Quản lý mua sắm đóng vai trò then chốt trong hoạt động duy trì và phát triển của tổ chức. Việc quản lý mua sắm hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa các loại chi phí cơ hội từ đó có thể gia tăng sức cạnh tranh cho sản phẩm. Tới với nội dung ngày hôm nay, chúng ta hãy cùng khám phá đầy đủ các khía cạnh của vấn đề quản lý mua sắm nhé!
Quản lý mua sắm là gì?
Quản lý mua sắm nhắc đến toàn bộ quá trình từ việc lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát hệ thống mua bán, trao đổi dịch vụ mà bên cung ứng đã đưa ra. Công việc này đóng một vai trò quan trọng, là bước chuẩn bị các yêu tố đầu vào đặc biệt quan trọng cho một dự án. Đồng thời, việc làm tốt từ bước cung ứng này sẽ giúp sản phẩm đảm bảo được chất lượng như yêu cầu.
Mục tiêu chính sẽ là tối ưu hóa chi phí đầu vào nhưng không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Công việc này còn là đầu vào trong các phương án hoạch định về giá của các cấp lãnh đạo. Sau đó là tiến hành đề ra phương án để phòng tránh rủi ro.
Nguyên tắc chính trong quản lý mua sắm
Để đảm bảo quá trình mua sắm được diễn ra một cách tốt nhất, các doanh nghiệp cần phải quy định chặt chẽ các nguyên tắc hướng dẫn cho nhân viên. Những nguyên tắc này sẽ đảm bảo được cho nhân viên mua sắm có thể hoàn thành đúng công việc của mình.
Tuân thủ đạo đức, minh bạch và công bằng
Quá trình mua sắm nguyên – vật liệu cần được tuân thủ đúng pháp luật mà nhà nước đã đưa ra. Bên cạnh đó, mọi công việc, giao dịch mua sắm đều cần giữ được tính minh bạch và công bằng. Các tổ chức cũng cần phải chắc chắn rằng đối tác của mình không vi phạm pháp luật, đơn cử như luật lao động, chính sách môi trường và chống tham nhũng… Các tiêu chí được đưa ra cũng cần phải đảm bảo sự rõ ràng, công bằng giữa các nhà cung ứng đều có thể được quyền đấu giá như nhau.
Quản lý rủi ro
Quản lý mua sắm bên cạnh việc để ý đến các kế hoạch quản lý rủi ro còn cần chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng để khắc phục được rủi ro. Thông thường các công ty sẽ cần phải dự trù trước rủi ro rồi có phương án sớm. Đơn cử như việc đa dạng hóa nhiều nhà cung cấp, luôn kiểm định chất lượng theo quy trình. Tất cả quy trình kiểm tra được đặt ra để đảm bảo rủi ro ở mức thấp nhất.
Quản lý quan hệ nhà cung cấp
Xây dựng mối quan hệ bền vững với các đối tác là một vấn đề đặc biệt quan trọng. Một mối quan hệ bền vững sẽ mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, các tổ chức nên thúc đẩy quan hệ đối tác hữu nghị, thiết lập sự hòa bình để đôi bên cùng có lợi. Đồng thời, công ty có thể tham gia vào các cuộc họp mang tính xây dựng với đối tác để càng phát triển thêm quan hệ hữu nghị giữa đôi bên.
Quản lý mua sắm cần không ngừng phát triển và cải tiến
Quản lý mua sắm là một quá trình diễn ra thường xuyên, lặp đi lặp lại. Vì vậy quá trình này cần đảm bảo liên tục phát triển và không ngừng cải tiến kỹ thuật. Các doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm định, đánh giá và phân tích chất lượng của nguyên vật liệu. Sau đó, hãy xác định các lĩnh vực còn hạn chế và ảnh hưởng chất lượng đến sản phẩm cuối cùng. Sau đó các bộ phận liên quan sẽ có kế hoạch triển khai các chiến lược tối ưu hóa. Từ đó sẽ cải thiện được hiệu quả mua sắm, giảm thiểu chi phí và hiệu suất tổng thể.
