Triển khai phần mềm KPI – 16 kinh nghiệm xương máu 2023

Last updated on 20/10/2023

Triển khai phần mềm KPI chưa bao giờ là dễ dàng đối với doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn vì chính sự phức tạp của KPI, hay họ không tìm được một phần mềm phù hợp. Bài viết này chia sẻ 16 kinh nghiệm xương máu trong triển khai phần mềm KPI của những nhà tư vấn KPI lâu năm, nhà phát triển và triển khai phần mềm KPI cho nhiều doanh nghiệp lớn.

5 dấu hiệu cho thấy bạn cần một phần mềm KPI ngay và luôn

Bạn thường xuyên phải chờ các bộ phận làm báo cáo thực hiện kế hoạch

Là Giám đốc, bạn luôn yêu cầu các trưởng bộ phận phải nộp báo cáo thực hiện kế hoạch mỗi tháng. Tuy nhiên, bạn luôn phải chờ vài ngày, thậm chí cả tuần mới có thể nhận được đầy đủ báo cáo.

Bạn có bộ chỉ tiêu KPI được xây dựng công phu nhưng không triển khai được vào thực tế

Công ty bạn đã xây dựng được một bộ chỉ tiêu KPI rất công phu (dù là tự làm hay thuê tư vấn), nhưng khi triển khai vào thực tế, bạn nhận thấy có rất nhiều vấn đề. Tiêu biểu như không thu thập được thông tin như thiết kế, quá trình đánh giá gây tranh cãi, mất thời gian hoàn thiện báo cáo KPI…

Bạn triển khai KPI tại doanh nghiệp nhưng luôn phát nản với hàng trăm file Excel đánh giá KPI hàng tháng

Bạn đang cố gắng gò ép việc thực hiện KPI tại doanh nghiệp, nhưng từ lúc có KPI bạn cảm thấy nó chiếm hết thời gian của bạn hoặc bộ phận nhân sự. CEO hoặc chính bộ phận nhân sự biến thành trợ lý KPI của các bộ phận khác khi luôn phải rà soát, kiểm tra, thậm chí là chỉnh sửa format của hàng trăm file Excel mỗi tháng. Và điều này lặp đi lặp lại không có dấu hiệu kết thúc.

Các trưởng bộ phận nản lòng vì khó theo dõi được KPI của nhân viên

Sự phức tạp khi theo dõi, đánh giá đang làm các trưởng bộ phận nản lòng và đã có nhiều ý kiến cho rằng nên dừng triển khai KPI. Nhân viên vật lộn với việc tự đánh giá hoặc điền số liệu, trưởng bộ phận vật lộn với việc duyệt cả đống chỉ tiêu hàng tháng mà không có căn cứ xác thực.

Chất lượng đánh giá KPI không đồng nhất giữa các đơn vị, chi nhánh

Tuy đã triển khai KPI nhưng bạn không thấy hài lòng với chất lượng đánh giá KPI giữa các bộ phận, đơn vị. Đơn vị nào có trưởng bộ phận dễ tính, thường nhân viên sẽ đạt điểm hoàn thành cao và ngược lại. Việc rà soát, so sánh giữa các bộ phận càng phức tạp hơn.

5 kinh nghiệm triển khai phần mềm KPI đảm bảo thành công

Hiểu rõ rằng công ty bạn cần có một bộ KPI chất lượng, dù bạn đã có hay chưa

Phần mềm KPI, dù rất hữu ích trong việc triển khai quản lý KPI tại doanh nghiệp, nhưng không thể thay thế được chính bộ chỉ tiêu KPI. Bộ chỉ tiêu KPI được thiết kế tốt sẽ có vai trò quan trọng trong việc triển khai thành công. Tuy nhiên, bạn không cần quá cầu toàn, nhất thiết phải có sẵn bộ chỉ tiêu KPI rồi mới triển khai phần mềm. Cách triển khai ngược lại cũng đã được chứng thực là thành công ở nhiều doanh nghiệp. Thiết kế bộ chỉ tiêu KPI ngay trên phần mềm sẽ tận dụng được rất nhiều lợi thế của phần mềm (format nhất quán, các tính năng làm nhanh…).

