Cơ sở dữ liệu (CSDL) hay Database là một thành phần quan trọng của các phần mềm hoặc giải pháp quản lý, giúp lưu trữ, tổ chức, quản lý dữ liệu một cách khoa học và có tính hệ thống.
Vậy:
- Cơ sở dữ liệu (CSDL) là gì?
- Quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) là gì?
- Tầm quan trọng của quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) với các chức năng quản trị doanh nghiệp?
- Nghiên cứu thị trường
- Quản trị marketing
- Quản lý bán hàng
- Quản trị nhân sự
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Cơ sở dữ liệu quan hệ
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là gì?
Lưu trữ dữ liệu dưới dạng file
Khi sử dụng máy tính, thông thường ta lưu trữ thông tin dưới dạng file, lưu trong các thư mục khác nhau nhằm mục đích dễ dàng tìm kiếm. Cách lưu file riêng lẻ có các ưu khuyết điểm sau:
Ưu điểm:
- Với việc lưu trữ này thì rõ ràng khi ta cần là lưu ngay nên tốc độ triển khai sẽ nhanh
- Rõ ràng và trực quan với người không có chuyên môn công nghệ thông tin
Khuyết điểm:
- Dữ liệu không nhất quán, đôi khi có trường hợp nhiều người sử dụng một file và sẽ xảy ra hiện tượng lưu đè.
- Trùng lặp dữ liệu nhiều, dữ liệu không nhất quán
- Tính chia sẽ dữ liệu không cao (kém)
Hiện nay các cá nhân sử dụng máy tính đa số sử dụng cách lưu trữ này để lưu trữ thông tin cho riêng mình, nên nói về sự phổ biến thì cách này phổ biến nhất. Tuy nhiên, những hệ thống dữ liệu dùng chung lớn sẽ có rất nhiều hạn chế như việc truy xuất tìm kiếm dữ liệu chậm, khó bảo quản… Để khắc phục những hạn chế trên, khái niệm cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu được ra đời.
Cơ sở dữ liệu (CSDL)
Cơ sở dữ liệu (Database) đơn giản chỉ là tập hợp các thông tin được tổ chức theo một cấu trúc nhất định giúp dễ dàng đọc thông tin, chỉnh sửa, thêm hoặc xóa dữ liệu. Ví dụ: danh sách khách hàng của công ty gồm ít nhất các trường họ và tên, số điện thoại được coi là một cơ sở dữ liệu.
Ưu điểm của Cơ sở dữ liệu
Việc sử dụng hệ thống CSDL này sẽ khắc phục được những khuyết điểm của cách lưu trữ dạng file riêng lẻ:
- Giảm trùng lặp thông tin, đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu
- Cho phép dữ liệu được truy xuất theo nhiều cách khác nhau, từ nhiều người khác nhau và nhiều ứng dụng khác nhau
- Tăng khả năng chia sẻ thông tin
Yêu cầu của cơ sở dữ liệu
Tuy nhiên việc sử dụng hệ quản trị CSDL lại có những phiền hà không hề nhỏ sau đây:
- Phải đảm bảo tính chủ quyền của dữ liệu, vì khi sử dụng có tính chất chia sẻ cao
- Bảo mật quyền khai thác thông tin
- Bảo đảm vấn đề tranh chấp dữ liệu khi xảy ra
- Đảm bảo an toàn, toàn vẹn của dữ liệu
Trong cuộc sống hằng ngày chắc hẳn bạn có sử dụng qua các hệ thống CSDL nhưng bạn lại không biết. Chẳng hạn hằng ngày bạn vào đọc bài tin tức từ các trang báo, ở mỗi trang họ có dùng một hệ thống lưu trữ dữ liệu và khi bạn vào xem hệ thống sẽ trả dữ liệu về màn hình trình duyệt cho bạn xem. Rõ ràng bạn có thể truy cập một lúc nhiều trang và nhiều người có thể đọc một trang cùng một lúc được, nhưng vẫn đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu không bị sai lệch.
Quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) là gì?
Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là hệ thống được thiết kế để quản lý cơ sở dữ liệu tự động và có trật tự. Các hành động quản lý này bao gồm chỉnh sửa, xóa, lưu thông tin và tìm kiếm (truy xuất thông tin) trong một nhóm dữ liệu nhất định.
Nói một cách dễ hiểu hơn, hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là hệ thống tự động giúp người dùng có thể kiểm soát các thông tin, tạo, cập nhật và duy trì các CSDL. Trong đó, hai thành phần chính trong một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là: Bộ xử lý truy vấn (bộ xử lý yêu cầu) và bộ quản lý dữ liệu.
