Hơn 15 triệu kết quả chỉ trong 0.61 giây cho cụm từ “Work from home” – hay còn được biết đến là hình thức làm việc tại nhà (work from home), đã thể hiện được rõ ràng cho một xu hướng ngày càng được ưa chuộng trên thế giới hiện nay. Đặc biệt, trong thời điểm Covirus-19 đang bùng phát như hiện nay, thì hình thức làm việc tại nhà lại càng được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên làm thế nào để áp dụng hình thức làm việc từ xa một cách hiệu quả thì vẫn là một bài toán khó với các nhà quản lý.
Vậy:
- Xu hướng làm việc tại nhà (work from home) xuất hiện từ bao giờ?
- Những lợi ích to lớn của “làm việc tại nhà (work from home)”
- Một số giải pháp áp dụng hình thức “làm việc tại nhà (work from home)” một cách hiệu quả
Nếu bạn vẫn đang băn khoăn có nên áp dụng hình thức làm việc tại nhà (work from home) không hoặc làm thế nào để tối ưu hóa hiệu quả của hình thức làm việc này thì đây chính là bài viết bạn nên đọc.
Xu hướng làm việc tại nhà (work from home) xuất hiện từ bao giờ?
1, Sơ lược về sự xuất hiện của xu hướng làm việc tại nhà (work from home)
Trong quá khứ, việc những nhân viên làm việc tại nhà (work from home) không được các nhà quản lý khuyến khích. Họ cho rằng nhân viên của họ sẽ dễ bị nhiều yếu tố không tốt gây xao nhãng khi làm việc tại nhà (work from home), và quan trọng khi làm việc ở nhà thì những quản lý sẽ không thể theo dõi nhân viên làm việc một cách trực tiếp, họ không giám sát cũng như kiểm tra những kết quả làm việc của nhân viên và có được những báo cáo trực tiếp về tình hình công việc. Một trong những nguyên nhân khiến cho làm việc từ xa không thể diễn ra vì công nghệ để phục vụ cho hình thức làm việc này hầu như không tồn tại. Do sự bất tiện này, nên những nhân viên làm việc tại nhà (work from home) hiếm khi được coi là một vị trí việc làm toàn thời gian. Giờ đây, công nghệ cung cấp cho chúng ta khả năng có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất, không quan trọng chúng ta đang ở đâu trên thế giới, nó cho phép chúng ta liên lạc với đồng nghiệp hoặc khách hàng tại bất kỳ thời điểm nào.
2, Làm việc tại nhà (work from home) phù hợp với ngành nghề nào
Ngoài các ngành nghề mang tính đặc thù như xây dựng, chăm sóc sức khỏe và dịch vụ vận tải, thì hình thức làm việc tại nhà (work from home) đều gần như có thế áp dụng được với các lĩnh vực kinh doanh khác nhau.
3, Làm việc tại nhà (work from home) có hiệu quả không?
Một thập kỷ trước, hầu hết các nhà quản lý doanh nghiệp đều không đồng tình với ý tưởng về việc để nhân viên làm việc tại nhà (work from home) thường xuyên hơn. Lý do chính của việc này là do những nhà quản lý lo lắng việc giảm sút về năng suất lao động. Họ thường đặt ra câu hỏi là làm thế nào mà một nhân viên có thể làm việc một cách năng suất và hiệu quả khi mà họ không bị đặt dưới sự kiểm soát liên tục của những trưởng nhóm hay những giám sát?
Để xác định sự hiệu quả của công nghệ giao tiếp và làm việc từ xa, Airtasker đã thực hiện khảo sát 1004 nhân viên làm việc toàn thời gian tại Mỹ năm 2019, trong đó có 505 nhân viên làm việc tại nhà (work from home), để khảo sát về thói quen làm việc và năng suất làm việc của các nhân viên này. Những kết quả chỉ ra rằng những nhân viên làm việc từ xa có năng suất cao hơn là những đồng cấp của họ:
1, Những nhân viên làm việc tại nhà (work from home) có thời gian làm việc gấp 1.4 lần so với những nhân viên làm việc tại văn phòng, nghĩa là thời gian làm việc của họ sẽ tăng thêm khoảng 17 ngày trong 1 năm.
2, Những nhân viên làm việc tại nhà (work from home) có thời gian nghỉ giải lao trung bình lâu hơn những nhân viên tại văn phòng (khoảng 22 phút so với 18 phút), nhưng họ lại làm thêm được khoảng 10 phút mỗi ngày.
3, Thời gian hao phí trung bình (không bao gồm thời gian ăn uống, nghỉ ngơi) của những nhân viên làm việc tại văn phòng là khoảng 37 phút/ ngày, trong khi đó những của các nhân viên làm việc từ xa là chỉ khoảng 27 phút.
4, 15% nhân viên làm việc tại nhà (work from home) nói rằng quản lý cấp trên làm họ bị mất tập trung trong quá trình làm việc, trong khi đó số liệu là 22% với nhân viên tại văn phòng.
Tuy rằng những số liệu trên có thể động viên những nhà quản lý và nhân viên thực hiện các chương trình làm việc tại nhà (work from home), những nhân viên làm việc từ xa cũng báo cáo những mức độ cao hơn về những vấn đề căng thẳng và khó khăn hơn trong việc cân bằng giữa việc làm và cuộc sống so với những nhân viên văn phòng. Mặc dù vậy thì hình thức làm việc tại nhà (work from home) này có thể nâng cao sự hài lòng đối với công việc của các nhân viên này
Những lợi ích của hình thức làm việc tại nhà (work from home) là gì?
1, Tiết kiệm chi phí
Trên góc độ của những nhà quản lý, họ dễ dàng nhận ra được đây là lợi ích to lớn nhất mà công ty có thể nhận được khi áp dụng hình thức này. Lợi ích về khía cạnh tiết kiệm chi phí khi áp dụng làm việc tại nhà (work from home) được thể hiện qua sự giảm bớt về không gian làm việc cần thiết, những trang thiết bị sử dụng hoặc các chi phí biến đổi khác liên quan đến nhân viên trong công ty. Ví dụ như theo báo cáo năm 2019 của Dell, công ty sản xuất máy tính hàng đầu của Mỹ, đã tiết kiệm được khoảng 12 triệu trong năm về việc thực hiện các chính sách làm việc tại nhà (work from home). Đây là lợi ích chính mà nó sẽ khiến những nhà quản lý sẽ phải xem xét việc áp dụng hay mở rộng việc làm việc tại nhà (work from home).
Vậy trên khía cạnh của những nhân viên làm việc tại nhà (work from home) thì sao? Họ nhận được gì từ hình thức làm việc này?
Theo một nghiên cứu tại Mỹ năm 2018 về vấn đề chi phí di chuyển đi làm của nhân viên văn phòng, thì họ chỉ ra rằng: bằng việc không đi đến văn phòng làm việc, bạn có khả năng có thể tiết kiệm được hàng nghìn đô chi tiêu cho việc mua vé tàu điện ngầm hoặc xăng xe. Thời gian trung bình để di chuyển đi làm của người dân tại Mỹ rơi vào khoảng hơn 26 phút với mỗi quãng đường, nghĩa là họ mất khoảng 4.35 giờ mỗi tuần dùng vào việc di chuyển giữa nơi làm và chỗ ở.
2, Cải thiện năng suất làm việc và giảm căng thẳng trong công việc
Theo 1 nghiên cứu tại nơi làm việc của đại học Toronto tại Canada, năng suất làm việc của các nhân viên làm việc từ xa đạt 7.7 điểm so với 6.5 điểm của các nhân viên phải làm việc tại văn phòng, dựa trên thang điểm 10. Nghiên cứu này chỉ ra rằng có 3 lý do giải thích cho việc tại sao năng suất của những nhân viên làm việc tại nhà (work from home) lại cao hơn những nhân viên làm việc phải đến văn phòng:
Thứ nhất, dễ thấy rằng những nhân viên làm việc tại nhà (work from home) có ít áp lực công việc hơn bởi vì họ không phải di chuyển những quãng đường hàng ngày đến công ty. Việc không phải tham gia giao thông vào những giờ cao điểm sẽ giúp họ có tư tưởng, tinh thần thoải mái hơn và có thể có được tinh thần tốt nhất cho thời gian làm việc trong này. Việc này dẫn đến những kết quả mà các nhân viên này làm được nhiều hơn.
Thứ hai, làm việc tại nhà (work from home) có nghĩa rằng nhân viên có thể ăn mặc một cách thoải mái hơn. Khoảng thời gian dùng vào những việc gây lãng phí thời gian như chọn lựa quần áo, trang điểm sẽ bị loại trừ. Việc loại trừ được các khoảng thời gian hao phí này có thể giúp nhân viên có được nhiều thời gian làm việc hơn là tại văn phòng, khi họ luôn phải chú ý đến quần áo, kiểu tóc hay trang điểm.
Thứ ba, những người làm việc tại nhà (work from home) cũng nói rằng họ có thể tập trung tốt hơn bởi vì khi họ làm việc ở nhà thì sẽ không bị làm phiền bởi những thứ có thể dễ dàng thấy được ở bất kỳ một văn phòng nào như các cuộc gọi điện thoại diễn ra thường xuyên, những tiếng ồn áo xung quanh, những câu chuyện phiếm của tại văn phòng, hay sự khó chịu đến từ những đồng nghiệp phiền phức hay gương mặt giận dữ, không thiện cảm của quản lý.
Sự nâng cao của năng suất làm việc cũng sẽ dẫn đến việc tăng hiệu quả làm việc.
3, Đa đạng hóa nguồn nhân lực cho công ty
Có một thực trạng rằng, có rất nhiều nhân sự tài năng nhưng vì lý do nào đó mà họ không thể đến văn phòng làm việc, thì hình thức làm việc tại nhà (work from home) này giúp cho doanh nghiệp có thể sử dụng mọi nhân lực khác nhau.
Ví dụ tại một số nước châu Á, nhiều nữ giới cảm thấy khó khăn khi phải đến làm việc tại văn phòng bởi họ còn phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau trong gia đình, thì hiện tại làm việc tại nhà (work from home) đã mở ra nhiều cơ hội làm việc cho phụ nữ hơn và cho phép nhiều người trong số họ có thể ở nhà mà vẫn tham gia làm việc và kiếm tiền.
Hoặc trước đây, nhiều người không thể làm việc tại văn phòng do những lí do về bệnh tật, những dị tật bẩm sinh gây tự ti, thì giờ đây họ đang có được cơ hội lớn để tham gia làm việc tại các công ty mà không cần phải đến văn phòng để làm việc.
Hoặc các công ty cũng có thể đa dạng hóa nguồn lực làm việc của công ty mình mà không bị giới hạn về mặt địa lý. Những ranh giới về văn hóa, giao tiếp hay địa lý giờ đã bị phá vỡ và khiến cho việc tuyển dụng diễn ra dễ dàng và rộng lớn hơn. Hiện nay việc nhiều người hiện nay có thể làm việc tại những công ty đa quốc gia cách xa hàng ngàn km ngày càng diễn ra phổ biến hơn.
4, Bảo vệ an toàn cho nhân viên
Bằng việc để cho nhân viên làm việc tại nhà (work from home) thì các công ty có thể giúp các nhân viên của mình tránh được các nguy hiểm từ việc tham gia giao thông.
Hình thức làm việc từ xa cũng có thể giúp phòng tránh sự bùng phát của bệnh dịch, giúp các công ty ngăn ngừa việc giảm sút năng suất làm việc của nhân viên và bảo vệ sức khỏe cho cộng đồng. Ví dụ, sự bùng phát của vi-rút COVID-19 đã thúc đẩy rất nhiều nhà quản lý chuyển sang mô hình làm việc tại nhà (work from home) cho tất cả những nhân viên của họ để hạn chế sự lây lan của loại vi-rút nguy hiểm này mà vẫn duy trì được hoạt động của công ty.
Đọc thêm: Doanh nghiệp nên làm gì khi đối mặt với dịch bệnh?
Một số giải pháp giúp áp dụng hình thức làm việc tại nhà (work from home) này hiệu quả
Việc áp dụng hình thức làm việc tại nhà (work from home) có thể đem đến rất nhiều lợi ích, nhưng việc làm sao có thể áp dụng nó một cách hiệu quả thì lại là một bài toán lớn của doanh nghiệp. Dưới đây là một số phương pháp mà các công ty có thể áp dụng để thực hiện hình thức làm việc tại nhà (work from home) này hiệu quả và năng suất hơn:
1, Đánh giá năng lực ứng viên
Khi bạn muốn áp dụng hình thức làm việc tại nhà (work from home), hãy đánh giá những nhân sự đó có phù hợp với loại hình làm việc này không dựa trên 1 số tiêu chí sau
- Tinh thần trách nhiệm: Bạn đang xem xét về yêu cầu làm việc ở nhà một ai đó, hãy đánh giá yếu tố tinh thần trách nhiệm của nhân viên đó trước tiên. Hãy tự đặt ra câu hỏi với bản thân liệu rằng nhân viên có có khả năng làm việc tại nhà (work from home) hay không. Với những nhân viên không có khả năng tự hoàn thành công việc mà không dưới sự kiểm tra giám sát của cấp trên, hoặc không có tinh thần tự kỷ luật thì bạn nên từ chối yêu cầu này vì nó rất có thể sẽ dẫn đến việc công việc bị đình trệ hay chất lượng công việc sẽ không được đảm bảo. Hoặc những người đã dành phần lớn thời gian sự nghiệp của mình làm theo những mệnh lệnh, yêu cầu chi tiết và phụ thuộc vào sự quản lý của cấp trên về thì chắc chắn sẽ không có khả năng làm việc độc lập tại nhà. Ngược lại với một nhân viên có tinh thần thái độ tốt, luôn luôn đúng giờ, đúng hạn trong công việc, thể hiện sự chăm chỉ tại nơi làm việc thì có thể là người phù hợp để làm việc tại nhà (work from home).
- Kết quả thực hiện công việc tại công ty: Nếu một nhân viên thương xuyên gặp vấn đề trong việc hoàn thành công việc được giao tại nơi làm việc thì có khả năng cao là họ sẽ không thể làm việc tại nhà (work from home). Hãy suy xét kĩ tất cả mọi thứ mà bạn hiểu rõ về năng lực của nhân viên và sau đó ra quyết định.
- Đảm bảo rằng tại những nhân viên đó có đủ điều kiện để làm việc: Những người tham gia làm việc từ xa phải đáp ứng được đầy đủ các công cụ cần thiết để có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Ví dụ, một nhân viên làm việc từ nhà phải có máy tính cá nhân, mạng kết nối Internet, email, công cụ giao tiếp hoặc những phần mềm mà công ty của bạn sử dụng vào việc bán hàng hoặc hỗ trợ khách hàng.
- Vị trí và tính chất công việc: Hãy đảm bảo rằng vị trí và tính chất công việc của nhân viên đó phù hợp với hình thức làm việc từ nhà này. Chắc chắn rằng một nhân viên giám sát công trình, một nhân viên lễ tân, hoặc một nhân viên lái xe sẽ chắc chắn không phù hợp với hình thức làm việc này.
2, Sử dụng các phần mềm quản lý công việc
Việc áp dụng các phần mềm quản lý công việc là câu trả lời phù hợp nhất cho băn khoăn lớn nhất là làm sao có thể quản lý giao việc một cách hiệu quả.
Những phần mềm quản lý công việc này giúp nhà quản lý dễ dàng giao tiếp, phân việc cho nhân viên ngay tại trên phần mềm. Giúp các nhà quản lý thấy được tổng thể quá trình thực hiện công việc của nhân viên. Những phần mềm quản lý công việc này cũng cho phép các nhà quản lý có được các biểu đồ phân tích tình trạng, số lượng hoàn thành công việc của mỗi nhân viên, phòng ban hoặc trên toàn công ty để từ đó đưa ra những quyết định kịp thời giúp việc thực hiện các mục tiêu hoạt động của công ty được diễn ra đúng thời hạn hơn.
Cuối cùng, có thể kết luận rằng làm việc từ xa hiệu quả nhưng nên xem xét việc áp dụng hình thức làm việc này với thực tế tại công ty vì đôi khi nó không thể phù hợp với tất cả nhân viên hoặc tất cả công ty.
Team Marketing
Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
