Chủ một doanh nghiệp nhỏ hay giám đốc kinh doanh một doanh nghiệp lớn với hàng nghìn khách hàng, thường xuyên phải quản lý rất nhiều giao dịch bán hàng nhưng chưa có công cụ phù hợp? Bạn muốn triển khai phần mềm quản lý bán hàng cho công ty.
Nhưng…
- Phần mềm quản lý bán hàng là gì?
- Tại sao cần phần mềm quản lý bán hàng?
- Phần mềm bán hàng cần có những chức năng gì?
- Phần mềm quản lý bán hàng nào phù hợp với công ty bạn?
- 3 cách triển khai phần mềm bán hàng hiệu quả 2020?
- Quan hệ giữa phần mềm bán hàng với những phần mềm khác
- Tich hợp phần mềm quản lý bán hàng với phần mềm KPI
Nếu bạn quan tâm đến việc triển khai phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với doanh nghiệp bạn, bài viết này chính là điều bạn cần.
Hãy xem chi tiết ở dưới.
Phần mềm quản lý bán hàng là gì?
Phần mềm quản lý bán hàng là những hệ thống cho phép giám đốc kinh doanh nắm được thông tin chi tiết hơn về các KPI về bán hàng của doanh nghiệp, biết được kết quả bán hàng và khả năng đạt chỉ tiêu bán hàng của từng nhân viên bán hàng theo thời gian thực. Cho phép kiểm soát chỉ tiêu quan trọng về các cuộc gọi bán hàng như thời gian gọi điện trung bình, số lượng cuộc gọi hàng ngày của mỗi nhân viên, từ đó tối ưu hóa quy trình bán hàng để đạt doanh thu tối đa.
Phần mềm bán hàng có thể hoạt động độc lập hoặc tích hợp với hệ thống báo cáo bán hàng hoặc các giải pháp về chăm sóc khách hàng.
Tại sao cần phần mềm quản lý bán hàng?
Ở rất nhiều doanh nghiệp trước đây, thông tin khách hàng, giao dịch bán hàng, đơn hàng được nhân viên bán hàng ghi chép trong sổ tay. Điều này gây ra một số vấn đề như:
- Thiếu tính liên kết trong số liệu bán hàng, ví dụ lịch sử mua hàng của một khách hàng
- Rủi ro mất thông tin khách hàng, thậm chí mất khách hàng khi nhân viên bán hàng chuyển công tác hoặc đơn giản là đánh mất sổ
- Giám đốc kinh doanh không được cập nhật số liệu theo thời gian thực mà phải chờ báo cáo của từng nhân viên kinh doanh
Cũng có những doanh nghiệp cố gắng sử dụng các hệ thống file chung lưu trên server hoặc cloud để cho phép nhân viên cập nhật. Tuy nhiên giải pháp này cũng không đáp ứng được nếu số lượng nhân viên bán hàng lớn, dễ bị cập nhật chồng chéo và không phân cấp được trong việc truy cập thông tin.
Vì vậy, khi doanh nghiệp càng phát triển thì số lượng giao dịch bán hàng tăng lên, số lượng khách hàng tăng lên. Việc quản lý bán hàng cần kết nối dữ liệu giữa các giao dịch bán hàng (báo giá), hợp đồng bán hàng và cơ sở dữ liệu khách hàng. Dữ liệu nhiều lên khiến cho việc quản lý bán hàng bằng các công cụ thủ công như sổ hoặc file excel không còn phù hợp. Một phần mềm bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết tận gốc vấn đề này.
Phần mềm bán hàng cần có những chức năng gì?
Những chức năng cơ bản của phần mềm bán hàng
- Tạo, cập nhật và quản lý thông tin khách hàng
- Cập nhật và quản lý thông tin giao dịch
- Tạo, cập nhật và quản lý hợp đồng
- Quản lý công nợ và tình trang thanh toán
- Quản lý thực hiện hợp đồng
- Lập báo giá và hóa đơn
- Kiểm tra hàng tồn kho
- Đối chiếu chính sách bán hàng khi lập báo giá
- Quản lý quy trình bán hàng và phễu bán hàng
- Quản lý KPI của nhân viên bán hàng
- Báo cáo bán hàng
Phần mềm quản lý bán hàng có thể cần có những tính năng mở rộng hoặc tích hợp với các phần mềm khác
- Chăm sóc khách hàng
- Quản lý quan hệ khách hàng
Phần mềm bán hàng nào phù hợp với công ty bạn?
Việc lựa chọn phần mềm bán hàng phù hợp với mô hình hoạt động của công ty có ý nghĩa quan trọng đối với sự thành công của triển khai phần mềm quản lý bán hàng. Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ phù hợp với một biến thể của phần mềm quản lý bán hàng khác nhau, ví dụ B2B khác B2C, doanh nghiệp dịch vụ khác doanh nghiệp sản xuất (bán sản phẩm), doanh nghiệp lẻ khác doanh nghiệp bán hàng cho hệ thống phân phối, hay nhà hàng; Do đó, điều kiện tiên quyết là bạn phải xác định loại phần mềm quản lý bán hàng nào phù hợp với mô hình doanh nghiệp bạn.
