Làm thế nào để nâng cao khả năng cạnh tranh so với các đối thủ trực tiếp trong cùng lĩnh vực? Làm thế nào để nâng cao những lợi thế cạnh tranh trong hành trình phát triển không ngừng hướng đến mục tiêu? Quản lý nguồn lực tổng thể một cách hài hòa, tối ưu là chìa khóa thành công của doanh nghiệp nhằm mang lại những sản phẩm, dịch vụ chất lượng, nhanh chóng hay chi phí hợp lý hơn so với đối thủ. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp cần các giải pháp tổng thể để quản lý hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh. Bài viết này giới thiệu phần mềm ERP – Enterprise Resource Planning, hay có thể gọi là Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp Tổng thể.
Hiện trạng sử dụng phần mềm trong doanh nghiệp
Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp. Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp. Tuy vậy, trên thị trường phần mềm ứng dụng phổ biến dành cho doanh nghiệp hiện nay mới chỉ là các sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế toán hay quản lý công văn giấy tờ, chưa xuất hiện những hệ thống tích hợp có khả năng bao quát toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Những năm gần đây, Phần mềm ERP – hay Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp Tổng thể (Enterprise Resource Planning) đã được triển khai tại một số doanh nghiệp lớn tại Việt nam. Không ít tập đoàn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới coi ERP là chìa khóa cho thành công của doanh nghiệp. ERP cũng được giảng dạy như một môn học tại các trường đại học hàng đầu về quản trị doanh nghiệp.
Sơ lược về ERP
“Phần mềm ERP – Enterprise Resource Planning là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng,…”. Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằn cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.
Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.
Đặc trưng của Phần mềm ERP
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:
- Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư,… Phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP;
- Mua hàng;
- Hàng tồn kho;
- Sản xuất;
- Bán hàng;
- Quản lý nhân sự và tính lương;
- Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng.
Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm ERP
Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty.
Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.
Công tác kế toán chính xác hơn
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.
Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.
Cải tiến quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.
Tăng hiệu quả sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong sản xuất. Chẳng hạn, công ty không sử dụng ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai. Điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
Quản lý nhân sự hiệu quả hơn
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.
Các qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh doanh. Việc này nhằm giúp phân công công việc rõ ràng và giảm bớt và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.
Nhà cung cấp Phần mềm ERP
Doanh nghiệp có thể có được hệ thống ERP thông qua:
Thuê phát triển Phần mềm ERP theo nhu cầu
Đây là trường hợp donah nghiệp yêu cầu một nhóm lập trình viên trong hoặc ngoài doanh nghiệp viết một phần mềm ERP theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.
Thông thường phần mềm đặt hàng có vẻ là giải pháp có chi phí thấp. Tuy nhiên, rủi ro trong trường hợp này là cao nhất và có thể làm phát sinh thêm chi phí cho doanh nghiệp về sau khi các trục trặc nảy sinh.
Sử dụng Phần mềm ERP có sẵn
Hiện nay các doanh nghiệp phần mềm tại Việt Nam chủ yếu chỉ cung cấp các phần mềm kế toán, hoặc phần mềm quản trị có qui mô nhỏ theo yêu cầu cụ thể của khách hàng.
Các nhà cung cấp sản phẩm ERP trên thế giới có thể kể đến:
- Các nhà cung cấp sản phẩm ERP trung bình: SunSystems, Exact Globe 2000, MS Solomon, Navision, chào bán tại mức giá từ 200.000 đô la Mỹ trở lên;
- Nhà cung cấp sản phẩm ERP cao cấp: SAP, Oracle Financials , People-Soft chào bán tại mức giá từ 500.000 ngàn đến vài triệu đô la Mỹ.
Các sản phẩm ERP do nhà sản xuất nước ngoài sử dụng tiếng Anh, và kém tương thích với các chuẩn kế toán Việt Nam. Đặc điểm này tạo không ít khó khăn cho các doanh nghiệp khi áp dụng ERP.
Khó khăn khi triển khai Phần mềm ERP
- Phần mềm ERP của các nhà cung cấp lớn của nước ngoài như SAP, Oracle quá lớn và phức tạp, thời gian triển khai quá dài khiến doanh nghiệp khó có thể duy trì được sự tập trung triển khai trong dài hạn
- Đội ngũ tư vấn triển khai thiếu kinh nghiệm về quy trình hoạt động của doanh nghiệp Việt vốn nhiều đặc thù và chưa tuân theo các chuẩn quốc tế
- Chi phí triển khai quá lớn đối với các giải pháp của nước ngoài
- Các nhà cung cấp trong nước thiếu kinh nghiệm phát triển và triển khai ERP, dễ dẫn đến việc hạn chế khả năng mở rộng của doanh nghiệp
Giải pháp thay thế ERP
Trường hợp chưa đủ lực hoặc không muốn triển khai ERP, doanh nghiệp có thể cân nhắc:
- Triển khai các phần mềm độc lập nhưng có tính kết nối và khả năng tích hợp với nhau
- Cần lưu ý triển khai các module cốt lõi như bán hàng, sản xuất, quản lý dự án trước
- Chú trọng vào những phần mềm xử lý những quy trình cốt lõi của doanh nghiệp
- Cân nhắc các giải pháp thuê trước – mua sau để tránh rủi ro đầu tư quá lớn ngay từ đầu.
Đọc thêm:
