Số hóa quản lý KPI – vai trò của phần mềm KPI

Last updated on 13/12/2023

Tại sao doanh nghiệp nên triển khai KPI? KPI giúp đảm bảo hiệu quả hoạt động, định hướng mục tiêu và động lực cho nhân viên, giúp giám sát và điều chỉnh ké hoạch, tăng tính minh bạch và trách nhiệm và đưa ra quyết định chính xác. Phần mềm KPI phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp số hóa quản lý KPI, từ đó triển khai KPI thuận lợi, giảm bớt thời gian và công sức.

Tại sao doanh nghiệp nên triển khai KPI?

Doanh nghiệp nên triển khai KPI vì những lý do sau đây:

1. Đánh giá hiệu quả hoạt động: KPI cho phép doanh nghiệp đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của mình. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể xác định được những điểm mạnh và điểm yếu của mình để đưa ra những biện pháp cải tiến.
2. Định hướng mục tiêu và động lực nhân viên: KPI giúp doanh nghiệp định hướng mục tiêu rõ ràng cho từng bộ phận và nhân viên. Khi các mục tiêu được đặt ra một cách rõ ràng và cụ thể, nhân viên sẽ có động lực hơn để làm việc hướng đến mục tiêu đó.
3. Giám sát và điều chỉnh kế hoạch: KPI cho phép doanh nghiệp giám sát và điều chỉnh kế hoạch của mình theo thời gian thực. Việc này giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của mình trong quá trình triển khai.
4. Tăng tính minh bạch và trách nhiệm: KPI giúp doanh nghiệp tăng tính minh bạch và trách nhiệm trong việc quản lý hoạt động của mình. Nhân viên sẽ hiểu rõ những chỉ số đo lường và định hướng mục tiêu của mình, đồng thời cũng sẽ biết được mình đang làm gì để đạt được những chỉ tiêu đó.
5. Đưa ra quyết định chính xác: KPI cung cấp cho doanh nghiệp những con số và thông tin cần thiết để đưa ra những quyết định chính xác về việc cải thiện hoạt động của mình.

Thách thức khi triển khai KPI?

Một số thách thức khi triển khai KPI trong doanh nghiệp có thể bao gồm:

1. Xác định KPI phù hợp: Đây là một trong những thách thức lớn nhất khi triển khai KPI. Việc lựa chọn KPI phù hợp cần dựa trên các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và phải đảm bảo rằng các KPI được lựa chọn đo lường được những hoạt động quan trọng và liên quan đến mục tiêu chiến lược.
2. Thu thập dữ liệu rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác của KPI. Tuy nhiên, việc thu thập dữ liệu có thể gặp khó khăn nếu hệ thống quản lý dữ liệu của doanh nghiệp chưa được hoàn thiện hoặc dữ liệu không được tổ chức và lưu trữ đúng cách.
3. Phân phối trách nhiệm cho việc đảm bảo KPI đạt được có thể gặp khó khăn nếu các bộ phận trong doanh nghiệp không có trách nhiệm rõ ràng và thiếu phối hợp sẽ làm chậm trễ hoặc gây ra sai sót trong quá trình đạt được KPI
4. Việc giải thích và chia sẻ thông tin liên quan đến KPI là rất quan trọng để đảm bảo sự hiểu biết và đồng thuận của toàn bộ nhân viên trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
5. Việc đánh giá và điều chỉnh KPI là rất quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả của chúng. Tuy nhiên, việc đánh giá và điều chỉnh KPI có thể gặp khó khăn nếu doanh nghiệp không có các quy trình và tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng hoặc không có sự phối hợp giữa các bộ phận trong việc đánh giá và điều chỉnh KPI.

Có thể quản lý KPI một cách thủ công không? Bằng Excel chẳng hạn?

Có thể quản lý KPI bằng cách thủ công sử dụng các công cụ như Excel. Tuy nhiên, khi quản lý bằng tay, sẽ có những hạn chế như:

1. Độ chính xác thấp: Quản lý bằng tay có thể dẫn đến sai sót và sai số do việc tính toán và phân tích được thực hiện bằng tay.
2. Thời gian và công sức tốn kém: Quản lý bằng tay yêu cầu nhiều thời gian và công sức để xử lý và phân tích dữ liệu.
3. Khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu: Khi sử dụng nhiều bảng tính Excel khác nhau để quản lý KPI, việc đồng bộ dữ liệu giữa các bảng tính khác nhau có thể gặp khó khăn và dẫn đến sự khác biệt về dữ liệu.

Để giải quyết các hạn chế này, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng các công cụ phần mềm quản lý KPI để quản lý KPI của họ. Các công cụ này cung cấp các tính năng và khả năng giúp đơn giản hóa việc quản lý KPI, tăng độ chính xác và tiết kiệm thời gian.

