Ở bộ phận HR hay phải làm tính lương, cũng như kế toán, công việc này có nhiều điểm chung với phụ nữ. Bởi hàng tháng, họ đều có những ngày trở nên nhạy cảm và không muốn ai chạm vào, ngày ‘chốt lương’ cũng là một trong những ngày như thế. Cùng tìm hiểu xem tại sao họ lại như vậy ở bài viết dưới đây nhé.
Nỗi khổ mỗi khi đến kì
Mỗi tháng, cứ đến kì tính lương là mọi áp lực lại đổ dồn lên người quản lý nhân sự. Để có thể làm bảng lương một cách chính xác, họ cần sự phối hợp của quản đốc, thống kê tổng hợp và tất cả cá nhân phụ trách tổng hợp công ở mọi chi nhánh. Bởi chỉ cần chệch một ray là đi một dặm dẫn đến chậm trả lương. Là người phụ trách, họ phải chịu toàn bộ những phản hồi từ cấp trên và cán bộ nhân viên như:
- Bị sếp nạt vì tại sao đến ngày giờ rồi mà chưa thấy bảng lương? Tại sao lương lại không khớp mà không hiểu lỗi ở đâu? Lúc này người phụ trách chỉ biết đi dò tìm từng bản báo cáo một cách căng thẳng và mất thời gian
- Tại sao lương thiếu? Tại sao không được thưởng hay tại sao bị trừ tiền? Có hàng vạn câu hỏi vì sao đến từ vị trí của công nhân viên
- Trên đe dưới búa, khiến nhân viên tính lương trở nên cực kì nhạy cảm và áp lực. Đó là những ngày báo động đỏ mà họ không muốn ai chạm vào
Nguồn gốc của những nỗi khổ
Để có thể giải quyết vấn đề triệt để, trước tiên phải tìm hiểu nguyên nhân. Vậy những nỗi khổ mà nhân viên tính lương phải chịu từ đâu mà ra?
Chấm công, tổng hợp công:
- Để tính lương cho toàn bộ công ty, nhân sự tính lương cần chờ đầy đủ toàn bộ các giấy tờ, các thông tin công, sản lượng … cập nhật từ nhiều xưởng, nhiều chi nhánh khác nhau
- Nhọc công đốc thúc vì không phải đơn vị nào cũng chăm chỉ và nhanh nhẹn gửi thông tin đúng ngày hạn
- Thực hiện thủ công, không có phần mềm chấm công hỗ trợ nên các khâu chậm chạp, thiếu chính xác, mất công kiểm tra nhiều lần
- Dù đã có form biểu mẫu, mỗi đơn vị vẫn ngang nhiên gửi những mẫu chả giống ai làm mất công nhắc nhở và làm lại
- Làm việc trên giấy tờ cũng rất dễ thất lạc và gây ra sai sót
Tính lương và lập phiếu lương:
- Máy tính được cấp đã cũ, dung lượng thấp, gần đầy bộ nhớ, dùng excel tính lương nhiều dữ liệu, từ nhiều sheet thành phần lại dễ treo, mỗi lần mở file có thể tranh thủ đi pha cốc café uống cho tỉnh táo
- Excel là công cụ tuyệt vời song không tránh được sai sót, lệch công thức, sai số liệu…, việc tìm lỗi sai, lệch bảng tính mất thời gian dò tìm từng dòng, từng công thức
- Mất quá nhiều thời gian tỉ mẩn lập phiếu lương và gửi phiếu lương đến từng CBNV
Xác nhận và phản hồi, xử lý sai sót:
- Phiếu lương gửi đi, tiền được chuyển rồi nhưng chưa phải là kết thúc. Những phản hồi về thừa thiếu lương mà không có bằng chứng rõ ràng rất dễ gây hiểu lầm, thiếu bằng chứng và mất lòng nhau
Lúc này, chỉ ước có phần mềm tính lương để giảm bớt những công đoạn không đáng có. Như vậy sẽ có nhiều thời gian hỗ trợ sếp làm báo cáo và phân tích nhân sự, công việc sẽ hiệu quả hơn.
Phần mềm tính lương giải quyết vấn đề
- Giảm bớt các khâu thủ tục rườm rà bởi chức năng chấm công, tính lương, báo cáo lương tự động
- Sẽ không còn các tập giấy tờ chồng chất và dễ thất lạc nữa. Bởi phần mềm tính lương dễ dàng cập nhật trực tiếp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau
- Chấm dứt tình trạng tính lương chậm trễ chỉ bằng vài thao tác nhanh chóng và đơn giản
- Xử lý các vấn đề khiếu nại nhanh chóng bởi chính sách rõ ràng, chi tiết đến từng nhân sự
- Có thể tích hợp với nhiều phần mềm để ghi nhận dữ liệu tính lương
Những tính năng khác biệt ở phần mềm digiiC&B
Với phần mềm tính lương digiiC&B, doanh nghiệp tự chủ động áp dụng các hình thức trả lương linh hoạt theo đặc thù và loại hình doanh nghiệp khác nhau (lương kinh doanh, lương sản phẩm (tự điều chỉnh/bổ sung các loại đơn giá sản phẩm), lương dự án, lương KPI,…) cũng như kết hợp các yếu tố tính lương theo vị trí, năng lực…trong cấu trúc lương nhân sự (dễ dàng áp dụng các phương pháp tiên tiến như lương 3P, 2P hay một hình thức lương đa dạng của doanh nghiệp).
Phần mềm tính lương digiiC&B cũng tích hợp với các giải pháp chấm công vân tay hoặc khuôn mặt, giúp tổng hợp ngày công từ các đơn vị sản xuất kinh doanh, từ đó đổ về phần mềm tính lương một cách tự động, giúp tính lương nhanh chóng và thuận tiện.
Có thể thay đổi và điều chỉnh các chính sách lương và chế độ linh hoạt tùy theo tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhờ cơ chế thiết lập chính sách với ngày hiệu lực, doanh nghiệp áp dụng linh hoạt với nhiều đối tượng. Từ đó, công thức tính dễ dàng điều chỉnh, kể cả khi phát sinh thêm hình thức/loại lương mới.
Hơn hết, phần mềm tính lương digiiC&B cung cấp hệ thống báo cáo lương trực quan, sinh động giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình sử dụng quỹ lương, cấu trúc quỹ lương theo bộ phận, kết cấu thu nhập… đến từng nhân viên theo từng kỳ
Thông tin về digiiC&B do OOC digiiMS Solutions cung cấp tại đây.
