Cần số hoá tài liệu lưu trữ khi nào và tại sao?

Số hóa tài liệu lưu trữ là gì mà được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay? Hầu hết các doanh nghiệp lớn đều gặp khó khăn về việc quản lý thông tin từ sổ sách sao cho khoa học. Xử lý và lọc một khối lượng lớn tài liệu là công việc cần nhiều thời gian và nhân lực. Vậy để giảm thiểu những trình trạng trên, số hoá tài liệu lưu trữ là điều cần thiết cho doanh nghiệp.

Số hoá tài liệu lưu trữ là gì?

Hiện nay, các doanh nghiệp thường chọn phương pháp quản lý tài liệu thủ công. Tuy nhiên, phương pháp đó gây ra rất nhiều vấn đề bất lợi cho doanh nghiệp. Vì vậy, họ đã lựa chọn số hoá tài liệu lưu trữ để công việc được hiểu quả hơn. 

Số hoá tài liệu lưu trữ là công việc chuyển đổi tài liệu giấy thành dạng kỹ thuật số. Sau khi số hóa, doanh nghiệp có thể tiết kiệm không gian lưu trữ và sử dụng trên máy tính linh hoạt hơn.

Tại sao cần sử dụng số hoá tài liệu lưu trữ?

Khi sử dụng tài liệu thủ công, doanh nghiệp sẽ gặp một số vấn đề sau đây:

• Sử dụng tài liệu thủ công không thể đảm bảo khả năng bảo mật như mong muốn.
• Kho lưu trữ tài liệu khi chưa được số hoá còn phụ thuộc vào sự quản lý của tất cả nhân viên trong công ty. Vì một doanh nghiệp lớn với hàng trăm, hàng nghìn nhân sự, tình trạng mất cắp rất dễ xảy ra.
• Việc quản lý một khối lượng tài liệu lớn khi chưa được số hoá cần nguồn nhân lực lớn. Đồng nghĩa với việc chi phí nhân sự sẽ cao và mất nhiều thời gian.
• Gây ô nhiễm môi trường khi tất cả tài liệu thủ công đều được làm bằng giấy. Ngoài ra, tuổi thọ của tài liệu bị rút ngắn vì chúng có thể bị phá huỷ theo thời gian. Khi lưu trữ, việc tìm kiếm một tài liệu cụ thể nào đó là một nhiệm vụ không hề dễ dàng. 
• Công việc có thể bị trì trệ do tài liệu không được gửi đến đúng nơi đúng lúc. Khi đó, doanh nghiệp sẽ cần phụ thuộc vào bên vận chuyển để trao đổi. Việc này có thể ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả của công việc. 

Vì những lí do trên, doanh nghiệp nên áp dụng giải pháp số hoá tài liệu lưu trữ. Số hoá tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm, chia sẻ và quản lý tài liệu một cách nhanh gọn và dễ dàng nhất.

Lợi ích của việc số hóa tài liệu lưu trữ?

Khi doanh nghiệp muốn phát triển với quy mô lớn, doanh nghiệp sẽ đối mặt với một lượng thông tin không hề nhỏ. Qua những vấn đề khi sử dụng tài liệu thủ công đã nói ở trên, doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp số hoá tài liệu để việc quản lý được khoa học hơn. Dưới đây là những yếu tố khiến số hoá tài liệu trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp:

