Quản lý nghỉ phép để tối ưu hóa sản xuất

Last updated on 28/02/2024

1. Tối ưu hóa kế hoạch sản xuất là gì?

Tối ưu hóa kế hoạch sản xuất là quy trình tổ chức những nguồn lực như máy móc, con người, nguyên vật liệu hiệu quả để tạo ra thành phẩm đáp ứng nhu cầu từ thị trường và khách hàng. Kế hoạch sản xuất này dựa trên mối liên hệ chặt chẽ giữa nhu cầu, điều kiện thực tế (nhân tố bên ngoài) và nguồn lực về con người, công cụ lao động (nhân tố bên trong) đặt trong một khoảng thời gian đã được tối ưu hóa . 

Để tối ưu hóa sản xuất, nhà quản lý cần chú ý tới 3 vấn đề

• Dự báo sát nhu cầu thị trường dựa trên doanh thu tháng trước, mức độ lạc quan của thị trường, hoặc xu hướng cùng kỳ năm ngoái…
• Tối đa hóa công suất xưởng, máy móc trang thiết bị bằng cách thường xuyên kiểm tra năng suất, lỗi kỹ thuật.
• Sử dụng hiệu quả nguồn nguyên vật liệu, bảo đảm luôn sẵn sàng trong kho và nhà cung cấp đa dạng.
• Phân bố nhân sự phù hợp tại các vị trí với số lượng công nhân tham gia ổn định.

2. Muốn tối ưu sản xuất nhưng chưa thể tối ưu kế hoạch nghỉ phép

Nếu máy móc, công nghệ là những bộ phận cốt lõi của một robot thì người công nhân lại chính là những chiếc ốc vít, tuy nhỏ nhưng đóng vai trò kết nối chặt chẽ các khâu lại với nhau. Ngoài yêu cầu một nguồn nhân sự chất lượng, thạo nghề thì mức độ chuyên cần tham gia sản xuất của người công nhân cũng là một vấn đề cần được quan tâm.

Bởi lẽ, cả hệ thống được vận hành theo dây chuyền, chỉ cần thiếu đi một con ốc vít cũng đủ để cho bộ máy ấy gặp trục trặc. Số lượng nhân viên tham gia sản xuất lúc tăng lúc giảm cộng thêm mù mờ về những vị trí trống trên dây chuyền sẽ là tiền đề nảy sinh nhu cầu quản lý ngày nghỉ phép cho nhân viên. Những bất cập này sẽ gây ra rất nhiều những hệ lụy:

Thiếu chủ động trong nguồn nguyên vật liệu

Từ sự bị động trong công tác quản lý mà các quản đốc cũng dần mất tính chủ động trong việc lên kế hoạch nhập liệu, mua sắm. Các kiện hàng được đặt theo theo đơn và giao theo hạn nhưng số lượng công nhân vắng mặt khiến cho kế hoạch sử dụng tư liệu kéo dài. Như vậy chi phí kho bãi, bảo quản sẽ tăng lên, trong nhiều trường hợp đây sẽ là tổn hại lớn với công ty nếu nguyên liệu có hạn sử dụng ngắn. 

Xáo trộn công tác tổ chức dây chuyền, nhiều vị trí nghỉ phép không kịp thay thế.

Quản lý yếu kém trong khâu duyệt nghỉ khiến cho quy sản sản xuất bị ngắt quãng. Đặc biệt nếu tình trạng này xảy ra tại những vị trí quan trọng với mức yêu cầu trình độ cao như cán bộ vận hành, kỹ thuật viên thì sẽ tạo ra mức ảnh hưởng to lớn. Đồng thời, việc xin nghỉ nhiều với những vị trí khác nhau, khiến quản đốc khó nắm bắt các vị trí thiếu hụt và số lượng người có thể thay thế. Như vậy, không có cách thức quản nghỉ phép phù hợp khiến việc kiến thiết lại bản đồ phân công nhân sự sẽ tốn nhiều thời gian và mất tính linh hoạt.