Tầm quan trọng của quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL)
Trong thời buổi công nghệ số hiện nay, nhiều quy trình, công đoạn hay các hệ thống quản trị đều được mã hóa và vận hành bởi các thiết bị, phần mềm nhằm giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất làm việc tốt nhất. Trên cơ sở đó, các hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu ra đời và đóng vai trò quan trọng trong xử lý và kiểm soát nguồn thông tin. Cụ thể, hệ thống quản trị CSDL có các chức năng chính như sau:
- Cung cấp môi trường tạo lập cơ sở dữ liệu: Hệ quản trị CSDL đóng vai trò cung cấp cho người dùng một ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu để mô tả, khai báo kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu.
- Cung cấp cách cập nhật và khai thác dữ liệu: Hệ quản trị CSDL cung cấp cho người dùng ngôn ngữ thao tác dữ liệu để diễn tả các yêu cầu, các thao tác cập nhật và khai thác cơ sở dữ liệu. Thao tác dữ liệu bao gồm: Cập nhật (nhập, sửa, xóa dữ liệu), Khai thác (tìm kiếm, kết xuất dữ liệu).
- Cung cấp các công cụ kiểm soát, điều khiển các truy cập vào cơ sở dữ liệu nhằm đảm bảo thực hiện một số yêu cầu cơ bản của hệ cơ sở dữ liệu. Bao gồm: (1) Đảm bảo an ninh, phát hiện và ngăn chặn các truy cập bất hợp pháp. (2) Duy trì tính nhất quán của dữ liệu. (3) Tổ chức và điều khiển các truy cập. (4) Khôi phục cơ sở dữ liệu khi có sự cố về phần cứng hay phần mềm. (5) Quản lí các mô tả dữ liệu.
Trong nghiên cứu thị trường
Với đặc điểm phải khảo sát số lượng lớn mẫu theo các tiêu chí lựa chọn, đồng thời chịu áp lực của khách hàng về việc phải cập nhật số liệu nhanh, chính xác, báo cáo đầy đủ, trong thời gian ngắn, việc sử dụng phần mềm và hệ cơ sở dữ liệu tương ứng hỗ trợ:
- Giảm lượng giấy tờ cần lưu trữ
- Quản lý lượng lớn kết quả khảo sát lâu dài, so sánh kết quả khảo sát qua các năm của cùng 1 khách hàng, cùng 1 chỉ tiêu dễ dàng, tức thời, hiệu quả
- Cuộc khảo sát luôn được cập nhật nhanh chóng, tránh trùng (1 khách hàng chỉ được khảo sát bởi 1 điều tra viên trừ trường hợp khác cho phép), tránh thiếu thông tin (phần mềm cảnh báo khi chưa đầy đủ các thông tin yêu cầu), sai lệch thông tin (do phải nhập lại từ giấy tờ vào file), mất dữ liệu (giấy tờ), tránh thiếu khách hàng cần khảo sát (phần mềm nhắc)
- Một số báo cáo đơn giản được trích xuất tức thời
- Việc kiểm soát điều tra viên và độ trung thực của kết quả điều tra đơn giản hơn
- Chi phí ban đầu có thể tăng lên, tuy nhiên, chi phí triển khai lâu dài giảm xuống.
Trong quản trị marketing
Marketing hiện đại cần và cũng tạo ra rất nhiều dữ liệu về khách hàng. Cơ sở dữ liệu tốt cho phép:
- Quản lý thông tin của khách hàng trong “đời thực” thông qua các tương tác của họ trên mạng xã hội
- Lưu trữ thông tin về các chiến dịch, danh sách khách hàng tìm kiếm được sau mỗi chiến dịch
- Làm căn cứ xây dựng chính sách và chiến dịch marketing để thu hút và lôi kéo khách hàng
- Dễ dàng đánh giá hiệu quả của chiến dịch thông qua dữ liệu phản hồi của khác hàng trong từng chiến dịch
- Cung cấp thêm các thông tin để phân nhóm, xây dựng các chiến dịch chăm sóc khách hàng phù hợp nhất với nhu cầu (theo dữ liệu giao dịch lịch sử) của khách hàng.
Trong quản lý bán hàng
Bán hàng sử dụng rất nhiều dữ liệu về khách hàng, cả hiện tại và tương lai. Cơ sở dữ liệu tốt cho phép:
- Quản lý hàng triệu khách hàng cùng lúc, lưu trữ toàn bộ các giao dịch, đặc điểm, kết quả, trạng thái… của từng khách hàng
- Cùng lúc tra cứu 1 hoặc nhiều khách hàng có các đặc điểm theo yêu cầu
- Cập nhật cùng lúc nhiều mặt của cùng một khách hàng theo phân quyền
- Phòng kinh doanh được phép sửa thông tin cơ bản, các thông tin phục vụ chăm sóc khách hàng, các đơn hàng
- Bộ phận kho, sản xuất lưu trữ thông tin các thông tin về kết quả sản xuất đơn hàng, tình trạng kho hàng
- Bộ phận kế toán lưu trữ các giao dịch liên quan đến đơn hàng, các chi phí phát sinh
- Các dữ liệu rời rạc từ các bộ phận trên được thống nhất, lưu trữ xuyên suốt trong suốt quá trình từ lúc tìm được đến lúc bán hàng, xuất hóa đơn và lịch sử giao dịch về sau, giảm tỷ lệ trùng lặp dữ liệu.
- Ngoài ra, việc lưu trữ file khách hàng riêng lẻ khiến các công ty gặp khó khăn khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc và cầm toàn bộ dữ liệu khách hàng sang công ty đối thủ. Cơ sở dữ liệu được phân quyền hiệu quả chỉ cho phép nhân viên tìm kiếm, lấy các thông tin cho phép, giảm rủi ro mất khách hàng không đáng có này.
- Dữ liệu lịch sử nhân viên kinh doanh giúp đánh giá các thế mạnh, yếu của từng nhân viên, giúp công ty xây dựng cơ chế thưởng phạt, đào tạo phù hợp nâng cao kết quả chung.
Trong quản trị nhân sự
Quản lý nhân sự là một quá trình kéo dài từ trước khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng đến cả sau khi nhân sự đó nghỉ khỏi công ty. Mỗi nhân sự bao gồm rất nhiều thông tin rời rạc, rất khó quản lý nếu chỉ quản lý bằng giấy tờ hoặc file riêng lẻ, đặc biệt khi cập nhật, thay đổi thông tin cá nhân, việc các dữ liệu không “khớp” với nhau không phải là hiếm. Một hệ thống phần mềm phù hợp sẽ giúp ban lãnh đạo công ty:
- Đánh giá hiệu quả của các đợt tuyển dụng,
- Thông tin nhân sự được lưu trữ đồng bộ trong suốt quá trình từ trước, trong và sau khi làm việc tại công ty: thông tin cơ bản về nhân sự, các quyết định liên quan, kết quả đánh giá hiệu suất làm việc, mức lương, khen thưởng, kỷ luật, quy hoạch, thăng chức… Các phần mềm thông tin nhân sự giúp quản lý thông tin cá nhân của nhân sự một cách bài bản và xuyên suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp.
- Thông tin được đảm bảo về tính đồng bộ, sẵn sàng, duy nhất, không trùng lặp… và chỉ được xem, sửa bởi những bộ phận / cá nhân được phân quyền phù hợp.
- Hệ thống báo cáo giúp đánh giá toàn diện các mặt của nhân sự công ty, từ đó xây dựng các kế hoạch đào tạo, tuyển dụng… hiệu quả, đúng nhu cầu
- Giúp xây dựng và đồng bộ hệ thống lương thưởng, phúc lợi phù hợp toàn hệ thống
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Nguyên tắc thiết kế CSDL
Thiết kế database (CSDL) cần đả bảo các nguyên tắc:
- Chính xác
- Tránh trùng lặp
- Dễ hiểu
- Chọn đúng thuộc tính và kiểu thuộc tính
- Chọn đúng mối quan hệ
Các bước thiết kế CSDL
Xác định yêu cầu, nghiệp vụ
Đây là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất. Xác định yêu cầu một cách đầy đủ, cụ thể sẽ giúp cho việc thiết kế CSDL trở lên dễ dàng hơn. Luôn đặt ra câu hỏi:
- CSDL sẽ được sử dụng như thế nào?
- Những thông tin gì cần được lưu vào CSDL?
