Phương thức xây dựng và triển khai KPI tại doanh nghiệp

0
Xây dựng và triển khai KPI tại doanh nghiệp

Xây dựng và triển khai KPI tại doanh nghiệp

Post Views: 3,472
Rate this post

Last updated on 02/12/2023

KPI – Key Performance Indicators hay Chỉ số Hiệu suất Trọng yếu –là công cụ quản lý thực thi chiến lược và hiệu suất được sử dụng tại nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, xây dựng và triển khai kpi tại doanh nghiệp thành công không phải là vấn đề dễ dàng. Nhiều doanh nghiệp thất bại trong xây dựng và triển khai KPI do nhiều nguyên nhân khác nhau. Bài viết Hệ thống chỉ số KPI – sai lầm và giải pháp thiết kế triển khai chỉ ra những sai lầm/vướng mắc căn bản khi triển khai KPI tại doanh nghiệp như:

  • Phương pháp thiết kế chưa phù hợp
  • Phương pháp triển khai chưa phù hợp
  • Thiếu ứng dụng thu thập dữ liệu, theo dõi, giám sát
  • Sử dụng KPI chưa phù hợp với tính năng của hệ thống này
  • Chưa coi việc áp dụng KPI là một quá trình thay đổi liên tục trong tổ chức

Để tìm hiểu cụ thể những sai lầm này, vui lòng đọc bài viết đầy đủ. Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi đề xuất một số phương án để đảm bảo xây dựng và triển khai KPI tại doanh nghiệp thành công và ưu nhược điểm của mỗi phương án.

Tự xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI + triển khai thủ công bằng hệ thống file Excel

Phương án thường thấy nhất là doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI.

Ưu điểm:

  • Thời gian xây dựng có thể nhanh nếu có nhân sự nội bộ đủ tốt
  • Đỡ tốn kém chi phí

Nhược điểm

  • Nhân sự nội bộ có thể thiếu cái nhìn toàn cảnh, đầy đủ về KPI, dẫn đến xây dựng bộ chỉ tiêu KPI sai bản chất hoặc mất đi những tính chất cần có của chỉ tiêu.
    • Chỉ xây dựng KRI thay vì KPI
    • Tham quá nhiều chỉ tiêu dẫn đến đánh giá mất thời gian và không khả thi
    • Lựa chọn chỉ tiêu và thiết lập chỉ tiêu không phù hợp dân đến bộ chỉ tiêu khó đánh giá hoặc không mang tính phân loại (đa số đều đạt loại xuất sắc…)
  • Thời gian triển khai thực tế có thể kéo dài do loay hoay điều chỉnh, thay đổi
  • Không có công cụ ghi nhận, theo dõi, đánh giá phù hợp dẫn đến việc sử dụng file excel – khó bảo mật, khó phân quyền và khó tổng hợp thành hệ thống, dẫn đến quá trình sử dụng lâu dài không hiệu quả và không khả thi

Tư vấn xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI+ triển khai thủ công bằng hệ thống file Excel

Khác với phương án tự xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI, doanh nghiệp có thể thuê tư vấn xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI và triển khai thủ công bằng file Excel.

Ưu điểm:

  • Đúng phương pháp và có tính hệ thống cao – nếu thuê được tư vấn tốt
  • Đồng nhất phương pháp xây dựng KPI ở các bộ phận

Nhược điểm

  • Thời gian xây dựng có thể kéo dài do tư vấn thực hiện bài bản và mất thời gian trao đổi qua lại giữa tư vấn và doanh nghiệp để chốt tài liệu từng đoạn
  • Không có công cụ ghi nhận, theo dõi, đánh giá phù hợp dẫn đến việc sử dụng file excel – khó bảo mật, khó phân quyền và khó tổng hợp thành hệ thống, dẫn đến quá trình sử dụng lâu dài không hiệu quả và không khả thi
  • Tốn chi phí tư vấn

Tư vấn xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI+ triển khai phần mềm KPI

Khác với phương án tự xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI, doanh nghiệp có thể thuê tư vấn xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI và sử dụng phần mềm KPI phù hợp để triển khai KPI sau khi xây dựng

Ưu điểm:

  • Đúng phương pháp và có tính hệ thống cao – nếu thuê được tư vấn tốt
  • Đồng nhất phương pháp xây dựng KPI ở các bộ phận
  • Có phần mềm KPI làm công cụ thiết kế bộ chỉ tiêu ở các cấp và các kỳ đánh giá (năm, quý, tháng) và ghi nhận dữ liệu thực hiện, theo dõi, cập nhật và duyệt dữ liệu đánh giá, tổng hợp dữ liệu và lên báo cáo – với điều kiện doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm KPI phù hợp

Nhược điểm

  • Thời gian xây dựng có thể kéo dài do tư vấn thực hiện bài bản và mất thời gian trao đổi qua lại giữa tư vấn và doanh nghiệp để chốt tài liệu từng đoạn
  • Tốn cả chi phí tư vấn và phần mềm

Doanh nghiệp có thể tham khảo Dịch vụ Tư vấn Xây dựng Hệ thống KPI của OCD, công ty tư vấn KPI hàng đầu thị trường với hàng trăm dự án tư vấn KPI lớn thành công.

