Để quản lý một dự án, nhà đội/nhóm cần nhiều hơn một sự xuất chúng. Điều này là dễ hiểu khi mỗi dự án lại có yêu cầu khác nhau. Nó đòi hỏi những người đứng đầu phải tổ chức quy trình làm việc rõ ràng và phương pháp đo lường hiệu quả. Bài viết giới thiệu các công cụ hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả gắn liền với trên từng bước của quá trình quản lý dự án.
Quản lý dự án
Quản lý dự án là một quy trình gồm các bước xác định mục tiêu, xây dựng bộ máy, phân bổ công việc, đánh giá và nghiệm thu kết quả. Yêu cầu tiên quyết đặt ra là các bước cần thực hiện nghiêm túc, con người phối hợp nhịp nhàng. Ngoài ra, trưởng dự án cần có khả năng ứng biến và xử lý thấu đáo trước mọi tình huống.
Một dự án được quản lý hiệu quả cần dựa trên tính toàn diện, linh hoạt, có sự tuỳ chỉnh nhất định đối với những yêu cầu đặc thù. Việc tuân theo quy trình quản lý sẽ giúp tạo một ra mục tiêu hiệu quả, workflow rõ ràng và truyền cảm hứng làm việc cho nhân viên.
Bên cạnh, vận dụng hữu ích các công cụ, phương pháp sẽ là máy trợ lực cho công cuộc quản lý và phát triển dự án. Một hướng đi đúng đắn với những mục tiêu thực tế và công cụ đo lường, giám sát và cảnh báo kịp thời sẽ là những yêu cầu cần có, xuyên suốt.
5 bước quản lý dự án hiệu quả
Bước 1: Khởi động dự án
Ở bước đầu tiên này, nhà quản lý sẽ cụ thể hóa những mong ước, dự định trở thành mục tiêu và chiến lược thực tế. Dự án cần rõ ràng về mục tiêu hướng đến, cách thức hoạt động, thời gian và ngân quỹ,… Đây sẽ là lúc, nhà quản lý nhìn vào tiềm lực hiện có của công ty. Và tính toán khả năng tương xứng của nguồn lực với quy mô dự án. Cuối cùng, nó cần được lưu lại cụ thể bằng bản ghi nhớ.
Bên cạnh đó, cũng không quên gắn những con người liên quan vào dự án. Ở cấp quản lý, những người tham gia sẽ đóng góp ý kiến, ảnh hưởng, và vai trò quản lý. Đạt được cam kết giữa các bên sẽ giúp triển khai thuận lợi và đảm bảo minh bạch.
ProTIP: Vậy làm sao để hiểu rõ tiềm lực của công ty và xây dựng mục tiêu sát thực cho dự án?
Hiểu được tiềm năng để không quá “ảo tưởng sức mạnh” tưởng dễ nhưng không hề đơn giản. Việc cần bằng giữa tham vọng và sức vóc của bản thân cũng không phải điều dễ dàng đạt được. Nhà quản lý có thể áp dụng công thức 5W2H – What, When, Where, Why, Who, How and How Much để cân nhắc các yếu tố trước khi lập kế hoạch dự án.
Đây là những câu hỏi cơ bản và cấp thiết nhà quản lý cần trả lời:
- Mục tiêu là gì?
- Lý do tại sao?
- Ai là người tham gia?
- Thực hiện trong bao lâu?
- Diễn ra ở đâu?
- Vận hành như thế nào?
- Chi phí bao nhiêu?
5W2H là một công thức đơn giản nhưng nó gắn liền với thành công bước đầu của của dự án. Cùng một lúc, 5W2H xác định được mục tiêu công việc rõ ràng, phương án thực hiện hiệu quả. Đồng thời tối đa hóa thời gian và nguồn lực.
Bước 2: Lập kế hoạch dự án
Tại bước số 2, nhà quản lý được yêu cầu đạt mức độ chỉn chu và cần cù để chia nhỏ các mục tiêu thành các công việc cụ thể. Sau đó, chúng sẽ được cân nhắc về mức ưu tiên trước khi tạo nên một quy trình dự án. Tương tự như bước đầu, những công việc sẽ được gắn cụ thể với từng mục tiêu, thời gian và chi phí, giúp đảm bảo sự cân đối và minh bạch.
Nhà quản lý cũng cần xác định các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng đầu ra cho từng công việc và phương thức giao tiếp, cộng tác giữa các bộ phận trong bước này. Bên cạnh đó, dự đoán rủi ro và soạn kịch bản đối phó cũng là những điểm cần lưu ý. Điều này đòi hỏi trưởng dự án phải có sự chuẩn bị kỹ càng. Vậy lập kế hoạch dự án là gì?
ProTIP: Vậy là sao để chia nhỏ công việc một cách khoa học, rành mạch?
Để tạo một timeline chỉn chu, phân tách rõ ràng, trưởng dự án được đề xuất sử dụng Work Breakdown Structure (Cấu trúc phân chia công việc). WBS giúp chia nhỏ đối tượng công việc giúp dễ dàng kiểm soát. Dự án được chia thành các gói công việc, được hoàn thành ở cấp nhỏ hơn (gọi là hoạt động).
Với cấp độ phân tách nhiệm vụ cụ thể, nhà quản lý sẽ có một bức tranh tổng quan về cơ chế vận hành của dự án. Nó tạo ra một bản đồ đường đi giúp quản lý luôn đi đúng hướng, dễ phát hiện sai sót. Ngoài ra, việc tạo ra một quy trình hoạt động nhịp nhàng cho phép ban quản lý dự án có thể phân bổ nguồn lực và tài nguyên một cách hiệu quả hơn.
