Bạn đã bao giờ trải qua tình huống trong dự án mà tiến độ trì hoãn, công việc không hoàn thành đúng hạn và kế hoạch bị đảo lộn? Quản lý tiến độ dự án là một yếu tố không thể thiếu để đảm bảo sự thành công và hoàn thiện đúng hẹn của dự án. Với quy trình chính xác, bạn có thể theo dõi và điều chỉnh tiến độ một cách hiệu quả, đảm bảo dự án đạt được mục tiêu một cách mạnh mẽ và đáng tin cậy. Hãy cùng khám phá các bước quản lý tiến độ dự án để tiến tới thành công đáng mơ ước.
Quản lý tiến độ dự án là gì?
Khái niệm
Quản lý tiến độ dự án là quá trình xác định, lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát tiến trình thực hiện các công việc trong dự án để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ. Nó là một phần quan trọng của quản lý dự án và giúp đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời gian và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Quản lý tiến độ dự án đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng dự án hoàn thành đúng thời gian và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Nó giúp tăng cường khả năng dự án hoàn thành thành công, giảm thiểu rủi ro trễ hẹn và tăng cường hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực.
Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì? Tổng quan về quản lý dự án
Các hoạt động quản lý tiến độ dự án
- Xác định tiến độ dự án: Quá trình này bao gồm việc xác định các công việc cần thực hiện, thời gian cần thiết và sự phụ thuộc giữa các công việc. Kế hoạch tiến độ dự án được tạo ra dựa trên thông tin này, đặt ra mục tiêu và lịch trình cho từng công việc.
- Lập kế hoạch tiến độ: Dựa trên kế hoạch tiến độ dự án, một lịch trình chi tiết được tạo ra, bao gồm các công việc cần thực hiện, thời gian hoàn thành và nguồn lực cần thiết. Kế hoạch tiến độ giúp xác định các khối lượng công việc, phân bổ nguồn lực và thiết lập một mô hình thời gian cho dự án.
- Theo dõi tiến độ: Trong quá trình thực hiện dự án, quản lý tiến độ đảm bảo rằng tiến trình thực tế được theo dõi và so sánh với kế hoạch ban đầu. Các công việc hoàn thành và tiến trình thực hiện được ghi lại và so sánh với lịch trình dự án để xác định sự chênh lệch và tiến độ thực tế của dự án.
- Kiểm soát tiến độ: Dựa trên thông tin được thu thập từ việc theo dõi tiến độ, các biện pháp kiểm soát và điều chỉnh được thực hiện để đảm bảo rằng dự án tiến hành đúng tiến độ. Điều chỉnh có thể bao gồm việc thay đổi lịch trình, phân bổ lại nguồn lực, hoặc áp dụng biện pháp ưu tiên để đảm bảo tiến độ dự án được duy trì.
Lợi ích của việc quản lý tiến độ dự án mang lại
Việc quản lý tiến độ dự án mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho sự thành công và hiệu quả của dự án:
- Cho phép nhà quản lý dự án nhận biết và điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp với dự án
- Nhà quản lý dự án có thể đánh giá và định rõ các rủi ro tiềm ẩn, lập kế hoạch phòng ngừa và ứng phó để giảm thiểu tác động tiêu cực lên tiến độ dự án.
- Cung cấp cơ chế kiểm soát và theo dõi chặt chẽ, cho phép nhà quản lý dự án theo dõi sự tiến bộ và xác định sự chênh lệch giữa tiến độ kế hoạch và tiến trình thực tế. Điều này giúp đưa ra quyết định nhanh chóng và áp dụng các biện pháp điều chỉnh để đảm bảo dự án diễn ra theo kế hoạch.
- Phát hiện các vấn đề và trễ hẹn ngay từ giai đoạn ban đầu. Như vậy, các biện pháp khắc phục và điều chỉnh có thể được thực hiện sớm, tránh sự leo thang và ảnh hưởng tiêu cực đến dự án.
- Nhà quản lý dự án có thể xây dựng sự tin cậy và hài lòng từ phía khách hàng. Điều này tạo dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng và tăng khả năng thành công của các dự án tương lai.
Quy trình quản lý tiến độ dự án
Quy trình quản lý tiến độ dự án bao gồm 6 bước chính để xác định, lập kế hoạch và theo dõi tiến trình thực hiện dự án. Dưới đây là 6 bước trong quy trình này:
Xác định công việc cần thực hiện:
Nhà quản lý cần phải xác định và liệt kê tất cả các công việc cần thực hiện để hoàn thành dự án. Công việc này cần được phân rã thành các phần tử nhỏ hơn và xác định rõ trình tự và sự phụ thuộc giữa các công việc.