Quy trình đấu thầu mua sắm nguyên, vật liệu
Quy trình mua sắm nguyên, vật liệu là một hành trình dài nhưng có mối quan hệ liên kết chặt chẽ với nhau. Chỉ một bước trong quy trình gặp vấn đề thì cả một dây chuyền dài sẽ thay đổi xấu ngay lập tức. Từng bước từng bước cần được tiến hành thật cẩn thận. Quy trình này bao gồm các bước như dưới đây:
Xác định yêu cầu đầu vào
Bước đầu tiên của hành trình mua sắm cho dự án là xác định các mong muốn và yêu cầu của doanh nghiệp đối với hàng hóa, dịch vụ hoặc công việc. Điều này sẽ là nhân tố đầu vào để tiến hành đánh giá nội bộ. Từ đó mới có thể đưa ra chiến lược hoạch định các yếu tố về chi phí, thời gian thực hiện, yêu cầu của dự án và tiêu chuẩn của chất lượng sản phẩm.
Tìm kiếm nhà cung ứng đạt tiêu chuẩn
Sau khi xác định được yêu cầu, mong muốn, chi phí thực hiện, doanh nghiệp sẽ tiếp tục bước tìm kiếm nhà cung ứng đạt chuẩn. Sau khi có được danh sách đối tác đủ tiêu chuẩn, ban lãnh đạo tiến hành quá trình đánh giá. Dựa trên các thành tố như giá cả, chất lượng và đạo đức… để đánh giá chính xác. Lựa chọn nhà cung cấp xong cần phải đảm bảo đúng giá thầu và hợp đồng ký kết theo đúng pháp luật. Sau đó, hãy chọn ra nhà cung cấp tốt nhất.
Đàm phán và ký kết hợp đồng
Khi đã xác định đầy đủ các yêu cầu dự án, nhà cung ứng cũng đã được lựa chọn. Hai bên đối tác có thể tiến hành đến bước đàm phán về các điều khoản trong hợp đồng. Hai bên sẽ được phép đưa ra tất cả các yêu cầu cần thiết cho việc ký kết hợp đồng. Điều này bao gồm xác định giá cả hay bất kỳ điều khoản nào của hợp đồng.
Nếu xảy ra mâu thuẫn cũng có thể cân nhắc và đàm thảo kỹ lưỡng hơn trước lúc hợp tác. Mối quan hệ hợp tác được diễn ra phải đảm bảo không có mâu thuẫn giữa đôi bên. Một khi cả hai bên đã đồng ý thỏa thuận, có thể tiến hành ký kết hợp đồng. Trước khi ký kết hợp đồng cần đọc kỹ hoặc có người giữ thẩm quyền xem xét.
Chuẩn bị đơn đặt hàng
Sau khi đã ký kết hợp đồng, bên cung ứng sẽ bắt đầu xử lý đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng sẽ kiểm tra sao cho đầy đủ về số lượng và chất lượng. Đơn đặt hàng đang trong quá trình vận chuyển cũng cần được theo dõi sát sao. Việc theo dõi sát sao để tránh sản phẩm không bị hư hại gì trước khi đến tay đối tác. Bên nhận hàng cần thẩm định lại một lần nữa trước khi hoàn tất quá trình vận chuyển. Sau khi xác nhận đơn đặt hàng hoàn hảo hãy chuẩn bị bước tiếp theo.
Kiểm định chất lượng hàng hóa khi đến kho
Sau khi vận chuyển hàng hóa đến kho, bên nhận hàng tiếp tục tiến hành kiểm tra chất lượng. Sau đó tiến hành xác nhận lại xem chúng đáp ứng đủ tiêu chuẩn chưa. Nếu có xảy ra sự khác biệt hoặc không giống như hàng mẫu nào thì có thể đánh giá trước. Cuối cùng, nếu cần có thể giải quyết thông qua liên lạc với nhà cung cấp. Hai bên tiếp tục đề xuất phương án phù hợp như trả lại hoặc thay thế.
Xác minh hóa đơn và thanh toán
Hàng hóa đảm bảo chất lượng khi được xác nhận xong thì có thể xuất hóa đơn. Các doanh nghiệp hai bên xác minh hóa đơn dựa trên các điều khoản hợp đồng. Giai đoạn này có thể liên quan đến việc điều chỉnh bất kỳ sự khác biệt nào. Hóa đơn được phê duyệt có thể tiền hành thanh toán. Việc thanh toán đúng tiến độ và chính xác cho nhà cung cấp cũng vô cùng quan trọng.
Quản lý mua sắm là một công việc quan trọng trước khi bắt đầu một dự án. Do vậy, mỗi doanh nghiệp đều cần phải để tâm đến quy trình này. Yếu tố đầu vào thuận lợi sẽ là một chìa khóa để dự án được thành công. Việc hoàn thiện quy trình này sẽ đảm bảo tuyệt đối cho dự án trước khi đưa ra thị trường. Vì vậy, chúc anh em có một ngày làm việc may mắn.
Đọc thêm:
