Ngành quản trị nhân sự có những thay đổi vượt trội trong doanh nghiệp trong khoảng 25 năm gần đây. Bộ phận quản trị nhân sự từ vai trò thực thi các thủ tục hành chính và chỉ thực hiện một số ít những nghiệp vụ. Đến nay trở thành một bộ phận xây dựng và thực thi chiến lược. Nhờ thay đổi kép ở hai khía cạnh là sự gia tăng năng lực của bộ phận nhân sự cùng với quan điểm quản trị tiên tiến của lãnh đạo cấp cao. Triển khai Phần mềm Quản trị Nhân sự là xu hướng nhằm mang lại giá trị lớn cho công tác quản lý Nhân sự trong doanh nghiệp.
Triển khai Phần mềm Quản trị Nhân sự đáp ứng nhu cầu của các cấp trong doanh nghiệp
Ngày nay, việc đưa vào những ứng dụng thông minh để thực hiện nghiệp vụ Nhân sự trở nên thông dụng. Sự sẵn có của rất nhiều ứng dụng thông minh và năng lực kết nối kết quả công việc trên các ứng dụng đó của Nhà quản trị nhân sự trong tổ chức và doanh nghiệp đang cung cấp cho các nhà quản trị nhân sự và quản trị doanh nghiệp những công cụ và thông tin đáng giá để thực hiện công việc quản lý và ra quyết định tốt hơn. Triển khai Phần mềm Quản trị Nhân sự hỗ trợ công tác tổng hợp, đồng bộ, lưu trữ dữ liệu,, kiểm sát, truy suất, xử lý, phân tích các thông tin đó nhanh, kip thời và đa chiều hơn.
03 nhóm Khách hàng trong Doanh nghiệp
Từ 10 năm trở lại đây, xu hướng ứng dụng vượt ra ngoài biên giới một phần mềm duy nhất đang hiện hữu rõ nét. Chức năng của Quản trị Nhân lực được phân chia chuyên môm ngày càng sâu. Các nhà phát triển phần mềm tập trung phát triển những sản phẩm mũi nhọn và là thế mạnh nhất của mình. Các phần mềm theo chức năng Quản lý Nhân sự được xây dựng có thể tách biệt và tích hợp với nhau. Triển khai Phần mềm Quản trị Nhân sự có thể tập trung vào từng nghiệp vụ cụ thể.
Các nhà quản trị nguồn nhân lực đặt mục tiêu gia tăng hiệu suất thực hiện các chức năng chính của nghiệp vụ. Đồng thời đáp ứng nhu cầu của 3 nhóm khách hàng chính là Nhà Quản lý cấp cao, Nhà Quản lý cấp trung và Nhân viên.
Nhóm 1: Các nhà Quản lý cấp cao
Nhà Quản lý cấp cao cần các thông tin quá khứ, dự báo tương lai, phân tích xu hướng của nhân sự trong doanh nghiệp và trong ngành. Các khuyến nghị chính sách quản trị và phát triển nhân sự. Các chương trình cải thiện hệ thống quản lý hoặc kỹ năng quản lý và văn hóa doanh nghiệp. Nhằm tạo ra hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp tốt hơn.
Nhóm 2: Các nhà Quản lý cấp trung
Nhà Quản lý cấp trung cần các công cụ để quản lý nhân sự trực tiếp, ra quyết định trong thu hút, phát triển và giữ nhân viên dưới quyền. Việc này đòi hỏi bộ phận nhân sự phải chuẩn hóa được các quy định, quy trình. Và hướng dẫn nhất quán cho các cán bộ quản lý cấp trung. Đồng thời tư vấn cho họ trong quá trình ra quyết định đối với các tình huống cụ thể.
Nhóm 3: Nhân viên
Nhân viên cần được trao đổi hai chiều với nhà quản lý và đồng nghiệp. Họ kỳ vọng được đưa và nhận thông tin, giải thích các chính sách. Đồng thời được truyền thông về hiện trạng và tương lai của bản thân cũng như của doanh nghiệp.
Phần mềm quản trị nhân sự tốt cần có những đặc tính gì?
Để phục vụ hiệu quả cho nhu cầu của các nhóm khách hàng trên trong doanh nghiệp. Một phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp tốt cần có đặc tính như sau:
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
- Phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ và dòng công việc
- Cung cấp thông tin phân tích lịch sử phục vụ nhà quản lý
- Phân quyền chặt chẽ giám sát và thực hiện trên quy mô lớn
- Cơ chế nhập liệu, xuất dữ liệu linh hoạt lưu trữ dữ liệu lịch sử
- Cho phép tự thiết kế, điều chỉnh nội dung công cụ quản lý.
Cần Triển khai Phần mềm Quản trị nhân sự tốt có những tính năng nào?
Với thực tế vận hành các hoạt động quản trị nhân sự mang nặng tính hành chính, các phần mềm được phát triển thời gian trước những năm 2000 cũng chỉ đáp ứng được nhu cầu thao tác nghiệp vụ cơ bản. Không đưa ra được các báo cáo quản trị cần thiết cho các quyết định chiến lược. Phân tích nhu cầu đào tạo, hiệu quả tuyển dụng và đào tạo, chất lượng nguồn nhân lực chưa bao giờ được phản ánh trong các tính năng của phần mềm.