Xác định thời gian hoàn thành:
Sau khi đã xác định được các công việc cần thực hiện, nhà quản lý cần xác định thời gian dự kiến hoàn thành cho mỗi công việc. Các công việc cần được ước lượng thời gian hoàn thành dựa trên kinh nghiệm, tài liệu tham khảo hoặc đánh giá từ các chuyên gia. Thời gian hoàn thành cho mỗi công việc sẽ được ghi lại trong lịch trình dự án.
Lập kế hoạch tiến độ dự án:
Bước này bao gồm việc sắp xếp các công việc vào một lịch trình dự án chi tiết. Lịch trình này xác định thời gian bắt đầu và kết thúc cho mỗi công việc, thể hiện trình tự và sự phụ thuộc giữa các công việc. Tạo lịch trình rõ ràng sẽ giúp tạo ra khung tham chiếu để vạch ra kế hoạch hay lịch trình cụ thể của dự án. Kế hoạch tiến độ cần cân nhắc đến các yếu tố như nguồn lực, ưu tiên và khả năng thực hiện.
Theo dõi tiến trình thực hiện:
Bước này liên quan đến việc theo dõi và ghi lại tiến trình thực hiện của các công việc trong dự án. Thông qua việc thu thập thông tin và cập nhật tiến trình, nhà quản lý dự án có thể biết được các công việc đã hoàn thành, đang thực hiện và chưa bắt đầu. Các công cụ và phương pháp như sơ đồ Gantt, biểu đồ bánh răng hoặc phần mềm quản lý dự án có thể được sử dụng để theo dõi tiến trình.
Đánh giá tiến trình và chênh lệch:
Nhà quản lý dự án kiểm tra xem liệu dự án đang diễn ra theo kế hoạch hay có sự chênh lệch. Đánh giá này cung cấp thông tin về tình trạng tiến độ và đưa ra những cơ hội hoặc thách thức trong việc đạt được tiến độ dự án.
Áp dụng biện pháp điều chỉnh:
Bước cuối cùng trong quy trình quản lý tiến độ dự án là áp dụng các biện pháp điều chỉnh để duy trì hoặc điều chỉnh tiến độ. Điều chỉnh có thể bao gồm thay đổi lịch trình, phân bổ lại nguồn lực, điều chỉnh phạm vi công việc hoặc thực hiện các biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu sự chênh lệch tiến độ.
Quy trình quản lý tiến độ dự án giúp đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng tiến độ và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Nó cung cấp khả năng theo dõi, đánh giá và điều chỉnh tiến trình thực hiện dự án để đảm bảo sự thành công và hiệu quả nhất.
Phần mềm Quản lý tiến độ dự án
Phần mềm Trello
Trello – Phần mềm Quản lý dự án được xây dựng theo nguyên tắc “Kanban” của Nhật Bản. Trello bao gồm giám sát nhất quán tất cả các giai đoạn sản xuất. Nó là một công cụ tuyệt vời cho các dự án tiêu chuẩn và thuận tiện cho cả chỉ thị lệnh và công việc cá nhân. Giao diện bao gồm các bảng khác nhau, đại diện cho các dự án hoặc quy trình trong công ty.
Mỗi bảng bao gồm:
- danh sách các nhiệm vụ
- thẻ với mô tả
- nhận xét
- tệp file
- thẻ màu và thời hạn.
Phần mềm quản lý công việc Trello
Phần mềm cũng cho phép các công việc dưới dạng lịch. Các chức năng cơ bản của Trello đều miễn phí và cho phép bạn làm việc không bị ràng buộc giới hạn. Tất nhiên bản trả phí sẽ cung cấp nhiều tính năng nâng cao hơn.
Phần mềm quản lý dự án online Basecamp
Basecamp là phần mềm quản lý dự án online đáng chú ý. Đây là phần mềm giúp quản lý dự án từ xa hiệu quả, giao và nhận việc cho các thành viên trong dự án tức thời, chính xác.
