Những ứng dụng thông minh giúp cho Quản trị nguồn nhân lực khẳng định vai trò chiến lược trong doanh nghiệp – mô tả một số công cụ giúp cho người làm nghiệp vụ HR gia tăng hiệu suất và nắm bắt thông tin kịp thời, có đủ nguồn lực để ra quyết định cho các định hướng chiến lược.
Điều kiện để ứng dụng công nghệ thành công
Ban đầu, ngành Quản trị nguồn nhân lực coi một phần mềm nhân sự là ứng dụng công nghệ tiên tiến nhất. Tuy nhiên, với thực tế vận hành các hoạt động quản trị nhân sự mang nặng tính hành chính, các phần mềm được phát triển thời gian trước những năm 2000 cũng chỉ đáp ứng được nhu cầu thao tác nghiệp vụ và không đưa ra được các báo cáo quản trị cần thiết cho các quyết định chiến lược. Phân tích nhu cầu đào tạo, hiệu quả tuyển dụng và đào tạo, chất lượng nguồn nhân lực chưa bao giờ được phản ánh trong các tính năng của phần mềm thời gian đó.
Sau năm 2000, các doanh nghiệp có xu hướng phản ánh hoạt động trên một hệ thống hợp nhất tạm gọi là ERP, tức là quản trị nhân sự được khởi tạo như một cấu phần của phần mềm quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, có ba lý do chính khiến cho các phần mềm ERP hiếm khi có cấu phần quản trị nhân sự (HRM) đáp ứng được nhu cầu quản lý, bao gồm:
- Bản thân doanh nghiệp chưa có được mức độ phát triển cao của nghiệp vụ quản trị nguồn nhân lực. Khái niệm về các phân tích nhân sự, nghiên cứu xu hướng và ra quyết định chính sách như một chức năng chiến lược của quản trị nhân sự vẫn chưa tồn tại trong nhận thức của các nhà điều hành cấp cao. Họ chưa đặt ra đầu bài này cho bộ phận quản trị nhân sự. Bản thân những người làm quản trị nhân sự do không được tiếp cận với hoạt động bài bản, có kiến thức nền tảng về quản trị doanh nghiệp và quản trị nhân sự tốt, nên không thể chủ động đưa ra những báo cáo có giá trị quản lý để thay đổi quan niệm của nhà lãnh đạo cấp cao.
- Số đông doanh nghiệp chưa áp dụng phương pháp quản trị nhân sự hiện đại, một phần do thiếu người thực hiện, một phần do ưu tiên đầu tư vào hệ thống sản xuất kinh doanh đã tiêu tốn nhiều thời gian và nỗ lực của doanh nghiệp, một phần khác do chất lượng của thực thi phương pháp bị phụ thuộc vào trình độ của nhà quản lý – vốn là những người giỏi chuyên môn, quản lý thành thạo kỹ thuật hơn là quản lý con người.
- Các nhà phát triển phần mềm còn thiếu rất nhiều kiến thức thực tế về vận hành chức năng quản trị nhân sự. Họ chưa tư vấn được cho doanh nghiệp hoàn thiện các luồng công việc của quản trị nhân sự trong quá trình thực hiện phân tích nghiệp vụ (business analysis – BA), một phần cũng do bản thân họ chưa được tiếp xúc với hệ thống quản trị hiện đại.
Sau này, khi các ứng dụng đa dạng trên nền tảng công nghệ mở, internet vạn vật và khả năng tích hợp cao được đưa vào quản trị nhân sự, nhiều doanh nghiệp đã chớp thời cơ để số hóa nhanh chóng các hoạt động quản trị nguồn nhân lực của mình. Tuy nhiên, để số hóa hiệu quả các hoạt động đó, doanh nghiệp còn gặp nhiều rào cản khác. Có thể kể một số điều kiện cơ bản để doanh nghiệp thực hiện thành công việc số hóa quản trị nguồn nhân lực như dưới đây:
1. Có sự lãnh đạo cho định hướng ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp. Bất cứ sự thay đổi nào cũng đòi hỏi một nỗ lực quản lý thay đổi, nhưng đôi khi chúng ta không hoàn toàn tìm được người có khả năng thực thi vai trò nêu trên.
