Phần mềm ứng dụng – một trong những trang bị mà các bạn sinh viên thời công nghệ cần có khi đi xin việc. Dưới đây là danh sách 11 phần mềm ứng dụng/nhóm phần mềm ứng dụng mà các bạn sinh viên cần thành thạo để có được cơ hội việc làm tốt hơn.
Phần mềm soạn thảo văn bản – MS Word
Soạn thảo văn bản là một trong những công việc mà bạn phải làm nhiều nhất, đặc biệt là đối với các công việc ở các khối văn phòng, hoặc các công ty làm nhiều về nội dung. Việc thành thạo một phần mềm ứng dụng cho soạn thảo văn bản gần như là một yêu cầu bắt buộc đối với người đi làm. Tôi tin rằng nhiều bạn đều đã biết sử dụng phần mềm ứng dụng MS Word, nhưng hãy thử kiểm tra xem bạn có biết làm Mail Merge, tạo mục lục tự động, chèn nhãn (caption), tạo tham chiếu chéo (cross-reference) hay sử dụng thành thạo các phím tắt để tăng tốc độ soạn thảo văn bản?
Phần mềm bảng tính – MS Excel
Cũng như Word, Excel là một phần mềm ứng dụng phổ biến trong mọi doanh nghiệp. Thực tế thì Excel dễ sử dụng và thuận tiện đến mức ai cũng có thể dùng được.
Tuy nhiên sử dụng thành thạo và hiệu quả lại là việc khác. Bạn có biết cách tạo ra các công thức tương tự nhau một cách nhanh nhất mà không phải sửa đi sửa lại khi phạm vi tính toán thay đổi? Bạn có biết làm một bảng tính phức tạp và liên kết nhiều sheet? Hay tạo ra các công thức hơi phức tạp (nhưng hiệu quả)? Hay bạn có biết sử dụng các hàm chuyên ngành hơn như Thống kê? Kế toán? Đầu tư… Sử dụng thành thạo Excel, bạn sẽ có một vũ khí cực kỳ lợi hại có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực không chỉ trong công việc và cuộc sống.
Phần mềm trình chiếu – MS PowerPoint
Làm bài trình bày ngày càng trở nên quan trọng trong các doanh nghiệp, khi bạn phải bán hàng, phải trình bày ý tưởng, phải trình bày báo cáo? Tương tự như Word và Excel, phần mềm MS PowerPoint cực kỳ dễ sử dụng. Nhưng sử dụng một cách hiệu quả lại là vẫn đề mà ngay cả những người đã sử dụng lâu năm vẫn không đạt được. Bạn cần biết sử dụng Master Slide và tạo ra các master slides theo nhu cầu sử dụng để tạo ra những form mẫu trình bày đạt hiệu quả cao mà vẫn tiết kiệm thời gian.
Phần mềm MS Visio
MS Visio là phần mềm ứng dụng vẽ lưu đồ, sơ đồ với rất nhiều mẫu có sẵn giúp việc vẽ hình hay sơ đồ của bạn trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể vẽ trong Word, PowerPoint hay thậm chí trong Excel nhưng để vẽ các hình lưu đồ, sơ đồ tổ chức nhanh chóng và hiệu quả, Visio là lựa chọn tốt hơn cả.
Phần mềm ứng dụng MS Outlook
Hầu như ai đi làm cũng sử dụng phần mềm MS Outlook để nhận, gửi mail, hoặc quản lý lịch và lưu contacts. Tuy nhiên quan trọng nhất là bạn cần biết sử dụng MS Outlook để gửi và nhận thư một cách hiệu quả. Bạn có biết cách tạo ra chữ ký? Có biết cách sử dụng nhiều chữ ký khác nhau (ví dụ tiếng Anh, tiếng Việt) cho các email khác nhau? Có biết điều chỉnh format thư gửi đi? Hay tự cấu hình email của bạn trên Outlook?
