Phần mềm quản lý công việc tốt cần những yếu tố gì?

Phần mềm quản lý công việc tốt cần gì?

Post Views: 126,197

Rate this post

Last updated on 19/08/2023

Trong thời đại 4.0, cuộc sống đang ngày càng phát triển với sự bùng nổ của công nghệ. Đối với doanh nghiệp, sử dụng phần mềm quản lý công việc dần trở thành xu thế tất yếu. Hiệu quả, chính xác và tiết kiệm thời gian là những lợi ích cơ bản mà phần mềm đem lại. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng đem lại đầy đủ lợi ích và tối ưu hóa các tính năng cần thiết cho doanh nghiệp. Vậy ta dựa vào đâu để đánh giá và nhận biết một phần mềm quản lý công việc tốt?

Nội dung

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Trước khi đi vào phần chính, ta cần nhìn lại khái niệm để có một cái nhìn tổng quát hơn.

Phần mềm quản lý công việc, hiểu đơn giản là phần mềm hỗ trợ quản lý thực hiện công việc. Nghĩa là lập danh sách công việc, giao việc và và theo dõi mức độ hoàn thành công việc.

Phần mềm quản lý công việc có thể được thiết kể để sử dụng cho cá nhân hoặc nhóm làm việc/doanh nghiệp. Phần mềm dành cho nhóm làm việc/doanh nghiệp do đó sẽ phức tạp hơn phần mềm dành cho cá nhân. Bởi khi đó các tính năng về phân quyền trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cần được bổ sung.

Làm việc hiệu quả hơn với phần mềm

Các tiêu chí của một phần mềm quản lý công việc tốt

Một phần mềm tốt cần phải đáp ứng đủ các tiêu chí:

Giao diện thân thiện: dễ sử dụng với cả quản lý và nhân viên là yếu tố then chốt. Thực chất, đã có nhiều phần mềm bị doanh nghiệp “quay lưng” quá khó sử dụng. Vì thế, một phần mềm có giao diện đẹp mắt nhưng đơn giản là một điểm cộng rất lớn.
Cộng tác: Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong làm việc theo nhóm và dự án. Vì vậy, phần mềm quản lý công việc cần các tính năng cộng tác cần thiết: Tạo việc, giao việc, theo dõi công việc trực quan, chat và bình luận trong từng công việc, khả năng tích hợp với các tiện ích như lịch, email…
Lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Sử dụng phần mềm giúp nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù công việc và workflow dự án. Đồng thời, một phần mềm tốt cần thuận tiện cho việc theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực.
Báo cáo: Báo cáo chi tiết, trực quan về công việc của nhân viên và dự báo tiến độ dự án là một tính năng cần thiết. Qua đó, phần mềm có thể giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của cả team để phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Phân quyền sử dụng: Đây là tính năng quan trọng nhằm phân chia các vai trò khác nhau trong dự án. Khi áp dụng phần mềm cho doanh nghiệp, đây là tính năng tối cần thiết để đảm bảo thứ bậc kỷ luật trong tổ chức.

Phần mềm digiiTeamW

Phần mềm quản lý KPI digiiTeam là gì? Tại sao doanh nghiệp cần đến phần mềm này? Phần mềm này phù hợp với doanh nghiệp nào?

Doanh nghiệp có nhu cầu quản lý đa dạng: KPI, mục tiêu và kết quả trọng yếu (OKR), công việc hay dự án. Ở nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc trong một bối cảnh thay đổi liên tục như hiện nay, nhu cầu sử dụng các giải pháp quản trị khá đa dạng và đôi khi yêu cầu sự kết hợp giữa những hệ thống trên.

Thấu hiểu những nhu cầu đó, OOC đã phát triển Phần mềm digiiTeamW, giúp doanh nghiệp có thể sử dụng cho một hoặc nhiều hơn một mục tiêu nói trên.

Phần mềm digiiTeamW

Phần mềm digiiTeamW có gì đặc biệt?

Thiết kế linh hoạt, giúp doanh nghiệp quản lý OKR, KPI, công việc hoặc quản lý dự án.
Dễ dàng thể hiện các thành phần như O và KR hay Mục tiêu – Chỉ tiêu các cấp.
Thể hiện các hoạt động được phân cấp hay WBS – Work-breakdown Structure trong quản lý dự án.
Phản ánh đầy đủ các thành phần để giúp doanh nghiệp lập và theo dõi mục tiêu – kế hoạch (5W2H) như Ai, Làm gì, Khi nào, Ở đâu, Với ai, Như thế nào, Hết bao nhiêu tiền (Who, What, When, Where, With Whom, How và How much).
Dễ dàng phân bổ mục tiêu, chỉ tiêu, hoạt động cho bộ phận, dự án hay cá nhân
Gán trọng số cho các thành phần; phương pháp gán trọng số đơn giản và linh hoạt
Thanh trạng thái thể hiện tiến độ thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu
Phản ánh kết quả đánh giá theo thang 10 như OKR hay đo lường trực tiếp như KPI
Báo cáo và dashboard trực quan, sinh động
Dê dàng tương tác với các thành viên khác về quá trình thực hiện các chỉ tiêu hay công việc
Tích hợp với các phần mềm khác để tự động cập nhật kết quả thực hiện các chỉ tiêu
Tích hợp các cảnh báo đa dạng:
- Cảnh báo chỉ tiêu chưa nhập liệu
- Báo bộ phận/nhân sự có mức độ hoàn thành thấp,
- Cảnh báo chỉ tiêu quá hạn…