Số hóa tài liệu đang là phương pháp được nhiều tổ chức quan tâm với mong muốn giảm bớt giấy tờ hành chính dày đặc. 3 Casestudy dưới đây sẽ là minh chứng cho những lợi ích tuyệt vời của số hóa tài liệu.
Marketing agency – Khi sự hỗn loạn là điều tất yếu
Anh Đức hiện đang là giám đốc của một marketing agency có tiếng với lượng khách hàng cỡ lớn và cả cỡ vừa, cỡ nhỏ hằng năm. Cứ khi hoàn thành xong mỗi chiến dịch, đều có số lượng giấy tờ rất lớn liên quan đến hợp đồng, sản phẩm thiết kế, các ấn phẩm liên quan. Sau mỗi một năm hoạt động, agency của anh Đức có trung bình 200.000 đến 500.000 tài liệu, thiết kế và ấn phẩm của nhiều khách hàng doanh nghiệp khác nhau ở nhiều lĩnh vực khác nhau.
Với quy mô hơn 300 nhân sự của agency, anh Đức muốn tất cả các nhân sự có thể tra cứu mọi tài liệu cần thiết bằng hệ thống tài liệu số hoá khi cần thiết, thay vì phải mất thời gian tra cứu bằng tủ tài liệu vật lí rất mất thời gian và công sức cũng như khó theo dõi. Hơn nữa, phân quyền truy cập tài liệu tới các phòng ban phù hợp cũng là điều anh Đức cần để không làm rò rỉ thông tin nhạy cảm của khách hàng ra ngoài cũng như quản lí, theo dõi được lượt truy cập tài liệu, thiết kế và ấn phẩm của các phòng ban.
Với những nhu cầu này, anh Đức đã tìm đến dịch vụ Số hoá tài liệu. Khi sử dụng dịch vụ, tất cả mọi tài liệu, thiết kế, ấn phẩm mà agency của anh đã và đang thực hiện sẽ được thiết lập theo sự sắp xếp của anh và anh có toàn quyền phân cấp cho phù hợp với phòng/ban trực thuộc tổ chức của mình. Vậy là văn phòng của anh Đức không còn tốn diện tích để lưu trữ các thiết kế, ấn phẩm từ những khách hàng từ thời gian rất lâu về trước. Thay vào đó là tăng hiệu quả trong việc tiết kiệm thời gian tra cứu của nhân sự các phòng/ban, nhờ vậy giúp ích rất nhiều khi chạy deadline cho khách hàng.
Thư viện – Tri thức không nên chỉ nằm trong sách vở
Chị Thủy là giám đốc một thư viện nhỏ trong thành phố. Số lượng sách lên tới hơn 500.000 quyển (mới và cũ, được cập nhật thường xuyên). Là người gắn bó với nghề sách hơn 15 năm, chị luôn trân trọng, giữ gìn và cảm thấy biết ơn một nguồn tri thức quý giá của con người. Tuy nhiên, cũng là một người làm kinh doanh, chị dần cảm thấy những bất cập mình đang gặp phải như:
- Những tác phẩm kinh điển được nhiều người tìm đọc và không còn xuất bản. Qua thời gian, những quyển sách này trở nên cũ dần, hình thức không còn đẹp như lúc ban đầu.
- Không phải sách nào cũng được tìm đọc thường xuyên, có những quyển sách bị chìm vào quên lãng. Do đó, một thời gian sau, chúng đã bị mối mọt do không có phương pháp bảo quản cẩn thận.
- Đặc biệt hơn cả, giới trẻ hiện nay ưa thích đọc sách, truyện online hơn là văn bản giấy. Vì đơn giản, một quyển sách thì luôn cồng kềnh hơn thiết bị điện thoại di động – nơi mà chúng ta có thể lưu trữ mọi thông tin chỉ với vài thao tác đơn giản.
Hiểu được vấn đề này, chị Thủy đã nhờ đến dịch vụ Số hóa tài liệu. Số hóa tài liệu sẽ scan lại những tác phẩm kinh điển, những quyển sách hay, thậm chí là những quyển sách không được sử dụng thường xuyên (nhìn chung là mọi đầu mục sách trong thư viện) và lưu trữ dưới hình thức online. Điều này giúp chị Thủy những lợi ích như sau:
- Dễ dàng ” hồi sinh” những quyển sách bị mất, rách, không còn nguyên vẹn hay không còn xuất bản nữa.