Phần mềm Google Mail
Từ lâu Google Mail đã trở thành nền tảng email miễn phí lớn nhất thế giới, có lẽ là do tính đơn giản, dễ sử dụng và triển khai đồng bộ với các dịch vụ khác của Google. Việc sử dụng thành thạo Google Mail, kết hợp với MS Outlook như trên, bạn sẽ có một công cụ giao tiếp chuyên nghiệp. Nếu doanh nghiệp bạn cũng sử dụng nền tảng Google App Mail thì bạn sẽ không mất thời gian làm quen với ứng dụng mới.
Phần mềm Google Calendar/Google Task/Google Keep/Google Search
Không chỉ có email, Google còn cung cấp các dịch vụ khác như Google Calendar, Google Task, Google Keep cho các chức năng quản lý lịch làm việc, quản lý đầu việc và ghi chú của mình. Bạn có thể đồng bộ những thông tin này vào trên nhiều thiết bị khác nhau. Điều đó khiến cho việc sử dụng những phần mềm này trở nên rất hữu ích, nếu doanh nghiệp của bạn chưa có những nền tảng tương đương. Ai cũng biết Google Search, nhưng kỹ năng để tìm đúng thứ mình cần trong thời gian ngắn nhất là điều mà bạn cần chú ý.
Trình duyệt web Chrome/FireFox/Edge
Không bạn nào xa lạ với những các trình duyệt web khi mà nó một phần cuộc sống của các bạn. Nhiều phần mềm mà ngày nay các doanh nghiệp sử dụng cũng chạy trên nền tảng web. Do đó hiểu và biết cách sử dụng một cách hiệu quả các trình duyệt này sẽ giúp các bạn thao tác trên các phần mềm kia tốt hơn. Đồng thời, đây cũng là cánh cửa ra thế giới của các bạn. Thông tin về khách hàng, website của họ, các kho tri thức khổng lồ, đều thông qua trình duyệt này.
Phần mềm sửa ảnh cơ bản Picture Manager hoặc Picasa
Trong công việc, bạn sẽ cần sử dụng các công cụ sửa ảnh cơ bản, đôi khi chỉ để có bức ảnh hoặc tranh đúng khổ cần thiết, hoặc làm việc với logo của doanh nghiệp. Nếu bạn không biết Photoshop hay LightRoom thì 2 ứng ụng trên là các lựa chọn đơn giản hơn, nếu nhu cầu chỉnh sửa hình ảnh của bạn không quá phức tạp.
Phần mềm chat Zalo/Viber/Messenger
Không cần phải nói, thế hệ Z ai lớn lên với các nền tảng chat. Các nền tảng chat như Zalo, Viber hay Messenger là những công cụ giao tiếp cực kỳ hiệu quả trong nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên sử dụng các công cụ chat một cách hiêu quả trong công việc lại là việc khác. Bạn cần biết lợi thế của từng nền tảng để sử dụng phù hợp. Ví dụ, Zalo đặc biệt hiệu quả ở tính năng gửi/chia sẻ ảnh độ phân giải cao, nguyên size hoặc resize nhưng không làm giảm chất lượng ảnh. Zalo cũng rất mạnh ở chia sẻ file lớn, lên đến 300MB. Các phần mềm khác cũng có thế mạnh riêng. Bạn cũng cần lưu lý không lạm dụng những phần mềm này cho việc riêng.
Hệ điều hành MS Windows
Ngoài những phần mềm ứng dụng nói trên, bạn cần hiểu biết một chút về hệ điều hành máy tính phổ biến nhất mà bạn sử dụng hàng ngày. Chưa nói dến những yêu cầu phức tạp, bạn cần biết sử dụng phần mềm ứng dụng quan trọng của Windows, Explorer để tổ chức, sắp xếp, sao lưu hay đồng bộ dữ liệu của mình một cách khoa học.
Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
Các bài cùng chủ đề:
Học đại học là lựa chọn duy nhất?
Đơn xin việc ấn tượng cho sinh viên
Mẫu CV chuyên nghiệp cho sinh viên
6 lý do sinh viên HRM nên làm quen với phần mềm nhân sự trên ghế nhà trường
Các bài viết khác
Nghề tư vấn quản lý – Phần 2
