp phần mềm này có tốc độ tăng trưởng vô cùng nhanh chóng. Hiện nay, Insightly cũng đã được tích hợp với Evernote, Office 365, MailChimp và Outlook. Phần mềm Insightly CRM rất dễ dàng trong việc thiết lập và điều hướng, từ đó có được thông tin một cách chóng.
Phần mềm Insightly CRM
HubSpot giúp DN theo dõi khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại một cách hiệu quả. Phần mềm được đánh giá là dễ sử dụng và còn cho phép người dùng dùng thử miễn phí. HubSpot CRM có mức giá hợp lý, tích hợp được với các phần mềm phổ biến. Bên cạnh đó là khả năng tự động hóa các công việc có tính chất lặp đi lặp lại.
Phần mềm HubSpot CRM
Zoho CRM là phần mềm được phát triển tại Pleasanton, California, US 1996. Phần mềm Zoho CRM cung cấp phiên bản CRM miễn phí cho 3 người sử dụng trở xuống. Ngoài ra phần mềm có chi phí khoảng từ $12 đến $35 cho mỗi người sử dụng/tháng. Zoho CRM cũng tích hợp với các mạng xã hội phổ biến, Google Apps, Outlook, và QuickBooks.
Phần mềm Zoho CRM
Phần mềm SugarCRM tương đối phù hợp các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm có phiên bản tải về và phiên bản lưu trữ đám mây. Người dùng có thể tùy ý lựa chọn tùy thuộc vào nhu cầu doanh nghiệp. SugarCRM có ứng dụng di động cho các hệ điều hành iOS, Android, và BlackBerry. Phiên bản máy tính để bàn tích hợp với một số email, lịch và các ứng dụng quản lý tập tin, bao gồm Outlook, Gmail,…
Phần mềm SugarCRM
Trên đây là một số chia sẻ của OOC về phần mềm CRM. Hy vọng doanh nghiệp bạn sẽ lựa chọn được phần mềm CRM phù hợp nhất.
Đọc thêm 6 yếu tố cần cân nhắc khi triển khai phần mềm CRM.
Lược dịch bởi: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC