Dịch bệnh Covid19 đang đặt ra nhiều thách thức quan trọng liên quan đến con người buộc các nhà quản lý phải có cơ chế đánh giá và cách bảo vệ nhân viên mùa dịch phù hợp. Khi chúng ta vẫn còn loay hoay và chao đảo với dịch bệnh thì một điều có thể chắc chắn rằng tác động của các đợt bùng sẽ phát kéo dài và ảnh hưởng nặng nề.
Không còn cách nào khác, để bảo vệ nguồn nhân lực mùa dịch, các doanh nghiệp phải hành động ngay. Hãy bắt đầu lập kế hoạch đối phó cho những gì sắp xảy đến tiếp theo và hình thành tâm lý phòng bị, suy nghĩ về một kế hoạch dài hạn với những rủi ro chưa được đoán định.
Vòng tuần hoàn của việc tìm hiểu và đánh giá hoàn cảnh của nhân viên nên được lặp đi lặp lại đi liền với tiến trình phát triển của công ty. Tương tự, quá trình áp dụng, cách thức bảo vệ, các điều kiện hỗ trợ cho từng cá nhân, nhóm nhân sự cũng là điều đáng lưu tâm của các nhà quản lý trong đợt dịch.
Tìm hiểu thêm: Xu hướng làm việc tại nhà và cách thức quản lý hiệu quả trong tương lai
Khung lý thuyết cơ cấu các bước bảo vệ người nhân viên mùa dịch
Các doanh nghiệp nên hoạt động trong một khuôn khổ được xác định rõ ràng qua từng giai đoạn của cuộc khủng hoảng để mang lại khả năng phục hồi cho nguồn lực lao động. Cách hoạt động này với mấu chốt là khả năng thiết lập và gắn kết năng lực lãnh đạo của doanh nghiệp giúp đánh giá, lập kế hoạch, quyết định và truyền đạt chiến lược cho mọi người. Hoạt động này gồm 6 bước triển khai:
1. Đánh giá mức độ ảnh hưởng và rủi ro – Thực hiện đánh giá rủi ro từ đầu đến cuối.
Trước dịch bệnh, một kế hoạch toàn vẹn được bắt đầu với việc đánh giá từ hoạt động sản xuất của công ty cho đến những khía cạnh cá nhân của nhân viên như: điều kiện địa lý, sức khỏe, cách thức di chuyển, an ninh mạng, thuế, lương, khen thưởng,… Mục tiêu cuối cùng cho việc này là liệt kê được hết những ảnh hướng có thể tác động là đến khả năng chống chọi của từng nhân viên.
2. Xác định các kịch bản, tình huống khủng hoảng từ tốt nhất đến xấu nhất.
Những bản thảo này được thiết kế để kiểm tra độ căng thẳng và khả năng quản lý khi xảy ra gián đoạn ngắt quãng trong hoạt động bởi khủng hoảng. Đồng thời, sử dụng các dữ liệu và báo cáo rủi ro để đánh giá mức độ nghiêm trọng của các lỗ hổng hiện có lên hoạt động vận hành.
Tìm hiểu thêm: 6 lời khuyên cho các nhà quản trị nhân sự thời Covid
3. Xác định khoảng trống trong lực lượng lao động – Xác định các hoạt động kinh doanh thiết yếu.
Tại bước này, doanh nghiệp chủ động xác định tài sản có giá trị cao, những nhiệm vụ, công việc quan trọng hàng đầu, các yếu tố không thể thiếu trong chuỗi cung ứng,… Việc này giúp giúp chỉ ra những lỗ trống cần điền vào trong công tác bảo vệ nhân viên mùa dịch. Tập trung kích hoạt các chính sách và giao thức quản lý khủng hoảng hiện có trong các tình huống gián đoạn khác nhau để xác định các lỗ hổng trong mô hình lực lượng lao động hiện nay. Đây là lúc tự mình rà soát, phát hiện những yếu điểm trong việc phát triển nguồn nhân lực trong bối cảnh khủng hoảng giả lập để xác định những ảnh hưởng định tính và định lượng.
4. Thiết kế và phát triển những phản ứng khả thi, tiềm năng.
Xác định các yếu tố kích hoạt tạo ra phản ứng tiềm năng để ngăn chặn các tác động của khủng hoảng tới việc bảo vệ nhân viên mùa dịch. Hoặc trong tùy trường hợp cần ứng biến linh động, cơ chế này cho phép ra phản ứng nhanh, giảm thiểu hậu quả về con người. quy trình và công nghệ.
Tìm hiểu thêm: Kỹ năng cần có khi làm việc từ xa
5. Kiểm tra các phản ứng tiềm năng.
Doanh nghiệp thực hiện mô phỏng các tình huống khủng hoảng, đặc biệt với hình thức làm việc từ xa quy mô lớn. Cần có một bộ checklist những tiêu chí đạt để đánh giá các phản ứng có cơ sở và cho điểm nếu cần thiết.
6. Xây dựng các kịch bản kinh doanh tổng hợp.
Sau khi xác định kiểm tra toàn bộ lỗ hổng cũng như phản ứng tiềm năng, doanh nghiệp nên hướng tới một kịch bản cụ thể với những yêu cầu, giải pháp và giá trị đề xuất trong từng trường hợp riêng biệt. Bộ kế hoạch giống như một cuốn cẩm nang lưu giữ các kịch bản đối phó tiềm năng của doanh nghiệp khi đứng trước khủng hoảng của mình.
Bảo vệ nhân viên trong mùa dịch
Dưới đây là ba lĩnh vực trọng tâm các doanh nghiệp cần lưu tâm để đảm bảo sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên. Đặc biệt trong tình hình dịch bệnh, nhà quản lý không thể nắm bắt trực tiếp những hoạt động, hay đặc điểm tâm lý thái độ tới công việc nên việc thúc đẩy tạo ra các đổi mới trong môi trường, cách thức giao tiếp và hạnh phúc của nhân viên cần dành nhiều nỗ lực. Trong thời điểm kinh doanh nhiều gián đoạn như thế này, lãnh đạo và giao tiếp chính là chìa khóa của thành công.
Môi trường
Môi trường làm việc chuyển từ văn phòng về nhà khiến nhân viên không thể tiếp cận những trang thiết bị và phải dựa nhiều vào khả năng công nghệ của mỗi người. Doanh nghiệp nên có chính sách giám sát các tác động khi làm việc từ xa. Đồng thời, có những biện pháp bổ sung, hỗ trợ cần thiết các thị bị CNTT.
Cách thức quản lý công việc cũng cần phải thay đổi sao cho phù hợp với tình hình mới. Rõ ràng rằng, nhà quản lý không thể áp dụng cứng nhắc hình thức giám sát chặt chẽ như khi còn làm trực tiếp, thay vào đó nên đổi sang phương thức quản lý dựa trên hiệu quả.
Bằng việc giao nhiệm vụ và công việc hợp lý, nhà quản lý sẽ không cần tò mò nhân viên của mình có đang làm việc hay không mà chỉ cần xác minh chất lượng công việc như thế nào. Rõ ràng trong mùa dịch, nhà quản lý không thể kiểm soát quá trình làm việc, nhưng bằng cách giao việc thông minh có thể kiểm soát được khối lượng và chất lượng công việc.
Tìm hiểu thêm: Đánh giá nhân sự khi làm việc tại nhà
Liên lạc
Điều chỉnh các kênh liên lạc của doanh nghiệp trên toàn cầu, khu vực và địa phương đồng thời cho phép linh hoạt, cập nhật và nhắn tin ngày càng phát triển. Xem xét các phương tiện truyền thông để đảm bảo rằng tất cả nhân viên và các bên liên quan – nhà thầu, nhà cung cấp, nhà tư vấn, khách hàng và khách hàng – đều trong cùng một mạng lưới. Cung cấp hướng dẫn về các cách làm việc thay thế đồng thời bảo vệ năng suất, hiệu suất và an toàn cho từng vị trí làm việc. Xem lại hướng dẫn về bảo mật dữ liệu. Đây chính là cách bảo vệ nhân viên trong mùa dịch khỏi việc bỏ lỡ thông tin chính sách, và công việc.
Sử dụng các phần mềm giao tiếp công việc liên lạc chuyền dùng cho doanh nghiệp để thúc đẩy quá trình tiếp nhận thông tin và xử lý thông tin giữa các phòng ban, chi nhánh. Kết hợp với các phần mềm giao việc và báo cáo mức độ hoàn thành của dự án sẽ giúp tăng hiệu quả giao tiếp giữa cấp quản lý và nhân viên. Đây được xem là một kênh liên lạc thông minh giúp phân bổ khối lượng công việc sát với từng người đồng thời truyền tải hiệu quả về giá trị của nhân viên đem lại.
Tìm hiểu thêm: Top 7 ứng dụng, phần mềm để làm việc tại nhà hiệu quả
Phúc lợi của nhân viên
Đảm bảo rằng nhân viên biết nơi để tìm kiếm thông tin, hướng dẫn và hỗ trợ, nhận ra những tác động tiềm tàng đối với sức khỏe thể chất, tình cảm và tài chính của họ. Khuyến khích nhân viên tiếp tục tập trung vào phát triển bản thân và học hỏi, duy trì kết nối với đồng nghiệp và làm việc nhóm trong khi ưu tiên các cam kết của gia đình và cộng đồng. Thiết lập các kênh giao tiếp và diễn đàn cho phép nhân viên bày tỏ mối quan tâm của họ, được lắng nghe và giải quyết các vấn đề cấp bách nhất của họ. Bắt đầu với giai điệu phù hợp từ trên xuống và đảm bảo.
Để tăng tính hướng khởi và giữ nhiệt huyết của nhân viên khi làm việc từ xa, nhà quản lý lên xem xét chế độ giảm phụ cấp và tăng lương thưởng. Các phụ cấp xăng xe, đi lại, hay thẻ tập gym không còn cần dùng đến cho giãn cách xã hội thì doanh nghiệp nên có kế hoạch chuyển phụ cấp đó dưới dạng phần thưởng để khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên.
Thực tế chứng minh trong suốt đợt dịch vừa qua, thời gian một nhân viên làm việc tại nhà nhiều hơn tại công ty, năng suất làm việc một tuần nhiều hơn khi làm việc trực tiếp tại văn phòng. Vì vậy, khi được kích thích đúng thời điểm, nhân viên sẵn sàng đầu tư nhiều công sức hơn họ nghĩ. Và như vậy, tăng lương thưởng không làm tiêu tốn tiền bạc của doanh nghiệp mà đang tạo ra những giá trị to hơn.
Tổng Kết
Có thể kiên cường vượt qua khủng hoảng chỉ khi doanh nghiệp có một đội ngũ nhân viên được chăm lo kỹ càng chu đáo trong mùa dịch. Hãy tự mình khám phá những lỗ hổng trong cách thức vận hành, đánh giá biện pháp khắc phục kết hợp lắng nghe nhân sự sẽ là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp xây dựng nên tấm khiên bảo vệ nhân viên mùa dịch. Với những phát hiện đó, hãy tập trung kế hoạch lại môi trường làm việc, cách thức liên lạc và hệ thống phúc lợi hợp lý để đồng hành cùng nhân viên, kiên cường chống dịch bệnh.
Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý công việc và cộng tác – digiiTeamW
Liên hệ
Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
______________________________
Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS
digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR)
📞Hotline/Zalo: 0886595688
📩 Email: [email protected]
💻 Website: https://ooc.vn
🏢 VP: Tầng 15, Tòa nhà Viwaseen, 48 Tố Hữu, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