Nhưng hiện nay, doanh nghiệp đã có một giải pháp thực sự hiệu quả – Phần mềm quản trị nhân sự chuyên sâu . Công cụ hỗ trợ thực hiện và phân tích các nghiệp vụ nhân sự. Có thể phân tách thành các phần mềm. Hoặc phân hệ riêng lẻ trong hệ sinh thái phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp.
Phần mềm quản trị nhân sự chuyên sâu bao gồm những tính năng như sau:
1, Quản lý Hồ sơ và Thông tin nhân sự
- Quản lý thông tin cá nhân và gia đình
- Tổng hợp, kiểm soát, cập nhật thông tin làm việc và phát triển, quyền lợi, chi phí liên quan tới mỗi cá nhân
- Cập nhật thông tin hàng loạt vào hệ thống và tra cứu, tìm kiếm hồ sơ
- Kế thừa thông tin nhân sự từ các module khác của phần mềm nhân sự và các phần mềm quản lý chức năng khác
2, Quản lý Chính sách nhân sự
- Thiết lập các chính sách liên quan đến nhân sự
- Điều chỉnh chính sách linh hoạt
- Cơ chế phân cấp, phân quyền, giám sát điều chỉnh chính sách
- Lưu trữ các phiên bản của các chính sách
- Báo cáo theo dõi và phân tích tình hình sử dụng các chính sách
3, Phân tích nhân sự
- Phân tích hiệu quả các hoạt động quản trị nhân sự và chất lượng nguồn nhân lực dựa trên thông tin nhân sự
- Hệ thống báo cáo phân tích nhân sự
4, Hoạch định nguồn nhân lực
- Phân tích, đánh giá hiện trạng nguồn nhân lực
- Lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp
- Hệ thống báo cáo
5, Đánh giá năng lực
- Thiết lập và quản lý Từ điển năng lực
- Quản lý hệ thống khung năng lực của từng vị trí, từng đơn vị
- Thiết lập đợt đánh giá, theo dõi giám sát đợt đánh giá
- Hệ thống báo cáo năng lực cấp công ty, bộ phận và hồ sơ năng lực cá nhân
- Tạo các phân tích dữ liệu theo hoạt động chức năng và hiệu suất doanh nghiệp theo yêu cầu
6, Đánh giá kết quả công việc (BSC – KPI)
- Thiết lập và xây dựng hệ thống chỉ tiêu BSC – KPI thực thi và theo dõi kết quả thực hiện công việc
- Quản lý, theo dõi Hệ thống chỉ tiêu các cấp một cách đồng bộ, chặt chẽ, chi tiết. Hệ thống theo dõi, công thức, quy chế đánh giá logic, rõ ràng
- Cơ chế phân quyền nhập, duyệt chặt chẽ
- Báo cáo KPI và báo cáo vận hành
7, Quản lý đãi ngộ
- Thiết lập và quản lý các chính sách lương theo đặc thù (chính sách, công thức, hiệu lực chính sách…)
- Tính lương và các chế độ
- Báo cáo phân tích
8, Quản lý tuyển dụng
- Xác định nhu cầu tuyển dụng
- Thực hiện tuyển dụng
- Báo cáo
9, Quản lý đào tạo
- Báo cáo nhu cầu đào tạo theo mục tiêu chiến lược
- Lập kế hoạch đào tạo
- Theo dõi thực hiện đào tạo
- Đánh giá kết quả và hiệu quả đào tạo (hệ thống báo cáo)
10, Cổng thông tin nhân sự
- Cho phép nhà quản lý/quản lý nhân sự thực hiện: khảo sát, thông báo, phản hồi, quản lý thông tin
- Nhân viên tự cập nhật hồ sơ cá nhân
- Cho phép nhân viên đăng ký các loại thông tin phản hồi với nhà quản lý (nghỉ, đăng ký hoạt động)
- Toàn bộ các thông tin liên quan của từng cá nhân có thể được phân quyền cho cá nhân theo dõi, truy cập, tìm kiếm…
3 lý do chính khiến cho phần mềm ERP hiếm khi Triển khai Phần mềm Quản trị nhân sự đáp ứng nhu cầu quản lý
Sau năm 2000, các doanh nghiệp có xu hướng phản ánh hoạt động trên một hệ thống hợp nhất tạm gọi là ERP. Tức là quản trị nhân sự được khởi tạo như một cấu phần của phần mềm quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, có ba lý do chính khiến cho các phần mềm ERP hiếm khi có cấu phần quản trị nhân sự (HRM) đáp ứng được nhu cầu quản lý, bao gồm:
1. Bản thân doanh nghiệp chưa có được mức độ phát triển cao của nghiệp vụ quản trị nhân sự
Khái niệm về các phân tích nhân sự, nghiên cứu xu hướng và ra quyết định chính sách như một chức năng chiến lược của quản trị nhân sự vẫn chưa tồn tại trong nhận thức của các nhà điều hành cấp cao. Họ chưa đặt ra đầu bài này cho bộ phận quản trị nhân sự. Bản thân những người làm quản trị nhân sự do không được tiếp cận với hoạt động bài bản. Có thể chưa có kiến thức nền tảng về quản trị doanh nghiệp và quản trị nhân sự tốt. Nên không thể chủ động đưa ra những báo cáo có giá trị quản lý để thay đổi quan niệm của nhà lãnh đạo cấp cao.