Ta có thể tham khảo các hệ thống dữ liệu sẵn có, có thể trong hoá đơn bán hàng, tập lưu trữ hồ sơ khách hàng…
Xây dựng lược đồ chủ thể – liên kết (ER)
Lược đồ liên kết chủ thể là nôm na là lược đồ thể hiện mối liên kết giữa các chủ thể. Ví dụ dưới đây là lược đồ thể hiện mối liên kết giữa 3 chủ thể là Nhân viên, phòng ban, dự án:
Xây dựng lược đồ quan hệ
Từ sơ đồ chủ thể liên kết, ta sẽ chuyển đổi thành quan hệ dưới dạng bảng. Đối với các chủ thể, ta sẽ lưu giữ dữ liệu dưới dạng một bảng với các trường là các thuộc tính tương ứng. Ngoài ra, ta cần phải xem xét các quan hệ giữa các chủ thể để thêm các trường nhằm liên kết giữa các bảng với nhau, phục vụ cho việc truy vấn cơ sở dữ liệu sau này. Đối với mỗi kiểu liên kết, ta có kiểu liên kết giữa các bảng khác nhau:
1-1: Chúng ta sẽ liên kết các bảng này bằng cách thêm các khóa chính của một bảng vào bảng còn lại. Ví dụ: Quan hệ của Nhân viên – Phòng ban là 1-1
1-n: Ta sẽ thêm khóa chính vào bảng đại diện cho quan hệ nhiều. Ví dụ: Quan hệ của Nhân viên – Dự án là 1-n
n-n: Ta sẽ tạo ra một bảng mới có chứ cả 2 khóa chính của 2 bảng có quan hệ n-n. Ngoài ra ta cũng có thể thêm các thuộc tính của mối quan hệ này. Ví dụ như Phòng ban – Dự án là n-n
Hệ quản trị CSDL
Sau khi thiết kế xong CSDL, ta sử dụng hệ quản trị CSDL để xây dựng CSDL được thiết kế lên, đồng thời tạo, cấp phép một số tài khoản sử dụng phù hợp với yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Cơ sở dữ liệu quan hệ
Cơ sở dữ liệu quan hệ là database, trong đó:
- Về mặt cấu trúc
- Dữ liệu được lưu trữ trong các bảng
- Mỗi bảng bao gồm các hàng và cột thể hiện thông tin về chủ thể
- Các cột thể hiện các thuộc tính của chủ thể, tên cột thường là tên thuộc tính
- Mỗi hàng biểu thị cho 1 cá thể, gồm một bộ các giá trị tương ứng với các cột.
- Về mặt thao tác dữ liệu
- Có thể cập nhật dữ liệu (thêm, sửa, xóa bản ghi)
- Kết quả tìm kiếm thông tin qua truy vấn dữ liệu
- Về mặt ràng buộc dữ liệu
- Dữ liệu trong bảng phải thỏa mãn một số ràng buộc, ví dụ không có 2 bản ghi nào trong 1 bảng giống nhau hoàn toàn.
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu bài bản và hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý thông tin hoạt động của doanh nghiệp tốt hơn và dễ dàng áp dụng các phần mềm quản lý.
Vấn đề thường gặp về cơ sở dữ liệu (CSDL) trong doanh nghiệp
Không có cơ sở dữ liệu
Không có cơ sở dữ liệu là hiện trạng ở nhiều doanh nghiệp khi dữ liệu khách hàng, bán hàng, nhân sự, sản xuất không được tổ chức thành cơ sỏ dữ liệu mà chủ yếu nằm ở các ghi chép bằng giấy hoặc trên sổ tay của người lao động. Ví dụ, dữ liệu bán hàng có thể được ghi chép trên sổ tay của nhân viên bán hàng. Điều này dẫn đến nhiều vấn đề cho doanh nghiệp như:
- Khó thống kê, đối soát, tính toán, báo cáo số liệu kinh doanh
- Chồng chéo dữ liệu
- Thể thức hoặc format dữ liệu không đồng nhất do cách thức ghi chép khác nhau.
- Không phân quyền truy cập được, dẫn đến tình trạng cát cứ thông tin – giữ thông tin làm của riêng
- Khó quản lý trên diện rộng
- Rủi ro mất thông tin khi nhân viên nghỉ việc
Quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) phân tán, không đồng bộ
Trong nhiều doanh nghiệp, dữ liệu được lưu trên các file, thường là Excel. Điều này cho phép việc tính toán dễ dàng hơn trường hợp thứ nhất nhưng vẫn gây ra các khó khăn nhất định cho doanh nghiệp.
- Việc thống kê, đối soát, tính toán, báo cáo số liệu kinh doanh vẫn cần nhiều nỗ lực và thời gian; khó thực hiện báo cáo thời gian thực trên diện rộng
- Khó quản lý trên 1 CSDL tập trung cho 1 loại dữ liệu do kích thước dữ liệu tăng dần theo thời gian, kích thước file lớn khó chạy trên phần mềm bảng tính như Excel
- Thể thức hoặc format dữ liệu không đồng nhất do cách thức ghi chép khác nhau, nhất là khi doanh nghiệp lớn có nhiều lĩnh vực kinh doanh hoặc địa bàn hoạt động.
- Khó phân quyền truy cập
- Khó quản lý trên diện rộng
- Rủi ro mất thông tin khi nhân viên nghỉ việc do dễ dàng truy cập vào file dữ liệu chung (nếu có)
Tuy nhiên, ngay cả khi doanh nghiệp chưa có cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp, vẫn có thể tổ chức dữ liệu thành 1 hệ thống file dữ liệu có cấu trúc rõ ràng, nhất quán để sau này có thể dễ dàng đưa lên phần mềm hoặc phục vụ các nỗ lực chuyển đổi số. Điều này đòi hỏi nhân sự quản lý dữ liệu tại doanh nghiệp có hiểu biết cơ bản về cơ sở dữ liệu và thực thi một cách nhất quán trên toàn doanh nghiệp.
Còn tiếp…
OCD tổng hợp
