Tự thiết kế hệ thống quản lý – một vấn đề tưởng chừng rất thông thường đối với bất kỳ nhà điều hành hay quản lý doanh nghiệp nào, nhưng trên thực tế lại không hoàn toàn như vậy. Đối với các doanh nghiệp có tiềm lực vừa, họ có thể thuê nhân sự có kinh nghiệm để hỗ trợ triển khai xây dựng những hệ thống quản lý phức tạp như cơ cấu tổ chức, mô tả công việc, đánh giá hiệu suất nhân viên hay hệ thống lương. Doanh nghiệp lớn cũng có thể thuê đơn vị tư vấn chuyên nghiệp thực hiện. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp nhỏ, bài toán về hệ thống quản lý trở nên phức tạp hơn.
- Doanh nghiệp nhỏ sẽ khó lòng thuê được nhân sự cao cấp, có kinh nghiệm xây dựng hệ thống, do trở ngại về quỹ lương và thương hiệu tuyển dụng
- Doanh nghiệp nhỏ không sẵn sàng chi trả một khoản phí tương đối lớn cho việc thuê đơn vị tư vấn bên ngoài
- Cán bộ quản lý của doanh nghiệp nhỏ có thể chưa đủ trải nghiệm để xây dựng được một hệ thống vận hành tốt và đúng nguyên tắc – phương pháp
- Chủ doanh nghiệp nhỏ có thể hiểu rõ nhu cầu xây dựng hệ thống quản lý nhưng quá bận với các công việc phát triển kinh doanh, thị trường – ưu tiên hàng đầu trong giai đoạn sơ khai của quá trình phát triển doanh nghiệp
- Thời gian thiết kế và triển khai hệ thống quản lý mới cũng là một trở ngại không dễ vượt qua. Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường kỳ vọng một hệ thống có thể xây dựng và đưa vào vận hành trong thời gian ngắn.
Trong quá trình gặp gỡ, trao đổi và làm việc với các chủ doanh nghiệp và nhà điều hành doanh nghiệp nhỏ, chúng tôi nhận thấy sự cần thiết phải trợ giúp họ có thể nhanh chóng xây dựng một hệ thống quản lý với chi phí hợp lý và triển khai được mà không đòi hỏi quá cao về nhân sự.
Từ những năm 2010, Công ty Tư vấn Quản lý OCD đã bước đầu đưa hệ thống hỗ trợ triển khai dự án xây dựng hệ thống quản lý trên nền tảng elearning Moodle vào quá trình triển khai dự án với mong muốn giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống với sự hỗ trợ tối thiểu từ phía tư vấn. Nhưng chúng tôi cũng nhanh chóng nhận ra rằng doanh nghiệp nhỏ sẽ cần những công cụ trực quan, thân thiện và có thể giúp họ từng bước (step-by-step) trong quá trình thiết kế. Đó là lý do khiến OCD quyết định hợp tác với 3PS, một công ty phần mềm non trẻ nhưng có tư duy phân tích doanh nghiệp (BA) tốt, hiểu rõ các hệ thống mà OCD thường tư vấn cho khách hàng cũng như sẵn sàng đồng hành để phát triển một hệ thống mới. Sau hơn 2 năm phát triển và chạy thử, đây thực sự là thời điểm tốt để giới thiệu OOC với cộng đồng doanh nghiệp.
Hiểu một cách đơn giản, OOC là giải pháp giúp doanh nghiệp THIẾT KẾ – VẬN HÀNH một số hệ thống quản lý của mình trên nền cloud của OOC, hoặc có thể mua đứt OOC (CHUYỂN GIAO) như một phần mềm quản lý sau khi đã trực tiếp thiết kế trên hệ thống. Cụ thể hơn, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thiết kế ma trận phân bổ chức năng công ty và các bộ phận và mô tả công việc, sau đó in hoặc tải về những tài liệu đã thiết kế. Doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng thiết kế khung năng lực, sau đó dùng chính hệ thống do mình thiết kế ra để đánh giá năng lực của nhân viên – như một phần mềm độc lập.
Khi việc chuẩn hóa và phần mềm hóa hệ thống quản lý là một xu hướng tất yếu không tránh khỏi, chúng tôi hy vọng OOC sẽ giúp các doanh nghiệp nhỏ trải qua một phần của quá trình này một cách nhẹ nhàng và đơn giản hơn. Với OOC, đơn giản là các doanh nghiệp nhỏ có thể tự thiết kế hệ thống quản lý cho mình một cách nhanh chóng nhất.
Ví dụ, với phần mềm KPI digiiTeamW, doanh nghiệp có thể dễ dàng tự thiết kế hệ thống chỉ số KPI và vận hành hệ thống KPI trên phần mềm.
Tăng Văn Khánh – Tổng Giám đốc OCD