Phần mềm Basecamp
Ưu điểm
- Bảng tin: giúp đưa những thông báo, ý tưởng mới, cập nhật tiến độ… ngay trên giao diện hiển thị để nắm bắt thông tin nhanh nhất
- Tạo Danh sách công việc cần hoàn thành, được chỉ định hay những công việc/dự án đến hạn hoàn thành
- Lên lịch công việc theo tầm quan trọng theo các đầu việc
- Đính kèm các file thông tin, tài liệu tham khảo hoặc kết quả công việc vào dự án
- Tạo group chat để trao đổi công việc…
Phần mềm Quản lý dự án Microsoft Project
Các phần mềm của Microsoft đã quá quen thuộc với người dùng. Phần mềm quản lý dự án Microsoft Project giúp doanh nghiệp quản lý kế hoạch, tiến độ dự án một cách nhanh chóng, chuẩn xác.
Ưu điểm
- Quản lý các dự án đang tham gia một cách tập trung nhất
- Quản lý dự án mọi lúc mọi nơi, giao và nhận việc nhanh chóng, hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả nhờ kết nối Internet
- Giao diện dưới dạng bảng, lưới, danh sách… giúp đem lại thông tin trực quan nhất
- Cung cấp 2 loại giải pháp: Cloud-based (điện toán đám mây) và On-premise (lưu trữ tại chỗ)
- Đầy đủ chức năng giao, nhận, quản lý tiến độ, đánh giá dự án …
- Quen thuộc với nhiều thế hệ người dùng tại Việt nam
Phần mềm quản lý tiến độ dự án Jira
Jira là công cụ quản lý dự án giúp thiết lập kế hoạch, theo dõi công việc theo phương pháp quản lý linh hoạt, tập trung vào hiệu quả, còn gọi là phương pháp quản lý Agile.
Jira thường phổ biến trong các doanh nghiệp liên quan đến lĩnh vực công nghệ, dùng để lên kế hoạch, theo dõi lộ trình phát hành và phát triển sản phẩm, báo cáo lỗi phần mềm khi triển khai hoặc nâng cấp.
Ưu điểm
- Cung cấp khá đầy đủ tính năng của một phần mềm quản lý dự án:
- Lập kế hoạch dự án, theo dõi tiến độ các hoạt động, tình trạng thực hiện công việc.
- Hệ thống báo cáo được chia nhỏ, giúp người dùng biết được tiến độ, khối lượng công việc phù hợp và những đầu việc đã hoàn thành, sắp tới hạn để chủ động thời gian làm việc. Báo cáo qua biểu đồ khá trực quan, sinh động
- Phân quyền chi tiết cho các thành viên tham gia dự án
- Tích hợp với bên thứ ba thông qua cổng API
- Thiết lập quy trình làm việc dạng workflow đối với các loại dự án theo quy trình chuẩn, giúp quản lý nhất quán, không bị chồng chéo giữa các bộ phận
Phần mềm Jira
Phần mềm Quản lý Dự án chuyên nghiệp digiiPM
digiiPM là phần mềm quản lý dự án chuyên sâu, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý liên dự án – cùng lúc vận hành nhiều dự án khác nhau và có thể sử dụng cùng 1 nhân sự ở cá dự án khác nhau. Phần mềm quản lý dự án phù hợp cho những doanh nghiệp hoạt động theo mô hình dự án như các lĩnh vực Xây dựng, Bất động sản, Tư vấn Quản lý…
Tính năng của Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM
Lập kế hoạch dự án
Phần mềm quản lý dự án digiiPM được thiết kế dựa trên nền tảng WBS để giúp trưởng dự án quản lý dự án một các nhanh chóng. digiiPM hỗ trợ người dùng tạo dự án, thêm thành viên, tạo danh sách công việc, gán các tham số cho công việc như người phụ trách, thời hạn, cho phép quản lý đa dự án…Giao diện đơn giản giúp tối ưu hiển thị tới người dùng, cho trải nghiệm dễ dàng, thân thiện khi trưởng dự án cùng lúc phải quản lý nhiều dự án. Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM cũng cung cấp các giao diện khác như GANTT chart hoặc Kanban giúp người dùng có nhiều lựa chọn hiển thị kế hoạch dự án tùy theo mục tiêu quản lý.
Quản lý tiến độ hoạt động dự án
Tình hình tiến độ dự án sẽ luôn được phần mềm digiiPM ghi nhận và báo cáo real-time theo lượt update. Dựa vào những lần cập nhật tiến độ cho từng đầu việc phần mềm có thể cập nhật phần trăm hoàn thành của công việc đó. Trưởng dự án có thể dựa vào các con số phần trăm để đánh giá mức độ đúng hẹn của dự án. Ngoài ra, dựa trên so sánh giữa ngày bắt đầu và deadline, phần mềm có thể đưa ra cảnh báo về tình trạng dự án: Chưa triển khai, đang thực hiện, hoàn thành/ trễ hạn.
