Làm thế nào để Kickoff Meeting diễn ra thành công?

Last updated on 16/01/2024

Bạn đã dành rất nhiều công sức để khởi động dự án của mình – nhưng rất thường xuyên, có vẻ như dự án đã trượt ra khỏi quỹ đạo trước khi nó bắt đầu. Điều đó là vì mỗi thành viên trong nhóm dự án và cổ đông mang đến kiến thức, kỳ vọng và ưu tiên khác nhau cho một dự án. Nếu bạn không tạo cơ hội cho họ để hiểu nhau trước khi công việc bắt đầu, phần còn lại của dự án sẽ trở thành cuộc chiến đấu dốc dẫy, dù bạn đã cố gắng thay đổi hướng đi nhiều như thế nào. May mắn thay, có một cách tốt hơn: buổi họp khởi động dự án (hay còn gọi là: Project Kickoff meeting).

Kickoff Meeting là gì?

Kickoff Meeting là cuộc họp khởi đầu một dự án, một chiến dịch quảng cáo, hoặc một sự kiện quan trọng khác. Đây là cuộc họp quan trọng nhằm triển khai và khởi đầu một dự án. Trong cuộc họp này, các mục tiêu, đối tượng và phạm vi dự án được thảo luận. Ngoài ra, vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân tham gia vào dự án cũng được xác định. Thời gian dự án cũng được thảo luận, bao gồm các thời hạn cho mỗi nhiệm vụ.

Project Kickoff Meeting là một cuộc họp quan trọng để truyền đạt thông tin và đạt được sự nhất trí về mục tiêu, kế hoạch và các chi tiết quan trọng của dự án cho các thành viên trong nhóm và cổ đông trước khi dự án bắt đầu. Có nhiều loại buổi họp khởi động dự án tùy thuộc vào quy mô và phạm vi của dự án, nhưng phổ biến nhất là buổi họp nội bộ chỉ với các thành viên trong nhóm dự án tham gia và buổi họp mở rộng với sự tham gia của cổ đông hoặc các bên liên quan khác.

*Đọc thêm: Quản lý dự án là gì? Tổng quan về quản lý dự án

Tại sao lại cần có Kickoff Meeting?

Khi bắt đầu một dự án mới, giao tiếp là mấu chốt để đảm bảo mọi người đều hiểu như nhau. Đó là lý do tại sao Project Kickoff Meeting xuất hiện – đây là cơ hội hoàn hảo để truyền đạt thông tin quan trọng về dự án cho đội của bạn và cho phép họ đặt câu hỏi trực tiếp.

Khác với việc chia sẻ thông tin qua văn bản, cuộc họp khởi động cho phép bạn diễn đạt rõ ràng mọi khía cạnh quan trọng của dự án và đáp ứng bất kỳ mối quan tâm hay câu hỏi nào từ thành viên nhóm bạn trong thời gian thực. Điều này tạo ra một cách hiệu quả để đảm bảo sự hiểu biết chung về dự án và xác định một nền tảng vững chắc cho công việc sắp tới.

Ngoài ra, cuộc họp cũng có thể được sử dụng để xây dựng sự đoàn kết trong nhóm bằng cách cung cấp cho tất cả mọi người cơ hội để gặp gỡ và thảo luận về dự án cùng nhau, tạo môi trường hợp tác và làm việc nhóm. Tóm lại, một cuộc họp khởi động tốt có thể thiết lập cơ sở cho một dự án thành công bằng việc xác định kỳ vọng, xác định vai trò và tạo điều kiện cho sự giao tiếp.

Mục tiêu của Kickoff Meeting

Mục tiêu của Kickoff Meeting là đảm bảo rằng đội ngũ dự án và các bên liên quan có một hiểu biết rõ ràng về mục tiêu và mục đích của dự án, do đó đảm bảo được sự đồng ý về những gì cần phải làm trong suốt dự án. Cuộc họp này thường diễn ra trong giai đoạn khởi động dự án và được dẫn dắt bởi quản lý dự án.

Thông thường, cuộc họp khởi động chỉ liên quan đến đội ngũ dự án nội bộ, với các thành viên làm việc cùng nhau để xác định các mục tiêu, tầm nhìn và kế hoạch của dự án. Tất cả các mục đích này được đề ra trong cuộc họp và đảm bảo rằng đội ngũ dự án bắt đầu làm việc trên nền tảng đúng đắn. Bằng cách đặt mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng, quản lý dự án có thể đặt nền tảng chắc chắn cho sự thành công của dự án.

Lợi ích của việc tổ chức Project Kickoff Meeting

Một cuộc họp khởi động dự án có thể nghe như một việc làm nhàm chán và không liên quan, nhưng thực tế là nó rất quan trọng. Họp khởi động đặt ra nền tảng cho dự án và đảm bảo rằng tất cả mọi người đều quan trọng và được chuẩn bị chu đáo. Hãy nhìn vào một số lợi ích khi tổ chức buổi họp khởi động dự án:

Tất cả mọi người chuẩn bị – Những cuộc họp này là dịp để tất cả mọi người chuẩn bị. Cuộc họp khởi động dự án chứa đựng tất cả những bước cần thiết để đưa dự án đi đúng hướng.

Hành động kết hợp với từ lâu – Cuộc họp này không phải là cuộc họp đầu tiên giữa các thành viên dự án. Thông thường, nó diễn ra sau khi các bước khởi động dự án đã hoàn tất và tất cả mọi người đã sẵn sàng. Đây là lúc định hướng nhóm về công việc hiện tại và quyết định cách mọi người sẽ làm việc cùng nhau.

Giá trị của sự kết hợp – Cuộc họp khởi động dự án là cơ hội để tất cả mọi người có thể gặp nhau và làm quen. Những cuộc họp như thế này có thể kết nối các bên liên quan chính của dự án như khách hàng, nhà tài trợ, người quản lý và nhóm dự án. Mục đích của cuộc họp này là để giúp mọi người hiểu rõ về dự án, cam kết cho nó và đảm bảo mọi người đều sẵn lòng hợp tác.

Các bước để Kickoff Meeting diễn ra thành công

Chuẩn bị cho cuộc họp

Khi chuẩn bị cho cuộc họp khai mạc, điều quan trọng là xác định ai cần có mặt và cuộc họp sẽ kéo dài bao lâu. Mức độ chuẩn bị cần thiết sẽ phụ thuộc vào tầm quan trọng của cuộc họp khởi động—bạn đang mời các bên liên quan hoặc đối tác bên ngoài tham gia hay đây là một khởi đầu không chính thức với nhóm dự án cốt lõi của bạn?

Khi chuẩn bị cho cuộc họp, bạn nên xem xét các mục tiêu bạn muốn đạt được và các mục trong chương trình nghị sự cần được giải quyết. Bằng cách lập kế hoạch và chuẩn bị cẩn thận cho cuộc họp khởi động, bạn có thể đảm bảo rằng nó đặt ra quan điểm và định hướng phù hợp cho dự án.

Khi bạn đã quyết định xong loại cuộc họp khởi động dự án mà bạn đang tổ chức, điều quan trọng là phải xác định ai sẽ tham dự cuộc họp. Hãy dành chút thời gian để xem lại danh sách người tham dự trước khi gửi thư mời họp để đảm bảo rằng bạn đã mời tất cả các bên liên quan tham gia vào dự án.

Ngoài ra, việc sắp xếp thời gian và thời lượng cuộc họp là rất quan trọng. Bằng cách đặt khung thời gian cụ thể cho cuộc họp, bạn có thể đảm bảo rằng mọi người đều biết về thời gian quy định và có thể lên kế hoạch phù hợp. Điều này sẽ giúp tối đa hóa hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong quá trình thảo luận.

Giới thiệu các thành viên

Hãy nhớ rằng, trước khi bắt đầu bất kỳ cuộc họp hiệu quả nào, điều cần thiết là tạo ra cảm giác quen thuộc giữa những người tham gia. Suy cho cùng, một cuộc họp không thể thành công nếu mọi người không biết nhau, phải không? Chỉ cần tưởng tượng một khung cảnh mà mọi người liên tục liếc nhìn nhau với thái độ thiếu lịch sự và thiếu kết nối.

Để tránh một môi trường không thoải mái như vậy, điều quan trọng là phải “làm quen” và “làm quen” trước khi đi sâu vào chương trình họp. Thay vào đó, hãy để mỗi người có cơ hội nói và chia sẻ một chút về bản thân. Điều này không chỉ giúp thiết lập một môi trường thoải mái mà còn khiến mỗi thành viên cảm thấy được trân trọng và quan tâm. Như Albert Einstein đã từng nói: “In the middle of difficulty lies opportunity“.

Bằng cách nỗ lực tạo cảm giác quen thuộc, những người tham gia sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi tương tác với nhau, dẫn đến các cuộc thảo luận hiệu quả hơn và kết quả tích cực hơn.

Chia sẻ mục đích của dự án

Khi chia sẻ mục đích của một dự án, điều quan trọng là phải dành chút thời gian giải thích cách dự án kết nối với các mục tiêu kinh doanh và tổ chức rộng hơn. Trả lời các câu hỏi như “Tại sao chúng ta làm điều này?” và “Chúng ta đang hướng tới điều gì?” khi bắt đầu cuộc họp có thể giúp mọi người có cùng quan điểm. Mặc dù sẽ có cơ hội đi sâu vào các chi tiết và quy trình cụ thể của dự án sau cuộc gặp đầu tiên, việc chia sẻ mục đích ngay từ đầu là cách tốt nhất để đảm bảo rằng mọi người đều có chung quan điểm.

Ngoài ra, việc giải thích mối liên hệ của dự án với các mục tiêu kinh doanh và tổ chức rộng hơn có thể giúp thúc đẩy các thành viên trong nhóm và chứng minh tầm quan trọng của những đóng góp của họ đối với sự thành công của dự án. Bằng cách dành thời gian để cung cấp trước bối cảnh này, bạn có thể tạo tiền đề cho một dự án và nhóm hợp tác thành công.

Đưa ra kế hoạch dự án

Cách tiếp cận lý tưởng là chia sẻ kế hoạch dự án của bạn trong chương trình họp để các thành viên trong nhóm có cơ hội xem xét trước. Trong cuộc họp khởi động dự án, bạn không cần phải xem qua từng chi tiết nhỏ của kế hoạch dự án. Thay vào đó, hãy tập trung vào những thông tin chính như tiến độ dự án, những cột mốc quan trọng hoặc những sản phẩm chính cần bàn giao. Điều này sẽ giúp nhóm hiểu rõ ràng về mục tiêu và mong đợi của dự án. Điều cần thiết là giữ cho cuộc thảo luận ngắn gọn và hấp dẫn để duy trì sự quan tâm và động lực của nhóm. Bằng cách đó, bạn có thể đảm bảo rằng mọi người đều đồng tình và sẵn sàng đóng góp vào sự thành công của dự án.

=> Tìm hiểu thêm: Lập kế hoạch dự án là gì?

Xác định phạm vi dự án

Khi nói đến làm việc theo nhóm, một trong những khía cạnh quan trọng cần được thảo luận là những gì nằm trong phạm vi của dự án và quan trọng không kém là những gì nằm ngoài phạm vi của dự án. Điều cần thiết là phải đảm bảo rằng mọi người đều có chung kỳ vọng để tránh mọi bất ngờ hoặc thay đổi vào phút cuối đối với kết quả của dự án. Làm rõ phạm vi dự án sớm và thường xuyên là cách tốt nhất để ngăn chặn việc leo thang phạm vi, điều này có khả năng trì hoãn hoặc thậm chí làm chệch hướng dự án của bạn.

Bằng cách thiết lập ranh giới rõ ràng, bạn có thể chủ động quản lý mọi thay đổi, đảm bảo rằng chúng phù hợp với mục tiêu của dự án và nằm trong phạm vi đã thỏa thuận. Cách tiếp cận chủ động này sẽ giúp duy trì sự tập trung, phát huy hiệu quả và bảo vệ sự thành công của dự án.

Thiết lập vai trò dự án

Đảm bảo rằng mọi người trong nhóm dự án của bạn hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ, đặc biệt nếu nhóm chưa từng làm việc cùng nhau trước đây hoặc đang làm việc với đối tác bên ngoài. Điều cần thiết là phải hiểu rõ ai sẽ là đầu mối liên lạc chính của dự án, liệu có nhà tài trợ hay người điều hành dự án và liệu có một người phê duyệt hay một nhóm phê duyệt. Các bên liên quan khác nhau sẽ cần tham gia vào các giai đoạn khác nhau của dự án, vì vậy việc xác định vai trò và trách nhiệm sẽ rất quan trọng ngay từ đầu.