- Phục vụ nhu cầu cho thuê đọc online với những bạn không muốn thuê hay mua truyện giấy
- Lưu trữ, bảo tồn những kiến thức vô giá chuẩn xác nhất, không bị ảnh hưởng bởi những tác phẩm tái xuất bản.
“Núi” tài liệu từ 30 năm về trước
Chị Trang là nhân viên nhân sự mới vào làm trong một doanh nghiệp nhà nước lâu đời. Tuy đã chuẩn bị tâm lý trước môi trường “cứng nhắc” và có thể “thiếu hụt đôi chút về công nghệ”, Trang vẫn bị sốc trước cả một kho giấy tờ ngồn ngộn với mớ hồ sơ có lẽ đã tồn tại từ 30 năm về trước. Hàng dãy tủ vuông vức vẫn được đánh mã số để quản lý theo kiểu bao cấp khiến Trang không khỏi ngán ngẩm. Nghĩ tới cảnh hàng ngày phải vào đây tìm hồ sơ tài liệu mà kinh hãi.
Không chỉ phòng nhân sự gặp vấn đề với núi tài liệu này. Chị Trang hỏi ra mới biết, hầu như phòng ban nào cũng có rất nhiều giấy tờ lưu trữ. Tuy chục năm gần đây đã chuyển qua dùng file văn bản như excel, nhưng việc lưu trữ lại bản cứng vẫn là một thói quen khó bỏ của doanh nghiệp. Để có thể sửa đổi, sẽ cần một cuộc cải tổ lại toàn bộ kho lưu trữ.
Với trách nhiệm của một nhân tố mới, được tiếp xúc nhiều hơn với công nghệ, chị Trang đã đề xuất số hoá tài liệu kho lưu trữ của doanh nghiệp. Đây cũng là một dịp tốt để thực hiện kiểm kê lại toàn bộ giấy tờ, bỏ đi những văn bản không dùng tới và rà soát thiếu hụt.
Giờ đây, kho lưu trữ giấy tờ đồ sộ trước kia đã không còn, thay vào đó là một tủ server nhỏ nhẹ, tiện dụng. Số hoá tài liệu cho phép phân quyền rất chặt chẽ, nên doanh nghiệp không cần phải lo lắng việc thất thoát hay lộ thông tin mật. Mỗi nhân viên chỉ cần ngồi tại chỗ cũng có thể truy cập, tìm kiếm tài liệu đúng với quyền hạn, chuyên môn của mình. Phòng lưu trữ đã được cải tổ lại thành một phòng giải trí để anh em nhân viên có nơi trò chuyện, uống nước, thư giãn giờ nghỉ trưa. “Một công đôi việc”, ai nấy đều vui vẻ, thoải mái hơn.
Dịch vụ số hóa tài liệu của OOC
Là công ty cung cấp các giải pháp quản trị doanh nghiệp dựa trên kinh nghiệp lâu năm của đội ngũ chuyên gia tư vấn hàng đầu Việt Nam, OOC cũng cung cấp giải pháp số hóa giúp doanh nghiệp giảm bớt giấy tờ hành chính, tập trung vào chất lượng quản lý. Do đó, OOC thấu hiểu các vấn đề khi doanh nghiệp phải đối mặt với lượng giấy tờ dày đặc và ngổn ngang.
Công ty Giải pháp Công nghệ OOC cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu, dịch vụ scan tài liệu với quy trình rõ ràng, mục tiêu linh hoạt và chi phí hợp lý.
Dịch vụ số hóa tài liệu của OOC đảm bảo các tiêu chí:
- Chất lượng tài liệu sau scan tốt
- Tiến độ thi công nhanh gọn
- Quản lý tài liệu sau scan chuẩn chỉnh, đúng tiêu chuẩn lữu trữ
- Tích hợp với cơ sở dữ liệu/phần mềm quản lý tài liệu giúp dễ dàng tìm kiếm, truy cập.
