Last updated on 16/01/2024
Bạn đã bao giờ trải qua tình huống trong dự án mà tiến độ trì hoãn, công việc không hoàn thành đúng hạn và kế hoạch bị đảo lộn? Quản lý tiến độ dự án là một yếu tố không thể thiếu để đảm bảo sự thành công và hoàn thiện đúng hẹn của dự án. Với quy trình chính xác, bạn có thể theo dõi và điều chỉnh tiến độ một cách hiệu quả, đảm bảo dự án đạt được mục tiêu một cách mạnh mẽ và đáng tin cậy. Hãy cùng khám phá các bước quản lý tiến độ dự án để tiến tới thành công đáng mơ ước.
Quản lý tiến độ dự án là quá trình xác định, lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát tiến trình thực hiện các công việc trong dự án để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ. Nó là một phần quan trọng của quản lý dự án và giúp đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời gian và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Quản lý tiến độ dự án đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng dự án hoàn thành đúng thời gian và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Nó giúp tăng cường khả năng dự án hoàn thành thành công, giảm thiểu rủi ro trễ hẹn và tăng cường hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực.
Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì? Tổng quan về quản lý dự án
Việc quản lý tiến độ dự án mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho sự thành công và hiệu quả của dự án:
Quy trình quản lý tiến độ dự án bao gồm 6 bước chính để xác định, lập kế hoạch và theo dõi tiến trình thực hiện dự án. Dưới đây là 6 bước trong quy trình này:
Nhà quản lý cần phải xác định và liệt kê tất cả các công việc cần thực hiện để hoàn thành dự án. Công việc này cần được phân rã thành các phần tử nhỏ hơn và xác định rõ trình tự và sự phụ thuộc giữa các công việc.
Sau khi đã xác định được các công việc cần thực hiện, nhà quản lý cần xác định thời gian dự kiến hoàn thành cho mỗi công việc. Các công việc cần được ước lượng thời gian hoàn thành dựa trên kinh nghiệm, tài liệu tham khảo hoặc đánh giá từ các chuyên gia. Thời gian hoàn thành cho mỗi công việc sẽ được ghi lại trong lịch trình dự án.
Bước này bao gồm việc sắp xếp các công việc vào một lịch trình dự án chi tiết. Lịch trình này xác định thời gian bắt đầu và kết thúc cho mỗi công việc, thể hiện trình tự và sự phụ thuộc giữa các công việc. Tạo lịch trình rõ ràng sẽ giúp tạo ra khung tham chiếu để vạch ra kế hoạch hay lịch trình cụ thể của dự án. Kế hoạch tiến độ cần cân nhắc đến các yếu tố như nguồn lực, ưu tiên và khả năng thực hiện.
Bước này liên quan đến việc theo dõi và ghi lại tiến trình thực hiện của các công việc trong dự án. Thông qua việc thu thập thông tin và cập nhật tiến trình, nhà quản lý dự án có thể biết được các công việc đã hoàn thành, đang thực hiện và chưa bắt đầu. Các công cụ và phương pháp như sơ đồ Gantt, biểu đồ bánh răng hoặc phần mềm quản lý dự án có thể được sử dụng để theo dõi tiến trình.
Nhà quản lý dự án kiểm tra xem liệu dự án đang diễn ra theo kế hoạch hay có sự chênh lệch. Đánh giá này cung cấp thông tin về tình trạng tiến độ và đưa ra những cơ hội hoặc thách thức trong việc đạt được tiến độ dự án.
Bước cuối cùng trong quy trình quản lý tiến độ dự án là áp dụng các biện pháp điều chỉnh để duy trì hoặc điều chỉnh tiến độ. Điều chỉnh có thể bao gồm thay đổi lịch trình, phân bổ lại nguồn lực, điều chỉnh phạm vi công việc hoặc thực hiện các biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu sự chênh lệch tiến độ.
