Số hóa hồ sơ nhân sự là gì? Lợi ích của số hóa hồ sơ nhân sự

Last updated on 02/06/2023

Bộ phận Nhân sự thường chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ nhân sự của một doanh nghiệp trong quá trình làm việc. Trước đây, những tệp này thường được lưu giữ trên giấy in, hay còn gọi là bản “cứng”. Đó là lý do tại sao thường cần một không gian lớn để chứa tất cả tài liệu đó của nhân viên.

Trên thực tế, vẫn còn nhiều công ty, doanh nghiệp chưa số hóa hồ sơ nhân sự và lưu giữ tài liệu trên giấy với lý do hồ sơ giấy có nhiều thẩm quyền hơn hồ sơ được số hóa.

Vậy số hóa hồ sơ nhân sự là gì? Số hóa hồ sơ nhân sự đem lại những mặt lợi nào cho doanh nghiệp? Hãy cùng OOC tìm hiểu qua bài viết này.

1. Số hóa hồ sơ nhân sự là gì?

Số hóa hồ sơ nhân sự là quá trình lưu trữ dữ liệu của nhân viên công ty trong cơ sở dữ liệu kỹ thuật số để truy cập dễ dàng và nhanh chóng. Nó được thực hiện bằng phần mềm tích hợp ghi lại tất cả thông tin trên một nền tảng duy nhất được sắp xếp tự động. Bản chất của việc số hóa hồ sơ là chuyển dữ liệu truyền thống thành dạng dữ liệu số.

2. Lợi ích của số hóa nhân sự

Tự động hóa quá trình quản lý nhân sự

Nhờ số hóa, quy trình tìm kiếm tài liệu hồ sơ sẽ chuyển từ thủ công sang tự động hóa, giảm thiểu rủi ro sai sót trong quản lý. Việc thực hiện số hóa hồ sơ nhân sự đảm bảo cho doanh nghiệp khả năng quản lý và tìm kiếm nâng cao hồ sơ lao động của nhân viên. Bằng cách này, bộ phận Nhân sự có thể tùy chỉnh dữ liệu tìm kiếm, tạo bộ lọc liên kết với từng loại tài liệu.

Tiết kiệm chi phí

Khi việc số hóa hồ sơ nhân sự trong lĩnh vực nhân sự được thực hiện, việc đầu tư vào giấy, mực in, máy in và các yếu tố cần thiết khác cho các văn bản cứng được giảm đến mức tối thiểu, giảm bớt áp lực tài chính cho các công ty, doanh nghiệp. Ngoài việc loại bỏ được chi phí vận hành, bảo quản, nhân sự cho kho giấy tờ trong nội bộ, việc số hóa hồ sơ nhân sự còn giúp doanh nghiệp tối ưu về doanh thu, gia tăng không gian dùng để sản xuất, kinh doanh hiệu quả.

Trực quan hóa hồ sơ nhân sự

Đây là một trong những lợi thế lớn nhất của việc số hóa hồ sơ nhân sự vì đây là một công cụ quản lý trên đám mây thông qua, vì vậy tất cả thông tin của nhân viên sẽ được an toàn với bất kỳ máy tính hoặc hệ thống nào doanh nghiệp sử dụng. Trên nền tảng web, phần mềm nhân sự có thể hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và quản lý nhân sự online, mọi lúc mọi nơi.

Liên hệ

Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

_______________________________

Phần mềm quản lý nhân sự digiiHR 

Hotline/Zalo: 0886595688

 Email: [email protected]

 Website: https://ooc.vn