2. Chi phí đầu tư cho hệ thống tương xứng với giá trị mang lại cho các nhà quản lý cấp trung và cấp cao. Để đánh giá được mức độ tương xứng, cần có các phân tích chỉ tiêu định lượng ban đầu liên quan tới mục tiêu đầu tư và ước lượng giá trị mang lại.
3. Chọn thời điểm đầu tư thích hợp. Khi hệ thống quản lý chưa được chuẩn hóa, các nghiệp vụ thực hiện chưa logic và đúng chuẩn nghề nghiệp, luồng công việc chưa tạo nên một dòng chảy hợp lý, thì việc áp dụng phần mềm là không khả thi. Một số doanh nghiệp hy vọng rằng phần mềm sẽ giúp tự chuẩn hóa được các quy trình công việc đã cố gắng đầu tư nhưng thường thất bại trong việc xây dựng một quy trình khiên cưỡng không phù hợp với mô hình quản trị và văn hóa ra quyết định của mình. Do vậy, cần bảo đảm chuẩn hóa được hệ thống trước khi thực hiện đầu tư phần mềm.
4. Để thực hiện chuyển đổi số, doanh nghiệp cần phải có các cá nhân dẫn dắt, điều phối thực hiện và tham gia thực hiện. Doanh nghiệp đôi khi không có đủ nhân sự hoặc nhân sự không có đủ kỹ năng để thực hiện vai trò này.
5. Kỹ năng xử lý thông tin của nhà quản lý cấp cao và quản trị nhân sự cần được nâng cao để theo kịp với tính năng hệ thống. Họ cần được đào tạo để chịu sử dụng và sử dụng thành thạo các mô hình thống kê và phân tích dữ liệu, chỉ số hiệu quả quản trị nhân sự, do vậy khi được cung cấp dữ liệu và thông tin, họ sẽ biết sử dụng ra sao và để làm gì. Phần mềm vì vậy khi xây dựng xong mới phát huy tác dụng.
6. Tìm kiếm được phần mềm phù hợp. Các phần mềm cung cấp hiện nay trên thị trường chưa hoàn toàn đáp ứng được kỳ vọng của các nhà quản lý về hiệu suất hóa xử lý nghiệp vụ, tăng tính tức thời và chính xác của các thông tin phục vụ ra quyết định. Do vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc tới khả năng tùy chỉnh phần mềm của nhà cung cấp để phù hợp với mô hình vận hành công việc của mình.
Những ứng dụng thông minh giúp cho Quản trị nguồn nhân lực khẳng định vai trò chiến lược trong doanh nghiệp
Từ 5 năm lại đây, xu hướng ứng dụng vượt ra ngoài biên giới một phần mềm duy nhất đang hiện hữu rõ nét. Các nhà quản trị nguồn nhân lực đặt mục tiêu gia tăng hiệu suất thực hiện các chức năng chính của nghiệp vụ, đồng thời đáp ứng được nhu cầu của 3 khách hàng chính là nhà quản lý cấp cao, nhà quản lý cấp trung (quản lý các bộ phận chức năng) và nhân viên. Nhu cầu của 3 khách hàng này có thể được tóm tắt như sau:
- Nhà Quản lý cấp cao cần các thông tin quá khứ, dự báo tương lai, phân tích xu hướng của nhân sự trong doanh nghiệp và trong ngành, các khuyến nghị chính sách quản trị và phát triển nhân sự, các chương trình cải thiện hệ thống quản lý hoặc kỹ năng quản lý và văn hóa doanh nghiệp nhằm tạo ra hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp tốt hơn
- Nhà Quản lý cấp trung cần các công cụ để quản lý nhân sự trực tiếp, ra quyết định trong thu hút, phát triển và giữ nhân viên dưới quyền. Việc này đòi hỏi bộ phận nhân sự phải chuẩn hóa được các quy định, quy trình và hướng dẫn nhất quán cho các cán bộ quản lý cấp trung, đồng thời tư vấn cho họ trong ra quyết định đối với cac tình huống cụ thể.