Đào tạo xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI+ triển khai phần mềm KPI

Với phương án này, thay vì một dự án tư vấn dài hơi thì doanh nghiệp lựa chọn 1 khóa đào tạo KPI thực chiến, đồng thời yêu cầu cán bộ đi học tạo luôn bộ chỉ tiêu ở các bộ phận với sự hỗ trợ của giảng viên. Khóa này có thể kèm theo hạng mục góp ý, chỉnh sửa bộ KPI đã thiết kế trong và sau khóa học.

Ưu điểm:

  • Vẫn đảm bảo hệ thống chỉ tiêu KPI được xây dựng đúng phương pháp và có tính hệ thống cao – nếu khóa học được thực hiện bởi giảng viên giàu kinh nghiệm xây dựng KPI thực chiến
  • Đồng nhất phương pháp xây dựng KPI ở các bộ phận thông qua đào tạo
  • Có phần mềm KPI làm công cụ thiết kế bộ chỉ tiêu ở các cấp và các kỳ đánh giá (năm, quý, tháng) và ghi nhận dữ liệu thực hiện, theo dõi, cập nhật và duyệt dữ liệu đánh giá, tổng hợp dữ liệu và lên báo cáo – với điều kiện có phần mềm KPI phù hợp
  • Thời gian triển khai ngắn mà vẫn đảm bảo bộ chỉ tiêu được thiết kế, góp ý, hiệu chỉnh và triển khai trên phần mềm KPI
  • Chi phí thấp hơn khá nhiều so với phương án thuê tư vấn

Nhược điểm

  • Tốn chi phí thuê hoặc mua phần mềm

Nếu sử dụng gói dịch vụ đào tạo và thuê/mua phần mềm KPI digiiTeamW của OOC, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích, cụ thể như:

  • Rút ngắn thời gian triển khai hệ thống KPI
  • Có phần mềm KPI để đồng nhất biểu mẫu, quy trình thiết kế, theo dõi, đánh giá và báo cáo KPI toàn công ty ở mọi cấp
  • Chi phí hợp lý

Phần mềm KPI digiiTeamW có nhiều ưu điểm vượt trội:

DigiiTeamW

  • Sử dụng 1 giao diện thống nhất cho các phương pháp: đơn giản, dễ học, dễ làm quen
  • Sử dụng giao diện cuộn theo chiều dọc – tiết kiệm thời gian thao tác
  • Màn hình nhập liệu cho phép thao tác như Excel
  • Công thức tính toán thiết lập tương tự Excel
  • Cơ chế tạo chỉ tiêu/giao chỉ tiêu hàng loạt với những bộ phận nhiều nhân sự.
  • Phân bổ chỉ tiêu theo khung thời gian (từ năm xuống tháng) giúp tiết kiệm đáng kể thời gian.
  • Cơ chế thiết lập trọng số thông minh, đơn giản hóa khâu thiết lập trọng số phức tạp này
  • Quy đồng cơ chế tính điểm của KPI và OKR, cho phép sử dụng chung một hệ đo lường cho kết quả cuối cùng
  • Hỗ trợ nhiều định dạng dữ liệu và chỉ tiêu: dạng số lượng, % hay tiến độ (ngày tháng)
  • Hỗ trợ cơ chế nhiều chức danh/nhân sự hoặc kiêm nhiệm.
  • Kết hợp giữa chart trạng thái chỉ tiêu/hoạt động và kết quả cuối cùng. Điều đó giúp nhà quản lý nắm được tình hình thực hiện của nhân viên khi chưa đến kỳ đánh giá.
  • Cho phép kết hợp giữa tính toán kết quả tự động và phê duyệt “bằng tay” của quản lý
  • Kết xuất dữ liệu và báo cáo đa định dạng
  • Công cụ tương tác theo ngữ cảnh, giúp trao đổi thông tin trật tự và chính xác
  • Linh hoạt, cho phép bổ sung, thêm bớt các viễn cảnh hay nhóm chỉ tiêu khác nhau
  • Tốc độ tải nhanh, cho phép tải hàng trăm ngàn chỉ tiêu trong vài giây. 
  • Cuối cùng, Phần mềm KPI digiiTeamW luôn đảm bảo tốc độ tính toán tối ưu

Khách hàng lựa chọn dịch vụ đào tạo và phần mềm KPI

Với nhiều ưu điểm như trên, nhiều khách hàng đã tin tưởng lựa chọn sử dụng dịch vụ đào tạo xây dựng hệ thống KPI và phần mềm KPI của OOC, cụ thể như:

Contact Us