Năng suất lao động giảm

Rõ ràng rằng hậu quả cuối cùng là đơn hàng bị chậm. Nhiều vị trí trống không kịp bổ sung là nguyên nhân bàn đầu gây lãng phí công suất của nhà máy. Như một hiệu ứng dây chuyền, năng suất lao động sẽ giảm xuống kéo theo các yêu cầu về thời gian hay chất lượng gặp vấn đề. Như vậy không chỉ lợi nhuận của doanh thu bị kéo xuống mà uy tín với khách hàng và tính cạnh tranh với đối thủ cũng bị tổn hại rất nhiều. 

Tốn nhiều nguồn lực và chi phí khi phải tổ chức tăng ca, làm bù.

Việc không thể vận hành một vài bộ phận, dây chuyền gây lãng phí một nguồn lực rất lớn. Công suất nhà máy không được tối đa hóa, máy móc xếp hàng dài chờ có nhân viên vận hành, nguyên liệu chất đống trong kho vì không có người gia công. Tất cả những lãng phí này trở thành chi phí tăng thêm mà nhà máy phải chịu. Ngoài ra, việc này cũng tốn thêm công và chi phí cho nhà quản lý phải sắp xếp kế hoạch làm bù và tăng ca. 

Trong bối cảnh dịch bệnh với những diễn biến bất ngờ mà lực lượng lao động cũng có kế hoạch nghỉ thất thường. Số ít nhân viên nghỉ với lý do đột xuất, nhưng phần nhiều là nghỉ do đang trong vùng dịch, đang bị cách ly, hay… phải ở nhà trông con. Những kế hoạch không báo trước này khiến cho nhà quản lý luôn trong trạng thái vò đầu bứt tai vì bài toán thay thế. Để tránh kịch bản xấu này xảy ra, nhà quản lý cần một công cụ giúp quản lý kế hoạch nghỉ phép để  hiện thực hóa bản đồ vị trí trống trong mạng lưới. 

3. Tối ưu hóa nhân sự bằng phần mềm quản lý nhân sự digiiHRcore.

Phần mềm digiiHRcore với chức năng cho phép công nhân viên đăng ký ca, ngày nghỉ phép, xin đi muộn về sớm, tăng ca và báo cáo trực tiếp về số người dự kiến nghỉ sẽ bản đồ hóa những mắt xích sẽ thiếu trong các ngày làm việc tiếp theo. Được tích hợp trong phần mềm quản lý nhân sự, chức năng đăng ký kế hoạch nghỉ phép này có thể mang lại một số tiện ích như sau:

• Cập nhật thường xuyên về số lượng nhân sự dự kiến nghỉ và tên những vị trí trống trên dây chuyền. Nhìn vào kế hoạch nghỉ của cả phân xưởng mà quản đốc sẽ cân đối giới hạn nghỉ là bao nhiêu. Đồng thời bản đồ về vị trí trống sẽ trợ.
• Thông báo về số phép còn tồn cho của mỗi nhân viên để họ có kế hoạch làm việc. Đây giống như một lời nhắc nhở đối với cả quản đốc và nhân viên về kế hoạch nghỉ cũng như lệnh duyệt nghỉ. Nhân viên có thể quản lý quỹ ngày nghỉ chặt chẽ hơn.
• Lưu giữ và theo dõi theo mật đồ nghỉ, khoảng thời gian nghỉ nhiều trong năm của toàn nhân sự để giúp nhà quản lý tìm ra insight cũng như lý giải cho xu hướng nghỉ phép. 
• Giúp nhà quản lý xây dựng kịch bản sản xuất phòng khi có trường hợp một tổ, một phân xưởng bị cách ly do dịch. 
• Làm cơ sở đối chứng với bảng chấm công hay máy chấm công. Khi có bất cứ sai sót về phần chấm công  như làm tăng ca, làm bù được công nhân phản hồi sẽ được giải quyết trực quan minh bạch nhờ chức năng này.  

Liên hệ

Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

_______________________________

Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS

digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR)

📞Hotline/Zalo: 0886595688

📩 Email: [email protected]

💻 Website: https://ooc.vn

🏢 VP: Tầng 15, Tòa nhà Viwaseen, 48 Tố Hữu, Nam Từ Liêm, Hà Nội.