Bước 3: Thực thi dự án
Đây là giai đoạn các nhân sự liên quan sẽ bắt tay vào làm việc và hoàn thành mục tiêu. Ở bước quan trọng này, quản lý cần tạo môi trường cộng tác giúp liên kết thành viên với nhau. Một workflow nhịp nhàng, rõ ràng là nguồn động lực và cảm hứng to lớn đối với mỗi cá nhân.
Trong quá trình thực hiện không thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh. Vậy nên trưởng dự án cùng các thành viên cần linh động xử lý và giao tiếp hiệu quả. Đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh, tất cả nhân sự phải làm việc tại nhà. Thì kênh giao tiếp chuyên nghiệp sẽ là công nối hiệu quả, thúc đẩy nhịp độ công việc.
ProTIP: Vậy làm thế nào để thúc đẩy giao tiếp hiệu quả?
Một trong những ứng dụng được coi là cứu cánh cho các doanh nghiệp trong đại dịch đó chính là phần mềm quản lý công việc và giao tiếp. Phần mềm Quản lý Dự án và Công việc digiiPM được thiết kế để đáp ứng nhu cầu 2 trong 1 này của nhà quản lý.
Với những chức năng được tối ưu, nhà quản lý có thể quan sát khối lượng công việc từng phòng ban, cá nhân đang đảm nhiệm. Hệ thống báo cáo của digiiTeamW cho phép nhà quản lý phân bổ nguồn lực cách triệt để hơn, tránh gây lãng phí. Ngoài ra, phần mềm Quản lý Công việc và Cộng tác của digiiTeamW hỗ trợ nhân sự giao tiếp ngay giữ nhiệm vụ được giao. Thay vì giao tiếp trên một nền tảng tách biệt khác rồi báo cáo kết quả trên phần mềm, nhân sự có thể trao đổi trực tiếp và phản hồi trên cùng một hệ thống. Và như vậy, nhà quản lý sẽ giám sát công việc và phát hiện vấn đề một cách chủ động.
Bước 4: Kiểm soát dự án
Trong quy trình QLDA, giai đoạn thứ ba và thứ tư không cần tuân theo tính chất tuần tự. Giai đoạn giám sát và kiểm tra dự án có thể chạy đồng thời với quá trình thực hiện dự án. Nhằm đảm bảo dự án đi đúng hướng.
Ở bước này, nhà quản lý phải giám sát kết quả và chất lượng của từng hạng mục, nhóm công việc. Không chỉ là mức độ hoàn thành, họ còn phải kiểm soát cả việc sử dụng nguồn vốn, nguồn lực. Bên cạnh đó là mức hiệu quả trên một đơn vị thời gian.
ProTIP: Làm sao để kiểm soát kết quả dự án trong lòng bàn tay mà không tốn sức?
Quản lý “chay”, chỉ cập nhật thông tin khi các bộ phận báo cáo. Điều này đặt nhà quản lý vào thế bị động. Nhưng để có lập báo cáo thường xuyên hẳn là chuyện không dễ dàng. Bài toán này được giải quyết triệt để bởi phần mềm quản lý dự án digiiPM.
Với phần mềm quản lý dự án digiiPM, hệ thống báo cáo, dashboard là không thể tách rời. Kết hợp với giao việc, phần mềm còn đánh giá kết quả làm việc dựa theo yêu cầu từ DN. Các biến như kết quả công việc, mức sử dụng nguồn lực, mức độ đáp ứng tiến độ,… được cập nhật realtime, dễ dàng tham khảo. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp quản lý công việc theo hình thức dự án thì sao? Họ có thể biết được mức độ hoàn thành của từng đơn vị, bộ phận, cụ thể đến từng cá nhân.
Bước 5: Tổng kết dự án
Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình quản lý dự án. Ở giai đoạn này, nhà quản lý cùng nhân viên sẽ ngồi lại và chiêm ngưỡng kết quả làm việc. Đây sẽ là lúc những kết quả cụ thể bằng con số, báo cáo được tỏa sáng. Với các đơn vị thực hiện dự án cho client, đây là bước tổng kết và chuyển giao sản phẩm.
Buổi tổng kết cũng là lúc những khó khăn, nhận xét và bài học được rút ra. Nhằm cải thiện quy trình quản lý và vận hành cho các dự án tương lai.
Trên đây là một số công cụ hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả theo các bước. Ngoài ra, để đảm bảo nhân sự tham gia và quản lý dự án có đủ kỹ năng quản lý dự án cần thiết, việc tham gia 1 khóa học về quản lý dự án là cần thiết.
Tổng kết
Quản lý dự án được coi là một nghệ thuật trong kinh doanh. Nhà quản lý cần năng lực chuyên môn, mức độ tiếp cận và vận hành công nghệ cao hơn. Các bước để quản lý dự án giờ đã trở nên dễ dàng hơn với các công cụ, lý thuyết hỗ trợ. Đặc biệt, phần mềm Quản lý Dự án và Công việc digiiPM đã trở thành trợ thủ đắc lực trong nỗ lực của nhà quản lý. digiiPM là công cụ đa năng, vừa quản lý dự án, vừa quản lý công việc cá nhân một cách hiệu quả và thân thiện.
Liên hệ
Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
___________________________
Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS
digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR) | digiiPM
Hotline/Zalo: 0886595688
Email: [email protected]
Website: https://ooc.vn