Quản lý chất lượng và khối lượng của dự án
Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM cho phép nhập số kế hoạch và kết quả hoàn thành khối lượng công việc theo từng dự án. Trưởng dự án có thể điều chỉnh kế hoạch triển khai so với kế hoạch duyệt ban đầu, lưu kế hoạch điều chỉnh, tạo sự linh hoạt cho những thay đổi cần thiết. Phần mềm cũng tự tổng hợp và tính toán mức độ hoàn thành dự án theo kế hoạch được duyệt và đưa ra kết luận, cảnh báo.
Phần mềm giúp phân loại và lọc dự án theo các tiêu chí (tiến độ – nguyên nhân chậm, tình trạng, đơn vị/ người phụ trách, thời gian, loại dự án, vấn đề và phương án giải quyết – mức độ nghiêm trọng…).
Quản lý nhân sự dự án
Theo nguyên tắc 5W2H, phần mềm cập nhật đơn vị đảm nhận dự án, cá nhân thực hiện công việc. Những đơn vị, cá nhân này cũng sẽ được phân quyền trên hệ thống để cập nhật kết quả công việc. Số lượng và chất lượng dự án/ công việc của mỗi thành viên trong team sẽ được thống kê và báo cáo trên phần mềm. Việc này là rất cần thiết để nhà quản lý xây dựng kế hoạch tối ưu nguồn nhân lực và hiệu suất công việc.
Quản lý chi phí dự án
Với từng hạng mục dự án, phần mềm digiiPM cho phép nhập tay trực tiếp hoặc import từ file Excel từng đợt thanh toán và tổng chi phí. Qua những lần ghi nhận, trưởng dự án có thể cập nhật tiến độ giải ngân. Đây là tính năng thiết yếu dùng để so sánh tiến độ giải ngân theo kế hoạch và thực tế. Từ đó có kế hoạch điều chỉnh hợp lý, bảo đảm tiến độ dự án.
Quản lý tài liệu dự án
Các thành viên trong dự án có thể upload tài liệu của dự án hoặc các hạng mục, hoạt động tương ứng. Điều này giúp quản lý đồng bộ tài liệu dự án.
Hỗ trợ giao tiếp giữa các thành viên trong dự án
Phần mềm có hệ thống giao tiếp, hỗ trợ quá trình trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án một cách tập trung. Tính năng này giúp trưởng dự án và các thành viên có thể quản lý tập trung cả hoạt động/tiến độ dự án, tài liệu dự án và giao tiếp trong dự án tại một nền tảng thống nhất thay vì quản lý phân tán như tại nhiều DN hiện nay.
Hệ thống dashboard đa dạng, báo cáo nhanh
Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM có hệ thống dashboard đa dạng, báo cáo chi tiết các thông số liên quan đến sự án: từ tiến độ, chất lượng, chi phí, trạng thái. Các biểu đồ so sánh giữa kế hoạch và kết quả thực tế đều được hiển thị rõ ràng với hệ thống dashboard của digiiPM.
Bảng tiến độ đa dự án trên màn hình điều khiển trung tâm
Phần mềm có chế độ hiển thị như một bảng tin có thể chọn hiển thị nhiều kiểu trên bảng tin theo các tiêu chí: tình trạng, kỳ hiển thị, dự án, đơn vị thực hiện… Người dùng có thể xem tổng thể các dự án hoặc chi tiết hạng mục dự án. Ở các công ty lớn như bất động sản hay xây dựng, bảng tiến độ đáp ứng yêu cầu hiển thị nhiều dự án tại một thời điểm trên màn hình trung tâm.
Phần mềm digiiPM có phiên bản miễn phí giới hạn tính năng dành cho người dùng cá nhân và đội nhóm nhỏ, bản Pro cho người dùng trả phí và bản Doanh nghiệp dành cho các doanh nghiệp chuyên nghiệp.
Kết luận
Bây giờ, bạn đã nhận thức về tầm quan trọng của việc quản lý tiến độ dự án và lợi ích mà nó mang lại. Hãy bắt đầu áp dụng quy trình quản lý tiến độ dự án, theo dõi và kiểm soát công việc một cách chặt chẽ để đạt được mục tiêu và hoàn thành dự án thành công. Với sự chủ động và cải thiện liên tục, bạn sẽ có khả năng quản lý tiến độ dự án một cách chuyên nghiệp và đạt được kết quả vượt xa mong đợi.
