KPI phòng hành chính cùng cách xây dựng hiệu quả

Phòng hành chính là một phòng không thể thiếu trong một doanh nghiệp. Đây là nơi có chức năng quản lý những thủ tục hành chính, pháp lý của công ty. Vì vậy, xây dựng KPI cho phòng hành chính là nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, để xây dựng được KPI cho phòng hành chính không hề đơn giản. Để có hiểu biết rõ ràng, hãy cùng OOC tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

KPI hành chính là gì? 

KPI hành chính là chỉ số được thiết lập giúp nhà quản trị theo dõi hiệu quả công việc tại vị trí này. Chỉ tiêu KPI được đặt ra cho phòng hành chính nhằm tiến hành đo lường tiến độ công việc hướng tới mục tiêu chung của cả công ty. Tương tự như phòng ban khác, phòng hành chính cũng cần một bảng chỉ tiêu KPI để đánh giá nhân viên và thúc đẩy cả phòng phát triển. 

Đọc thêm: 

KPI về nhân sự mà mọi doanh nghiệp nên tham khảo

KPI là gì? Chỉ tiêu KPI thông dụng trong marketing

Tiến trình xây dựng bộ chỉ số KPI cho nhân viên phòng hành chính

Sau khi trải qua nghiên cứu, cùng với quá trình làm việc cẩn thận, chúng tôi đưa ra tiến trình xây dựng KPI cho nhân viên hành chính qua các bước dưới đây

Xây dựng bản mô tả công việc

Bước đầu tiên, công ty cần xây dựng bản mô tả công việc cho nhân viên hành chính. Bản mô tả sẽ giúp nhân viên hiểu được cơ bản về công việc mà mình cần làm. Đây sẽ là cơ sở đầu tiên để tiến hành các bước đánh giá về sau.

Sắp xếp nhiệm vụ cho từng vị trí

Bước tiếp theo để xây dựng KPI cho phòng hành chính là phân bổ nhiệm vụ cho từng vị trí của bộ phận hành chính. Từng công việc và nhiệm vụ được giao vẫn cần gắn với mục tiêu chung của tập đoàn.  Theo từng vị trí sẽ có nhiệm vụ, KPI khác nhau

Công tác quản lý văn thư, lưu trữ, lễ tân

• Soạn thảo mọi văn bản, tài liệu ban hành theo yêu cầu của lãnh đạo.
• Nhận công văn, in và chuyển tài liệu nội bộ.
• Phân loại, sắp xếp, lưu trữ và bảo quản tài liệu, công văn nội bộ.
• Quản lý và sử dụng con dấu chính thức của tập đoàn.
• Trực và trả lời điện thoại từ các phòng ban, đối tác.
• Thực hiện cấp phát văn phòng phẩm theo quy định.

Theo dõi, quản lý tài sản

• Theo dõi, quản lý các tài sản chung của công ty.
• Giám sát trang thiết bị văn phòng và có văn bản đề xuất thay thế.
• Khai thác, sử dụng và bảo trì các công cụ, sửa chữa trụ sở làm việc.
• Chủ trì thực hiện công tác mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ phục vụ hoạt động của đơn vị.
• Chủ trì xây dựng các nội quy, quy chế liên quan đến hoạt động nội bộ của đơn vị.

Thực hiện công tác bảo vệ an toàn lao động, chính trị nội bộ

• Huấn luyện nhân viên về an toàn và bảo hộ lao động.
• Kiểm tra về an toàn phòng chống cháy, nổ trong cả công ty.
• Khám sức khỏe định kỳ cho người lao động.

Thực hiện công tác thống kê, báo cáo theo quy định

• Lên kế hoạch thống kê, lập báo cáo khi được Giám đốc yêu cầu.
• Tham gia đóng góp ý kiến xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực công tác thuộc chức năng tham mưu của phòng.
• Thực hiện những nhiệm vụ khác thuộc thẩm quyền.

Xây dựng KPI mục tiêu

Để xây dựng được KPI mục tiêu cho phòng hành chính, cần chú ý tới mục tiêu chung của cả công ty. Doanh nghiệp sẽ phải phân bổ mục tiêu chung này cho từng bộ phận với các chức năng riêng. Sau đó, trưởng bộ phận sẽ tiếp tục phân chia nhiệm vụ nhỏ xuống cho nhân viên. Để có thể đảm bảo hoạt động kinh doanh từ công ty, phòng hành chính cần thực hiện tốt mục tiêu được để ra cho từng bộ phận trong phòng.

Xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân

Công ty sẽ xây dựng bảng KPI cơ bản và KPI mục tiêu cho nhân viên. Sau đó, trưởng phòng sẽ xây dựng KPI tổng hợp cho nhân viên. KPI tổng hợp cho cá nhân sẽ được thiết lập dựa trên từng tiêu chí, tần suất và  có những thước đo phù hợp.

Xác định cách tính KPI phù hợp cho nhân viên Hành chính

Tiến hành đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng KPI đến mục tiêu, kế hoạch của công ty. Do đó mới có thể đánh giá chính xác trọng số của từng KPI. Công ty cần đánh giá nhân viên dựa trên KPI và theo năng lực đóng góp. Trong đó, 70% sẽ dựa trên KPI, 30% sẽ dựa trên năng lực đóng góp. Năng lực đóng góp có 3 yếu tố là kiến thức, kỹ năng và thái độ mỗi yếu tố sẽ chiếm 10%.