Nếu nhóm dự án của bạn không rõ ràng về vai trò và trách nhiệm trong cuộc họp khởi động, hãy cân nhắc việc tạo và chia sẻ biểu đồ RACI như một mục hành động. Biểu đồ này sẽ giúp bạn làm rõ ai là người chịu trách nhiệm, chịu trách nhiệm, được tư vấn và cung cấp thông tin cho từng nhiệm vụ và quyết định trong dự án. Bằng cách xác định sớm vai trò và trách nhiệm, bạn có thể đảm bảo rằng mọi người đều được liên kết, được cung cấp thông tin và tập trung vào việc thực hiện các mục tiêu và mục tiêu của dự án.

Dành thời gian cho các câu hỏi

Sau khi bắt đầu, nhóm dự án của bạn có thể có câu hỏi về nội dung bạn trình bày, chẳng hạn như phạm vi của dự án hoặc những kỳ vọng cụ thể về nhiệm vụ. Điều quan trọng là phải phân bổ đủ thời gian vào cuối cuộc họp khởi động để giải quyết mọi thắc mắc. Hãy nhớ rằng, mục đích của việc bắt đầu dự án là đảm bảo rằng mọi người đều kết thúc cuộc họp trên cùng một trang và sẵn sàng bắt đầu công việc. Diễn đàn mở dành cho các câu hỏi này mang lại sự rõ ràng và thống nhất, đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm có sự hiểu biết chung về các mục tiêu của dự án và được chuẩn bị tốt để bắt tay vào vai trò và trách nhiệm tương ứng của mình.

Kết thúc buổi họp

Sau khi kết thúc cuộc họp dự án, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng tất cả các ghi chú được ghi lại trong cuộc họp đều được chia sẻ giữa các thành viên trong nhóm là một phần của dự án. Nếu cuộc họp được tổ chức trực tuyến, hãy nhớ chia sẻ bản ghi và/hoặc phiên âm của cuộc họp. Cuối cùng, nếu có bất kỳ mục hành động nào trong cuộc họp, hãy đảm bảo chúng được ghi lại và giao cho các thành viên thích hợp trong nhóm. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người đều đồng tình và có thể đạt được tiến bộ hướng tới mục tiêu của dự án.

Một số mẹo khi tổ chức Kickoff Meeting

Khiến cuộc họp trở nên thú vị: Hãy thừa nhận điều này, cuộc họp không phải lúc nào cũng là thứ bạn mong đợi. Vì vậy, hãy cùng làm cho nó thú vị hơn! Bạn có thể thử đặt một số trò chơi nhỏ để làm tan chảy sự căng thẳng, hoặc hãy mang đến một số chủ đề thú vị để làm nổi bật không khí. Đừng quá cứng nhắc, hãy cho mọi người cười thả ga!

Tạo không khí thoải mái: Đừng để cho cuộc họp trở thành một buổi hỏi đáp kiểm soát. Hãy tạo một không gian thoải mái, nơi mọi người tự do diễn đạt ý kiến ​​và thảo luận. Nếu bạn muốn mọi người tham gia tích cực, hãy đảm bảo rằng không ai bị giới hạn và mọi người có thể thấy mình như là một phần quan trọng của buổi họp.

Khéo léo quản lý thời gian: Thời gian là vàng và không ai muốn chờ đợi mãi mãi. Vì vậy, hãy quản lý thời gian của bạn một cách khéo léo. Đặt ra các mục tiêu cụ thể và giữ cho mọi người tập trung vào chủ đề chính mà không phải là các phiền toái hay sự phân tâm. Hãy nhớ giữ cho cuộc họp diễn ra theo lịch trình để không bị kéo dài quá lâu.

Sử dụng công cụ truyền thông hiệu quả: Đừng bỏ qua sự hỗ trợ từ công cụ truyền thông hiện đại! Hãy sử dụng công nghệ một cách thông minh để tạo sự tương tác và giao tiếp hiệu quả. Bạn có thể dùng các phần mềm họp trực tuyến để kết nối với đồng đội bên xa, hoặc sử dụng màn hình chia sẻ để thể hiện ý tưởng của mình. 

Kết Luận

Cuộc họp khởi động dự án là một bước không thể thiếu để đưa dự án của bạn vào đúng hướng và đảm bảo sự cam kết từ tất cả các bên liên quan. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và sử dụng các phương pháp và mẹo khi tổ chức buổi họp khởi động dự án sẽ giúp bạn tạo ra một không khí thoải mái, thú vị và hiệu quả. Đừng quên làm cho cuộc họp thú vị và sử dụng công cụ truyền thông hiệu quả để tạo nên ấn tượng đầu tiên.