Ví dụ, một doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ cho doanh nghiệp (dịch vụ B2B) cần phần mềm quản lý bán hàng có các tính năng quản lý công nợ và thanh toán cũng như quản lý thực hiện hợp đồng, nhưng có thể không cần chức năng “Kiểm tra hàng tồn kho”. Nếu bạn là một doanh nghiệp bán hàng theo mô hình phân phối, phần mềm quản lý phân phối (DMS) sẽ là một lựa chọn phù hợp. Nếu bạn là chủ một cửa hàng nhỏ thì có thể một phần mềm quản lý cửa hàng kiểu Kios Việt sẽ là một lựa chọn đúng đắn.
Triển khai phần mềm bán hàng: thuê, mua hay tự xây dựng?
Có nhiều phương án để triển khai Phần mềm bán hàng như thuê dịch vụ SaaS của một nhà cung cấp, ví dụ như GetBase.com, mua đứt như GetFly hay tự xây dựng với sự hỗ trợ của một công ty phần mềm.
Thuê phần mềm
Nếu chọn phương án thuê phần mềm, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian cũng như đầu tư ban đầu không lớn, đồng thời nhân được sự nâng cấp thường xuyên khi NCC nâng cấp hệ thống.
Tuy nhiên, bạn sẽ phụ thuộc vào những tính năng mà nhà cung cấp dịch vụ cung cấp và do đó, có thể phải điều chỉnh quy trình hiện tại để phù hợp với phần mềm. Hơn nữa, an toàn dữ liệu và hệ thống sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào NCC. Nếu NCC dừng hoạt động, bạn có thể gặp vấn đề với dữ liệu của mình.
Mua phần mềm
So với phương án thuê, mua phần mềm sẽ có chi phí lớn hơn, khó nâng cấp hơn do NCC thường chỉ cam kết một tần suất và số lần nâng cấp nào đó. Nhiều hơn, bạn phải bỏ thêm chi phí. Ngoài ra, bạn vẫn phụ thuộc vào thiết kế của NCC, trừ khi bạn đặt phần mềm cho riêng doanh nghiệp. Trong trường hợp này, một số tùy chỉnh có thể cần thiết.
Tuy nhiên, khi mua phần mềm, doanh nghiệp sẽ làm chủ được dữ liệu của mình.
Tự xây dựng phần mềm (có hoặc không có sự tham gia của NCC)
Nếu chọn phương án tự xây dựng Phần mềm bán hàng, đương nhiên doanh nghiệp sẽ làm chủ được cả thiết kế và dữ liệu. Tuy nhiên, để theo phương án này, doanh nghiệp phải nắm rất chắc nghiệp vụ, hiểu được các biến thể của nghiệp vụ và có nhân sự làm việc chặt chẽ với công ty phần mềm. Nếu không khả năng thất bại là khá cao do không tính hết các tình huống phát sinh.
Quan hệ giữa Phần mềm bán hàng với các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác
Do Phần mềm bán hàng là khâu đầu của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, dữ liệu do CRM tạo ra như tên khách hàng (công ty), giao dịch, hợp đồng… sẽ là căn cứ đầu vào để tạo ra dữ liệu nguồn cho các cấu phần khác của doanh nghiệp như sản xuất, quản lý dự án, quản lý nhân sự hay kế toán.
Phần mềm bán hàng được triển khai hiệu quả sẽ là tiền đề để triển khai các cấu phần khác của phần mềm quản lý doanh nghiệp.
Tích hợp phần mềm quản lý bán hàng và Phần mềm KPI
Nếu tích hợp với phần mềm KPI, Phần mềm Bán hàng có thể giúp doanh nghiệp đặt, quản lý và giám sát được chỉ tiêu KPI về kinh doanh (doanh thu, số lượng khách hàng, số lượng giao dịch, giá trị hợp đồng..) của công ty, các team kinh doanh hoặc cá nhân nhân viên kinh doanh. Nói cách khác, Phần mềm bán hàng chính là một trong những thành phần đầu tiên cung cấp dữ liệu cho phần mềm KPI, và thường là nhưng dữ liệu cho những chỉ tiêu KPI quan trọng nhất.
Nguồn: Công ty CP Giải pháp Công nghệ OOC
Tham khảo các bài viết khác của OOC digiiMS
Xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp – Trải nghiệm và cảm xúc
Đối mặt với Cách mạng Công nghệ 4.0, doanh nghiệp nên làm gì?
Phần mềm quản trị doanh nghiệp: 9 nguyên nhân triển khai thất bại