Lựa chọn một phần mềm KPI tốt và được hỗ trợ tối đa từ nhà cung cấp

Lựa chọn đúng phần mềm KPI tốt và phù hợp đương nhiên là yếu tố tiên quyết để triển khai phần mềm KPI thành công. Phần mềm KPI cần được thiết kế bài bàn nhưng linh hoạt, đáp ứng nhiều quy mô doanh nghiệp khác nhau, đáp ứng tốt nhưng không bó cứng vào các phương pháp như BSC… Tiêu chí lựa chọn phần mềm KPI được trình bày dưới đây. Bạn cũng có thể tham khảo phần các phần mềm KPI trong bài viết 10 phần mềm KPI hiệu quả 2023.

Triển khai phần mềm KPI quyết liệt và dứt khoát

Triển khai phần mềm KPI, cũng tương tự những phần mềm khác, đòi hỏi sự quyết liệt và dứt khoát. Nếu bạn không dứt khoát (ví dụ triển khai nửa vời), bạn khiến cho nhân viết mất nhuệ khí. Nếu bạn yêu cầu nhân viên vừa dùng hệ thống file Excel cũ, vừa dùng phần mềm, bạn sẽ làm khối lượng công việc của họ nhân đôi. Dù là vấn đề gì thì cũng làm cho nhân viên mất động lực trong triển khai phần mềm KPI.

Không quá cầu toàn trong triển khai phần mềm KPI

Không nhất thiết phải quá cầu toàn trong triển khai phần mềm KPI. Nhiều doanh nghiệp có xu hướng chờ đợi hoàn thiện bộ chỉ tiêu KPI trong khi bản thân họ cũng chưa mường tượng được thế nào là một bộ chỉ tiêu hoàn thiện. Thay vào đó, bạn nên dứt khoát đưa bộ chỉ tiêu lên phần mềm và chạy (theo dõi, duyệt, đánh giá). Sau một thời gian ngắn, ví dụ 1 quý, bạn sẽ nhìn thấy rõ ưu nhược điểm của các chỉ tiêu hiện có và có thể tiến hành điều chỉnh bộ chỉ tiêu.

Rà soát lại sau mỗi chu kỳ để hoàn thiện bộ chỉ tiêu

Như đã nói trên, không bao giờ có bộ chỉ tiêu hoàn thiện dù bạn có thuê tư vấn KPI giỏi nhất. Thay vào đó, DN nên áp dụng phương pháp thử và sai để triển khai, rút kinh nghiệm và hoàn thiện. Triển khai bộ chỉ tiêu KPI trên phần mềm KPI cũng là cách tốt nhất để bạn nhìn rõ những hạn chế của bộ chỉ tiêu hiện tại. Tham khảo thêm Các phương thức triển khai KPI tại doanh nghiệp.

6 tiêu chí lựa chọn phần mềm KPI

Khả năng thiết kế bộ KPI với đầy đủ các thuộc tính (trường thông tin cần thiết)

Đây là yếu tố tương đối quan trọng để lựa chọn phần mềm KPI. Khá nhiều phần mềm KPI trên thị trường không cung cấp đủ các trường thông tin cần thiết để thiết kế một bộ chỉ tiêu KPI đầy đủ. Việc thiếu vắng những trường thông tin quan trọng, như chủ thể chỉ tiêu, người chịu trách nhiệm hay các cấp duyệt chỉ tiêu khác nhau sẽ gây ra nhiều vấn đề trong quá trình triển khai, đặc biệt là đối với những phần mềm không có khả năng tùy biến. 

Có những tính năng hỗ trợ tạo chỉ tiêu với số lớn

Đối với các doanh nghiệp lớn, số lượng chỉ tiêu KPI phải quản lý trên phần mềm là rất lớn, kể cả khi DN có cố gắng hạn chế không quá lạm dụng, hay lạm phát chỉ tiêu KPI. Một công ty 1000 nhân sự, nếu mỗi nhân sự có 5 chỉ tiêu KPI /kỳ và doanh nghiệp quản lý KPI theo kỳ tháng sẽ có tổng cộng 1000 x 5 x 17 kỳ (1 năm, 4 quý và 12 tháng), tức là 85.000 chỉ tiêu KPI/năm). Vâng, tám mươi lăm ngàn chỉ tiêu KPI, bạn không nghe nhầm đâu. Đây là điều mà ít DN để ý tới khi bắt đầu triển khai phần mềm KPI. Với số lượng chỉ tiêu lớn như vậy, những tính năng hỗ trợ làm việc nhanh với hàng loạt chỉ tiêu là vô cùng quan trọng.