• Bảo mật – Một trong những yếu tố quan trọng nhất của số hoá tài liệu là bảo mật thông tin. Các thông tin ở dạng kỹ thuật số đều được bảo vệ và xác minh tính danh người dùng. Quyền truy cập phụ thuộc vào từng chức vụ và bộ phận trong công ty.
• Chi phí-  Số hoá tài liệu giúp cắt giảm chi phí cũng như thời gian lưu trữ thông tin. Việc số hoá này cũng giúp công ty mở rộng không gian để làm việc.
• Lưu trữ – Các thông tin khi số hoá sẽ được lưu trữ vô thời hạn hoặc tuỳ thuộc vào mong muốn của doanh nghiệp.
• Môi trường – Số hoá tài liệu cũng giúp doanh nghiệp bảo vệ môi trường khi muốn loại bỏ những tài liệu không cần thiết.
• Năng suất – Số hoá giúp doanh nghiệp chia sẻ thông tin một cách dễ dàng hơn. Qua đó, doanh nghiệp được làm việc hiệu quả và năng suất nhất có thể. Trao đổi tài liệu qua internet (mail, tin nhắn,…) hay qua fax sẽ nhanh chóng và đảm bảo. Chính vì thế, số hoá tài liệu cũng giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. 

Một số công ty cung cấp dịch vụ số hóa lưu trữ

Hiện nay, vì nhu cầu sử dụng dịch vụ số hoá tài liệu ngày càng cao nên các công ty cung cấp dịch vụ số hoá cũng vì thế mà tăng. Doanh nghiệp nên xem xét kĩ càng trước khi lựa chọn đối tác để quá trình số hoá tài liệu được hiệu quả nhất. Thị trường Việt Nam gần đây cũng có một vài doanh nghiệp cung cấp dịch vụ số hoá uy tín và chất lượng. 

FSI – Doanh nghiệp số hoá tài liệu uy tín

FSI được khá nhiều công ty lựa chọn làm đối tác. Được đánh giá là một trong những đối tác cung cấp dịch vụ số hoá uy tín và chuyên nghiệp nhất tại Việt Nam. Dưới đây là một số lí do: 

• Có kinh nghiệm hơn 12 năm xây dựng nhiều dự án số hoá tài liệu cho các tập đoàn lớn.
• Nhà phân phối độc quyền và chính thức hệ thống trang thiết bị phục vụ số hoá tài liệu. Hơn nữa, phần mềm số hoá FSI đáp ứng mọi thể loại, kích thước và hình thức tài liệu. 
• FSI triển khai dịch vụ số hoá tài liệu theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015. 

Công ty cung cấp dịch vụ số hoá DIGII – TEXX

Ngoài những lợi ích chung của dịch vụ số hoá, DIGII – TEXX mang lại những trải nghiệm độc đáo hơn. DIGII – TEXX kết hợp tối ưu giữa tài liệu thủ công và các kỹ thuật tiên tiến (phân loại tự động, cắt ảnh tự động), công nghệ OCR, OMR, ICR tiên tiến. Được biết, DIGII – TEXX tuân thủ theo Đạo luật Dữ liệu và Bảo vệ Dữ liệu Liên bang Đức (BDSG) và chỉ thị EU General Data Protection Regulation. Vì vậy, khả năng bảo mật của DIGII – TEXX khá cao. 

CMC soft – Giải pháp Số hoá và Chuyển đổi dữ liệu

CMC là tập đoàn công nghệ cung cấp giải pháp và phần mềm trong nhiều lĩnh vực. Tương tự với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ số hoá, CMC cũng là một đối tác uy tín. Cụ thể như sau:

Có 21 năm kinh nghiệm trong ngành, cùng đội ngũ nhân viên nhiệt huyết và tài năng hỗ trợ 24/7. Ngoài ra, CMC cũng tuân thủ các chứng chỉ quản lý quốc tế, áp dụng công nghệ tiên tiến. Hơn hết, CMC đem đến một mức giá cạnh tranh nhất cùng hiệu quả tối ưu nhất cho khách hàng. 

Công ty Giải pháp Công nghệ OOC 

OOC cung cấp dịch vụ số hoá tài liệu với quy trình tỉ mỉ, rõ ràng. Dịch vụ của OOC xây dựng với mục tiêu uy tín, linh hoạt và chi phí hợp lý nhất. 

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

Đọc thêm: Các doanh nghiệp đầu ngành đang số hóa như thế nào?