Quy trình quản lý tiến độ dự án giúp đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng tiến độ và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Nó cung cấp khả năng theo dõi, đánh giá và điều chỉnh tiến trình thực hiện dự án để đảm bảo sự thành công và hiệu quả nhất.
Trello – Phần mềm Quản lý dự án được xây dựng theo nguyên tắc “Kanban” của Nhật Bản. Trello bao gồm giám sát nhất quán tất cả các giai đoạn sản xuất. Nó là một công cụ tuyệt vời cho các dự án tiêu chuẩn và thuận tiện cho cả chỉ thị lệnh và công việc cá nhân. Giao diện bao gồm các bảng khác nhau, đại diện cho các dự án hoặc quy trình trong công ty.
Mỗi bảng bao gồm:
Phần mềm cũng cho phép các công việc dưới dạng lịch. Các chức năng cơ bản của Trello đều miễn phí và cho phép bạn làm việc không bị ràng buộc giới hạn. Tất nhiên bản trả phí sẽ cung cấp nhiều tính năng nâng cao hơn.
Basecamp là phần mềm quản lý dự án online đáng chú ý. Đây là phần mềm giúp quản lý dự án từ xa hiệu quả, giao và nhận việc cho các thành viên trong dự án tức thời, chính xác.
Ưu điểm
Các phần mềm của Microsoft đã quá quen thuộc với người dùng. Phần mềm quản lý dự án Microsoft Project giúp doanh nghiệp quản lý kế hoạch, tiến độ dự án một cách nhanh chóng, chuẩn xác.
Ưu điểm
Jira là công cụ quản lý dự án giúp thiết lập kế hoạch, theo dõi công việc theo phương pháp quản lý linh hoạt, tập trung vào hiệu quả, còn gọi là phương pháp quản lý Agile.
Jira thường phổ biến trong các doanh nghiệp liên quan đến lĩnh vực công nghệ, dùng để lên kế hoạch, theo dõi lộ trình phát hành và phát triển sản phẩm, báo cáo lỗi phần mềm khi triển khai hoặc nâng cấp.
Ưu điểm
digiiPM là phần mềm quản lý dự án chuyên sâu, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý liên dự án – cùng lúc vận hành nhiều dự án khác nhau và có thể sử dụng cùng 1 nhân sự ở cá dự án khác nhau. Phần mềm quản lý dự án phù hợp cho những doanh nghiệp hoạt động theo mô hình dự án như các lĩnh vực Xây dựng, Bất động sản, Tư vấn Quản lý…
Phần mềm quản lý dự án digiiPM được thiết kế dựa trên nền tảng WBS để giúp trưởng dự án quản lý dự án một các nhanh chóng. digiiPM hỗ trợ người dùng tạo dự án, thêm thành viên, tạo danh sách công việc, gán các tham số cho công việc như người phụ trách, thời hạn, cho phép quản lý đa dự án…Giao diện đơn giản giúp tối ưu hiển thị tới người dùng, cho trải nghiệm dễ dàng, thân thiện khi trưởng dự án cùng lúc phải quản lý nhiều dự án. Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM cũng cung cấp các giao diện khác như GANTT chart hoặc Kanban giúp người dùng có nhiều lựa chọn hiển thị kế hoạch dự án tùy theo mục tiêu quản lý.
Tình hình tiến độ dự án sẽ luôn được phần mềm digiiPM ghi nhận và báo cáo real-time theo lượt update. Dựa vào những lần cập nhật tiến độ cho từng đầu việc phần mềm có thể cập nhật phần trăm hoàn thành của công việc đó. Trưởng dự án có thể dựa vào các con số phần trăm để đánh giá mức độ đúng hẹn của dự án. Ngoài ra, dựa trên so sánh giữa ngày bắt đầu và deadline, phần mềm có thể đưa ra cảnh báo về tình trạng dự án: Chưa triển khai, đang thực hiện, hoàn thành/ trễ hạn.
Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM cho phép nhập số kế hoạch và kết quả hoàn thành khối lượng công việc theo từng dự án. Trưởng dự án có thể điều chỉnh kế hoạch triển khai so với kế hoạch duyệt ban đầu, lưu kế hoạch điều chỉnh, tạo sự linh hoạt cho những thay đổi cần thiết. Phần mềm cũng tự tổng hợp và tính toán mức độ hoàn thành dự án theo kế hoạch được duyệt và đưa ra kết luận, cảnh báo.
Phần mềm giúp phân loại và lọc dự án theo các tiêu chí (tiến độ – nguyên nhân chậm, tình trạng, đơn vị/ người phụ trách, thời gian, loại dự án, vấn đề và phương án giải quyết – mức độ nghiêm trọng…).
Theo nguyên tắc 5W2H, phần mềm cập nhật đơn vị đảm nhận dự án, cá nhân thực hiện công việc. Những đơn vị, cá nhân này cũng sẽ được phân quyền trên hệ thống để cập nhật kết quả công việc. Số lượng và chất lượng dự án/ công việc của mỗi thành viên trong team sẽ được thống kê và báo cáo trên phần mềm. Việc này là rất cần thiết để nhà quản lý xây dựng kế hoạch tối ưu nguồn nhân lực và hiệu suất công việc.
Với từng hạng mục dự án, phần mềm digiiPM cho phép nhập tay trực tiếp hoặc import từ file Excel từng đợt thanh toán và tổng chi phí. Qua những lần ghi nhận, trưởng dự án có thể cập nhật tiến độ giải ngân. Đây là tính năng thiết yếu dùng để so sánh tiến độ giải ngân theo kế hoạch và thực tế. Từ đó có kế hoạch điều chỉnh hợp lý, bảo đảm tiến độ dự án.
Các thành viên trong dự án có thể upload tài liệu của dự án hoặc các hạng mục, hoạt động tương ứng. Điều này giúp quản lý đồng bộ tài liệu dự án.
Phần mềm có hệ thống giao tiếp, hỗ trợ quá trình trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án một cách tập trung. Tính năng này giúp trưởng dự án và các thành viên có thể quản lý tập trung cả hoạt động/tiến độ dự án, tài liệu dự án và giao tiếp trong dự án tại một nền tảng thống nhất thay vì quản lý phân tán như tại nhiều DN hiện nay.
Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM có hệ thống dashboard đa dạng, báo cáo chi tiết các thông số liên quan đến sự án: từ tiến độ, chất lượng, chi phí, trạng thái. Các biểu đồ so sánh giữa kế hoạch và kết quả thực tế đều được hiển thị rõ ràng với hệ thống dashboard của digiiPM.
Phần mềm có chế độ hiển thị như một bảng tin có thể chọn hiển thị nhiều kiểu trên bảng tin theo các tiêu chí: tình trạng, kỳ hiển thị, dự án, đơn vị thực hiện… Người dùng có thể xem tổng thể các dự án hoặc chi tiết hạng mục dự án. Ở các công ty lớn như bất động sản hay xây dựng, bảng tiến độ đáp ứng yêu cầu hiển thị nhiều dự án tại một thời điểm trên màn hình trung tâm.
Phần mềm digiiPM có phiên bản miễn phí giới hạn tính năng dành cho người dùng cá nhân và đội nhóm nhỏ, bản Pro cho người dùng trả phí và bản Doanh nghiệp dành cho các doanh nghiệp chuyên nghiệp.
Bây giờ, bạn đã nhận thức về tầm quan trọng của việc quản lý tiến độ dự án và lợi ích mà nó mang lại. Hãy bắt đầu áp dụng quy trình quản lý tiến độ dự án, theo dõi và kiểm soát công việc một cách chặt chẽ để đạt được mục tiêu và hoàn thành dự án thành công. Với sự chủ động và cải thiện liên tục, bạn sẽ có khả năng quản lý tiến độ dự án một cách chuyên nghiệp và đạt được kết quả vượt xa mong đợi.