Số hóa quản lý KPI bằng phần mềm quản lý KPI

Phần mềm quản lý KPI là một ứng dụng phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý, theo dõi và đánh giá hiệu suất của một hoặc nhiều chỉ tiêu KPI quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mình. Phần mềm cho phép số hóa quản lý KPI, tự động hóa quá trình thu thập dữ liệu, phân tích và báo cáo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các KPI đã thiết lập trước đó. Các chức năng của phần mềm quản lý KPI bao gồm:

• Thiết lập và quản lý các chỉ tiêu KPI
• Tự động thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau
• Phân tích và đánh giá hiệu suất KPI
• Cung cấp báo cáo KPI trực quan và dễ hiểu
• Định vị các vấn đề và điều chỉnh các chiến lược kinh doanh
• Theo dõi tiến độ thực hiện KPI và đưa ra cảnh báo khi có sự chênh lệch với mục tiêu đã đặt ra

Phần mềm quản lý KPI giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và đưa ra quyết định kịp thời dựa trên các con số và dữ liệu chính xác, đồng thời tối ưu hóa hoạt động và tăng cường sức cạnh tranh của doanh nghiệp.

Phần mềm KPI digiiTeamW của OOC Solutions có ưu điểm gì?

Một số ưu điểm của phần mềm digiiTeamW sau:

1. Giao diện thân thiện và dễ sử dụng: digiiTeamW có giao diện trực quan và đơn giản, giúp người dùng dễ dàng tìm thấy các tính năng và thao tác trên phần mềm.
2. Tính năng linh hoạt: digiiTeamW cho phép tùy chỉnh các mục tiêu, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả với các chỉ số khác nhau. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ tính năng báo cáo đầy đủ, giúp người dùng đánh giá kết quả một cách trực quan và nhanh chóng.
3. Hỗ trợ tích hợp và kết nối dữ liệu: digiiTeamW cho phép tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, giúp người dùng dễ dàng quản lý và đánh giá KPI theo nhiều khía cạnh khác nhau.
4. Độ an toàn cao: digiiTeamW được thiết kế với các tính năng bảo mật mạnh mẽ, bao gồm cả tính năng xác thực hai lớp và mã hóa dữ liệu, giúp đảm bảo an toàn thông tin của người dùng.
5. Hỗ trợ tốt từ nhà cung cấp: OOC Solutions cung cấp dịch vụ hỗ trợ tận tình và chuyên nghiệp, giúp người dùng giải đáp các thắc mắc và vấn đề khi sử dụng phần mềm KPI.

Có thể quản lý cả KPI và OKR trên phần mềm KPI digiiTeamW không?

Có, phần mềm KPI digiiTeamW của OOC Solutions cung cấp tính năng quản lý cả KPI và OKR trên cùng một nền tảng. Người dùng có thể tạo và theo dõi các chỉ số KPI của doanh nghiệp cũng như các mục tiêu OKR của từng cá nhân hoặc đội nhóm. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép thực hiện phân tích và đánh giá hiệu quả của các KPI và OKR, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh một cách hiệu quả.

digiiTeamW có hỗ trợ dashboard cho nhà quản lý không?

Có, digiiTeamW của OOC Solutions cung cấp dashboard cho nhà quản lý để giúp họ theo dõi tổng quan về các chỉ số KPI và OKR của doanh nghiệp một cách nhanh chóng và dễ dàng. Dashboard này hiển thị các thông số chính của các KPI và OKR, bao gồm cả tiến độ và hiệu quả, giúp nhà quản lý đánh giá và quản lý các mục tiêu một cách trực quan và hiệu quả hơn. Ngoài ra, digiiTeamW cũng cho phép nhà quản lý tùy chỉnh và thiết kế lại dashboard theo nhu cầu của doanh nghiệp để đáp ứng các yêu cầu quản lý cụ thể của họ.

Tính năng hỗ trợ duyệt chỉ tiêu nhiều cấp được thực hiện trên digiiTeamW như thế nào?

Tính năng hỗ trợ duyệt chỉ tiêu nhiều cấp trên digiiTeamW cho phép quản lý cấp cao duyệt và phê duyệt chỉ tiêu được đề xuất bởi nhân viên cấp dưới. Quá trình duyệt chỉ tiêu có thể được thiết lập theo các cấp độ khác nhau tùy thuộc vào tổ chức của doanh nghiệp.

Cụ thể, khi một nhân viên xuất đề chỉ tiêu đề mới trên hệ thống, chỉ tiêu đề này sẽ được chuyển đến cấp quản lý cấp trên để duyệt và phê duyệt. Mỗi cấp quản lý có thể xem, đánh giá và đưa ra quyết định chỉ cho tiêu đề được xuất bản. Nếu chỉ tiêu đề được duyệt, nó sẽ được chuyển đến cấp quản lý tiếp theo để duyệt. Quá trình này tiếp tục cho đến khi chỉ tiêu được phê duyệt bởi tất cả các cấp quản lý.

Việc thiết lập quá trình duyệt chỉ tiêu nhiều cấp trên digiiTeamW giúp đảm bảo tính khả thi và chính xác của chỉ tiêu, từ đó giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.

Có thể tạo nhanh nhiều chỉ tiêu con trên DigiiTeamW không?

Có, trên digiiTeamW, bạn có thể tạo nhanh và dễ dàng các tiêu chí con bằng cách sử dụng tính năng “Tạo con KPI nhanh”. Bạn có thể tạo nhiều chỉ tiêu con cùng lúc bằng cách nhập danh sách các chỉ tiêu con vào mẫu Excel và tải lên hệ thống. Sau đó, hệ thống sẽ tự động tạo ra các tiêu đề tương ứng duy nhất trong danh sách KPI.