- Nhân viên cần được trao đổi hai chiều với nhà quản lý và đồng nghiệp. Họ kỳ vọng được đưa và nhận thông tin, giải thích các chính sách, truyền thông về hiện trạng và tương lai của bản thân cũng như của doanh nghiệp
Xu hướng tích hợp của các ứng dụng
Điểm yếu của các phần mềm nhân sự trước đây là thiếu sự tích hợp với các phần mềm quản lý chức năng lõi (CRM, DMS, quản lý sản xuất hoặc cả ERP) dẫn đến việc dữ liệu nhân sự chạy độc lập và thiếu thông tin về kết quả, hiệu suất của nhân viên từ các hệ thống phần mềm kia. Rất nhiều phần mềm nhân sự mới chỉ tập trung vào chức năng hồ sơ nhân sự.
Xu hướng sử dụng nhiều phần mềm quản lý chức năng khác nhau để tận dụng tối đa khả năng của từng phần mềm đang nổi lên mạnh mẽ, đòi hỏi có sự tích hợp giữa phần mềm nhân sự với các phần mềm khác.
Lấy ví dụ như KPI, ở rất nhiều công ty được giao cho Phòng nhân sự quản lý. Vì lẽ đó, nhiều người coi KPI là một phần của phần mềm quản lý nhân sự. Tuy nhiên, nếu hiểu cho đúng, KPI phải được quản lý ở các phần mềm như:
- Phần mềm quản lý chức năng lõi: CRM, DMS, Quản lý sản xuất, Quản lý dự án… là đầu mối phát sinh dữ liệu về KPI của công ty, bộ phận và cá nhân
- Phần mềm KPI: là phần mềm giúp đặt thiết kế bản đồ chiến lược, đặt chỉ tiêu, tính toán các chỉ tiêu KPI dựa trên dữ liệu từ các phần mềm lõi cung cấp
- Phần mềm nhân sự: Sử dụng kết quả đánh giá KPI cá nhân hoặc bộ phận từ phần mềm KPI, phục vụ cho công tác tính lương, đánh giá nhân sự, quản lý thăng tiến…
Một số ứng dụng khác có thể được xem xét sử dụng như một công cụ có thể tích hợp kết quả hoặc liên kết sử dụng vào các hệ thống phần mềm riêng của doanh nghiệp như sau
- Mạng xã hội Linked-in, Facebook được sử dụng như một nguồn thông tin ứng viên và đánh giá năng lực sơ bộ của ứng viên trong tuyển dụng
- Các nguồn học liệu mở được tải lên Youtube có thể được sử dụng như một nguồn học liệu cho doanh nghiệp trong các chương trình đào tạo
- Các công cụ khảo sát trực tuyến như Google Docs, Monkey Survey giúp lấy ý kiến đánh giá hoặc phản hồi của các đối tượng trong doanh nghiệp, với kết quả được lưu trữ tại phần mềm của doanh nghiệp nhằm theo dõi được lịch sử các hoạt động và kết quả của khảo sát ý kiến
- Các ứng dụng quản lý công việc theo nhóm như Workplace by Facebook, DigiiTask giúp theo dõi giao việc, thực hiện công việc và thúc đẩy hoàn thành kết quả của nhóm.
Nguồn: Xu hướng ứng dụng công nghệ trong quản trị nguồn nhân lực
Nguyễn Thị Nam Phương, Tư vấn trưởng, Công ty Tư vấn Quản lý OCD
Trích bài viết cho Hội thảo Khoa học quốc gia “Quản trị nhân lực doanh nghiệp trong bối cảnh hội nhập quốc tế và cách mạng công nghiệp 4.0”: Xu hướng quản trị nhân lực 4.0 và những khuyến nghị đối với Việt Nam.