2. Số đông doanh nghiệp chưa áp dụng phương pháp quản trị nhân sự hiện đại
Nguyên nhân một phần do thiếu người thực hiện. Một phần do ưu tiên đầu tư vào hệ thống sản xuất kinh doanh đã tiêu tốn nhiều thời gian và nỗ lực của doanh nghiệp. Ngoài ra còn xuất phát từ chất lượng của việc thực thi phương pháp quản trị bị phụ thuộc vào trình độ của nhà lãnh đạo. Vốn là những người giỏi chuyên môn, thành thạo kỹ thuật hơn là quản lý con người.
3. Các nhà phát triển phần mềm còn thiếu rất nhiều kiến thức thực tế về vận hành chức năng quản trị nhân sự
Đa số các phần mềm quản trị nhân sự trên thị trường hiện nay chưa đáp ứng được yêu cầu. Đó là cung cấp và hoàn thiện các luồng công việc quản trị nhân sự trong quá trình thực hiện phân tích nghiệp vụ (Business Analysis – BA). Một phần cũng do bản thân họ chưa được tiếp xúc với hệ thống quản trị hiện đại.
Một số điều kiện cơ bản để doanh nghiệp ứng dụng thành công phần mềm quản trị nhân sự bao gồm:
1. Có sự lãnh đạo cho định hướng ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp
Bất cứ sự thay đổi nào cũng đòi hỏi một nỗ lực quản lý thay đổi. Nhưng đôi khi chúng ta không hoàn toàn tìm được người có khả năng thực thi vai trò nêu trên.
2. Chi phí đầu tư cho hệ thống tương xứng với giá trị mang lại cho các nhà quản lý cấp trung và cấp cao
Để đánh giá được mức độ tương xứng, cần có các phân tích chỉ tiêu định lượng ban đầu liên quan tới mục tiêu đầu tư và ước lượng giá trị mang lại.
3. Chọn thời điểm đầu tư thích hợp
Khi hệ thống quản lý chưa được chuẩn hóa, các nghiệp vụ thực hiện chưa logic và đúng chuẩn nghề nghiệp, luồng công việc chưa tạo nên một dòng chảy hợp lý, thì việc triển khai phần mềm quản trị nhân sự là không khả thi. Một số doanh nghiệp hy vọng rằng triển khai phần mềm quản trị nhân sự sẽ giúp tự chuẩn hóa được các quy trình công việc đã cố gắng đầu tư nhưng thường thất bại trong việc xây dựng một quy trình khiên cưỡng không phù hợp với mô hình quản trị và văn hóa ra quyết định của mình. Do vậy, cần bảo đảm chuẩn hóa được hệ thống trước khi triển khai phần mềm quản trị nhân sự.
Để thực hiện chuyển đổi số, doanh nghiệp cần phải có các cá nhân dẫn dắt, điều phối thực hiện và tham gia thực hiện. Doanh nghiệp đôi khi không có đủ nhân sự hoặc nhân sự không có đủ kỹ năng để thực hiện vai trò này.
4. Kỹ năng xử lý thông tin của nhà quản lý cấp cao và quản trị nhân sự
Kỹ năng xử lý thông tin của các nhà quản lý cấp cao và Quản trị nhân sự cần được nâng cao để theo kịp với tính năng hệ thống. Họ cần được đào tạo để chịu sử dụng và sử dụng thành thạo các mô hình thống kê và phân tích dữ liệu, chỉ số hiệu quả quản trị nhân sự, do vậy khi được cung cấp dữ liệu và thông tin, họ sẽ biết sử dụng ra sao và để làm gì. Phần mềm vì vậy khi xây dựng xong mới phát huy tác dụng.
5. Tìm kiếm được phần mềm phù hợp
Các phần mềm cung cấp hiện nay trên thị trường chưa hoàn toàn đáp ứng được kỳ vọng của các nhà quản lý về hiệu suất hóa xử lý nghiệp vụ, tăng tính tức thời và chính xác của các thông tin phục vụ ra quyết định. Do vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc tới khả năng tùy chỉnh phần mềm của nhà cung cấp để phù hợp với mô hình vận hành công việc của mình.
6. Cần triển khai tích hợp phần mềm quản trị nhân sự và các phần mềm quản lý chức năng khác nhau
Phần mềm Nhân sự và các phần mềm quản lý khác trong doanh nghiệp (CRM, DMS, ERP) càn được tích hợp đồng nhất. Để đảm bảo dữ liệu nhân sự được kết nối, theo dõi được kết quả và hiệu suất của nhân viên từ các phần mềm này.
Nguồn: Công ty Tư vấn Quản lý OCD