Nguyên tắc tính điểm của KPI theo hiệu suất 

• Cách tính KPI theo hiệu suất thành phần

Hiệu suất KPI thành phần = (Kết quả thực tế / Mục tiêu) x trọng số

• Cách tính KPI theo hiệu suất tổng

Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất thành phần 1 + Hiệu suất thành phần 2 + …. + Hiệu suất thành phần n

Tổng hợp thành bản đánh giá công việc của cá nhân hoàn chỉnh

Sau khi xác định được các yếu tố trên, công ty sẽ tổ chức đánh giá nhân viên hành chính. Sau đó ban lãnh đạo sẽ tổng hợp thành một bản đánh giá hoàn chỉnh. Theo đó công ty sẽ có dữ liệu để đánh giá được năng lực chung của nhân viên.

Các chỉ số quan trọng để đánh giá nhân viên hành chính 

Việc xây dựng KPI cho nhân viên phòng hành chính dựa trên các chỉ số chuyên môn. Với từng vị trí, công ty sẽ có những tiêu chí đánh giá khác nhau. Xác định các chỉ số này sẽ giúp cho việc đánh giá KPI trở nên dễ dàng và hiệu quả cao hơn. Các chỉ số quan trọng được xây dựng để tính KPI cho nhân viên hành chính bao gồm:

Chỉ số KPI cho trưởng phòng hành chính

Trưởng phòng hành chính sẽ là người quản lý các công việc chung trong phòng. Vì vậy, ban lãnh đạo cần đưa ra các chỉ tiêu KPI đánh giá cho vị trí này thật rõ ràng. Khi thực hiện công việc của mình, trưởng phòng hành chính sẽ có thể được đánh giá dựa trên các chỉ số

• Số lần vi phạm về quy định công tác quản lý hành chính của công ty.
• Tỷ lệ chi tiêu chi phí cố định về hành chính (xăng xe, tem thư …) theo kế hoạch đề ra.
• Tỷ lệ tài liệu được lưu trữ đúng theo quy định của công ty.
• Số lần vi phạm về quy định quản lý con dấu (bảo mật pháp lý) cho công ty.
• Số lần vi phạm về quy định quản lý tài liệu của công ty.
• Số lần vi phạm về quy chế quản lý tài sản khối văn phòng của công ty.
• Số lần vi phạm về quy định công tác lế tân, tạp vụ của công ty.

KPI cho nhân viên hành chính lễ tân

Nhân viên lễ tân gần như là điểm chạm đầu tiên của khách hàng khi đến thăm công ty. Vì vậy, vị trí này cũng được đánh giá quan trọng không kém. Do đó, cần thiết lập KPI đánh giá cho vị trí này dựa trên một vài chỉ tiêu dưới đây

• Số lần khách hàng nội bộ và bên ngoài phàn nàn về chất lượng phục vụ của công tác lễ tân trong từng kỳ.
•  Số lần vi phạm về quy định công tác lễ tân của công ty.
• Tỷ lệ đánh giá tích cực của khách hàng đối với thái độ phục vụ của lễ tân theo từng kỳ.

KPI cho nhân viên văn thư lưu trữ

Nhân viên văn thư lưu trữ là bộ phận lưu giữ tài liệu nội bộ pháp lý quan trọng của công ty. Bộ phận này đặc biệt quan trọng khi nắm giữ con dấu chính thức của tập đoàn. Như vậy, vị trí này cùng cần được đặt ra KPI để đánh giá, một vài chỉ tiêu đánh giá nổi bật

• Số lần vi phạm về quy định quản lý con dấu (bảo mật).
• Số lần vi phạm về quy định quản lý tài liệu của công ty.
• Số lần chuyển công văn tài liệu không chính xác (đối tượng), (tài liệu) và không đúng thời hạn quy định (căn cứ trên xác nhận của người nhận ở sổ giao nhận tài liệu).
• Số lần khách hàng (nội bộ và bên ngoài) phàn nàn về chất lượng phục vụ trong kỳ của văn thư.
• Tỷ lệ tài liệu được lưu trữ đúng theo quy định của công ty.
• Tỷ lệ văn bản đóng dấu ban hành không đảm bảo tính hợp thức, hợp pháp.

Các chỉ số KPI cho phòng hành chính liên quan khác

Bên cạnh ba nhóm chỉ số trên, dưới đây là một vài chỉ số quan trọng không kém mà lãnh đạo có thể xem xét. Việc quan tâm chỉ số KPI này sẽ giúp công việc đánh giá càng thêm hoàn thiện

•  Tỷ lệ báo cáo chấm công cho Phòng chính xác.
•  Số lần vi phạm quản lý thủ tục về hộ khẩu, nội quy quản lý nhà ở tập thể.
• Tỷ lệ thanh toán các chi phí thuê xe đưa đón CN, dịch vụ vé máy bay chậm do nguyên nhân chủ quan.
• Số lần vi phạm về quy chế quản lý tài sản khối văn phòng của công ty.

Bên cạnh những chỉ tiêu được đưa ra như trên, trưởng phòng hành chính còn được đặt KPI theo tiêu chí chung như chỉ số quản lý đơn vị (áp dụng theo tiêu chí đánh giá đội ngũ cán bộ quản lý cấp trung, cơ sở), chỉ số ý thức kỷ luật cá nhân và chỉ số phát triển cá nhân.

Tựu chung lại, cũng như các phòng ban khác, việc xây dựng KPI phòng hành chính là điều cần thiết. Xây dựng KPI phòng tài chính trên thực tế sẽ giúp đánh giá hiệu quả làm việc của họ. Với từng giai đoạn, việc đề ra KPI sẽ thay đổi so với giai đoạn trước. Việc luôn quan tâm và chú ý đến từng thay đổi sẽ là chìa khóa của những bước tiến, nhất là trong bối cảnh kinh tế đang khó khăn như vậy.

Đọc thêm:

• 10 phần mềm KPI tốt nhất cho doanh nghiệp.