Ví dụ, có thể tạo nhanh 100 chỉ tiêu KPI về doanh thu cho 100 nhân viên bán hàng từ 1 chỉ tiêu của công ty không? Có thể tạo hoặc sửa hàng trăm công thức tính kết quả thực hiện KPI một cách nhanh chóng không?

Tính năng duyệt số liệu thực hiện đa cấp dễ sử dụng

Các nhà tư vấn có thể giúp các doanh nghiệp xây dựng bộ chỉ tiêu KPI ban đầu, nhưng ít có đơn vị tư vấn nào có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thực hiện với việc cập nhật kết quả thực hiện, duyệt số liệu, tính toán kết quả thực hiện KPI đến từng chỉ tiêu KPI cá nhân ở từng kỳ. Chưa kể DN có thể mong muốn một số chỉ tiêu cần được duyệt qua 2 hoặc 3 cấp để đảm bảo tính xác thực. Khi đó, tính năng hỗ trợ duyệt số liệu nhiều cấp sẽ có vai trò quan trọng, giúp quản lý quá trình cập nhật, duyệt số liệu nhiều cấp, đánh giá kết quả và lưu vết ở quy mô lớn.

Báo cáo nhanh, sinh động và trực quan

Đương nhiên, báo cáo nhanh, sinh động và trực quan là một yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn phần mềm KPI hiệu quả. Bạn có thể có hàng ngàn chỉ tiêu KPI được triển khai và theo dõi tại DN nhưng lại không thể xem báo cáo nhanh về kết quả thực hiện KPI của từng bộ phận, cá nhân theo từng kỳ báo cáo thì thực sự là một sự phí phạm dữ liệu và nỗ lực bỏ ra để triển khai KPI. Do đó hệ thống báo cáo, dashboard trực quan, sinh động có ý nghĩa sống còn đối với nhà quản lý. Hệ thống báo cáo KPI có thể được sử dụng trực tiếp tại các cuộc họp công ty thay vì phải sử dụng những hình thức báo cáo khác (slides, báo cáo giấy…).

Khả năng đáp ứng số lượng chỉ tiêu lớn với tốc độ cao (hiển thị, tính toán)

Hiệu suất luôn là vấn đề thách thức đối với các phần mềm quản lý chạy trên nền web. Đối với phần mềm quản lý KPI, phải quản lý hàng chục, trăm ngàn chỉ tiêu như đã nói ở trên, việc đảm bảo tốc độ truy suất, hiển thị, tính toán, báo cáo một cách gần như thời gian thực là điều có ý nghĩa quan trọng giúp phần mềm KPI thực sự đi vào cuộc sống của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp triển khai phần mềm KPI thành công. Nếu không đáp ứng được yếu tố này, nhân sự tham gia triển khai dự án phần mềm KPI dễ dàng cảm thấy chán nản, buông xuôi, quay về Excel hoặc thậm chí bỏ luôn KPI.

Có mobile app để dễ dàng sử dụng khi đi họp hoặc công tác

Đương nhiên đối với các nhà quản lý bận rộn, việc phần mềm có phiên bản mobile (app) luôn có ý nghĩa quan trọng. Với app KPI, họ có thể dễ dàng duyệt chỉ tiêu trong khi đang không có máy tính trong tay, hoặc xem và trình bày báo cáo ngay trên cuộc họp thay vì phải nhắn tin cho cấp dưới để lấy thông tin, báo cáo. Phần mềm KPI digiiTeamW của OOC với phiên bản mobile app cho 2 nền tảng Android và IOS ra đời vào cuối năm 2023, là sự bổ sung chất lượng cho phần mềm KPI vốn đã được sự tín nhiệm của nhiều DN lớn.

Phần mềm KPI digiiTeamW của OOC là phần mềm đáp ứng tất cả các tiêu chí  trên, thậm chí còn cung cấp nhiều tính năng thiết thực hơn nữa. digiiTeamW là phần mềm KPI đã được sự tin tưởng và lựa chọn của nhiều doanh nghiệp lớn như Phương Trang, Đất Xanh, CityLand, PTSC Thanh Hóa, Yody, Vitto Group…