Trong quá trình tiến hành dự án, không thể tránh được những khó khăn, thách thức. Để vượt qua, doanh nghiệp cần tìm ra trở ngại đó và đối phó với chúng một cách hiệu quả. Và sơ đồ nguyên nhân – kết quả (sơ đồ xương cá) có thể giúp bạn kiểm soát những tình huống này tốt hơn.
Sơ đồ nguyên nhân – kết quả là gì?
Đây là mô hình phổ biến, giúp bạn nhận ra các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình vận hành. Bạn có thể suy nghĩ và đưa ra các lý do hợp lý, và đưa ra giải pháp tận gốc.
Sơ đồ nguyên nhân – kết quả được tạo bằng cách viết ra vấn đề ở một phía của bảng. Từ đó kẻ một đường thẳng, trên đó biểu diễn các vấn đề liên quan.
Sơ đồ này được chỉnh sửa và trở nên phổ biến vào những năm 1960 bởi Kaoru Ishikawa, một nhà lý thuyết tổ chức nổi tiếng ở Nhật. Do làm việc trong lĩnh vực này, ông được coi như một trong những cha đẻ của nền quản lý hiện đại.
Sơ đồ nguyên nhân – kết quả này còn có tên là sơ đồ Ishikawa, dựa theo tên của người tạo ra nó, hay còn được gọi là sơ đồ xương cá do hình dạng của nó.
Tham khảo thêm: Top 9 biểu đồ sử dụng phổ biến trong quản lý dự án.
Công dụng của sơ đồ nguyên nhân – kết quả
Tính rõ ràng
Sơ đồ nguyên nhân – kết quả liệt kê từng lí do có thể dẫn đến một vấn đề cụ thể. Hơn thế nữa, nó cũng đưa ra mối liên quan giữa các lí do. Bằng cách xây dựng sơ đồ này, bạn có thể hình dung vấn đề trong doanh nghiệp của bạn một cách rõ ràng, và bạn cần làm gì để giải quyết chúng.
Tính hiệu quả
Khi bạn đã hiểu rõ nguyên nhân, điều gì cần sửa chữa, việc đưa ra giải pháp sẽ toàn diện hơn. Thay vì phải đoán và giải quyết từng phần rời rạc, bạn có thể gạch ra các nguyên nhân trên sơ đồ xương cá, đánh dấu phần cần chú ý, và tập trung vào đó.
Thúc đẩy làm việc nhóm
Điều quan trọng là khi xây dựng sơ đồ nguyên nhân – kết quả, quản lý có thể lôi kéo nhân viên vào quá trình động não. Hoạt động này không những giúp bạn thu thập nhiều ý kiến từ nhiều cá nhân, mà nó còn giúp phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề của nhân viên và gắn kết các nhân viên.
Thiết kế và sử dụng sơ đồ nguyên nhân – kết quả
Sơ đồ này rất dễ làm và dễ sử dụng. Chỉ cần thực hiện theo các bước dưới đây, bạn hoàn toàn có thể trở nên thành thạo sơ đồ xương cá này.
Tạo khung của sơ đồ
Bước đầu tiên đơn giản là vẽ khung chính cho sơ đồ của bạn. Viết vấn đề bạn đang gặp phải vào phía bên phải của tờ giấy. Từ khung hình chữ nhật đó, kẻ một đường thẳng nằm ngang về phía trái của tờ giấy.
Đường thẳng đó chính là “xương sống” của sơ đồ. Tiếp theo, vẽ các đường thẳng tỏa ra từ “xương sống” đó. Các đường thẳng này như xương của con cá và sẽ biểu diễn các nguyên nhân của vấn đề. Ví dụ, nếu vấn đề của bạn là hiệu suất thấp, thì các nguyên nhân có thể là nhân viên, quy trình, công cụ, hay nguyên liệu,…
Tuy nhiên, khung này là không cố định, tùy theo thói quen của từng người mà có thể xoay theo các hướng khác nhau mà không ảnh hưởng đến chức năng chính của sơ đồ.
Đưa ra các lý do hợp lí
Sau khi đã có bộ khung sơ đồ, việc cần làm của bạn là điền các thông tin vào. Dựa vào những nguyên nhân lớn mà bạn đã viết ở bước trên, hãy đặt câu hỏi “tại sao lại có vấn đề này xảy ra?”. Quay trở lại ví dụ về hiệu suất ở phía trên, các lý do dựa theo các nhân tố lớn mà bạn đã liệt kê có thể là:
Nhân viên: Thái độ không tốt hoặc thiếu kiến thức về quy trình.
Quy trình: Cồng kềnh, cần quá nhiều người tham gia vào.
Công cụ: Lỗi thời hoặc đã hỏng hóc bộ phận nào đó.
Vẽ các đường thẳng nhỏ hơn tỏa ra từ các xương cá để biểu diễn các nguyên nhân gốc rễ. Nên nhớ là các lý do càng cụ thể, càng gốc rễ thì các có giá trị cao.
Phân tích sơ đồ
Lúc này, sơ đồ của bạn đã được điền đầy đủ, giờ là lúc phân tích ý nghĩa của nó. Trong các lý do mà bạn đã đưa ra, lý do nào lớn nhất dẫn đến vấn đề của bạn? Những lý do này có liên quan hay tác động gì lẫn nhau không? Sau khi có kết luận của mình, bạn có thể đặt ra giả thiết để kiểm tra độ chính xác. Tất nhiên sau khi bạn đã động não để đưa ra rất nhiều các lý do, bạn hoàn toàn có thể nắm được toàn bộ tình hình, có cái nhìn khái quát về vấn đề của doanh nghiệp.
Thực hiện các thay đổi cần thiết
Bước cuối cùng là thực hiện các biện pháp cụ thể để cải thiện tình hình doanh nghiệp. Nên thực hiện bước này càng sớm càng tốt, để vấn đề của bạn được giải quyết nhanh hơn. Ngoài ra, điều này cũng giúp bạn có thêm thời gian để chỉnh sửa nếu phương pháp đó chưa phải tối ưu nhất.
Một vài tips để vẽ sơ đồ nguyên nhân – kết quả
Đào sâu vào gốc rễ của vấn đề
Đối với vấn đề phức tạp, sơ đồ sẽ có rất nhiều nhánh nhỏ, và nhiều cấp bậc khác nhau. Sơ đồ càng nhiều nhánh càng có nghĩa là bạn đã suy nghĩ được nhiều khía cạnh của vấn đề. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra giải pháp toàn diện hơn.
Một cách để đào sâu vào vấn đề đó là liên tục đặt ra các câu hỏi “tại sao” cho tới khi đạt được gốc rễ của vấn đề.
Sử dụng chất xám của cả đội
Người quản lý có thể thu thập ý kiến từ cấp dưới của mình. Bởi lẽ họ là những người thực sự thực hiện công việc. Họ sẽ biết có những vấn đề nào còn tồn đọng trong quá trình làm việc hàng ngày.
Đây cũng là cách giúp người quản lý cập nhật tình hình công việc của nhân viên. Từ đó, nắm được vấn đề công ty đang phải đối mặt và tìm ra giải pháp kịp thời.
Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý dự án và công việc.
